Guía para implementar la capacitación online en tu empresa

¿Has notado cómo los cursos de capacitación online están siendo cada vez más buscados?

Ya sea para realizar una carrera universitaria o especializarse en determinada área o adquirir un nuevo conocimiento, muchas personas han recurrido a la educación a distancia para alcanzar sus objetivos.

Dentro del mercado de trabajo no es diferente.

Las empresas están aprovechando las ventajas del entorno virtual para invertir en capacitaciones online, perfeccionar los equipos y mejorar sus resultados.

Tanto las grandes empresas como los pequeños negocios pueden beneficiarse de esta modalidad, basta con saber exactamente cómo aplicarla dentro de tu negocio.

Para saber cómo la capacitación online se puede utilizar en tu empresa, sigue leyendo el texto de hoy. ¡Vamos a explicarte todo sobre este asunto!

La importancia de la capacitación online

Antes de aprender el paso a paso para la creación de una capacitación online, es fundamental comprender la importancia de ofrecerles talleres constantes a tus colaboradores.

Invertir en las personas que trabajan contigo aumenta las posibilidades de que tu negocio alcance los objetivos deseados, además de favorecer su crecimiento individual y mantenerlos comprometidos y motivados para la realización de sus actividades.

Un emprendedor que ignora el entrenamiento de sus empleados pierde la oportunidad de alinearlos a las estrategias organizacionales y aumentar el desempeño individual, lo que genera beneficios para ambas partes.

¿Cómo implementar la capacitación online en tu empresa?

Ahora que ya sabes la importancia de invertir en capacitación online, es hora de aprender cómo implementarla.

Conoce las necesidades de tu empresa

Para que una capacitación sea realmente útil y eficiente, es necesario que satisfaga las necesidades de la empresa y de su personal.

¿De qué sirve crear una capacitación online increíble, si no le agrega ningún valor a sus beneficiarios directos, ni se ajusta a la planificación estratégica de tu empresa?

Es por eso que el primer paso para crear un capacitación online debe ser la evaluación de las necesidades de tu empresa, para que identifiques bien las competencias y habilidades que necesitan ser trabajadas en los equipos que están contigo.

Define tu público

Antes de elaborar la capacitación online, debes definir a quién será dirigida.

¿Tu entrenamiento será para nuevos empleados? ¿O estará disponible para perfeccionar y actualizar el conocimiento de los actuales?

Si tu empresa tiene varias ramas de actuación, define bien a qué áreas beneficiará este entrenamiento, para lograr elaborar el material de forma asertiva y atractiva para los participantes.

Otros datos como promedio de edad e intereses del grupo también deben ser tenidos en cuenta, ya que todos estos factores influyen en el lenguaje y en el tono que se dará a la comunicación.

Selecciona el formato

La capacitación online puede brindarse a través de videoclases, ebooks, juegos interactivos y transmisiones en vivo, por ejemplo. Son varios formatos que se pueden elegir según tu objetivo.

Sabemos, sin embargo, que el contenido en vídeo ha sido uno de los más consumidos debido a su practicidad. Esto ha hecho que las empresas inviertan bastante en ese formato para garantizar el compromiso de los empleados.

Si la idea es transformar el aprendizaje en algo dinámico e interesante, olvida los materiales con textos muy largos y que cansan al lector.

No te puedes quejar que los empleados no se adaptan a los capacitaciones si estás ofreciendo opciones poco atractivas, ¿verdad?

Elabora el guion

Ya has definido el público que va a acceder a tu entrenamiento y el formato ideal, ahora es el momento de elaborar el guion.

Este paso es importante incluso para quienes tienen dominio del contenido que será compartido. Sin el guion, corres el riesgo de olvidar informaciones importantes o puede ser que tengas dificultades para transmitir el mensaje de forma clara y objetiva.

Dividir el entrenamiento por etapas es fundamental para que los colaboradores entiendan la lógica secuencial del contenido y absorban el máximo de conocimiento.

