Plan de trabajo: qué es y cómo crearlo
¡Descubre el plan de trabajo, una herramienta indispensable para llevar tu negocio al siguiente nivel!
Qué aprenderás en este post
El plan de trabajo es una herramienta que permite coordinar, simplificar y planificar las diferentes tareas que se deben llevar a cabo para alcanzar los objetivos comerciales, considerando los recursos que se tienen a disposición.
Cuando una organización pretende lanzar un proyecto a largo plazo o un nuevo producto, para evitar caer en el desorden o el caos, debe crear un plan de trabajo que concentre todos los detalles en un solo documento.
El plan de trabajo, entre otras cosas, permite desglosar las tareas (desde las más simples hasta las más complicadas) y, a partir del cumplimiento de cada una, alcanzar los objetivos planteados con antelación.
Además, con un proyecto asentado en un plan de trabajo, se evita el desperdicio de los recursos, a la vez que se optimizan los procesos y mejora la gestión.
Para darte una mano en tu negocio, a continuación, vamos a compartir contigo cómo crear un plan de trabajo y qué pasos debes seguir para lograrlo con éxito.
¿Empezamos?
¿Cómo se crea un plan de trabajo?
Si tu intención es lanzar un nuevo producto o servicio, o quieres crear un nuevo proyecto para tu negocio, el plan de trabajo te permitirá organizar, simplificar las tareas y sistematizar los procesos para alcanzar tus metas comerciales.
En definitiva, un plan de trabajo consiste en poner por escrito las tareas y las actividades que se llevarán a cabo en un período de tiempo determinado para alcanzar un objetivo, teniendo en cuenta cuáles son los recursos que se tienen.
Esta planificación te ayudará a asignar el cumplimiento de las tareas a las distintas áreas, asegurándote así de que cada departamento cumpla con su parte. De esta forma, se facilita el trabajo en equipo, se fomenta la comunicación y se garantiza el cumplimiento de los objetivos en el tiempo previsto.
Además, los planes de trabajo contribuyen a mejorar el desempeño de un negocio, pues, al medir y dar seguimiento a cada acción, es posible identificar el grado de avance y de cumplimiento de las proyecciones y las actividades a realizar.
A continuación, te dejamos un video con los 6 pasos para crear un plan estratégico para tu negocio:
¿Qué se pone en el plan de trabajo?
Al crear un plan de trabajo es importante tener en cuenta que en él colaborarán varias personas de distintos departamentos.
Por ello, es recomendable que la información y el contenido se comparta de manera fácil y dinámica, por ejemplo, por medio de una plataforma en la nube.
Ahora sí, un plan de trabajo debe contemplar algunos elementos que facilitarán el orden y la interacción de las diferentes áreas en la persecución del objetivo general trazado por ti.
Veamos cuáles son esos elementos:
- Número: en este punto quedarán plasmados todos los pasos que se necesitan llevar a cabo para alcanzar un objetivo. Los números deben estar expresados de forma correlativa para mantener un orden y para que cada uno de ellos pueda ser identificado fácilmente.
- Actividad: aquí, debe expresarse el tipo de actividad que se realizará en cada paso.
- Subtarea: las subtareas son aquellos detalles que pueden estar orientados a un departamento específico o a todas las partes implicadas en el objetivo que se quiera alcanzar. Por ejemplo, una subtarea puede ser la redacción de un email, un plazo que se debe cumplir, una reunión, etc.
- Responsable: cada tarea o actividad debe estar a cargo de una persona o un departamento.
- Duración: en esta casilla, todos los responsables de conseguir el objetivo se enterarán de cuánto tiempo tienen para cumplir sus tareas (1 día, 1 mes, 1 año, etc.).
¿Sabías que un plan de marketing es también un plan de trabajo? Mira, en el siguiente video, cómo puedes crear un plan de marketing para tu negocio:
¿Cuáles son los 6 pasos de la planificación?
A continuación, te enseñamos cómo hacer un plan de trabajo siguiendo 6 pasos. ¡Toma nota!
1. Crea un objetivo smart y asígnalo al área correspondiente
Ya lo hemos dicho: el punto de partida de todo plan de trabajo es el objetivo. Ahora bien, este objetivo nace de la o las prioridades del negocio.
Por ejemplo, si quieres incrementar el volumen de ingresos, deberías asignarles un objetivo general a cada uno de los departamentos involucrados en ese proceso.
Para el caso del área de ventas, el objetivo podría ser incrementar las ventas en un 30 % en relación al período anterior.
2. Redacta un resumen ejecutivo
Cuando se trata de un plan de trabajo para un departamento específico, es esencial que redactes un resumen en el cual incluyas el contenido principal y los ítems más importantes del plan.
Esto facilitará la comprensión y les servirá de guía a los líderes de cada departamento.
En esta sección, sobre todo, deberías profundizar en los siguientes elementos:
- la meta inicial;
- el objetivo o resultado que se quiere alcanzar;
- cómo se llevará a cabo.
