¿Qué es briefing? Paso a paso de como hacer uno

El primer paso para hacer un briefing completo es analizar los objetivos. ¿Quieres saber cuáles son los otros? ¡Lee nuestro post hasta el final!

El briefing es lo primero que debe hacerse para iniciar un proyecto empresarial, porque es el documento que determina todos los pasos que deben seguirse para que el cliente alcance con éxito sus objetivos.

Elaborar un buen briefing es un verdadero desafío para las agencias, ya que cada cliente tiene sus propias necesidades. Es importante que haber hecho una revisión sobre eso y tenerlo organizado para que tanto el cliente como los profesionales responsables por el proyecto estén de acuerdo.

Un briefing perfecto aclara todas las dudas, desde el inicio y hasta el posible resultado final. Para ayudarte, te explicamos a continuación todo lo que necesitas para lograr un briefing completo.

Ten en cuenta que las preguntas pueden (y deben) adaptarse a cada cliente y tipo de servicio prestado. Dicho esto, vamos a aprenderlo todo sobre briefings.

¿Qué es briefing?

El briefing es un documento producido por la empresa que le prestará algún servicio al cliente, con el objetivo de establecer todos los pasos y las orientaciones necesarios para el desarrollo del proyecto.

En resumen: es la descripción del trabajo que se hará.

Es un término bastante conocido en el mercado publicitario y muy utilizado por las agencias. Además de ser la guía del proyecto, también será la fuente de inspiración, porque detalla los objetivos, el público objetivo, el mensaje, el contexto, los plazos, etc.

Es decir, contiene todos los detalles sobre qué, quién, dónde y cuándo. También explica en detalle el producto/servicio, el mercado en el que actúa el cliente, el historial de la empresa y los objetivos a mediano y largo plazo de la empresa y del cliente.

Muchos confunden el briefing con la propuesta de marketing. La principal diferencia entre ambos es que el briefing es un documento más breve, que solo contiene información relevante para el proyecto, mientras que la propuesta detalla todo lo relacionado con la empresa y las soluciones que ofrece.

¿Por qué es importante hacer un briefing?

El beneficio principal de tener un briefing es que sirve como una respuesta que se puede presentar al cliente de forma más eficaz, para resolver un problema específico. Así, tu negocio brindará soluciones exclusivas y tendrá más autoridad en el mercado.

En el caso de los profesionales, sirve para guiar el desarrollo del mensaje y los materiales; que no solo se encuadran en la estrategia del cliente, sino que, además, ayuda a hacerlo tan exitoso cuanto sea posible.

Y eso no es todo. Este documento tiene otras ventajas, como las siguientes:

Más asertividad

Imagina que un cliente te contrata para solucionar un problema y le ofreces el servicio sin conocer en detalle su realidad ni la de su público objetivo.

Es una imprudencia en la que hay muchas posibilidades de que algo salga mal y de que el contrato se cancele antes del plazo final.

Por eso el briefing es tan importante. El cliente conocerá cada paso que se dará, mientras que el prestador del servicio podrá satisfacer las expectativas con precisión.

Planificación y organización

Como se dijo antes, el briefing agrupa toda la información relevante para el desarrollo del proyecto. Generalmente, esta información se divide en bloques, según el área. Por ejemplo, creación de contenidos, medios y planificación de marketing.

Si no se planifica y organiza la información sobre el cliente, habrá discusiones frecuentes que interrumpirán el curso normal del proyecto. Y eso es exactamente lo que no queremos, ¿verdad?

Direccionamiento

En cualquier estrategia de marketing y de negocios, es fundamental saber hacia dónde ir y cómo ir. Cuando estés trabajando en un proyecto, el briefing te ayudará a percibir cosas nuevas todos los días.

Es el secreto para mantenerte comprometido y motivado con el trabajo, porque tu equipo y tú conocen al cliente y lo que está por detrás de todo su esfuerzo.

Checklist para hacer un briefing

Ahora que sabemos su importancia, podemos profundizar sobre lo que debe tener un briefing perfecto y sobre lo que hay que detallar en el proyecto. Recuerda que el documento debe ser breve, pero toda la información que incluya debe ser clara.

Cada elemento debe estudiarse en detalle y ponerse en práctica. Pero también es importante resaltar que el briefing no es un documento estático. Puede y debe sufrir cambios puntuales.

Ahora, anota todos los pasos a continuación y empieza a planificar el briefing ideal para tus clientes actuales y futuros.

1. Análisis de los objetivos

La primera etapa del briefing es definir el objetivo del proyecto; este es un paso fundamental, independientemente de quién sea el cliente.

Pregúntale al cliente: ¿para qué hacemos esto? ¿Dónde quiere llegar? ¿Adónde quiere posicionar su negocio en el futuro? Algunos de los principales objetivos pueden ser los siguientes:

• Aumentar la cantidad de leads;
• Lanzar un nuevo producto/servicio;
• Reformular la identidad visual de la empresa;
• Crear un nuevo sitio, blog o tienda virtual;
• Implementar una nueva estrategia de marketing.

El briefing puede tener varios objetivos diferentes, siempre y cuando se hayan identificado los más importantes y urgentes. De esta manera, el proyecto fluirá según lo que sea prioritario para el cliente.

Para distinguir entre las prioridades y lo demás, haz un checklist de los objetivos, y luego sepáralos por orden de importancia. Este control es fundamental para cumplir el objetivo principal del briefing: guiar las ideas del proyecto.

