Central de Colaboradores: cómo montar un equipo con autonomía y seguridad

Si eres es un emprendedor digital que tiene en mente hacer crecer su negocio, aumentando los ingresos y diversificando las ventas, es muy probable que tengas que montar un equipo con profesionales, ya sea contratados o freelancers.

Entendemos que, para crecer, es fundamental delegar algunas actividades y enfocarse en el desarrollo del proyecto, buscando nuevas alianzas y tomando decisiones que influencian directamente en los resultados del negocio.

Por eso hay equipos de los más diversos tamaños y perfiles enfocados en trabajar como Productores o Afiliados.

Para que tengas una idea, existen desde negocios que cuentan con sólo dos personas en el equipo, responsables de todos los procesos de creación, promoción y soporte de un producto, hasta empresas con profesionales abocados al desarrollo, soporte, diseño, copy, finanzas y muchas otras áreas.

Independientemente de cuál sea el tamaño de tu equipo, a partir del momento en que pasas a tener más de una persona trabajando en tu negocio, la seguridad y la practicidad pasan a ser tus preocupaciones.

En este artículo aprenderás cómo utilizar la Central de Colaboradores, una herramienta de Hotmart que ofrece seguridad y rapidez para que tú y las personas que trabajan en tu negocio tengan tranquilidad y autonomía para hacer su trabajo.

Por eso, si piensas en expandir el equipo o dividir las demandas de tu negocio digital con otros, lee hasta el final y descubre cómo la Central de Colaboradores puede ayudarte.

¿Qué es la Central de Colaboradores?

La Central de Colaboradores es una herramienta creada para que más de un usuario de Hotmart pueda realizar acciones en una cuenta específica.

En ella es posible dar atribuciones a los asistentes que te ayudarán en la atención a tus clientes y en la configuración de tus productos, además de elegir lo que estarán autorizados a efectuar cada uno de ellos y la información a la que tendrán acceso.

Además de los asistentes que brindan asistencia a los clientes, también puedes configurar accesos enfocados en tu gerente de Afiliados o profesional de TI, que a menudo necesitan utilizar algunas informaciones de tu cuenta.

En la práctica, a través de la Central de Colaboradores logras proporcionarle a cada integrante de tu equipo el acceso sólo a los datos relevantes para su trabajo, protegiendo tus informaciones bancarias y las acciones que consideres que son sólo apropiadas para ti.

¿Cómo montar un equipo en la Central de Colaboradores?

El primer paso para usar la Central de Colaboradores es ser una persona jurídica en Hotmart. Para ello, registra el número de identificación fiscal en Hotmart yendo a tus Datos de cuenta.

Si tu cuenta ya está configurada como Persona Jurídica, accede al menú Herramientas y haz clic en Central de Colaboradores:

En el siguiente paso crearás el Perfil de Colaborador, es decir, tú definirás qué acciones un determinado miembro de tu equipo estará en condiciones de ejecutar.

Por ejemplo, si tu colaborador trabajará sólo llevando a cabo la asistencia a los clientes, no hay motivos para que pueda acceder a algunos informes o poder retirar tus comisiones, ¿no es cierto?

Más adelante explicaremos cada uno de los permisos y cuáles son los más adecuados para cada tipo de colaborador.

Y, por último, selecciona qué asistente tendrá ese perfil, haciendo clic en la pestaña Mis Colaboradores.

No olvides, por supuesto, de insertar la dirección de email que tu colaborador utiliza para acceder a Hotmart.

Listo, tu colaborador ya está añadido. Si quieres borrarlo o editar sus permisos, basta con hacer clic en los botones que están a la derecha y elegir la acción que desees.

¿Cómo accederá tu colaborador a la Central?

Para que tu equipo acceda a los permisos que has habilitado, se debe ir al menú superior y hacer clic en Central de Colaboradores.

A partir de ahí, tu equipo ya tendrá acceso a los datos y acciones que has habilitado en tu cuenta. En la siguiente imagen, mi usuario cuenta con dos opciones de cuenta:

¿Qué significa cada permiso?

Ahora que ya sabes cómo agregar a tu equipo en la Central de Colaboradores, vamos a explicar cuáles son los permisos más adecuados para los perfiles más comunes de profesionales.

