Apprenez à préparer un rapport de gestion pour votre entreprise

Gérer une entreprise est un défi majeur, mais c’est loin d’être mission impossible. Il existe en effet des techniques, des ressources et des stratégies pour aider les entrepreneurs à atteindre leurs objectifs. La gestion des finances, des employés, des stocks, du marketing et des stratégies de vente sont quelques-unes des nombreuses responsabilités d’un dirigeant. Cela peut sembler une lourde tâche, mais un rapport de gestion peut vous faciliter la tâche.

Le principe est simple. Pourtant, certains dirigeants ne savent pas comment préparer un bon rapport de gestion. Si vous faites partie de ces professionnels, ne vous inquiétez pas. Nous avons répertorié toutes les étapes pour vous aider à le faire. Veuillez donc poursuivre votre lecture !

L’importance du rapport de gestion

Même lorsqu’ils sont confrontés à une économie instable, les entrepreneurs du monde entier sont plutôt persévérants. Selon le rapport mondial de 2015 émanant du Global Entrepreneurship Monitor (GEM), 66 % des adultes considèrent l’entrepreneuriat comme une perspective professionnelle intéressante.

Le monde compte 582 millions d’entrepreneurs dans les secteurs les plus variés. Cependant, surmonter ses inquiétudes et investir ne constitue que la première étape. Vous devez adopter une approche stratégique et travailler dur pour atteindre une performance maximale.

Dans ce contexte, le rapport de gestion est un instrument clé pour la bonne marche de toute entreprise. Il vous permet d’examiner la situation de votre entreprise avec plus de précision et vous aide à prendre des décisions en toute sécurité et avec assurance.

Grâce à ce rapport, vous pouvez analyser les résultats obtenus et repenser les actions qui posent problème. Cela est possible par le fait qu’il présente les spécificités de l’entreprise et ses performances au cours de la période évaluée.

Les 6 éléments d’un bon rapport de gestion

Maintenant que vous avez compris l’importance de ce document, pour apprendre à préparer un rapport de gestion complet et efficace, vous devez connaître les éléments qui doivent figurer dans sa structure.

Par conséquent, puisque le but de ce post est de vous aider à dissiper tout éventuel doute, commençons par les bases. Voici les 6 éléments indispensables à la rédaction d’un bon rapport !

1. Titre

Un rapport de gestion est tout simplement un document contenant tous les éléments nécessaires à l’évaluation des performances de votre entreprise et au processus de prise de décision. Pour cette raison, il est important qu’il ait un titre.

Ainsi, comme il existe des rapports pour différents services et objectifs, le titre vous aidera à identifier le sujet rapidement et efficacement.

2. Contextualisation

La contextualisation est un autre élément indispensable et permet au destinataire – vous ou un autre employé -, de comprendre ce qui sera analysé dans les pages qui vont suivre.

Ce texte doit être bref et objectif, et servir d’introduction aux mesures, statistiques et résultats qui seront présentés.

3. Objectifs

Chaque rapport de gestion est élaboré pour une raison précise. N’oubliez donc pas de préciser les objectifs du document et de vous concentrer sur ce qui est réellement important et utile pour votre entreprise.

Le rapport doit être un instrument facile à analyser et son objectif doit être très clair. Par conséquent, avant même de commencer le processus, sélectionnez soigneusement les informations qui seront présentées afin qu’elles soient cohérentes avec votre objectif.

4. Résumé

Un résumé est un texte à lecture rapide qui ne contient que les informations les plus pertinentes du rapport. De cette façon, les responsables ne sont pas obligés de le lire dans son intégralité chaque fois qu’ils doivent prendre une décision.

Un résumé bien rédigé optimise votre temps et vous permet de prendre des décisions plus rapides et plus sûres. En effet, les informations sont présentées de manière plus objective, comme dans une carte mentale.

5. Résultats

N’oubliez pas que votre rapport de gestion doit comporter un espace pour la présentation des résultats.

Nous devons y introduire toutes les observations pertinentes qui ont été faites, ainsi que les statistiques, tableaux, graphiques et indicateurs de performance observés.

6. Conclusion

La conclusion clôture votre rapport et doit faire état de vos constatations, qui seront basées sur les informations présentées tout au long du document.

Comme vous pouvez le constater, il ne s’agit pas de donner vos opinions personnelles. Avec le support du Big Data, la conclusion est confirmée par des informations réelles et actualisées qui ont été recueillies préalablement. Par conséquent, c’est un outil très utile pour la gestion de l’entreprise.

Étapes à suivre pour préparer un rapport de gestion

De nombreux responsables considèrent que la préparation des rapports de gestion est un véritable défi. En réalité, ce document a toujours fait partie de la gestion d’une entreprise, mais il a pris encore plus d’importance ces dernières années.

C’est pourquoi, nous avons préparé une liste complète des étapes à suivre pour que vous disposiez d’un instrument utile qui vous aidera à gagner plus d’argent, à corriger vos erreurs et à tirer parti des opportunités du marché. Continuez à lire !

Étape 1 : Planifier avant de commencer

La planification est le meilleur moyen de générer un document complet qui soit profitable à votre entreprise. Sinon, vous risqueriez de perdre du temps à préparer un rapport qui serait incomplet ou contiendrait des informations non pertinentes.

