NFS-e: como emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

Se você quer entender de uma vez por todas o que é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), separamos tudo o que você precisa saber neste artigo.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é o documento que comprova a prestação de um serviço por uma empresa. Ela existe digitalmente e é gerada pelas prefeituras (ou pela Receita Federal).

O objetivo dessa nota é facilitar a vida de quem empreende, permitindo que tudo seja feito pela internet, sem aquela pilha de papel.

Só que falar de nota fiscal de serviço eletrônico também é falar de impostos, contabilidade e legalização, assunto que costuma gerar muitas dúvidas. A boa notícia é que você não precisa ficar refém de sistemas instáveis e problemas de prefeitura: o mercado já oferece alternativas pra tornar a emissão de NFS-e mais simples. Vem com a gente entender melhor.

O que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?

Nota Fiscal de Serviço Eletrônico é um documento virtual que certifica uma operação de prestação de serviço.

Ela é emitida sempre que há uma transação entre comprador e vendedor, seja no ambiente físico ou digital, e ainda pode ser usada como recibo com validade jurídica e fiscal.

Com o modelo eletrônico, não é mais necessário gerar a nota em papel, o que representa economia significativa com material físico, gráfica, estoque e espaço de armazenamento.

No caso da NFS-e, a emissão é feita pelo site da prefeitura do município onde a empresa prestadora está sediada. Todas as cidades brasileiras já aderiram ao documento digital, cada uma com seu próprio sistema e modelo.

Além da NFS-e, existem outros tipos bem usados no Brasil, como a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônico (NFC-e).

Como funciona a emissão de NFS-e?

Hoje, a emissão de NFS-e pode ser feita de algumas formas:

1. Pelo portal da prefeitura

Você pode emitir a nota direto no site da prefeitura onde o serviço foi prestado.

O principal desafio é que os órgãos municipais não têm um padrão de emissão: pode ser exigido certificado digital, login e senha e muito mais, já que cada prefeitura tem autonomia pra criar suas próprias regras. Mas, de forma geral, é preciso fazer um credenciamento da sua empresa no site da prefeitura.

2. Pelo Portal Nacional da NFS-e

O Portal Nacional foi criado para unificar e facilitar a emissão de NFS-e em diversos municípios do Brasil, eliminando a necessidade de usar portais separados por prefeitura. Tá, mas quem deve usar o Portal Nacional?

O Portal Nacional não é exclusivo para MEI, na verdade, todos os prestadores de serviço estão progressivamente sendo obrigados a migrar para este novo padrão, incluindo:

• Microempreendedores Individuais (MEI) — obrigados desde setembro de 2023;
• Optantes do Simples Nacional;
• Profissionais liberais (contadores, consultores, engenheiros, etc.);
• Outras categorias de prestadores de serviço;
• Diferentes regimes tributários (Lucro Real, Lucro Presumido, etc.).

Migração gradual por município:

Cada prefeitura segue seu próprio cronograma de migração para o Portal Nacional. Enquanto sua cidade não migrar totalmente, você pode continuar usando o sistema municipal tradicional. O ideal é acompanhar os comunicados da sua prefeitura sobre o cronograma de adesão.

Como funciona:

Ao se cadastrar no Portal Nacional da NFS-e, você preenche os dados necessários uma única vez e consegue emitir notas para diferentes municípios sem precisar manter cadastros separados em cada um. Depois do cadastro, você acessa o sistema de emissão e já pode começar a gerar suas notas.

Benefícios da centralização:

• Uma única plataforma para múltiplos municípios;
• Padrão XML unificado (em vez de variar de cidade para cidade);
• Menos burocratização e maior praticidade.

3. Software de automação fiscal

Outra forma eficiente de emitir notas fiscais de serviços é usando um software que automatiza esse processo. Assim, você não precisa preencher os dados e emitir as notas uma por uma, e sobra mais tempo pra focar em tarefas estratégicas do negócio.

