Comment relancer un client sur une facture impayée ? 9 astuces et techniques.

Attendre le paiement de ses clients est une notion très commune pour les petits entrepreneurs. 

Parfois, ce paiement n’est pas réalisé dans le délai convenu ou se fait seulement après de nombreuses relances.

Si vous vous êtes déjà retrouvé(e) dans cette situation, vous savez à quel point elle peut être inconfortable. Personne ne souhaite vraiment faire payer quelqu’un, mais dans certaines situations, cette relance est plus que nécessaire pour le bien-être de l’entreprise.

Alors, comment faire une relance de manière objective, subtile mais efficace ? Vous verrez dans cet article des conseils que nous avons séparés sur la façon de faire payer un client et de réduire les défauts de paiement.

Pourquoi la relance client doit-elle être faite avec précaution ?

Ceux qui ont leur propre business savent l’importance de chaque paiement pour grandir et pouvoir investir. Tout travail mérite salaire et les efforts et le temps que vous avez passé pour effectuer votre travail doivent être récompensés. 

La relance de facturation ne peut pas être ignorée. Même si cela semble parfois embarrassant, il est important que le client respecte ses engagements et que les deux parties en sortent gagnantes.

Cependant, il existe diverses manières pour relancer un client qui permettent de maintenir votre professionnalisme et d’augmenter les chances de fidélité du client. 

Quelle est la différence entre relancer et négocier ?

Il existe une grande différence entre relancer et négocier. Faire une relance de paiement est le fait de réclamer ce qui nous appartient alors que négocier est arriver à un consensus sur quelque chose qui est intéressante pour les deux parties. 

Lorsque l’entente est difficile avec le client, la négociation peut être une excellente stratégie.

Savoir négocier est fondamental pour résoudre les paiements en attente. Proposez une condition spéciale ou une autre méthode de paiement plus adaptée au client. 

Cherchez à comprendre les raisons qui empêchent la résolution du problème et montrez-vous flexible pour trouver un accord. Faites aussi que le dialogue soit léger et adapté au bon négociateur que vous êtes. 

Comment relancer un client sur une facture impayée ? 9 astuces et techniques 

Nous vous avons sélectionné 9 astuces qui vous aideront lors de la relance et qui la rendront plus assertive et amicale. Découvrez-les :

1. Connaître le profil du client

En sachant qui est votre public et comment il communique, vous parlerez probablement avec votre client en instaurant une connexion plus forte et empathique. 

La communication est plus objective et vous connaissez le langage le plus adéquat à utiliser avec lui (formel, informel, emojis …)

Ce processus se passe depuis la recherche de votre public-cible, jusqu’à celle de votre persona et des personnes ayant déjà acheté avec vous. Faites une bonne analyse et gardez le contact avec votre audience. 

Si vous la connaissez, il sera plus facile de choisir le ton de la discussion et de faire une relance de facturation plus polie et amicale. 

2. Connaître les droits du consommateur

Selon le droit de la consommation, humilier ou menacer un client est considéré comme crime et passible de détention de prison accompagné d’une amende.

Soyez vigilants concernant les droits des consommateurs et allez-y avec précaution lors de la relance. Essayez toujours de respecter et de prioriser le bien-être de la relation entre le client et votre business. 

3. Entrainer son équipe d’assistance 

Votre équipe doit être préparée au moment du recouvrement. Le client refuse d’effectuer le paiement ? Il n’a pas donné signe de vie ? Il a dit qu’il paierait mais rien jusqu’à maintenant ? Alors, essayez une énième prise contact en faisant en sorte que le client se sente satisfait et respecté.

Il est important que votre assistant soit bien préparé à ce type de situation. Il sera chargé de la prise de contact et des éventuelles négociations. L’équilibre est donc de mise pendant la communication. 

4. Écouter le client

Il ne suffit pas de parler, vous devez aussi écouter !

Vous devez être prêt(e) à comprendre et à entendre la situation. Le client a probablement une histoire à raconter qui explique pourquoi il n’a pas encore payé votre produit/service et il est important de lui donner l’occasion de s’exprimer.

Soyez réceptif et faites preuve d’empathie. Offrez à la personne la possibilité d’exprimer son point de vue et de dire comment elle compte gérer cette situation dans les plus brefs délais.

5. Utiliser des rappels de paiement 

Ils rendent la communication plus objective et permettent d’éviter les défauts de paiement. Déclencher des rappels par le biais des principaux canaux digitaux tels que les SMS, e-mails et Google calendar aide le client à se préparer et à éviter une future relance. 

6. Maintenir un ton impersonnel 

Une conversation impersonnelle pour facturer un client présente plus de professionnalisme et indique clairement au client qu’il n’y a pas de problème direct, mais plutôt un problème qui doit être résolu et que vous êtes disposé(e) à le résoudre.

Engagez un dialogue direct sans vous concentrer sur les problèmes personnels du client. Montrez qu’il s’agit d’un processus de facturation courant et qu’il n’y a aucune raison d’être géné.

7. Avoir une politique de crédit bien structurée

Les modalités telles que la carte de crédit, le chèque et les paiements en plusieurs fois sont plus abordables et accessibles pour le client. Cependant, elles doivent être bien définies dans la politique de crédit de votre business. 

Expliquez clairement au client les différentes conditions pour chaque modalité de paiement afin qu’il puisse s’organiser et s’actualiser. Ces informations permettent d’éviter les futurs problèmes et aident à la programmation financière. Vous recevrez ainsi le montant dû à la date convenue. 

8. Utiliser les bons canaux de communication

Il ne s’agit pas ici de relancer votre client sur tous les réseaux sociaux. Chaque canal de communication exige une stratégie propre, qui doit être adaptée en fonction du sujet en question.

Il est important de rappeler que ce type de conversation serait inadéquat sur un réseau social ‘’personnel’’, vous devez aussi respecter les horaires.

Concentrez-vous d’abord sur un contact plus formel par e-mail. Vous comprendrez par la suite quelles autres approches seront nécessaires. 

9. Négocier 

Comme nous l’avons dit précédemment, savoir négocier est fondamental car c’est de cette manière que les clients se rendent compte de l’importance de votre travail. Ils reviendront donc vous voir. 

Il s’agit d’une manière intelligente d’éviter les défauts de paiement et de continuer le travail plus tranquillement. Ce qui génère des avantages pour les deux parties. 

Les conditions spéciales, les réductions, les paiements en plusieurs fois et d’autres méthodes de paiement plus souples peuvent être une excellente solution si vous constatez que la relance de facturation n’aboutit pas;

Discutez avec votre client et cherchez à comprendre ce qui pourrait lui convenir sans perdre votre intérêt en tant que professionnel.

Vous êtes prêt(e) à appliquer ces conseils ? 

Dans cet article, vous comprendrez que le processus de relance est délicat pour les deux parties et qu’il faut être très vigilant lors du recouvrement. 

Privilégiez toujours l’éducation, soyez impersonnel, explorez les canaux de communication selon votre audience, écoutez le client et gardez-le informé sur les conditions de paiement disponibles. 

Soyez serviable mais assurez-vous d’être ponctuel(le) lorsqu’il s’agit de relancer un client pour un paiement qui n’a pas été effectué. 

Enfin, la négociation peut être le moyen précieux d’éviter les défauts de paiement et de maintenir la satisfaction du client.