MEI: como emitir nota fiscal?

O MEI, Microempreendedor Individual, é uma categoria que busca facilitar a formalização de quem trabalha sozinho e precisa de um CNPJ para regularizar algumas questões fiscais.

Uma dúvida recorrente de quem é MEI é como funciona a emissão da nota fiscal. Ela é obrigatória?

Vamos esclarecer de uma vez: a emissão de nota fiscal não é obrigatória para o MEI se ele está realizando uma venda para pessoa física.

Outro ponto importante: não existe uma nota fiscal específica para o MEI. A nota emitida é a mesma de qualquer outra empresa.

Quando o microempreendedor presta um serviço ou vende um produto para órgão público ou outra empresa (de qualquer porte), é preciso emitir nota fiscal. Essa nota é a mesma emitida por outras empresas.

Para emitir nota fiscal como MEI, você precisa:

• Verificar se é obrigado a emitir nota fiscal;
• Obter um certificado digital;
• Acessar o Portal Nacional ou o sistema da prefeitura;
• Ter os dados do cliente necessários;
• Definir os impostos;
• Emitir e enviar a nota.

Confira neste post um passo a passo completo para emitir nota fiscal como MEI.

Entenda termos e conceitos do MEI

Antes de entrar na discussão sobre os tributos da nota fiscal emitida pelo MEI, é preciso entender outros termos e conceitos. O primeiro deles é o regime tributário.

Regime tributário são as normas e leis que determinam como uma empresa deve apurar e pagar os impostos e tributos devidos ao Fisco para exercer suas atividades.

Os três principais regimes tributários são:

• Lucro Real;
• Lucro Presumido;
• Simples Nacional.

No caso das Microempresas (ME) e das Empresas de Pequeno Porte (EPP), é possível optar pelo regime tributário do Simples Nacional.

Nessas situações, o empreendedor tem acesso a uma série de vantagens no valor e na forma de pagamento de impostos.

Os impostos podem ser pagos de forma unificada, por uma única via. Cerca de 90% das empresas do Brasil são optantes do Simples Nacional.

Mas, e o MEI? Faz parte do Simples Nacional?

Sim, o MEI faz parte do Simples Nacional, mas tem características próprias.

O MEI é um empreendedor que tem um pequeno negócio e conduz sozinho a sua empresa. Essa categoria diz respeito aos impostos que o empreendedor deve pagar para tocar o seu negócio.

Existem várias diferenças em relação a outros tipos de classificação de empresas e regimes tributários.

A legislação buscou deixar todo o recolhimento de imposto e outras questões o mais simplificadas possível para esse empreendedor.

Essa é a opção adequada para quem faz poucas vendas, tem um negócio autônomo, mas quer formalizar o próprio trabalho.

Por que o MEI foi criado?

A categoria foi criada pela Lei Complementar nº 128, em 2008, como alternativa para quem toca o próprio negócio. Em geral, essas pessoas viviam na informalidade, sem nenhum amparo jurídico.

A formalização abre oportunidades para o pequeno empreendedor, como abrir conta de pessoa jurídica, conseguir linha de crédito e emitir nota fiscal.

Além disso, dá acesso a benefícios como licença maternidade, financiamento e aposentadoria. O MEI ainda pode contratar um funcionário, que deve receber um salário mínimo ou o piso da categoria.

De acordo com a Secretaria Especial de Produtividade e Competitividade do Ministério da Economia, o Brasil tem hoje mais de 14 milhões de Microempreendedores Individuais ativos.

Quais os requisitos para ser MEI?

Para ser MEI, é preciso cumprir algumas exigências legais. Os requisitos são:

• Não pode ser titular, sócio ou administrador de outra empresa;
• Não pode ser servidor público;
• Precisa exercer uma das atividades permitidas para o MEI;
• Pode ter no máximo um empregado, que deve receber um salário mínimo ou o piso da categoria;
• Precisa manter os rendimentos da empresa abaixo do limite anual estabelecido por lei, hoje em R$ 81.000,00 por ano.

Em algumas situações, é possível que o MEI seja desenquadrado. Isso costuma acontecer quando o negócio ultrapassa o limite anual.

Quais impostos o MEI paga na nota fiscal?

O MEI paga os impostos de INSS e tributos estaduais e municipais.

Como já vimos, a arrecadação de impostos para o MEI acontece de forma unificada pelo Simples Nacional.

O microempreendedor individual é isento do pagamento de impostos federais como Imposto de Renda de pessoa jurídica, PIS, Cofins, IPI e CSLL.

Contudo, ainda são devidos o INSS e tributos estaduais e municipais:

• INSS, Instituto Nacional do Seguro Social: referente à contribuição previdenciária, representa 5% do salário mínimo vigente;
• ICMS, Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços: pago ao estado;
• ISS, Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza: pago ao município.

Lembra que a gente disse que o MEI tem acesso a aposentadoria, auxílio maternidade e pensão? Pois é, esses benefícios existem por causa da contribuição ao INSS feita pela Declaração de Arrecadação Simplificada (DAS).