4. Emissores gratuitos

Os emissores gratuitos são outra opção pra emitir NFS-e. O Sebrae, por exemplo, oferece um emissor gratuito voltado pra pequenos negócios, que pode ajudar quem está começando.

Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?

A principal diferença entre a Nota Fiscal Eletrônica e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos é o tipo de transação documentada.

A NF-e é gerada na compra e venda de produtos em empreendimentos físicos ou virtuais. Já a NFS-e é emitida quando há prestação de serviço.

Esse ponto é o ponto de partida pras demais diferenças entre os dois documentos, incluindo os impostos envolvidos. A NF-e foca na arrecadação do ICMS, regido pela legislação estadual, por isso é emitida pela Secretaria de Fazenda de cada estado. Já a NFS-e arrecada o ISS, de âmbito municipal, por isso é emitida pela prefeitura.

Quais são os benefícios da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

A NFS-e traz diversos benefícios pro seu negócio, como:

• Redução de custos com papel e armazenamento de espaço físico;
• Validade jurídica e fiscal;
• Menos chance de erro em tarefas repetitivas;
• Processo burocrático e tributário mais simples;
• Automatização da remessa;
• Transações realizadas com segurança;
• Melhor controle do negócio, já que dá pra visualizar relatórios das notas emitidas conforme suas vendas.

Quem deve emitir uma NFS-e?

Toda empresa que comercializa produtos ou serviços tem obrigação de emitir nota fiscal. Isso só não acontece quando há autorização por lei, o que é bem raro.

No caso da NFS-e, ela deve ser usada sempre que há prestação de serviço, independentemente do tamanho, regime tributário e tipo de negócio.

Ou seja: empresas do Simples Nacional, Empresa de Pequena Porte (EPP), Lucro Real, Lucro Presumido, MEI (em alguns casos) e até pessoa física devem emitir o documento fiscal.

Quem empreende no digital, seja MEI ou pequena e média empresa, não foge dessa regra: se você presta serviço pra outra empresa, precisa emitir Nota Fiscal Eletrônica de Serviço obrigatoriamente. Quem vende pela internet costuma usar NFS-e. Alguns exemplos:

• mercados;
• ERP e sistemas de gestão em geral;
• empresas SaaS;
• venda de cursos online;
• venda de videoaulas;
• venda de webinários;
• venda de congressos online;
• eventos em geral.

Além disso, quem presta serviço no ambiente offline também precisa emitir NFS-e, como clínicas veterinárias, clínicas médicas, academias, faculdades, cursinhos e escritórios.

Atenção: se você não emitir as notas fiscais do serviço prestado, corre o risco de ser penalizado com multas e taxas de parcelamento. E vale lembrar que sonegar impostos é crime, podendo levar o responsável, em casos extremos, até a ser preso.

Como calcular os impostos da nota fiscal de serviço?

O cálculo é simples: basta multiplicar a alíquota pelo valor do serviço prestado.

Só que é preciso diferenciar esse cálculo conforme o regime tributário da sua empresa e a legislação do município onde ela está sediada. Por exemplo: se sua empresa é do Simples Nacional, a alíquota é uma; se é do Lucro Presumido, é outra.

O ideal é sempre contar com a ajuda de um contador pra entender cada detalhe dessas diferenças.

Como cancelar uma NFS-e?

Você pode cancelar uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica pelo site da prefeitura, na mesma plataforma onde ela foi emitida.

Normalmente, essa opção fica num guia chamado “Cancelamento de NFS” no site da secretaria de fazenda do município. Depois, é preciso aguardar a autorização do cancelamento, e esse prazo pode variar de cidade pra cidade. Outra forma mais eficaz é automatizar esse processo com um sistema de NFS-e eficiente.

Cancelar uma NFS-e é comum quando há estorno, reembolso ou garantia incondicional envolvidos, o que torna necessário cancelar o documento pra não pagar impostos adicionais.

Atenção: o cancelamento depende exclusivamente da prefeitura, que pode autorizar ou rejeitar o pedido. Cada prefeitura tem suas próprias regras e prazos: algumas permitem cancelar em até 24 horas, outras nem permitem essa ação.

