Conoce el Diagrama Congas de Gestión de Tareas

¿Te sientas en tu mesa a trabajar, tienes que encarar una montaña de actividades y no sabes ni por dónde empezar?… A mí me pasó, mucho, y por ello terminé desarrollando la herramienta que te presento ahora: el Diagrama Congas de Gestión de Tareas. 

Se trata de un sistema de distribución de actividades que te ayudará a cambiar dicho escenario, y tanto más cuanto más compleja sea la masa de tareas que tengas que administrar.

Sistemas de gestión de tareas hay muchos y eficientes, pero ni que decir que en un asunto como este no existen las panaceas, también hay muchas personas que ya son perfectamente eficaces sin ellos, gracias, e incluso existen individuos, como es el caso de un buen número de artistas, que son altamente caóticos y al mismo tiempo producen obras totalmente extraordinarias. 

Tampoco la falta de organización es, por supuesto, el único agente de desequilibrio a la hora de trabajar, aunque sí uno de los más importantes.

En cualquier caso, si estás entre las personas que sienten que les gustaría tener un poco más de estructura en su sistema de trabajo, aquí tienes esta propuesta. 

Gestión de Tareas: el principio de los cinco grandes núcleos de acción

El Diagrama Congas de Gestión de Tareas se basa en la idea de que la mente de un individuo consigue administrar de manera eficaz hasta cinco grandes núcleos de tareas a lo largo de un día.

Planteado esto, voy a hablar un poco sobre Jerry González, percusionista puertorriqueño y uno de los mayores nombres del jazz latino. 

Y ahora te dirás: “Estupendo, pero, ¿qué hace un hombre como él en un artículo como este?…”.

Bueno, observa el siguiente video:

Podrás ver que está tocando… cinco congas, esto es, que está administrando cinco núcleos de acción. 

Observa también que de las cinco, la que está más cerca de su cuerpo constituye un centro organizador del movimiento, sus manos se proyectan y retraen con relación a las otras partiendo de ese centro.

El hecho de que el artista tenga bien interiorizada en su mente esta estructura de  cinco núcleos le permite aplicar la energía sobre ellos de una manera extremamente eficaz, con un alto nivel de control. 

Puede distribuir los golpes de manera uniforme en todos los tambores, o concentrarse un tiempo en el primer tambor, o en el segundo y el cuarto, etc. 

Además, tiene la capacidad de tocar de forma lenta y tranquila o acelerar a fondo, y el movimiento siempre fluye, siempre es armónico.

El Diagrama Congas de Gestión de Tareas aplicado a un sistema de carpetas de computadora

Veamos ahora cómo puede aplicarse esta imagen al sistema de carpetas en una computadora, que podría ser, por ejemplo, el del director de una empresa de producción:

Podemos ver aquí 5 carpetas principales, cinco grandes núcleos de tareas (cuyo nombre bien puede escribirse en mayúsculas).

Claro que cada una va a contener sus debidas carpetas y archivos, pero algo que también puedes hacer es crear subcarpetas fuera de las carpetas principales, jerarquizándolas a través de un sistema de numeración del tipo 1 / 1.1. / 1.1.1., etc.

Pero se trataría de crear estas subcarpetas apenas para las tareas o actividades que realizas con mayor frecuencia. El objetivo de esto es llegar a los archivos que necesites con el menor número de clics posible.

Sistema de carpetas con estructura de árbol

La estructura de carpetas descrita en el punto anterior bien puede compararse a la de un árbol que va generando ramas a partir de su tronco. Así, cuando este crece, crece la estructura, no el caos.

Obtenemos entonces lo que se llama una estructura “dimensionable”, esto es, que crece y no se desintegra durante el proceso. 

De esta manera, a lo largo del tiempo podrás ir acumulando tantos archivos, carpetas y proyectos como sea necesario sin que te pierdas en una masa desordenada y sin forma de documentos, siendo que para llegar a cualquiera de ellos conseguirás hacerlo siempre con pocos clics. 

Verás que consigues encontrar incluso aquel documento que creaste hace tanto tiempo, que no consigues localizar usando el motor de búsqueda de tu sistema operativo porque ni siquiera te acuerdas bien de su nombre, pero como ya lo pusiste en su debida carpeta siguiendo un criterio racional, en seguida viene el “¡Ah, mira! ¡Está aquí!…”.