En realidad, sabemos que tú defines cuáles son las demandas tan pronto como contratas a alguien para hacer un trabajo determinado, ¿verdad?

En la Central de Colaboradores puedes crear perfiles con permisos para cada responsabilidad. Por ejemplo, puedes crear un perfil para Soporte, habilitando sólo los recursos pertinentes a esa función y, cada vez que alguna nueva persona llegue a asumirla, basta con asignarla a la función que ya se ha creado.

Para facilitar tu trabajo, seleccionamos algunos de los perfiles más comunes y qué permisos generalmente combinan con la función. Puedes utilizar esta combinación para empezar a usar la Central de Colaboradores aún hoy. Observa:

1) Perfil Soporte

Para los colaboradores que van a ejercer la función de asistencia a los compradores, los permisos más importantes son los relacionados con Compras. Además de estas acciones, y para que el asistente posea una mayor autonomía, se recomienda habilitar algunos informes. Ve a continuación la opción que debes habilitar si creas una opción de perfil para tu asistente de soporte.

• Otros:

Gestionar Suscripciones

• Mis Productos:

Ver Productos

• Compras:

Reenviar Notificaciones

Reenviar Emails de Compras

Emitir Pagos en Efectivo

Solicitar Reembolsos

Cambiar email del Comprador

Buscar por Compras

Buscar Ventas por Período

• Informes:

Ver Informe de Recuperación de Compras

2) Perfil Técnico

Si tienes personas en el equipo responsables de configurar tu negocio con las herramientas de Hotmart, lo ideal es que tengan acceso a la mayoría de nuestras herramientas. A continuación se muestra una opción de perfil que puedes crear para el colaborador responsable de la configuración de tu negocio:

• Herramientas:

Gestionar Configuraciones de Checkout

Gestionar DRM social

Gestionar Embudo de Ventas

Gestionar Listboss

Gestionar Hotleads

Gestionar Páginas alternativas

Gestionar API y Notificaciones

Gestionar Checkout Personalizado

• Informes:

Ver Informe de Ventas por Origen

Ver Informe de Ventas por Origen de Checkout

3) Perfil Financiero

Para los profesionales que van a cuidar la salud financiera de tu negocio es necesario habilitar informes financieros y acciones necesarias para su trabajo. Ve a continuación una opción de perfil que puedes crear para el colaborador que se ocupará de las cuestiones financieras:

• Recibos:

Enviar recibos

• Informes:

Ver Informe de Formas de Pago

Ver Informe de Ingresos por Coproducción

Ver Informe de Ingresos por Ubicación

Ver Informe de Resumen Anual de Ingresos

Ver Informe de Comisiones

Ver Informe de Ingresos por Producto Detallado

Ver Informe de Pagos a Afiliados

Ver Informe de Importes recibidos como Afiliado

• Retirada:

Retirar

4) Perfil Gerente de Afiliados

El Gerente de Afiliados es la persona que sabe cómo administrar a los Afiliados de un Productor. Este profesional es el puente de contacto entre el Productor y los demás Afiliados. Además, el Gerente de Afiliados debe auxiliar a quien divulga el producto a optimizar sus estrategias. Ve a continuación una opción de perfil que puedes crear para tu Gerente de Afiliados.

• Herramientas:

Gestionar Entrega de Bonus

Gestionar Páginas Alternativas Dinámicas

• Otros:

Aprobar Afiliados

Gestionar Afiliados

• Informes:

Ver Informe de Leads de los Afiliados

Ver Informe de Rendimiento de Afiliados

Ver Informe de Pagos a Afiliados

Ver Rendimiento de Afiliados

¡Ahora es tu turno!

Con estas informaciones tendrás la posibilidad de dejar tu proyecto más profesional y el flujo de trabajo entre tú y tus colaboradores más dinámico y seguro. Por supuesto que puedes definir los permisos de acuerdo con lo que juzgas necesario para cada colaborador, pero lo más importante es no dejar de usar esta herramienta, ¿de acuerdo?

¡Recuerda que tener un equipo motivado y con autonomía es una de las piezas fundamentales para el éxito de tu proyecto!

*Este texto ha sido escrito con la orientación de Daniela Aymorés, Customer Success de Hotmart.