تعلّم إنجاز أعمالك بدقة وجودة عالية كي لا يتوجب عليك القيام بها مرة أخرى لتصحيح الكثير من التفاصيل

مقدمة تشرح مدى صعوبة القيام بالمهام نفسها مرة أخرى من جراء عدم الانتباه أو التركيز من المرة الأولى:

تخيل أن تقضي عدة أيام على مشروع معين وأنت تنفذه، تغير بعض التفاصيل، وتفكر بالأسلوب الذي يقدم قيمة وفائدة للزبون، لكن تكتشف في النهاية أنه يتوجب عليك إعادة تنفيذ الكثير من الأجزاء أو المراحل فيه واتباع أسلوب أو طريقة مختلفة.

ما رأيك؟ ألا تعتقد أن ذلك يمكن أن يدفعك إلى الإصابة بالإحباط؟

الحاجة إلى أو الوقوع في مشكلة القيام بالمهام نفسها مرة أخرى هو أحد المواقف التي تسبب درجة عالية من عدم الرضا لدى العاملين عن عملهم في شركة أو مؤسسة معينة، وهذا النوع من المواقف يمكن أن يتسبب بكره العامل للعمل، وقد يلحق أضراراً وخيمة وضارة على الشركة وأرباحها.

في المحصلة استثمار الوقت له صلة وثيقة باستثمار المال، وعندما يحتاج الفريق إلى تكرار العمل ذاته الذي قام به من قبل و تتناقص إنتاجيته بالتأكيد.

لكن لا تقلق ولا تشعر باليأس، سوف نقدم لك في هذا المقال بعض النصائح التي تساعدك على تجنب الوقوع في مثل هذه الحالات وبالتالي يمكنك التمتع بإنتاجية أعلى ورضا أكبر عما تقوم به من أعمال، وهذا يقود إلى أرباح أكثر لك وللمنظمة أو الشركة.

الأضرار الرئيسية التي يسببها القيام بالمهام نفسها مرة أخرى

Índice

1- تسود مشاعر من الانزعاج لدى الفريق ويؤثر ذلك على علاقتهم بالزبائن 2- الشعور بالضغط في بيئة العمل 3- تزداد التكاليف التي تدفعها الشركة

1- تسود مشاعر من الانزعاج لدى الفريق ويؤثر ذلك على علاقتهم بالزبائن

عندما يضطر العامل إلى أن يعيد الأعمال التي يقوم بها لأنها لم تكن على المستوى المطلوب، بالتأكيد إذا تكرر ذلك سوف يشعر بعدم الراحة في العمل، وسيشعر أيضاً بنوع من الغضب ممَن يطلب منه إعادة إنجاز العمل.

وهذا يقوده تدريجياً إلى الشعور بالإحباط واليأس، ويمكن أن يُصاب بصدمة من جراء هذه التكرارات والإعادة التي طرأت على المهام.

إن المصمم designer على سبيل المثال بحاجة إلى المال والكثير من الإبداع والابتكار لتصميم وتطوير نماذج يحافظ بها على الهوية المرئية للعلامة التجارية.

الآن تخيل الانزعاج الذي سيشعر به هذا العامل عندما يدرك أنه سوف يتوجب عليه إعادة النظر في أفكاره التي قدمها للمرة الخامسة… ألا توافقنا الرأي في أن أداءه الآن وإبداعه لن يكونا أبداً بنفس الدرجة التي كانا عليها في المرة الأولى ولن يعمل بالحماس ذاته الذي شعر به مسبقاً، صحيح؟

في الوقت نفسه، لن يشعر الزبون بالراحة عندما يطلب للمرة الخامسة من العامل أن يقوم بإجراء تعديلات على طلبية قام بها، وسوف يبدأ بالتأكيد في الشك بمدى قدرة العامل أو الشركة على تنفيذ ما يريد ويؤثر ذلك على مصداقيتها في السوق بين جمهور العملاء ككل.

2- الشعور بالضغط في بيئة العمل

يسبب القيام بالمهام نفسها مرة أخرى تظهر مجموعة من المشاعر والتأثيرات السلبية في مناخ العمل، يتحول عندها الزبون إلى شخص على درجة عالية من القلق والحيرة والانزعاج، سوف يتوجب على المدير أن يطلب من العامل أو فريق عمله أن يقوموا بتكرار العمل مرة أخرى، وهذا يساهم في شعور العاملين بالضغط.