Quais termos você deve conhecer para emitir a NFS-e?

Ao lidar com NFS-e, você vai se deparar com alguns termos importantes pra não ter problemas na emissão. Confira.

Certificado Digital

O certificado digital representa a identidade de uma pessoa física ou jurídica na hora de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, ou até assinar um contrato digital. Ele tem validade jurídica e fiscal, funcionando como uma assinatura.

O dispositivo garante segurança e integridade aos dados na hora de emitir a NFS-e. Algumas prefeituras podem não exigi-lo, mas essa é a realidade da maioria delas, então vale sempre ter o seu.

Existem dois modelos: o A1, um arquivo digital instalado na máquina ou direto no emissor de NFS-e, com validade de 1 ano; e o A3, um dispositivo físico ou token, parecido com um pen drive, com validade de 1 a 3 anos, que precisa estar sempre conectado ao computador.

O uso do A1 é o mais recomendado: ele garante segurança, praticidade e permite automatizar totalmente a emissão de NFS-e, algo que não é possível com o A3.

RPS

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento usado quando há algum problema pra gerar a nota fiscal, como falta de luz ou de internet. É bastante usado por hotéis, academias, escolas e estacionamentos, já que o cliente geralmente não pode esperar pelo documento.

O RPS serve como alternativa à geração da NFS-e, entregue ao cliente de forma ágil, mas não substitui a nota fiscal de serviço: é só uma solução emergencial. Por isso, o RPS precisa ser convertido em nota fiscal dentro do prazo definido por cada prefeitura.

Atenção: nem todas as prefeituras permitem o uso do RPS, e algumas bloqueiam a geração imediata da NFS-e. Não existe um modelo padrão no país, então isso depende de cada órgão municipal. O RPS é numerado e deve ser impresso em duas vias: uma pra sua empresa e outra pro cliente.

Dados de competência e dados de emissão

Os dados de competência correspondem ao dia em que o serviço foi prestado, uma particularidade que varia conforme a prefeitura, mas que a maioria delas usa. Já os dados de emissão dependem do momento exato em que a NFS-e foi enviada ao sistema da prefeitura, e essa informação não pode ser alterada.

É possível enviar uma nota fiscal à prefeitura hoje com data de competência do mês passado, por exemplo. Em alguns casos, o órgão municipal permite diferença de até 10 dias entre os dados de emissão e os de competência, sempre dentro do mesmo mês. Quem oferece emissão automática de NFS-e pros seus clientes precisa ficar especialmente atento a esses dados, dado o volume de notas processadas.

XML

O XML (Linguagem de Marcação Extensível) é um formato de arquivo pra documentos organizados hierarquicamente. Ele é emitido junto com a nota fiscal eletrônica, e o cliente costuma receber a nota em formato XML, que pode ser convertida em PDF.

A legislação vigente obriga que as notas fiscais sejam armazenadas por pelo menos 5 anos, o que serve pra garantia, troca de produtos ou serviços e eventual fiscalização da Receita Federal. Os arquivos XML não precisam ser impressos, já que o processo foi criado justamente pra reduzir custos com papel. Não existe padrão nacional: cada prefeitura brasileira trabalha com modelos distintos, e o XML é emitido pra todo tipo de nota fiscal, seja NFe ou NFSe.

Como resolver os problemas ao emitir nota fiscal de serviço eletrônico?

Se você não quer ter dor de cabeça na hora de emitir sua nota fiscal de prestação de serviço, vale a pena investir num emissor automatizado de NFS-e, que faz esse trabalho de forma totalmente automática e lida com as instabilidades que a prefeitura pode apresentar.

Com um bom sistema, é possível gerar os documentos mesmo quando os sites dos órgãos municipais estão fora do ar ou instáveis: o software tenta diversas vezes até conseguir emitir a nota. Mesmo quando a prefeitura não permite integração automática, um sistema eficiente consegue fazer a solicitação por conta própria, algo que acontece em cidades como Joinville, Barueri e Santana de Parnaíba, entre outras.

