¿Cómo se elabora un plan de capacitación?

Un plan de capacitación es un proceso de formación empresarial, a través del cual se le enseña al equipo de trabajo estrategias y métodos para fortalecer determinadas aptitudes y habilidades. Para elaborar uno se debe seguir una serie de pasos que consisten en evaluar las necesidades, establecer las prioridades y objetivos, crear un cronograma para su aplicación y evaluarlo constantemente hasta la certificación de los participantes.

Elaborar un buen plan de capacitación es indispensable porque, si bien existen muchos factores importantes a la hora de alcanzar los objetivos de equipo o personales, el tener los conocimientos adecuados, juega un papel fundamental.

De hecho, un plan de capacitación que cubra con todas las necesidades del departamento y cargo, aumentará notablemente el rendimiento del personal, junto con su satisfacción laboral y con ello, su compromiso.

Sabemos que elaborar un plan que cumpla con todas las expectativas no es tan sencillo como suena. Por eso, a lo largo de este post te mostraremos a detalle todos los pasos que debes seguir para crear un plan de capacitación digno de un reconocimiento especial.

¡Acompáñanos!

1. Haz un diagnóstico

Antes de decidir qué debes incluir en tu plan de capacitación interna y qué no, es indispensable que evalúes cuáles son las necesidades de aprendizaje de tu equipo de trabajo. 

Aunque parezca ser el tipo de paso del que puedes hacer caso omiso, la realidad es que esto será lo que logre que tu tiempo y esfuerzo valgan la pena. En otras palabras, no serviría de nada implementar un plan de capacitación sobre temas irrelevantes, obsoletos, o que el personal ya maneja a la perfección.

Además, debes prestar atención a qué tipo de aprendizaje predomina en tu equipo de talentos. Porque, si bien no es factible crear un plan personalizado para cada colaborador, es importante que uno solo pueda ser funcional para la mayoría de ellos.

Para asegurarte de conocer qué temas necesitan, cuáles son de su interés y qué tipo de estrategias pueden ser más convenientes para su enseñanza, utiliza todos los recursos que consideres necesarios. Puedes aplicar encuestas, hacer entrevistas y formularios, reuniones, entre otros.

2. Establece cuáles son las prioridades

Mientras haces el diagnóstico de las necesidades, es muy probable que descubras muchas más de las que tenías en mente. Y por mucho que lo intentes, incluirlas todas en un solo plan, será bastante complicado.

¡Pero no hay de qué preocuparte! En este caso, deberás establecer prioridades. Para ello, debes empezar por definir cuáles deben ser atendidas de inmediato y cuáles pueden esperar un poco más. De esta manera, podrás manejarlas en orden de importancia.

Si sientes que algunas tienen el mismo nivel de relevancia y no puedes incluirlas juntas, piensa en cuáles te ofrecerán resultados más perdurables y prioriza esas por encima de las que serán útiles solo por un corto periodo.

No obstante, recuerda que lo menos urgente también es importante y, aunque ahora sean necesidades muy pequeñas, si no se tratan con la suficiente antelación, podrán convertirse en un inconveniente de mayor magnitud que genere malestares al equipo y a la compañía.

Por eso, cuando tengas oportunidad de incluirlas en un próximo plan, ¡no dudes en hacerlo!

3. Define los objetivos

Definir los objetivos es lo que te permitirá medir la calidad de los resultados obtenidos. Si tu equipo y tú no tienen claro qué esperan lograr tras finalizar la capacitación, esta no será aprovechada al máximo. 

Para establecerlos, basta con analizar qué aspectos piensas que deberían tener una mejoría cuando todos se hayan certificado. Luego, debes transformar esos aspectos en objetivos que sean lo más específicos posible.

Procura que sean comprensibles, medibles y sobre todo, realistas. De lo contrario, si trazas metas prácticamente inalcanzables, causarás un efecto negativo en la satisfacción del equipo. Podrían sentir que sin importar cuánto apliquen lo que aprendieron en la capacitación, jamás alcanzarán lo que se espera de ellos.

Para evitarlo, asegúrate de compartir los objetivos con todo tu equipo de trabajo, y si es posible, escucha sus opiniones o ideas al respecto. Especialmente ellos pueden ayudarte a decidir qué objetivos se quedan cortos y cuáles son muy exagerados.

