NF-e: O que é a Nota Fiscal de Produto Eletrônica?

Quer entender melhor o que é a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) e como emitir esse documento? Confira o texto abaixo.

Qualquer tipo de negócio precisa prestar contas e pagar impostos em dia, a menos que seja isento disso.

Caso contrário, taxas de parcelamento e multas podem comprometer o sucesso da empresa. Por isso, é importante entender o que é a nota fiscal eletrônica e como ela pode facilitar a sua vida de empreendedor.

Por ser um modelo digital, a NF-e facilita a gestão, reduz custos e torna os processos menos burocráticos. E ela ainda tem vários outros benefícios.

Hoje, a NF-e é o documento mais usado pelos brasileiros e também o mais importante nas transações entre clientes e consumidores dos produtos.

É sobre isso que vamos falar neste post. Você vai entender o que é Nota Fiscal de Produto Eletrônica, para que ela serve e como fazer a emissão. Vem com a gente.

Índice

O que é Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)?

A Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) é um documento digital que serve para formalizar a venda de produtos e serviços, seja no ambiente físico ou no digital.

Ela substitui a enorme quantidade de papéis que eram necessários para fazer a emissão manualmente.

Você já deve ter ouvido falar naqueles antigos blocos de papel que tomavam horas e horas de trabalho. Além deles, era preciso ter um espaço adequado para armazenamento, e ainda gastar com estoque e gráfica.

Para modernizar esse processo e fiscalizar melhor as empresas, a nota fiscal de produto eletrônica está em vigor desde 2006 no Brasil.

Você já deve ter visto aquele papel que costuma acompanhar as compras feitas pela internet. Pois é, esse é o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), a representação da nota fiscal eletrônica.

Mas não se engane: ele não é a nota fiscal da compra, muito menos a substitui. Ele só facilita o acesso do consumidor aos dados da compra.

Com a NF-e, os procedimentos fiscais ficaram mais rápidos e simples, já que tudo é feito pela internet, principalmente se você contar com um emissor inteligente.

E se você precisa emitir notas fiscais e não sabe muito bem o que isso significa, a gente te explica como esse processo funciona a seguir.

Para que serve a NF-e?

A NF-e serve para formalizar qualquer transação de venda que envolve o prestador de serviço ou vendedor, o comprador e os órgãos públicos.

O foco é a segurança de todos os envolvidos. Ela também vale como recibo e pode ser usada para o recolhimento de impostos.

Como praticamente tudo é feito pela internet, você consegue produzir mais para ver o seu negócio crescer e se manter regularizado.

Imagine que você venda para várias cidades do país e até para o exterior: como você entregaria as NF-es para cada um dos seus clientes na mão? Não dá nem para pensar nessa situação, né?

Ao usar a nota eletrônica, você tem uma série de vantagens:

• Redução dos custos com papel impresso, armazenamento e estoque;
• Promoção de vendas pela internet;
• Mais segurança nos processos fiscais, já que os documentos precisam de validação;
• Menos chances de erro no processo, algo comum com a nota manual;
• Aumento da produtividade do negócio, já que é possível automatizar as emissões;
• Estímulo aos funcionários, que não precisam fazer uma função repetitiva e podem se dedicar a tarefas mais importantes.

Como emitir notas fiscais eletrônicas?

Como já explicamos, cada documento fiscal tem uma finalidade, e por isso elas não são emitidas da mesma forma. Veja como cada uma é emitida:

• A Nota Fiscal de Produto (NF-e) e a de Consumidor (NFC-e) devem ser emitidas pelo software da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado, instalado gratuitamente no seu computador.
• Já a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) deve ser criada no site da prefeitura correspondente. No caso do MEI, a emissão é feita pelo portal nacional.

Esse processo de emissão, no entanto, nem sempre é simples. É comum que a Sefaz e os órgãos municipais apresentem instabilidades, principalmente no início e no fim do mês, quando há um alto volume de documentos fiscais a gerar.

Outro problema é que as prefeituras não têm um padrão único para a emissão de nota fiscal eletrônica, o que pode complicar as coisas. Algumas exigem certificado digital, outras pedem login e senha, e por aí vai.

A dificuldade é que muitos usuários não entendem bem o que está sendo pedido e não sabem como lidar com cada situação.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem vários tipos de nota fiscal eletrônica no Brasil, mas algumas são mais conhecidas e usadas. É sobre elas que vamos falar aqui:

• Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): usada quando se compra um produto físico em e-commerces ou lojas físicas.
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): voltada para a prestação de serviços de qualquer natureza, como clínicas médicas ou veterinárias, escolas, academias e consultorias em geral. Na internet, é usada por quem vende cursos online, congressos e eBooks. É essa que emitem produtores digitais e afiliados.
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): um modelo que surgiu como alternativa para substituir os cupons fiscais, muito comuns no varejo.

É preciso armazenar as notas fiscais eletrônicas?

Uma dúvida comum sobre a nota fiscal eletrônica é o armazenamento. Já que você não precisa de um espaço físico para guardar os documentos, será que precisa armazená-los de outra forma?

A resposta é: sim.

A maioria dos estados e prefeituras exige que as notas sejam armazenadas por até 5 anos.

Essa obrigação serve para eventuais trocas de produtos ou serviços, controle de garantia, ou ainda para quando houver uma fiscalização da Receita Federal.

A NF-e pode ser armazenada em XML ou em PDF. Mesmo com os órgãos públicos tendo controle sobre as notas emitidas, é dever do usuário armazená-las pelo período indicado.

Atenção: você não precisa imprimir as NF-es, já que a nota digital surgiu exatamente para reduzir a quantidade de papel impresso. Uma opção é usar softwares especializados para esse armazenamento.

Se você quer evitar dor de cabeça com processos burocráticos e complicados, a melhor opção é contar com um emissor de notas fiscais automatizado, que cuida das suas notas fiscais para você poder cuidar do seu negócio.

Com uma boa solução de emissão, você consegue gerar NFS-e em qualquer lugar do Brasil, mesmo em municípios com processos mais complexos, e ainda contar com um sistema integrado ao seu meio de pagamento preferido, acessando pagamentos e notas fiscais dentro do mesmo ambiente.

Também dá para integrar esses processos ao sistema interno da sua empresa por meio de uma API de nota fiscal eletrônica. Ou seja, é possível automatizar praticamente toda a rotina de emissão e ganhar tempo para focar no que move o seu negócio para frente.