Piensa en la información más importante, en los datos que no puedes dejar de compartir y anota todo lo que es esencial para la elaboración de tu capacitación online.

Obtén los equipos necesarios

Si optaste por hacer un entrenamiento en vídeo, necesitarás la cámara, el micrófono y un ambiente iluminado.

Para que los participantes tengan una buena experiencia y realmente se interesen por lo que está siendo compartido, es fundamental que los videos sean de alta calidad y fácilmente comprensibles.

No te preocupes si no tienes condiciones de invertir en equipos profesionales. Muchos smartphones tienen cámaras que graban en HD y pueden ser la solución para tu entrenamiento.

Edita el material

Para dejar tu capacitación online con un aspecto profesional y añadir efectos, cortes y otros elementos, será necesario editar el contenido.

Hay varios programas de edición de vídeos disponibles online que se pueden usar, como iMovie, Windows Movie Maker y Shotcut. La mayoría es de uso intuitivo y ofrece varias herramientas gratuitas que van a dejar tu material listo para su uso.

Preocúpate en dejar el audio sin distorsiones, ya que las interferencias, ruidos y sonidos bajos perjudican la experiencia de los usuarios y pueden afectar los resultados del entrenamiento.

Elige una plataforma para cursos online

El entrenamiento está listo, ahora, basta con elegir el lugar ideal para almacenarlo.

A pesar de que YouTube es una red social mundialmente conocida y de fácil acceso, es más recomendable invertir en una plataforma propia para cursos online.

Estos servicios ofrecen herramientas que facilitan tanto la experiencia de quienes almacenan los vídeos como la de los usuarios.

Disponen de recursos variados que posibilitan la interacción entre profesor y alumno y hacen el aprendizaje más dinámico, simple y accesible.

Es importante verificar algunos detalles antes de hacer tu elección:

• Si la plataforma es responsiva, es decir, se adapta a diferentes dispositivos móviles;
• Si el Entorno Virtual de Aprendizaje (EVA) tiene las funcionalidades necesarias para la realización de tu entrenamiento, tales como foros de discusión, espacios para intercambio de informaciones, publicación de textos, diapositivas, soporte para resolver dudas, entre otros;
• Si puedes personalizar el contenido para que le resulte atractivo a los empleados y ofrezcas una experiencia positiva.

¿Por qué hacer una capacitación online para tu empresa?

No es casual que un número cada vez mayor de personas esté prefiriendo invertir en capacitaciones online en sus negocios.

La sustitución de las capacitaciones presenciales por el modelo a distancia puede ser ventajosa tanto para los empleados como para la empresa, y es exactamente sobre estas ventajas que vamos a hablarte ahora.

1. Es de bajo costo

Una capacitación online no requiere grandes inversiones financieras para ser realizada. Como hemos visto anteriormente, con instrumentos accesibles ya es posible crear clases completas y de calidad.

Sin embargo, incluso si decides invertir en una plataforma más cara, comprar una cámara y un micrófono profesional o utilizar cualquier otro elemento que tenga un costo elevado, a la hora de ofrecer el entrenamiento no será necesario gastar más dinero.

Para entrenar presencialmente a las personas es muy común que las empresas contraten a instructores, pantallas, proyectores, espacios físicos, coffee breaks, entre otros detalles que encarecen bastante todo el proceso.

Con la versión online, evitas estos gastos sin perjudicar el aprendizaje de tus empleados.

2. No necesitas preocuparte por los desplazamientos

Cuando elaboras un entrenamiento presencial para tu equipo, necesitas preocuparte en cómo hacer el desplazamiento de todos los empleados al mismo lugar, al mismo tiempo.

A menos que tu empresa tenga bastante espacio disponible, puede ser necesario recurrir a ambientes subcontratados que tengan auditorios o salas de reuniones, por ejemplo.

Quien realiza una capacitación online no necesita desplazarse, pues puede hacerlo en el propio espacio de trabajo, individualmente.

