MIP Vol. 09 — Ata de Reunião | Manual Interno de Processos para Arquitetos
Três meses depois da reunião, o cliente te manda mensagem:
"Mas a gente combinou que a banheira ia ser de hidromassagem, lembra?"
Você não lembra. Checa o projeto — especificação é de banheira comum. Procura a ata daquela reunião. Não existe ata. Tem o áudio gravado, mas o cliente não vai acessar um áudio de uma hora pra confirmar. E você também não.
Resultado: você absorve o custo da hidromassagem. Ou briga com o cliente e perde a confiança construída. Ou entrega o que tá no projeto e o cliente sai falando mal do seu escritório.
Tudo porque uma reunião virou só uma gravação — e nunca virou documento assinado.
O Volume 09 do MIP é o processo completo de transformar a gravação em ata oficial — que protege o escritório e dá ao cliente a segurança de que ele também foi ouvido.
O que esse manual resolve:
► Parar de absorver decisões que o cliente "jura que combinou"
► Ter prova documental de cada alteração, cada escolha, cada aprovação
► Delegar a conversão da gravação em ata pro estagiário sem perder controle
► Garantir que o cliente assina o que foi combinado antes de seguir
► Usar IA (Gemini) pra acelerar o trabalho sem perder qualidade técnica
O passo a passo completo:
► Envio do áudio gravado para o web chat oficial
► Organização do arquivo na pasta do cliente
► Transcrição automática via Gemini com prompt correto
► Transferência do conteúdo para o documento padrão do escritório
► Preenchimento de participantes e dados objetivos
► Validação técnica pelo arquiteto responsável
► Envio oficial da ata ao cliente com protocolo de assinatura
Cargos e limites de atuação:
► Estagiário: grava reunião, envia áudio, gera transcrição, organiza pastas
► Arquiteto: confere organização, ajusta formatação e padronização
► Responsável técnico: valida conteúdo técnico/jurídico, aprova e envia
Para quem é:
► Arquiteto que já absorveu custo de decisão "que o cliente jurava"
► Escritório sem processo claro de ata entre reunião e assinatura
