¿Cómo funciona Google Drive? Aprende cómo usar esta herramienta

Antes de responder cómo funciona Google Drive, vamos a explicarte qué es. Google Drive es una herramienta de almacenamiento en la nube que ofrece una serie de aplicaciones de productividad, como editor de texto, hoja de cálculo, presentación y calendario.

Quien trabaja con la producción de contenido necesita herramientas que lo ayuden no solo en la creación, sino también en el almacenamiento y acceso a los archivos.

¿Con qué frecuencia perdemos todo el trabajo por falta de atención o funciones inteligentes que permiten guardar y hacer copias de seguridad automáticamente?

Hay docenas de herramientas en el mercado que ayudan a crear y administrar contenido. Entre ellos, Google Drive se destaca por ofrecer varias funciones en un mismo paquete. Y todo gratis.

Además de permitir la producción y almacenamiento de contenido, Google Drive también tiene la función de sincronización entre dispositivos. Así, es posible crear un archivo en una computadora y continuar editando en un smartphone o tablet, por ejemplo.

Pero esas son solo algunas de las ventajas de esta poderosa herramienta. Y, en este post, aprenderás cómo funciona Google Drive, cuáles son sus principales características y cómo empezar a explorar esta plataforma en tu negocio.

¿Vamos?

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un conjunto de herramientas que el gigante Google pone a disposición para facilitar la vida diaria de quienes necesitan producir, almacenar y acceder contenido en Internet.

Permite compartir archivos con otros usuarios, con colaboración en tiempo real, así como el intercambio de mensajes y comentarios de forma sencilla e intuitiva entre los colaboradores.

Otro punto fuerte de Google Drive es la sincronización.

Cuando trabajamos en un software offline, como Microsoft Word, estamos obligados a guardar el material cada vez que utilizamos un nuevo dispositivo. Para dar continuidad en el mismo archivo, es necesario que se haga su transferencia entre los computadores.

Con la sincronización de Google Drive, todo el contenido se almacena y se guarda en los servidores de Google automáticamente. Esto significa que es posible continuar un trabajo en diferentes dispositivos o incluso redes de Internet distintas, sin temor de perder el contenido. O incluso abrirlos en tu smartphone (si has descargado la aplicación Google Drive).

Y no estamos hablando de la sincronización solo de los archivos de texto. Las imágenes, videos y fotos se pueden sincronizar de manera automática también.

Todo el material se guarda en la nube, con total seguridad, y el usuario puede acceder cuando y donde quiera.

¿Qué incluye Google Drive?

Lo más interesante de Google Drive no es el servicio de almacenamiento de archivos en sí, sino todo el conjunto de aplicaciones que ofrece de forma gratuita a personas físicas o a bajo precio para empresas.

En el mismo lugar, puedes acceder a las siguientes herramientas:

• Gmail: uno de los clientes de email más populares en Internet;
• Drive: almacenamiento y sincronización de archivos en la nube;
• Documentos: editor de texto, similar a Microsoft Word;
• Hojas de Cálculo: editor de hojas de cálculo, como Microsoft Excel;
• Presentaciones: editor de presentaciones de diapositivas, como Microsoft PowerPoint;
• Hangouts: servicio de chat, con soporte para audio, video y compartir pantalla;
• Agenda: organizador de compromisos y tareas personales;
• Contactos: organizador de contactos y correos electrónicos.

El servicio también cuenta con otras herramientas, como el constructor de sitios web (Google Sites), herramienta de anotación (Keep), editor y administrador de formularios (Formularios), entre otros.

Sin embargo, el enfoque de este artículo estará en las herramientas de productividad: documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Si quieres saber cómo funciona Google Drive, quédate con nosotros y ¡sigue leyendo!

¿Cómo utilizar Google Drive?

Una de las grandes ventajas de Google Drive es su facilidad de uso.

Hay planes de pago, que son más completos, pero es posible explorar innumerables recursos de manera totalmente gratuita. Incluso los planes de pago tienen precios asequibles, sobre todo si piensas en los beneficios que ofrecen.

Para acceder al paquete de recursos de Google Drive, basta con que el usuario tenga una cuenta de correo electrónico de Gmail. Este es, en realidad, el único requisito para que cualquier persona sea capaz de empezar a disfrutar de las ventajas ofrecidas por Drive.

El acceso se puede realizar tanto por la computadora como a través de dispositivos móviles,  y para acceder a los archivos, basta con iniciar sesión con el tu email y contraseña y listo.

Ventajas y desventajas de Google Drive

Al igual que cualquier herramienta, existen ventajas y desventajas a la hora de utilizar Google Drive, pero los beneficios son realmente mucho más grandes.

1. Ventajas

En primer lugar, hay que recordar la función básica de Drive, el almacenamiento de datos. Este almacenamiento se realiza en la nube, lo que significa que todo el material sincronizado se dirige a un servidor exclusivo de Google. 

La seguridad de guardar archivos en la nube es gigante. Si hay algún fallo en el equipo físico, es fácil recuperar todo con el acceso a Google Drive desde otra computadora.

Otro punto que hace de Google Drive un gran editor en la nube es el hecho de ser una plataforma intuitiva. Incluso los usuarios con conocimientos básicos pueden aprovechar los recursos ofrecidos.

Y encima, gratis.

2. Desventajas

Pero, como no todo son flores, hay algunas desventajas que debemos mencionar.

Como buena parte de los servicios solo pueden realizarse de forma virtual, o sea, en el ambiente online, si se interrumpe la conexión a Internet, es difícil proseguir con el trabajo. 

Sin embargo, existe la opción de activar la edición sin conexión, que resuelve parte del problema. Pero hay que habilitarla antes. Clica en este link y sigue el paso a paso. Te ahorrarás muchos quebraderos de cabeza, te lo aseguro.