3. Puede realizarse en cualquier momento

Para entrenar a los empleados presencialmente es necesario estipular previamente fechas y horarios fijos, para que todos los participantes se organicen y estén presentes.

En las empresas con un gran número de empleados, sobre todo, esto puede llegar a ser extremadamente complicado y difícil de manejar.

En cambio, la capacitación online puede estar disponible continuamente, para que el empleado la acceda en el horario que prefiera.

Es mejor que el empleado utilice ese momento del día en que esté más tranquilo para hacer el entrenamiento que tener que parar o posponer actividades importantes para estar presente en el momento establecido, ¿no es así?

Además, posteriormente puede encontrarse con una situación en el trabajo que requiera alguna información de sus clases. Con todo el contenido online, puede acceder en cualquier momento, recordar lo necesario y ponerlo en práctica.

4. Permite el control e interacción con el usuario

Al colocar tus clases en una plataforma online, será posible visualizar a las personas que están viendo los contenidos y los horarios más accedidos.

Esta información puede ayudarte en la elaboración de las próximas capacitaciones y en el perfeccionamiento de las clases ya existentes.

Además, el ambiente virtual permite que los participantes interactúen, dejen sus dudas, comentarios y sugerencias.

En el entrenamiento presencial esto también es posible, sin embargo, no siempre sobra tiempo para escuchar a todos los participantes y comprender las dificultades e intereses de cada uno.

Virtualmente es posible, además, poner a prueba tests y exámenes para garantizar la asimilación del contenido o recompensar a las personas a medida que avanzan en el entrenamiento. Esta estrategia ayuda en el engagement y hace que la actividad sea más motivadora para los alumnos.

5. Puede ser diversificado

Como dijimos anteriormente, tu capacitación online se puede hacer en diversos formatos. El hecho de ser construida y estar disponible en el ambiente virtual permite el uso de enfoques innovadores e interactivos, que no siempre son posibles en el entrenamiento convencional.

Si has invertido en un entrenamiento por videoclases, por ejemplo, puedes hacer una transmisión en vivo esporádicamente, para atraer a los empleados y diversificar las clases.

Otra idea interesante es entrevistar a consultores y expertos en un tema para que compartan sus conocimientos y experiencias con las personas de tu empresa.

Puedes, además, ofrecer ebooks con informaciones más completas sobre determinado tema, para que el empleado pueda acceder a ellos en momentos de dudas, sea del celular, tablet o computadora.

6. Garantiza el desarrollo constante de tu personal

Otra ventaja de la capacitación online es la posibilidad de crear varias clases diferentes para acceder a ellas según las necesidades.

Puedes mapear las habilidades que un empleado necesita tener para ejecutar las diversas actividades de tu negocio y elaborar capacitaciones específicas para cada una.

Así, el empleado podrá acceder a las capacitaciones cuando se encuentre con alguna dificultad o necesidad de perfeccionar determinado conocimiento.

En el entrenamiento convencional, esto no es posible, ya que es necesario elaborar cada etapa con antelación, para que se definan detalles como fecha, hora, espacio, orador, entre otros factores.

Recuerda que es importante que los empleados se den cuenta de que la empresa se preocupa por su crecimiento individual y colaboren para ello proporcionando las herramientas necesarias para la realización y perfeccionamiento de su trabajo.

Valorar al empleado y ofrecerle buenas oportunidades de aprendizaje ayuda a disminuir la rotación en la empresa y, consecuentemente, a reducir los costos con nuevos procesos externos de selección y contratación de personal.

¿Listo para crear una capacitación online?

Si has llegado hasta aquí, te diste cuenta de cómo la capacitación online es una gran opción para las empresas, después de todo, es accesible, flexible e interactiva.

Por esa razón, la implementación de esta estrategia en tu negocio puede ser el camino correcto para aumentar la productividad, mejorar el rendimiento de los empleados y lograr resultados cada vez más expresivos.

Otra opción es utilizar tu conocimiento para hacer un capacitación online y vender a otras empresas y emprendedores. Basta tener algo realmente valioso e interesante para enseñar.

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