وفي ظل الفترات الزمنية التي في طريقها إلى الانتهاء سوف يتوجب على الشركة أن تعيد النظر في طريقة تنفيذها للأعمال وربما تجري تعديلات على فرق العمل، أو تطلب من أحد العاملين أن يقوم بالعمل لساعات إضافية أكثر، وهذا ما سيجعل المدير متطلباً أكثر.

وفي المحصلة يسود المناخ العام للشركة موجة قلق وضغط كبير، وهذا يجعل العاملين يسرعون في إنجاز الأعمال.

3- تزداد التكاليف التي تدفعها الشركة

بالطبع عندما تضطر الشركة إلى إعادة تكرار الكثير من الأعمال والمهام التي يقوم بها فرق العمل سوف يتوجب عليها إنفاق الكثير من المال وأكثر من المعتاد.

من المفيد أن تعلم أنه عندما يقوم الفريق المالي في إحدى الشركات بوضع الميزانية التجارية، فإنه يجري الحسابات ويضع تصوراً للمبالغ فيما يتعلق بتقديم المنتجات والخدمات ولمدة زمنية محددة.

وعندها على أساس هذا التصور، سوف يقوم بحساب ساعات العمل التي يحتاج لها كل فريق من فرق العمل لتأدية المهام وإنهاء كل مشروع من المشروعات، إلى جانب حساب التكاليف الثابتة التي لا مفر من دفعها مثل تكاليف الماء والكهرباء و الإنترنت ونفقات الوجبات… وغيرها

لهذا السبب، عندما يبدأ الوقت الموضوع لإنهاء المشروع بتجاوز المدة المقررة في البداية، فإن المبلغ الذي يتم دفعه لقاء الخدمة قد ينقص من جراء الازدياد في النفقات، وهذا من شأنه إحداث أضرار بالغة في أعمالك التجارية.

وإلى جانب جميع المواقف والأوضاع التي تحدثنا عنها، هناك أيضاً المسائل التي تظهر من جراء البحث عن الأشخاص أو العاملين المتسببين بهذه التأخيرات وتكرارات العمل ومحاسبة الأشخاص المسؤولين.

هذه الأمور قد تدفع العامل في الشركة إلى عدم الشعور بالأمان ويسود القلق فريق العمل بأكمله وهذا الأمر يصل بتأثيره إلى الزبائن أيضاً الذين يبدأون بالتذمر والشك بمدى فعالية عمل الشركة وقدرتها على تنفيذ المشاريع و إرضاء زبائنها.

لهذه الأسباب كلها، بعد أن تظهر مشكلة من المشكلات في هذا المجال، مما لا بد منه أن تقوم بالبحث عن البدائل المتوفرة والمتاحة لتتغلب عليها، بدلاً من مجرد الاكتفاء بالكشف عن العاملين المسؤولين وتحميلهم كامل المسؤولية.

5 نصائح تساعدك على تجنب الحاجة إلى إعادة الأعمال والمشاريع من جديد

في الحقيقة يعتبر من شبه المستحيل أن تتجنب الوقوع في الحاجة إلى تكرار أحد الأعمال أو المهمات التي لم تقد إلى النتيجة المرجوة، لكن على الأقل يجب أن تحاول الاستفادة، وقدر الإمكان، من النصائح الخمسة التي سنتحدث عنها الآن، لتحاول قلب النتيجة لمصلحتك وتقليل فرص وقوعك في مثل هذه المواقف.

Índice

1- ركّز على التخطيط لأعمالك وإجراءاتك 2- حدد مراحل في العمل  3- قم بالتمارين الدورية  4- اعمل على أتمتة بعض الأعمال 5- حافظ على تواصل واضح ومفتوح بين العاملين

1- ركّز على التخطيط لأعمالك وإجراءاتك

حتى تتجنب القيام بالمهام نفسها مرة أخرى فإن الخطوة الأولى تكمن في أن تخطط جيداً لما تقوم به من أعمال وخطوات.

من المهم أن تحصل على كافة المعلومات الضرورية والهامة عن العمل أو المهمة المحددة التي ستقوم بها، عندها خطط للعملية ككل بشكل مسبق، وهكذا، تتجنب بالفعل المفاجآت التي قد تتعرض لها أثناء الإنتاج وتنفيذ الأعمال.

