Como avaliar a autenticidade de uma nota fiscal?

A nota fiscal é um documento essencial pra qualquer negócio. Emitir e receber Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) direitinho garante que a sua operação esteja em dia com a Receita Federal.

Avaliar a autenticidade de uma nota fiscal é ter certeza de que o documento é legal e que não vai te trazer dor de cabeça lá na frente com pagamento de impostos, como a sonegação, e também que a transação foi legítima.

Mas como fazer isso na prática? A gente te explica a seguir.

Onde pesquisar sobre a validade da nota fiscal?

Para consultar se uma nota fiscal é autêntica, você vai precisar acessar o site nacional da Nota Fiscal, do Ministério da Fazenda.

É um processo simples e essencial. Os passos são:

• Acessar o site nacional da nota fiscal;
• Selecionar o campo “Consulta NF-e Completa”;
• Digitar a chave de acesso da nota fiscal;
• Conferir se a validade da NF-e é autêntica.

O que é chave de acesso?

A chave de acesso é um código único que ajuda a avaliar a autenticidade de uma nota fiscal. Ela também facilita a organização do documento.

É como se fosse um RG ou um CPF da nota fiscal. É formada por 44 números, que representam uma série de dados que ajudam nessa identificação.

A chave de acesso da nota fiscal pode ser encontrada no DANFE, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. É aquele documento que costuma vir junto com a mercadoria quando você compra pela internet, por exemplo.

Caso você não tenha o DANFE na hora de verificar a autenticidade da nota, vale pedir uma nova via ao fornecedor. Você também pode consultar por sistemas de gestão de nota fiscal, se tiver um.

Não confunda: o número da nota fiscal não é a chave de acesso. O primeiro segue um padrão para todas as empresas (ano/nota emitida no ano). Por isso, existem NF-es com o mesmo número, mas nunca com a mesma chave de acesso.

Como melhorar a conferência da autenticidade das notas?

Conferir a autenticidade de uma nota não é complexo, mas é burocrático. Por isso, quanto mais você conseguir melhorar esse processo, menos ele vira um entrave (embora continue sendo necessário) na sua operação.

Então, fica de olho nessas dicas.

Guarde o DANFE

Você já viu que esse documento é fundamental pra ter a chave de acesso de uma nota fiscal em mãos.

Para facilitar a autenticação de uma NF-e, organize seus DANFEs sempre que receber um, assim você não tem dificuldade quando precisar consultar.

Os DANFEs costumam vir de forma física, junto com a mercadoria. Eles não têm valor fiscal por si só, servem como auxiliar da NF-e. E como é neles que estão as chaves de acesso, é essencial que a empresa os armazene para conferência.

Planeje e capacite sua equipe

A equipe fiscal de uma empresa precisa estar atenta às exigências para verificar a autenticidade de uma nota fiscal.

E, para isso, a capacitação precisa vir de um bom planejamento. O gestor deve mapear quais rotinas precisam ser desenvolvidas antes mesmo de a nota fiscal ser emitida.

Assim, as pessoas envolvidas já estão preparadas quando houver uma solicitação de verificação. Além disso, a capacitação técnica ajuda a garantir agilidade e precisão nas informações das NF-es a serem autenticadas.

Faça a manifestação do destinatário

Esse procedimento foi criado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para garantir, de forma complementar, a veracidade de uma nota fiscal.

É uma série de ações que quem recebe a NF-e deve realizar para conferir tanto a procedência quanto a entrega de uma mercadoria. São elas:

• Ciência de emissão;
• Confirmação de operação;
• Desconhecimento da operação;
• Operação não realizada.

Você pode realizar essas operações no portal da SEFAZ do seu estado ou por meio de sistemas de gestão fiscal.

Acompanhe as emissões de NF-e pelo CNPJ

Aqui vai um processo que não só garante a autenticidade de uma nota, como também ajuda a prevenir golpes.

Esse acompanhamento pode ser feito por sistemas de gestão que armazenam as informações de notas emitidas com o CNPJ e permitem conferi-las junto à SEFAZ.

Esses sistemas costumam estar integrados ao portal da SEFAZ, o que facilita a conferência e alerta quando algum dado não bate com o da Secretaria.

O que é necessário ter para que o documento seja válido?

Por fim, para certificar que uma nota é válida, vale ficar de olho em algumas informações da NF-e que precisam estar preenchidas na emissão.

Informações gerais

Aqui fica um grupo de informações sobre a venda: o dia, a identificação da nota, com número, série e finalidade.

Informações sobre o emitente

Esses dados se referem à identificação do fornecedor. Deve constar o CNPJ, o endereço, a Razão Social…

Informações sobre o destinatário

Aqui devem constar as informações de quem compra, como CNPJ ou CPF, endereço, e-mail, telefone…

Informações sobre o produto e seus impostos

Esse grupo de dados se refere à descrição do produto, seu valor, o código de barras, o CFOP, o NCM e o CEST.

Os impostos aplicados sobre a transação também precisam estar aqui.

Valores

Aqui deve estar o valor total da nota, ou seja, o preço do produto mais os impostos, incluindo o frete, se for o caso.

Dados da transportadora

É importante que a nota fiscal identifique a transportadora encarregada da entrega, então a razão social, o CNPJ e outros dados de identificação precisam estar descritos.

Pagamento

Para avaliar a autenticidade de uma nota fiscal, ela precisa trazer os dados de pagamento: a forma, os dados do cartão (se for o caso) e o troco, se convier.

Como ter agilidade com a conferência de notas?

Agora que você entendeu melhor sobre a autenticidade das notas fiscais, já sabe que conferir os documentos é fundamental para evitar problemas.

Por isso, sempre que bater a dúvida sobre a validade de uma nota, confira os dados e pesquise a autenticidade. Assim, você fica protegido e com um negócio mais tranquilo no dia a dia.