Planilha de Orçamento e Controle de Eventos

Para a produção de eventos, diversos fatores devem ser lembrados e planejados com cuidado. O local, a divulgação, quais fornecedores, como conseguir um alvará, o que será servido no evento, segurança… tudo isso deve estar no planejamento e, é claro, tudo requer investimento.

Com tantos itens fundamentais para um evento sair do papel, é imprescindível fazer um orçamento detalhado do seu evento. Com ele, você pode ter uma visão geral dos gastos e custos e organizá-los dentro da verba disponível. E nós vamos te ajudar a desenvolver um orçamento realmente eficiente para seu evento!

Quanto posso gastar?

O primeiro passo é traçar um perfil geral do evento e da organização. Qual público pretendem atingir, quais fornecedores serão acionados, qual o local escolhido… tudo isso permite a previsão de qual será a verba do evento, ou seja, o total que poderá ser gasto. A partir desse valor, é necessário definir quanto será direcionado para cada item da lista. Ter uma quantia total definida é muito importante para evitar gastos extrapolados desnecessários e não ter problemas depois.

Alocação da verba

Agora que você já sabe quanto pode gastar, é hora de definir onde fazê-lo. É o momento ideal para se questionar se itens como a divulgação ou equipe de seguranças são fundamentais para a realização e sucesso do evento. Uma festa na sua casa, por exemplo, não precisa da contratação de uma equipe de seguranças – enquanto que, para um show, ela é indispensável!

Se seu evento for um congresso, direcione seus gastos nos palestrantes convidados. Nomes conhecidos e relevantes no mercado atraem público, o que impulsiona suas vendas e garante um bom resultado no fechamento do borderô. Se for uma corrida, pense no percurso, no kit do atleta e nos pontos de hidratação. Se for uma festa, na atração, decoração e local. Ao produzir um evento, é preciso pensar nele como um todo e entender quais são os pontos de maior valor agregado – e, muitas vezes, aqueles onde você vai despender mais!