يخطئ الكثير من المدراء عندما يحاولون الإسراع في مرحلة التخطيط، وعندها يركزون فقط على التنفيذ، وقد يجدون أنفسهم في حلقة مفرغة ينفذون ويعيدون التنفيذ… ينفذون ويعيدون التنفيذ… بسبب عدم وضعهم لأفكار إبداعية وابتكارية وتقرير بعض الخيارات الأخرى كبدائل في حال الحاجة لها.

إن وضع تخطيط فعال وواضح يشرح كامل حاجات الزبون، والطريقة التي يمكن للمدير أن يقدم بها الخدمة أو المنتَج لإشباع هذه الحاجات والرغبات هو ما سيقود الشركة إلى النجاح وتجنب القيام بالمهام نفسها مرة أخرى .

لهذا حاول جمع كافة البيانات والمعطيات المطلوبة والمهمة، اكتب كل ذلك، وحاول أن تعقد الاجتماعات بصورة دورية بحيث يكون هناك مراحل موضوعة واضحة ومحددة وأن يتم اتخاذ الأعمال والإجراءات ليتم إسنادها إلى كل عامل من العاملين.

2- حدد مراحل في العمل 

بعد أن تخطط جيداً لما ستقوم به، يجب عليك أن تضع مراحل للعمليات التي ستقوم بها. من خلال هذا التنظيم كله، سيتمكن المدير بالفعل من الكشف عن العمليات التي تتطلب المزيد من الوقت أو المزيد من العاملين، وسيتعرف على العمليات والإجراءات التي يمكنه التخلي عنها أو إعادة تنظيمها من جديد.

بالإضافة لذلك، في هذه الأثناء، يجب إسناد الأعمال والإجراءات إلى العاملين، ويتم تحديد فترات زمنية واضحة للتسليم. وهذا بالذات يساعدك على تجنب أي نوع من الأعذار في تأخر التسليم…الخ

يجب أيضاً أن يكون هناك اتفاق رسمي، موصوف بدقة في عقد الزبون، يتحدث عن القواعد التي تحكم طلبات التغيير أو التعديل، إلى جانب تحديد كمية الطلبات التي يمكن أن يتقدم بها الزبون لطلب إجراء تعديلات على المنتَج أو الخدمة التي يجر تقديمها له.

مثلاً: حدد أنه بعد التسليم النهائي للمنتَج، يمكن للزبون أن يطلب أية تعديلات على الخدمة أو المنتَج خلال مدة 3 أيام عمل أو اسبوع، وفي حال طلب مزيداً من التعديلات بعد انتهاء هذه المدة، سيضطر إلى أن يدفع علاوة على المبلغ الذي دفعه في السابق.

3- قم بالتمارين الدورية 

في الكثير من الأحيان، تحتاج الشركة إلى القيام بالأعمال ذاتها مرة أخرى لأنها تتبع طريقة أو أسلوب في الأداء قد أصبح متقادماً بعض الشيء..

لكن في ظل التقدم التكنولوجي الذي نعيش فيه، جلب لنا الكثير من التقدم والتطور على صعيد الأعمال.

يمكن لمدير الشركة الآن أن يلجأ إلى تدريب العاملين لديه واخضاعهم لجميع التدريبات والتمرينات الضرورية بحيث يوسّع آفاقهم ومداركهم، ويتوصّلون إلى طرق جديدة في تنفيذ أعمالهم وحل المشكلات والأمور المعقدة التي قد يمرون بها.

هذا النوع من التمارين والتدريبات تساهم بالفعل في تحفيز العاملين وجعلهم يشعرون بالمزيد من الثقة و يكتسبون المهارة في مزاولة الأعمال.

هذه الترتيبات والأمور تساهم جميعها في فهم جميع الأطراف المشمولة بالإنتاج لجميع المراحل والأمور التي يقوم عليها التصنيع، ويعملون معاً ضمن فريق واحد وليس بشكل منفرد.

4- اعمل على أتمتة بعض الأعمال

قد تضطر إلى تكرار بعض الأعمال التي قمت بها عندما تعاني شركتك أو فرق العمل لديك من الفوضى وعدم التنظيم في العمل، أو في توزيع وإسناد المهام.