4. Crea un cronograma de capacitación

Al tener la seguridad de las necesidades que debes abordar y los objetivos que esperas cumplir, será momento de empezar con la mismísima elaboración del cuadro de plan de capacitación del personal. Aunque existen diferentes formas de hacerlo, aquí te dejamos una pequeña lista de lo que consideramos más importante.

• Elige el contenido: plantea todos los temas que deben ser impartidos de acuerdo a las necesidades evaluadas.
• Selecciona los métodos de enseñanza: partiendo del diagnóstico, decide de qué forma se tratarán los diferentes temas. Puedes elegir entre charlas, videos, textos, etc.
• Define el tipo de participación: de acuerdo a las necesidades de tu equipo, define si será una capacitación online o presencial.
• Escoge a los capacitadores: considerando lo anterior, debes elegir al capacitador que más se adapte. De igual forma, mantén tu mente abierta a sus ideas.
• Establece las fechas y frecuencia: procura que las sesiones de capacitación estén dentro del horario laboral y no sean demasiado extensas.

5. Inicia la capacitación

Una vez estén listos todos los preparativos y sea la fecha correspondiente, será momento de iniciar la capacitación. Pero antes, debes asegurarte de tener las siguientes previsiones:

• Ten disponible un capacitador suplente para evitar cancelar la sesión si el instructor principal tiene un inconveniente.
• Ten en mente una o más actividades para propiciar la energía, en caso de que la capacitación se esté tornando aburrida.
• Ten algunos temas o contenidos de reserva en cada sesión, para tratarlos en caso de que todo este finalizando más rápido de lo esperado.

Además, debes garantizar que todos los participantes estén al tanto de la fecha y hora de la capacitación. No esperes a que estén informados porque corra el rumor. Envía invitaciones por email o entrégalas de manera impresa, pero nunca des por sentado que todos lo saben.

Por otra parte, es imprescindible que la extensión de la capacitación sea respetada por los colaboradores y el instructor. No deben finalizar antes del tiempo pautado, y mucho menos después.

Esto no quiere decir que debas ser extremadamente estricto en cuanto a la metodología y contenido. Por el contrario, debes prestar mucha atención a la actitud del equipo durante la capacitación y estar dispuesto a hacer los cambios necesarios para hacerla más agradable y beneficiosa.

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6. Evalúa el proceso

Mientras la capacitación sigue en curso, debes mantener una constante evaluación respecto a los resultados que se están obteniendo con la misma.

Aunque es sumamente importante que las mejoras en el rendimiento sean notables, no debes pasar por alto la aceptación y satisfacción que están sintiendo los colaboradores respecto a la capacitación.

Es decir, no solo debes evaluar que los objetivos a más corto plazo se están alcanzando, sino también que quienes reciben la capacitación estén satisfechos. Solo así los resultados serán exitosos.

Sin importar si vas a evaluar el impacto de la capacitación en el negocio o en la satisfacción del equipo de trabajo, debes hacerlo con objetivos o metas que puedan ser cuantificados. De esta manera, podrás llevar un control preciso sobre los aspectos a mejorar, además de poder utilizarlos como referencia para próximas capacitaciones.

7. Certifica la participación

Aunque lo más importante de la capacitación sea la obtención de conocimientos, la certificación no se queda atrás. Esta representa el esfuerzo de cada colaborador, así como las nuevas aptitudes y habilidades adquiridas.

Si bien deben demostrarlas en tu organización, la certificación será parte de su desarrollo personal y profesional, y fomentará que estén mucho más entusiasmadas con el plan de capacitación.

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En ese sentido, siempre que puedas incluir el informe de la capacitación junto con todos los documentos concernientes a la misma, ¡hazlo! Y si quieres darle un valor agregado que la haga mucho más atractiva, trata de conseguir un aval de algún organismo o institución externa de renombre.

¿Vale la pena elaborar un plan de capacitación?

Tal vez, con todo lo anterior te estés preguntado si realmente vale la pena elaborar un plan de capacitación, ya que es un proceso proceso que implica una inversión de tiempo y estudio.

Sin embargo, siguiendo los pasos que hemos listado, conseguirás un plan de capacitación capaz de mejorar los números de tu negocio y de aumentar la felicidad de todo tu equipo de trabajo. Y si existe una combinación perfecta, ¡definitivamente es esa!

Además, ten por sentado que una vez que empieces con todo el proceso, verás que no es tan complicado. Bastará con tener paciencia, organización y sobre todo, valorar la comunicación.

Claro que, si quieres aprender más sobre capacitación empresarial, te invitamos a leer este artículo.