Avant toute chose, définissez les objectifs et identifiez comment les informations présentées aideront votre entreprise à se développer. Pour ce faire, veuillez commencer par répondre aux questions mentionnées ci-dessous :

• Pour qui ce rapport est-il préparé ?
• Quel est l’objectif du rapport ?
• Quelles informations seront collectées ?
• Comment ces informations peuvent-elles aider au processus de prise de décision ?

Étape 2 : Investir dans des outils automatisés

L’efficacité de la gestion d’entreprise est un objectif commun à tous les entrepreneurs. Alors, pourquoi ne pas investir dans des outils de gestion automatisés pour créer votre rapport de gestion ?

Pour ce faire, il existe des technologies qui simplifient ce processus, optimisent votre temps et vous assurent un résultat beaucoup plus satisfaisant.

Notre première suggestion est Google Data Studio, un outil de visualisation de données capable de transformer les informations en de beaux rapports de gestion, intuitifs et faciles à comprendre.

Notre deuxième suggestion est Primavera, une plateforme vous permettant de gérer facilement des projets et de contrôler les résultats. Parmi ses caractéristiques, citons son intégration avec d’autres logiciels de gestion, d’analyse de données et de génération de rapports.

Enfin, veillez à investir dans des outils de Business Intelligence (BI). Ils sont essentiels pour une prise de décision rapide et sûre. Les meilleurs systèmes collectent, organisent, classent et analysent les données, ce qui facilite votre travail.

Étape 3 : Utiliser un langage clair et objectif

Si vous pensez qu’un rapport de gestion nécessite des termes spécifiques et un langage complexe, il est grand temps de changer d’avis.

Idéalement, le document devrait être facile à lire et à interpréter. Par conséquent, soyez clair et utilisez un langage informel, et tenez-vous-en à l’essentiel.

Par conséquent, évitez d’entrer dans des détails inutiles et n’oubliez pas que la routine déjà bien remplie d’un responsable exigera une lecture et une prise de décision rapides. Plus le rapport sera facile à interpréter, plus il sera utile et important pour l’entreprise.

Étape 4 : Raconter une histoire pour captiver les lecteurs

Globalement, un rapport de gestion comporte un grand nombre de données et d’informations. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles de nombreux responsables trouvent qu’il s’agit un document difficile à préparer et à comprendre.

Cependant, cela dépendra clairement de la stratégie adoptée lors de sa préparation. Afin de rendre le contenu attrayant et de ne pas submerger le lecteur, il est intéressant de contextualiser les faits en racontant une histoire.

De cette façon, vous pourrez allier l’exposition et la description de la situation analysée de manière plus aisée et logique. Cela permet de comprendre les résultats et de susciter un certain intérêt pendant la lecture.

Étape 5 : Définir les mesures et les ICP à utiliser

Avez-vous l’habitude d’utiliser des indicateurs de performance et des ICP pour gérer votre entreprise ? S’ils ne font pas encore partie de vos stratégies, vous devez absolument y réfléchir.

En fait, les ICP (indicateurs clés de performance) sont les mesures les plus importantes pour votre entreprise. Ils sont généralement liés à vos principaux objectifs et guident donc la préparation des rapports de gestion de manière positive.

Il faut ainsi choisir les mesures qui seront utilisées, collecter les données et trier les informations. Tout ne doit pas, en effet, être inclus dans le document.

Étape 6 : Faire une étude comparative

Chaque fois que nous voulons évaluer les performances des stratégies, des services, des produits ou des employés, il est essentiel d’établir un point de comparaison.

C’est donc l’étape suivante. Sélectionnez la période au cours de laquelle les informations seront collectées et analysées, et définissez des objectifs ou des cibles pour établir des comparaisons.

Si vous utilisez des tableaux, créez des colonnes afin de pouvoir visualiser facilement les éléments de comparaison. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne avec vos objectifs et une autre avec les résultats obtenus. Il sera ainsi plus facile de comprendre la conclusion qui sera présentée à la fin du document.

Étape 7 : Insérer des éléments visuels dans le rapport de gestion

Comme nous l’avons mentionné précédemment, le rapport de gestion doit être clair et compréhensible. Utiliser des éléments visuels semble être une excellente stratégie.

Livrer un document de plusieurs centaines de pages n’est pas du tout productif, mais l’utilisation de graphiques, de cartes mentales et même de vidéos pendant la présentation peut améliorer la compréhension des informations.

Étape 8 : Faites une dernière révision du rapport

Une fois que tout est prêt, il est temps de procéder à une révision finale minutieuse. À ce stade, vous devez vous assurer que le texte ne comporte aucune faute d’orthographe, aucune donnée incompatible et aucune information erronée.

N’oubliez pas que cela donnera de la crédibilité au document et garantira qu’il est réellement utile. En d’autres termes, ce dernier accomplit pleinement son objectif qui est de faciliter la gestion de votre entreprise.

Rédiger un rapport de gestion est plus facile que vous ne le pensez

Vous avez appris à préparer un rapport de gestion ? Après avoir lu cet article, vous êtes probablement arrivé à la conclusion que ce n’est pas du tout une tâche impossible.

Ce document est crucial pour le fonctionnement de toute entreprise et son élaboration est plus facile qu’il n’y paraît. Ne perdez donc plus de temps et suivez nos conseils !