O pagamento do ICMS e do ISS varia de acordo com o tipo de atividade exercida pelo MEI.

Para cumprir essas obrigações, o empreendedor paga mensalmente a DAS, que pode ser emitida pelo portal do Simples Nacional.

Atenção: o não pagamento da DAS por 12 meses consecutivos pode levar ao cancelamento do MEI.

O empreendedor também precisa entregar a Declaração Anual de Faturamento, o DASN-Simei. Nesse documento, ele informa ao Fisco o rendimento bruto que a empresa obteve no ano.

A data máxima para entrega do DASN-Simei é 31 de maio de cada ano (o atraso é passível de multa). Mesmo que a empresa não tenha faturado nada no ano, a declaração precisa ser entregue.

Enquanto a DAS é feita pelo portal do Simples Nacional, o DASN-Simei é formalizado no site da Receita Federal. Na hora de preencher o formulário, você vai precisar do valor que a empresa arrecadou no ano anterior.

Relatório de Receitas Brutas Mensais

Quem trabalha como MEI deve registrar, mensalmente, o total das suas receitas.

Esse registro é feito por meio de um formulário chamado Relatório de Receitas Brutas Mensais. O modelo está disponível no Portal do Empreendedor.

Nesse caso, não é preciso entregar o documento a nenhum órgão, mas ele é obrigatório para fins de registro e conferência da Receita Federal.

MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal apenas para pessoa jurídica ou quando a pessoa física solicitar.

Por que é importante saber disso? Porque a nota fiscal é um documento obrigatório, e vale entender cada etapa.

É possível que o MEI atue como fornecedor ou prestador de serviço para pessoas físicas ou para uma ou mais empresas.

Não é necessário emitir nota fiscal na prestação de serviço ou venda de produtos para pessoa física. Já para serviços prestados ou produtos vendidos para empresas, a emissão é obrigatória.

Atenção: a condição de MEI não pode substituir o vínculo empregatício. Ao prestar serviço para uma empresa, a relação entre o empreendedor e a pessoa jurídica não deve ter pessoalidade, subordinação nem habitualidade.

Como emitir nota fiscal como MEI?

Como já dissemos, ao contrário do que muita gente pensa, não existe uma nota específica para o MEI.

O procedimento de emissão e os tipos de nota fiscal disponíveis são os mesmos das outras categorias. As diferenças estão apenas na obrigatoriedade e na incidência de imposto.

Os principais tipos de nota fiscal que o MEI emite são:

• Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e);
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);
• Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA).

Atenção: se tiver alguma dúvida sobre emissão, tributação ou preenchimento de cadastros, vale a pena conversar com um contador. Ele é o profissional mais indicado para te ajudar nesse processo.

Atualmente, a emissão das notas fiscais passa pela Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz). Para isso, é preciso verificar como está a sua inscrição estadual e o cadastro fiscal.

Depois disso, você precisa solicitar um certificado digital, uma espécie de assinatura eletrônica.

Desde setembro de 2023, a emissão de notas fiscais de serviço deixou de ser feita no sistema de cada prefeitura e passou a acontecer pelo Portal Nacional da NFS-e (nfse.gov.br), da Receita Federal. Esse novo padrão está se expandindo: a partir de setembro de 2026, todas as empresas do Simples Nacional, incluindo o MEI, precisam adotá-lo integralmente. Vale ficar de olho nesse cronograma.

MEI paga imposto na emissão de nota fiscal?

O MEI não paga imposto adicional na emissão de nota fiscal.

Lembra que falamos que o MEI paga seus impostos de forma unificada pela DAS? Pois é, por isso, na emissão de nota fiscal, o microempreendedor não paga nenhum imposto.

Isso porque ele já cumpriu com suas obrigações tributárias ao pagar o valor mensal fixo da DAS.

No preenchimento da nota fiscal, os campos de alíquota devem ficar zerados.

Ainda assim, vale sempre contar com um profissional contábil para tirar qualquer dúvida mais específica que você venha a ter.

Onde emitir nota fiscal MEI

Se você é MEI e precisa emitir nota fiscal, dá pra fazer isso de algumas formas. Vale lembrar que a emissão de nota fiscal de serviço fica a cargo da prefeitura.

Por isso, cada município tem suas próprias especificações e particularidades em relação à emissão fiscal.

Alguns lugares pedem, por exemplo, o certificado digital, enquanto em outros esse documento não é necessário.

Por isso, é recomendado consultar as condições da sua prefeitura. Com todos os documentos necessários, dá pra fazer a emissão diretamente no site da Receita Federal.

Vale um alerta: ao emitir nota fiscal manualmente, você pode enfrentar alguns desafios. O portal da Receita costuma passar por instabilidades, e cada nota exige atenção redobrada para evitar erros que atrasem a emissão.

Por isso, muitos MEIs optam por automatizar esse processo com um sistema de emissão fiscal, o que ajuda a reduzir erros e economizar tempo no dia a dia do negócio.