Para poner en marcha la planificación, en esta etapa es importante usar gráficos, infografías y recursos que sean llamativos y de fácil comprensión.
3. Lista las estrategias y las actividades para alcanzar el objetivo general
Si el objetivo smart traza el camino a seguir, las estrategias son el vehículo para llegar al destino.
Por lo tanto, al listar las actividades, debes partir del objetivo smart. Ten en cuenta que dichas actividades deben ser concretables o, al menos, estar dentro de las posibilidades de llevarse a cabo.
A continuación, redacta todas las estrategias que te ayudarán a cumplir los objetivos.
4. Define los recursos a utilizar
Los recursos hacen referencia a todo lo que usarás para cumplir con los objetivos trazados. Por lo tanto, aquí deberías incluir los recursos financieros, humanos, de tiempo, equipos, herramientas e infraestructura, etc., que necesitarás para desarrollar tu plan de trabajo.
5. Conoce los riesgos asociados a la ejecución del plan
Es importante que sepas que pueden existir riesgos o suceder accidentes inesperados durante el proceso.
Cuando se elabora un plan de trabajo, debes considerar los posibles riesgos que podrían aparecer y crear un plan de contingencia que te ayude a prevenir o a solucionar esos problemas antes de que se vuelvan más graves.
6. Mide el plan
Cuando hablamos de medición nos referimos a conocer los indicadores que te permitirán entender si es necesario hacer cambios en el plan trazado inicialmente.
De esta manera, podrás evaluar las actividades y corregir su rumbo en caso de que sea necesario.
Por ejemplo, puedes analizar los resultados de tu plan mediante un plan de métricas, el cual también beneficiará a tu estrategia de marketing y le permitirá crecer a tu negocio.
¿Cómo hacer un buen plan de trabajo semanal?
Un plan de trabajo semanal hace que empezar los lunes sea más fácil, sin sentir el desborde de cientos de tareas. Además, así podrás mejorar la gestión del tiempo y la programación de cada actividad.
Para empezar, es fundamental que tengas presentes las reuniones a las que debes asistir durante la semana. De esta manera, podrás equilibrar las horas de trabajo con las de reunión sin que aparezcan riesgos o dificultades que te impidan hacer ambas actividades.
El proceso para crear un buen plan de trabajo semanal tiene 4 pasos:
1. Llevar un seguimiento de las tareas pendientes
La manera más habitual de comenzar un plan de trabajo semanal consiste en apuntar todas las actividades en una lista de tareas pendientes.
En estos casos, las herramientas digitales son mucho más útiles que las planillas tradicionales, pues permiten ordenar y priorizar cada tarea sin que nada se pierda en el camino.
Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de que toda la información quede volcada en un solo lugar para que te sirva de referencia.
2. Determinar fechas límite para cada tarea
Cada actividad a realizar de la lista de tareas pendientes debe tener un plazo de entrega. Este punto es esencial para un plan de trabajo semanal, pues las fechas de entrega te permitirán saber con facilidad qué tarea tiene prioridad.
3. Priorizar las tareas
Como hemos dicho en el punto anterior, priorizar las tareas para la semana es fundamental. Sin embargo, sabemos que asignar esas prioridades no es tan sencillo, pues cada una, además de tiempo, tiene una dificultad diferente a las otras.
En estos casos, y también cuando trabajas en proyectos a largo plazo, lo más conveniente es dividir las actividades en pequeñas tareas con una fecha de entrega determinada.
4. Dedicar tiempo a la organización de las tareas
Para que el plan de trabajo semanal dé sus frutos, es necesario que lo uses de manera regular para organizar tu día a día.
Tómate tu tiempo para revisar y reflexionar sobre las tareas pendientes que deberías tener listas para el final de la semana.
Si bien algunas personas prefieren dedicar los lunes a primera hora para organizar las tareas, en realidad, es conveniente hacer esto el viernes a última hora para comenzar la semana siguiente sin trabas.
Este pequeño cambio te permitirá evitar el estrés semanal y disfrutar del fin de semana sin sentir la pesada presencia de las presiones laborales.
En caso de que te dediques a dar cursos online o presenciales, el plan de clases es la herramienta que te ayudará a ordenar tus contenidos y a planificar cada una de tus actividades.
Haz tu plan de trabajo y organiza mejor el día a día de tu negocio
Como habrás notado, elaborar un plan de trabajo te permite mejorar la organización y la gestión de las actividades, a la vez que hace más fácil cumplir con los objetivos a corto y largo plazo.
Asimismo, podrás ahorrar tiempo y recursos, lo que facilitará el trabajo en equipo, la comunicación entre los distintos departamentos y la sistematización de procesos. Todo esto es fundamental para el crecimiento de tu negocio.
¿Te gustó aprender cómo puedes crear un plan de trabajo para tu negocio? Entonces, también te interesará conocer las herramientas que necesitas para convertir tu conocimiento en ingresos.