Herramientas disponibles en Google Drive

Ahora que ya has entendido un poco más sobre el funcionamiento de Google Drive, vamos a hablar de algunas características que esta herramienta posee para la creación de contenidos.

1. Google Docs

Google Docs es un editor de textos que funciona de un modo similar a Microsoft Word, permitiéndole a los usuarios escribir textos y realizar trabajos de las más diversas índoles. 

Sea para un proyecto de la universidad, un contrato o la redacción de un artículo publicitario, Google Docs es ideal para todos los usos.

Incluso los materiales de mayor complejidad, como un ebook, se pueden crear desde el editor de documentos de Google Docs, porque es muy fácil escribir, añadir elementos, incluir imágenes, formatear la fuente, el color y cualquier otro detalle del texto.

Al igual que Word, funciona de forma intuitiva. Pero existen ventajas proporcionadas por Docs que ningún otro editor puede presentar, como el almacenamiento en la nube y la sincronización automática, que, como sabes, son las características que lo hacen único.

Esta es una de las funcionalidades más utilizadas por quienes necesitan constantemente producir contenido para sus canales de comunicación, como sitios web, blogs y redes sociales.

Además, el hecho de poder compartir el documento y la colaboración online permiten que varias personas participen en el proceso de creación. Es posible, por ejemplo, que un profesional tenga a su cargo la creación del contenido y otro haga los cambios, revisiones y correcciones puntuales a lo largo del texto, haciendo sugerencias o modificando el contenido.

Descubre ahora el paso a paso para crear documentos en Google Docs:

1. Inicia sesión con tu cuenta de Google (Gmail) en Google Drive.
2. En la página inicial de recursos de Google Drive, haz clic en Nuevo y, a continuación, en Documentos de Google.
3. ¡Listo! Notarás que automáticamente se abrirá un nuevo documento para empezar a editar.

Para compartir este documento, haz clic en Compartir, en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Te van a aparecer estas dos opciones:

1.1. Compartir mediante link:

Donde deberás seleccionar los permisos y elegir la opción deseada (modo Lector, Comentador, Editor).

1.2. Añadir personas y grupos

Donde, además de escribir el email de las personas a las que quieres darle acceso, tendrás que seleccionar también los tipos de permiso.

2. Google Sheets

Otra herramienta que forma parte del paquete de recursos de Google Drive es el Google Sheets. Se trata de una potente aplicación de hojas de cálculo, inventada para competir de frente con Excel, de Microsoft.

Las plantillas son óptimas para la gestión de datos de los más diversos.

Al igual que ocurre en el programa de Microsoft Excel, puede aplicar fórmulas para simplificar el relleno de las hojas de cálculo.

La gran diferencia es que a Google Sheets puedes acceder directamente desde el navegador, sin la necesidad de instalar programas en tu computadora.

Además, cuenta con todas las demás funciones inherentes a Google Drive, como compartir contenido, colaboración en tiempo real y sincronización automática.

Puede ser muy útil para la realización de las más variadas tareas, como el control financiero de la empresa, cálculo del ROI (Retorno de Inversión) y otros. Contar con una herramienta de gestión es fundamental para quien necesita mantener sus actividades organizadas.

De la misma manera que has abierto un documento para crear un nuevo texto, para hacer una hoja de cálculo, simplemente vas a Nuevo> Plantillas de Google.

3. Google Slides

Google Slides es una poderosa herramienta para la creación de presentaciones.

A diferencia de los programas de diapositivas disponibles en el mercado, que necesitan instalación, Google Slides puede ser accedido directamente por Internet.

Entre las principales características de esta herramienta, podemos listar:

3.1. Interacción online con el público

Es posible transmitir la presentación de diapositivas en tiempo real con el público, pasando las diapositivas y haciendo la presentación. Al mismo tiempo, los espectadores pueden enviar preguntas a quien esté haciendo la transmisión en vivo.

3.2. Búsqueda integrada a Google

Todo el contenido que se utiliza en la confección de la presentación se puede buscar directamente en Google. Este recurso es importante, pues permite chequear fuentes y consultar las informaciones utilizadas en el material.

3.3. Colaboración online

Es posible contar con el soporte de otras personas durante la realización del trabajo. La herramienta de compartir y colaboración estimula el trabajo en equipo.

3.4. Modo sin conexión

Permite editar y cambiar el contenido incluso cuando el equipo no tiene acceso a Internet. Puede ser útil para momentos de inestabilidad en la conexión, por ejemplo.

A Google Slides también accedes en Nuevo> Presentaciones de Google.

Además de estos recursos, hay otros que también pueden ser explorados, como los Formularios Google, Google Maps, Google My Maps y Google Sites. Pero, para empezar, los tres recursos anteriores ya son suficientes.

Google Drive: ¡una poderosa herramienta para el día a día!

Como debes haber notado, Google Drive es una herramienta muy interesante para aquellas personas que producen contenido y no pueden perder tiempo.

Vale la pena hacer un tour por cada una de las funcionalidades de esta herramienta para analizar sus diferencias en comparación con los demás recursos existentes en el mercado y ver si son realmente interesantes para ti y tu negocio.

¿Y sabías que, además de Google Drive, Google ofrece otra herramienta gratuita que ayuda a quienes producen contenido a estar al tanto de los temas más populares? Así que no dudes en usar Google Trends a tu favor y aprende a usarlo en tus estrategias de producción de contenido.

Esperamos que este artículo sobre cómo funciona Google Drive te haya sido de ayuda.

¡Hasta la próxima!

Este contenido se publicó originalmente en abril de 2018 y se actualizó para contener información más completa y precisa.