2. Creación de guion personalizado

El briefing debe contar con un guion personalizado basado en las necesidades y los objetivos de cada cliente.

El objetivo de este paso es entender el escenario actual del cliente; por ejemplo, cuál es el problema de marketing que está enfrentando, cómo funciona el proceso de ventas, qué resultados obtuvo, las tasas de conversión, etc.

El guion del briefing también debe dejar bien claro quiénes son los responsables del proyecto y los roles de cada uno. Sería interesante incluir también los plazos para cada tarea que se entregará.

3. El público objetivo del negocio

El principal objetivo de cualquier proyecto es llegar a un público objetivo determinado.

Se definirá y planteará una lista de detalles según el público que impactará el proyecto. Si tu cliente no identificó un buyer persona que te permita descubrir el perfil de su consumidor, será prácticamente imposible desarrollar el proyecto sin que surjan miles de dudas antes, durante y después del trabajo.

Mientras más información tengas sobre el público objetivo y el buyer persona, mejor. Pero, para dar inicio al proyecto, es importante contar con información como esta: grupo etario, lugar preferido para ir de compras, hábitos en las redes sociales, etc.

4. Investigación de mercado

Para ofrecer al cliente un proyecto completo, demuéstrale que hiciste la tarea: haz una investigación de mercado para entregarle un briefing diferenciado.

Por ejemplo: el cliente contrató el servicio para crear una nueva identidad visual para su ecommerce. La investigación de mercado puede ayudarte a entender qué productos deben destacarse, qué paleta de colores se utilizará y de qué manera el diseño del ecommerce puede influir en el consumo de los usuarios.

En este mismo ejemplo, la investigación ayudará también a saber qué formas de pago usan más, qué datos buscan antes de hacer sus compras, con qué frecuencia compran algo, los competidores principales, etc.

5. El alcance del proyecto

Esta parte del briefing sirve para detallar mejor la idea general del proyecto, teniendo siempre en cuenta qué resultado final espera la empresa lograr.

El alcance incluye también las herramientas necesarias, como programas de edición de imágenes o herramientas de automatización, para implementar una estrategia de marketing, por ejemplo. A partir de esta etapa podrás trazar estrategias según los recursos disponibles.

6. Las referencias (inspiraciones y competidores)

Por lo general, el cliente pedirá que el proyecto se desarrolle a partir de ideas que él recopiló. En caso contrario, será fundamental estudiar portfolios y ejemplos de proyectos parecidos para que haya un hilo conductor.

Siempre hay que recordar que el material debe ser original y único y respetar el manual de identidad visual de la empresa (si no tiene un manual, habrá que crear uno para comenzar el proyecto).

7. Presupuesto y plazo de entrega

El briefing también debe detallar el presupuesto mínimo para llevar a cabo el proyecto. Aunque todo esto debe acordarse previamente con el cliente, es tarea del equipo brindar una estimación de cuánto costará el trabajo.

Otro aspecto muy importante es el plazo de entrega, que debe definirse por la complejidad del trabajo y no según lo que pida el cliente. Si el cliente está apurado, explícale que es necesario respetar los tiempos para que el resultado sea realmente satisfactorio.

Independientemente del proyecto, siempre hay que ser transparente y tener mucha comunicación para que las expectativas estén alineadas. Ponte en el lugar del cliente y entenderás que la ansiedad por ver el resultado final es algo completamente normal.

Ejemplo de brefing: sugerencias para un briefing perfecto

Un briefing se crea en diversas etapas, desde que empieza la recolección de información, hasta la entrega final del proyecto. Es normal que tantos detalles te confundan un poco y no sepas cómo organizar los datos de forma coherente.

A continuación te dejamos más sugerencias para garantizar que tu briefing obtenga buenos resultados:

Haz un brainstorming antes de empezar

El brainstorming (o lluvia de ideas) es un proceso que ayuda a encontrar nuevas ideas para resolver problemas. Esta técnica puede ayudarte a ti, y a tu cliente, a llegar a un acuerdo y crear un proyecto único y original.

Durante el brainstorming, es importante no descartar ninguna idea de antemano. Lo mejor es que la primera reunión sea para recolectar ideas, y solo en las reuniones posteriores se definan las que se pondrán en práctica.

Mantén el documento actualizado

Todas las partes que trabajan en el proyecto deben poder visualizar y entender rápidamente todas las informaciones necesarias. Por eso, la síntesis es fundamental en un buen briefing.

Antes de definir la versión final, lee, vuelve a leer y organiza los puntos que creas necesarios. Evita que el texto incluya demasiados términos técnicos y opta por un lenguaje más sencillo.

Sin duda, algunos términos técnicos son inevitables, pero en algunos casos complican más de lo que ayudan.

Haz un análisis DOFA

El análisis DOFA sirve para identificar los puntos fuertes y débiles, las amenazas y las oportunidades de todo negocio.

Se trata de una herramienta simple pero eficaz para conocer profundamente el negocio del cliente y todo el universo que lo rodea. Sobre todo, para saber si el cliente está en ventaja o desventaja con respecto a su competencia.

Para el briefing, el análisis DOFA ayudará a completar toda la información incluida en la lista de verificación y a entender qué elementos son esenciales para que el proyecto arroje resultados satisfactorios.

¿Te gustaría aprender a hacer un análisis DOFA para cualquier negocio? Utiliza nuestras instrucciones paso a paso para demostrarle a tu cliente compromiso y, sobre todo, visión estratégica.