¿Qué es una PO y cómo gestionarla en tu negocio digital?

Si tienes un negocio digital, implementar PO’s puede hacer que tu gestión de compras y contrataciones sea más organizada, clara y profesional, ayudándote también a tener control sobre tus gastos y a optimizar el uso de tus recursos.

Una PO o Purchase Order (orden de compra), es un documento que detalla lo que vas a comprar, cuándo lo recibirás y cuánto costará.

En otras palabras, es una herramienta que asegura que tanto tú como tus proveedores estén alineados en cada transacción. Aunque este proceso se usa comúnmente en negocios tradicionales, también puede ser de gran ayuda si eres un emprendedor digital o creador de contenido.

En este artículo, te explicaremos qué es una PO, sus beneficios, cómo implementarla en tu negocio digital y algunas mejores prácticas para aprovecharla al máximo.

¿Qué es una PO (Purchase Order)?

Una PO o Purchase Order, conocida en español como orden de compra, es un documento que emite un comprador a un vendedor para especificar qué productos o servicios desea adquirir, en qué cantidad y bajo qué condiciones.

Por ejemplo, si tienes un negocio digital de infoproductos y necesitas contratar servicios externos, como un diseñador para crear tus portadas o una plataforma para distribuir tu curso online, puedes usar una PO para detallar lo que necesitas, establecer los plazos y dejar asentado el costo acordado.

Es una manera formal de iniciar una transacción, dejando todo bien claro desde el principio.

Beneficios de usar PO’s en un negocio digital

Aunque las órdenes de compra (PO) son más comunes en los tipos de emprendimientos tradicionales, usarlas en un negocio digital, especialmente si trabajas con infoproductos, puede ser una gran ventaja. A continuación, te contamos algunos de los beneficios más importantes de implementar PO’s en tu día a día.

Claridad en las transacciones

Si contratas a un especialista en marketing para promocionar tu ebook, por ejemplo, una PO te permite dejar todo bien claro desde el principio: qué estás comprando, a quién, por cuánto y cuándo lo vas a recibir.

Tener estos detalles por escrito evita malentendidos y ayuda a que ambos lados sepan exactamente qué esperar.

Mejor control de tus finanzas

Uno de los mayores desafíos al emprender un negocio digital es tener claro en qué se está yendo tu dinero y con las PO’s, puedes llevar un registro exacto de lo que gastas en cada parte de tu negocio.

Ya sea para la creación de un nuevo curso, los anuncios para tu próximo lanzamiento o el pago de plataformas, tener todo organizado te permite ver cómo se está utilizando tu presupuesto y si hay formas de optimizarlo.

Gestión más profesional con proveedores

Aunque en el entorno digital todo parece ser más informal, usar PO’s muestra que eres alguien que se toma su negocio en serio.

Esto puede mejorar las relaciones con tus proveedores o freelancers, ya que genera confianza y profesionalismo, pero además, una PO bien estructurada, puede ayudarte a negociar mejores condiciones y plazos de pago, lo que a la larga beneficia a ambas partes.

Cómo crear y emitir una PO en tu negocio digital

Crear y emitir una PO (orden de compra) en un negocio digital es más sencillo de lo que crees, y aunque pueda parecer algo de grandes empresas, usar PO’s en tu negocio de infoproductos puede hacer que todo sea más organizado y escalable.

Sigue este paso a paso para crear las tuyas:

1. Define lo que vas a comprar

El primer paso es saber exactamente qué vas a comprar. ¿Contratas a un diseñador para tu curso online? ¿Necesitas un software para automatizar procesos? Anota la cantidad, el precio y cuándo esperas recibirlo.

Mientras más claro seas, mejor.

2. Usa una plantilla o herramienta

No tienes que empezar desde cero, ya que hay muchas plantillas en Excel o Google Docs, y también herramientas como UpKeep o Square que te ayudan a crear PO’s fácilmente.

Solo asegúrate de incluir lo básico: número de PO, fecha, tus datos, los del proveedor y la descripción del servicio o producto.

3. Envía y confirma

Cuando tengas la PO lista, envíala por correo o a través de la herramienta que uses, asegurándote de que el proveedor la reciba y la confirme para que ambos estén en la misma página.

4. Haz seguimiento

Lleva un registro de todas las PO que emitas, ya que así sabrás cuándo pagaste, qué se entregó y si todo salió como esperabas. También puedes organízalas por proyectos o fechas, lo que te resulte más fácil.

Implementación y mejores prácticas para el uso de PO’s

Si decides usar PO’s en tu negocio digital, es clave implementarlas de manera eficiente. Aquí tienes algunos consejos para hacerlo:

• Crea un sistema sencillo: usa herramientas simples como hojas de cálculo o plataformas como UpKeep o Square para llevar un control fácil de tus compras y contrataciones.
• Define roles: asegúrate de que alguien se encargue de crear y aprobar las PO’s, incluso si trabajas solo. Esto evita errores y asegura que todo esté revisado.
• Automatiza procesos: elige herramientas que puedan ayudarte a automatizar la gestión de PO’s, integrando facturación e inventario para ahorrar tiempo y reducir errores.
• Haz seguimiento: no te olvides de las PO’s una vez emitidas, revisando periódicamente para asegurarte de que todo se cumpla según lo acordado y buscando oportunidades de mejorar.
• Mantén la comunicación: asegúrate de confirmar los detalles con tus proveedores para evitar malentendidos y mantener todo claro.

La clave para una gestión eficiente de tus compras digitales

Implementar PO’s (órdenes de compra) en tu negocio digital puede ser un cambio sencillo, pero de gran impacto, ya que estas herramientas te ayudan a organizar mejor tus compras, mantener claras las expectativas con proveedores y tener un control preciso sobre tus gastos. 

Ya sea que trabajes con freelancers, contrates servicios de marketing digital o adquieras herramientas y software para tu negocio, saber qué es una PO e implementarla al momento de la transacción, te asegura que todo quede bien documentado, evitando malentendidos y facilitando el seguimiento.

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