Diagrama Congas de Gestión de Tareas aplicado a un sistema de softwares

Otra posible manera de aplicar el diagrama es hacerlo sobre un conjunto de softwares.

Voy a poner como ejemplo el sistema de softwares que utilizamos en el equipo de Traducción y Localización de Hotmart, donde actúo.

Aquí, el modelo de trabajo que cada individuo de un equipo de Traductores necesita administrar en su día a día es complejo. Observa:

El Software de gestión de equipos y tareas es, por supuesto, el centro organizador de la estructura. 

Por él se reciben los pedidos de traducciones, que se irán distribuyendo a los miembros del equipo. 

Luego tenemos dos “congas”, las mayores, que concentran la masa de los textos de traducción, y otras dos menores que se centran en la comunicación, externa e interna.

El hecho de asignarle a cada “conga” un tamaño diferente también permite jerarquizar visualmente los núcleos de trabajo. 

El criterio para definir el tamaño de cada una es personal: se podrá tener en cuenta su número de documentos, la frecuencia con que se actúa en ella, su importancia en términos de resultados para la empresa, etc.

Efectos del Diagrama Congas de Gestión de Tareas sobre la mente

El Diagrama Congas es básicamente una imagen que actúa como una herramienta mental. 

Una de sus funciones más importantes es, claro, ayudar a aumentar la productividad de un proceso de trabajo, pero personalmente pienso que su principal valor consiste en el estado de equilibrio emocional que también ayuda a conseguir mientras la persona está trabajando.

Siguen, pues, algunos de los posibles efectos sobre el propio estado mental que su aplicación favorece:

El Diagrama Congas permite que lo que antes podía percibirse como un tsunami de tareas que se le echaba a uno encima, pase a verse como una estructura definida, con partes distinguibles, donde se puede centrar la atención sin miedo en ciertos puntos, en ciertos momentos y por el tiempo necesario, trayendo esto como resultado natural una reducción inmediata de los niveles de ansiedad.

La reducción del estrés permite, a su vez, recuperar aquel estado donde tanto la mente como el ojo perciben las cosas de forma más clara.   

Sin estrés y con claridad mental la acción se hace más centrada y coherente, se libera un alto nivel de energía y adquirimos además la capacidad de actuar de manera ágil.

Nuestra energía ya no está siendo succionada por la ansiedad, recordando que los estados de ansiedad la agotan muy rápidamente. 

Seguramente, alguna vez ya habrás tenido la experiencia de notar que, para un mismo volumen de trabajo realizado a lo largo de un día, si actuaste bajo un intenso estrés terminaste el día con un cansancio mucho mayor.

Y, en fin, la suma de todo esto también permite que mientras estamos gestionando nuestras tareas sintamos placer, favoreciéndose así la entrada en lo que la psicología de la felicidad describe como “estado de flujo”.

Este estado de flujo es el estado mental en el que puede actuar, por citar algunos ejemplos, un pintor cuando está pintando, un escritor cuando está escribiendo, un matemático cuando está inmerso en la solución de un problema, un atleta cuando está concentrado en su carrera, etc.

El estado de flujo suele darse cuando la tarea es desafiante y exige pericia pero la persona siente placer mientras la ejecuta, estando su mente altamente concentrada, en el aquí y el ahora. 

Si quieres un buen ejemplo visual (y sonoro), observa otra vez atentamente a Jerry González en la ejecución de su música, lo que está haciendo es muy complejo pero no sufre en absoluto, sino todo lo contrario: actúa en un estado que combina el entusiasmo y el autocontrol. 

Este artista vale también como ejemplo máximo de alguien que realmente ama lo que hace. Para ilustrarlo, voy a contar ahora una pequeña anécdota sobre él:

Durante una época viví en Madrid, y en una ocasión fui a un concierto suyo en uno de aquellos glamurosos clubs de jazz madrileños. 