Outra facilidade é a conexão com o meio de pagamento que você já usa, como PagSeguro, Hotmart, Pagar.me, Kobana (antigo Boleto Simples) e iugu. Assim, você continua escalando seu negócio, já que a parte burocrática fica por conta do sistema automatizado.

Por que você deve emitir a NFS-e?

A nota fiscal de serviço eletrônico deve ser emitida sempre que algum tipo de serviço for prestado, seja no ambiente online, seja no offline.

É sua obrigação, como empreendedor, estar em dia com o Fisco, pagar os impostos devidos e declarar seus ganhos. Não emitir notas fiscais configura sonegação fiscal, e as consequências vão de multa a prisão, em casos extremos. Por isso, fique atento e emita seus documentos corretamente.

Se sua empresa é MEI, você não tem obrigação de gerar NFS-e pra pessoa física, mas é seu dever fazer isso pra pessoa jurídica.

Quais são os desafios da emissão de NFS-e?

Apesar de o modelo eletrônico ter revolucionado as operações fiscais no Brasil, muitos gestores ainda lidam com dificuldades que atrapalham o processo. São os principais desafios da emissão de NFS-e:

Instabilidades na prefeitura

É comum que os sites das prefeituras apresentem instabilidades, principalmente no início e no fim do mês, devido ao alto volume de documentos gerados. Isso acontece até em municípios bem estruturados: a prefeitura de São Paulo já ficou mais de 24 horas fora do ar.

Imagine o prejuízo que isso pode causar? Você corre o risco de perder os dados de competência ou de emissão e ainda arcar com taxas e multas. A recomendação é nunca deixar um pedido pra última hora, mas às vezes isso é inevitável, então ter um parceiro que resolva a burocracia da nota fiscal faz diferença.

Variação do serviço prestado

Se sua empresa é SaaS e presta mais de um tipo de serviço (algo bem comum), é preciso adequar a nota fiscal a cada atividade realizada, registrando o código de serviço municipal corretamente pra cada venda processada.

Outro desafio envolve as empresas do Simples Nacional: é comum que as prefeituras exijam uma alíquota correspondente à faixa de impostos da nota. Desde as mudanças do Simples Nacional em 2018, esse encargo pode variar mensalmente, exigindo atualização constante.

Retenção de ISS

Em determinados casos, a prefeitura pode reivindicar a retenção do ISS, dependendo das particularidades do seu negócio, do serviço prestado e da localização da sua sede e do seu cliente. Também é comum a exigência de cadastro local no CPOM (Cadastro de Empresas Fora do Município). Sem esse cadastro, o cliente pode não pagar o valor total do serviço e ainda descontar o imposto.

Falta de integração automática

Algumas prefeituras não permitem que a nota fiscal eletrônica de prestação de serviços seja emitida automaticamente, o que obriga a fazer a tarefa manualmente. Um software eficiente de emissão de NFS-e resolve esse obstáculo.

Mudanças sem aviso

Outro problema comum são mudanças nos sistemas das prefeituras que afetam a emissão da NFS-e, muitas vezes sem aviso prévio, principalmente quando entra uma nova gestão municipal. Nesses casos, você e sua equipe precisam entender de novo toda a documentação, e há casos em que a prefeitura substitui totalmente o sistema, exigindo integração do zero.

Permissão ou não uso de RPS

Algumas prefeituras não permitem o uso do RPS, outras exigem um modelo próprio municipal, e outras nem sabem do que se trata. Por isso, vale confirmar essa questão com sua prefeitura ou com seu contador.

Hora de emitir NFS-e!

Saber como emitir NFS-e é fundamental pra quem trabalha no mercado online, já que é esse documento que você precisa gerar pra vender cursos online, eBooks, webinars e outros produtos digitais.

Apesar de parecer complexo, com um bom sistema automatizado, você ganha tempo pra focar em ações mais estratégicas do negócio, já que o sistema cuida da parte burocrática.