لهذا السبب، من المهم أن تستخدم منصات وأنظمة تساعدك بالفعل على أتمتة بعض الأعمال والإجراءات وتنظمها لك وتضع لها قوالب ونماذج قياسية عامة ونموذجية.

بهذا الأسلوب، يمكن الفريق بالكامل أن يسعى للحصول على المعلومات الضرورية في مكان واحد ويمكنه المتابعة في العمليات والإجراءات بصورة منظمة تعكس الفعالية والنوعية في التنفيذ.

هذه الأتمتة في العمليات ضرورية خصوصاً في الأعمال التجارية التي تضم الكثير من العاملين الذين يزاولون الأعمال أو الاختصاص ذاته. 

بالإضافة لذلك، هذه الأنظمة تقدم التقارير وتحلل البيانات بطريقة تلقائية، وتتجنب بذلك حدوث الأخطاء في الحسابات واحتمالات إدخال بيانات خاطئة من جانب العاملين.

هناك ميزة وفائدة أخرى  لهذه التقنية، وهي أنها تعمل على تقليل النفقات والمصروفات، وتعيد توجيه الموارد الإنسانية والبشرية إلى تنفيذ الأعمال والأنشطة التي تعد أولوية ولها أهمية أكبر.

5- حافظ على تواصل واضح ومفتوح بين العاملين

في الحقيقة يمكننا اعتبار أن الكثير من المرات التي تحتاج فيها إلى تكرار العمل الذي تقوم به يمكن تجنبه من خلال التركيز على جانب وأمر هام جداً في جميع مراحل العمل: وهو التواصل communication

عند استلام المعلومات التي تتعلق بأحد المشاريع من أحد الزبائن، أو عند الإقبال على حل الأمور المعلقة أو إنهاء أحد المشاريع  بسرعة، قد ينسى العاملون أمراً في غاية الأهمية وهو تجاهل حدوث اتصال فعال ومنظم بين الزبون وفريق العمل.

وهذه النقطة بالذات يمكن أن تكون مسؤولة عن القيام بالمهام نفسها مرة أخرى ، وقد يحدث الكثير من الأضرار أو الخسائر في الشركة.

لهذا السبب بالذات، من المهم أن تقدّر كثيراً التساؤلات، اسأل متى شئت وحاول توضيح جميع نقاط الغموض لديك، وضع كل ذلك في الحسبان عند التخطيط وأداء المهام.

لكن أيضاً من الأساسي أن يكون فريق العمل لديك يتمتع بالتناغم والوفاق بين أعضائه ويتبادل المعلومات المهمة والضرورية التي تساعد على الأداء والتنفيذ.

بالإضافة إلى ذلك، يجب على قناة التواصل مع الزبون أن تكون مباشرة وفعالة، ومن الضروري أن تكون متوفرة ومتاحة للإجابة على جميع التساؤلات القادمة من فريق العمل أو الزبون، وكذلك تهيئة الفرصة للحصول على الآراء والأفكار feedbacks والتي تعمل على تحسين وتيرة العمل والحصول على النتائج.

خاتمة

كما رأيت في هذا المقال، مما لا غنى عنه لنجاح الأعمال التجارية وتعظيم العائد المالي المتحقق من الاستثمار أن يسعى رواد الأعمال إلى تجنب القيام بالمهام نفسها مرة أخرى وتكرار الأعمال فقط من جراء عدم التواصل الجيد والفعال بين فرق العمل والزبون، أو بسبب غياب التخطيط الفعال ووضع الأسس الصحيحة للإجراءات، وتحديد الوقت وعدد العاملين الضروري لتنفيذ كل منها.

لهذا وبمجرد التأمل في النصائح التي قدمناها لك في هذه المقالة ربما تتفوق في أعمالك وتحسب خطواتك صح من البداية.

شاركنا برأيك عبر مساحة التعليقات أسفل المقال أو أية تساؤلات لديك لكي نتعلم معاً ونتقدم معاً.

في الختام، نترك لك مقالاً يتحدث عن أهم النصائح لإقامة تواصل سليم بين فرق العمل في مؤسسة او شركة.

إلى اللقاء في تدوينة أخرى ومنشور آخر

السلام عليكم