Ese día, Jerry estaba enfermo de hepatitis y sus fuerzas estaban casi reducidas a cero, con fiebre, con un malestar terrible. Pero un momento antes de salir al escenario -me dijeron- les dijo a sus músicos: “Si esta noche me muero, primero quiero tocar…”.

Ni siquiera consiguió tocar las congas con las manos, no tenía fuerzas, tuvo que pedirle unas baquetas al baterista y tocar con ellas, pues eso le permitía cansarse menos. 

Fue uno de los conciertos más mágicos que he presenciado en mi vida.

Dicho esto, si quieres saber más sobre el estado de flujo y la psicología de la felicidad, esto es, aquella área de la psicología que no se centra tanto en estudiar las enfermedades mentales sino en conocer qué es lo que le permite al ser humano estar bien, un buen referente puede ser la obra del psicólogo búlgaro Mihaly Csikszentmihalyi, quien ideó el concepto mismo de estado de flujo.

El estado de flujo y el Mantra IV de Hotmart: Luchar por el estado del arte

El concepto de estado de flujo tiene, además, total afinidad con el Mantra IV de Hotmart: “¡Lucha por el estado del arte!”. 

Nota: Para quien no lo sabe, los Mantras de Hotmart son una lista de 10 ideas del ámbito empresarial que constituyen los pilares de la cultura de nuestra empresa.

Pero, ¿qué es eso de “estado del arte”? 

Se trata de aquel estado en que el autor de una obra, del tipo que sea, alcanza la maestría, y la obra alcanza a su vez el estado de obra maestra.

Una palabra especialmente importante de la frase “¡Lucha por el estado del arte!” es la palabra “lucha”, que nos recuerda que alcanzar la perfección de la obra es un proceso, un proceso que exige esfuerzo y perseverancia, esto es, lucha.

Por cierto, nadie necesita ser un genio del arte para experimentar tales estados, todo esto puede ser experimentado por un albañil, un contable, un profesor, un limpiador, un ingeniero, etc., o, en definitiva, por cualquier persona bien motivada para hacer su trabajo.

Propuesta de aplicación

A partir de aquí, no me queda más que invitarte a que hagas el experimento de aplicar el Diagrama Congas de Gestión de Tareas sobre tu proceso de trabajo.

Como ya te he comentado antes, se trata de una herramienta, pero, ¿qué es en definitiva una herramienta? Nada más que un objeto que aplica fuerza sobre otro y modifica el estado del segundo. 

Así, cuando, por ejemplo, tomamos un destornillador y aplicamos fuerza con él sobre un tornillo, el tornillo gira.

Lo mismo pasa aquí, el Diagrama Congas es una herramienta, aunque una herramienta mental, y cuando se aplica sobre una masa de tareas, su efecto mecánico consiste en que estas simplemente se estructuran, se armonizan, y la eficacia durante el trabajo aumenta.

Por otro lado, aplicarla te va a exigir un cierto esfuerzo, claro. Pero… ¿cuándo no ha exigido esfuerzo estructurar lo desestructurado?

Si te animas, bueno, te propongo empezar por aquí: fíjate en su gráfico, interiorízalo bien, y aplícalo, por ejemplo, en el sistema de carpetas de tu computadora. 

La primera consecuencia de este ejercicio es que te obligará a hacer un análisis completo de toda tu materia de trabajo, te exigirá ejercitar tu raciocinio para agrupar los archivos y carpetas por grupos de la misma naturaleza, te obligará a decidir qué es importante para ti y qué no, te dará una imagen nítida del todo.

Mover toda esa masa de documentos llevará un tiempo, dependiendo de su tamaño puede que algunas horas, o quien sabe si días. 

Entonces, no hace falta preocuparse por correr, basta con empezar por lo más importante y/o urgente. No es posible mover una montaña de un empujón, eso se hace tomando una piedra de cada vez, hasta que no te das cuenta y ya está hecho.

El resultado será que, una vez terminado el ejercicio, a la hora de encarar el trabajo tendrás aquella sensación de fuerza y dominio que un jinete tiene sobre un caballo bien domado.

¿Te ha interesado el tema de la gestión de tareas y quieres aprender más sobre él? Aquí tienes otro de nuestros artículos relacionados: ¿Cómo hacer una buena gestión del tiempo y aumentar tu productividad?