Como consultar notas fiscais de serviços tomados?

Índice

• O que é e como funciona a emissão de uma Nota Fiscal de Serviço?
• Como consultar notas fiscais de serviços tomados?
• Qual o principal desafio na hora de consultar uma nota fiscal de serviço tomado?
• Qual a solução para consultar notas fiscais de serviços tomados?
• A lição mais importante: não deixe para depois!

Se você é prestador de serviços, entender como consultar notas fiscais de serviços tomados é fundamental pra escalar o seu negócio. Você pode fazer isso de algumas formas:

• Pelo sistema de algumas prefeituras;
• Por um software pago;
• Pela plataforma do SPED (EFD-Reinf).

Neste post, você vai entender as vantagens, as dificuldades desse processo manual e como automatizar essa atividade pode te ajudar a escalar. Confira.

O que é e como funciona a emissão de uma Nota Fiscal de Serviço?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é o documento emitido pra comprovar uma prestação de serviço de qualquer natureza. Exemplos: clínicas médicas, escolas, academias e consultorias em geral.

No caso da NFS-e, a emissão é feita pelo site da prefeitura do município onde a empresa prestadora está sediada.

Curiosidade: além da NFS-e, existem outros tipos bem usados no Brasil, como a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

O principal desafio é que os órgãos municipais não têm um padrão de emissão, podendo exigir certificado digital, login e senha e muito mais. Depois disso, é preciso fazer o credenciamento da sua empresa no site da prefeitura. Um ponto de atenção: os MEIs são obrigados a emitir nota fiscal de serviço pelo portal nacional.

Se você tiver dúvidas sobre seu regime de tributação e CNAE, o melhor caminho é consultar seu contador.

Atenção: quanto maior o número de prefeituras integradas, maior a dificuldade, já que cada uma tem suas particularidades e está sempre sujeita a mudanças.

Como consultar notas fiscais de serviços tomados?

As notas fiscais de serviços tomados são aquelas emitidas contra o seu CNPJ. São esses documentos que identificam as operações em que você é o tomador (contratante) de um prestador de serviços terceiro.

Você pode fazer essa consulta de algumas formas:

1. Pelo sistema da prefeitura

Cada cidade tem seu próprio sistema. Por isso, pra consultar uma NFS-e tomada, você pode acessar o portal da prefeitura onde o serviço foi feito e seguir os passos indicados por lá.

2. Plataforma de automação fiscal

Outra opção é contar com um sistema de emissão e consulta de notas, que se conecta automaticamente ao sistema das prefeituras e coleta as notas recebidas.

3. Receita Federal e plataforma do SPED (EFD-Reinf)

Empresas obrigadas a usar o SPED podem consultar notas usando o EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais), que traz informações sobre notas de serviços tomados. No entanto, essa ferramenta funciona melhor pra controle contábil do que pra consulta direta e rápida.

Qual o principal desafio na hora de consultar uma nota fiscal de serviço tomado?

Pra essa pergunta não há dúvida: a resposta é a descentralização da NFS-e.

Se você já conhece a área de prestação de serviços, sabe que existem diversos padrões de NFS-e pelo país. Isso porque, assim como o XML de emissão, o XML autorizado de uma NFS-e também varia de acordo com o padrão usado pela prefeitura.

E tem mais: além de toda essa burocracia, o próprio método de consultar os XMLs das notas emitidas contra o seu CNPJ também pode variar de cidade pra cidade.

Qual a solução para consultar notas fiscais de serviços tomados?

Você já deve estar pensando em criar um recurso próprio pra consultar essas notas, mas esse caminho pode demandar bem mais tempo e energia do que parece.

Criar uma solução eficaz do zero, dentro desse meio caótico que é a NFS-e, não é tarefa simples: pra cada novo município em que você quiser disponibilizar essa ferramenta, é preciso refazer tudo, quando existe um web service de consulta disponível.

Todas as informações ficam na ponta do código: do tomador ao valor dos impostos, número, protocolo, descrição, XML e PDF da prefeitura.

Os benefícios são vários. Chega de dor de cabeça por não conseguir monitorar uma nota fiscal:

Detector de nota cancelada

Fique sabendo se uma nota tomada foi cancelada, pra agir rápido e evitar dor de cabeça.

E também de nota emitida

Seja um espelho da prefeitura: acompanhe quase em tempo real todas as notas fiscais emitidas pelas empresas dos seus clientes, inclusive se alguma foi cancelada.

Atenção: não há necessidade de certificado digital na maioria das cidades, o que facilita incluir muito mais empresas no seu monitoramento.

A lição mais importante: não deixe para depois!

Recorrer a uma solução eficiente e simples permite que sua empresa perca menos tempo com rotinas burocráticas. Esse é o momento de deixar as dores de cabeça pra trás e seguir pelo caminho automatizado.

Não encare isso como excesso de zelo, mas como mais uma etapa de checagem dos dados vitais na rotina contábil da sua empresa. Conte com um bom software de automação fiscal pra focar em tarefas mais estratégicas e manter suas obrigações em dia.