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Mensaje automático en WhatsApp: aprende cómo usarlo

En la era de la mensajería instantánea, lo principal es responder lo más rápido posible. ¡Descubre los mensajes automáticos de WhatsApp y úsalos ahora mismo!

Mensaje automático de WhatsApp - ilustración de un aparato smartphone con la representación de una conversación de WhatsApp en la pantalla y el logotipo de la aplicación en la esquina superior izquierda

Probablemente ya has recibido un mensaje en tu WhatsApp personal o empresarial, y no conseguiste responderlo al momento por algún motivo, ¿verdad?

Si esto te causó alguna molestia, como la sensación de que deberías haber contestado rápidamente o que no le diste a la persona que te envió el mensaje la atención que merecía, existe una solución muy práctica para que no vuelva a ocurrir: con el mensaje automático de WhatsApp, evitas que las personas se queden mucho tiempo esperando una respuesta.

VÍDEO | WhatsApp Business: La herramienta que necesitas para tu negocio

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Debes tener en cuenta que en el mundo empresarial esto es aún más crucial, porque si te demoras demasiado en contestar, tu cliente puede acabar yéndose a la competencia.

¿Quieres saber más sobre el mensaje automático de WhatsApp y cómo usarlo? Continúa leyendo hasta el final, que te lo contamos todo.

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¿Qué son los mensajes automáticos de WhatsApp? ¿Cómo configurar el mensaje automático de WhatsApp? ¿Para qué sirven las respuestas automáticas? ¿Por qué usar mensajes automáticos de WhatsApp? Mejora tu Servicio de Atención al Cliente con los mensajes automáticos de WhatsApp
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¿Qué son los mensajes automáticos de WhatsApp?

Aunque el nombre lo explica por sí mismo, vale la pena comentarlo. Los mensajes automáticos de WhatsApp son aquellos que defines de antemano y que se activan cuando no estás disponible para responder de inmediato.

Puedes utilizarlos para dar la bienvenida o para comunicar un período de ausencia en tu empresa, pero, mucho más que eso, los mensajes automatizados son estratégicos para la comunicación de tu negocio. 

¿Cómo configurar el mensaje automático de WhatsApp?

Configurar el mensaje automático de WhatsApp es más sencillo de lo que parece, pero hasta ahora, esta función solo está disponible para los usuarios de WhatsApp Business

WhatsApp todavía no ofrece esta herramienta a los usuarios que tienen cuentas personales, pero no vayas a pensar que es imposible utilizar la mensajería automática si perteneces a este grupo. 

Hay algunas aplicaciones que te permiten aplicar esta automatización de mensajes en tu cuenta personal, aunque lo que vamos a explicarte ahora es cómo activar el mensaje automático en el WhatsApp de tu empresa.

WhatsApp Business

WhatsApp Business es una aplicación dirigida a empresas y, por eso, cuenta con algunas herramientas exclusivas que ayudan a los emprendedores a prestar un buen Servicio de Atención al Cliente. Una de ellas es el mensaje automático. Si aún no usas la cuenta Business, es muy fácil activarla. Esta opción está disponible para descarga en los sistemas Android y iOS.

Con la aplicación ya instalada en tu dispositivo, sigue estos pasos para configurar el mensaje de respuesta automática de WhatsApp:

  1. Haz clic en el icono de tres puntos en la parte superior de la pantalla (Menú). Luego haz clic en Ajustes para acceder a preferencias.
  2. En este menú, haz clic en Herramientas para la Empresa, para poder editar las respuestas automáticas. Aquí, tendrás las opciones de “Mensaje de Ausencia”, “Mensaje de Bienvenida”, entre otras.
  3. Después de elegir el tipo de mensaje, activa Enviar Mensaje y luego haz clic en el icono del lápiz para editar el texto que deseas enviar a tus clientes. Haz clic en Aceptar cuando termines de editarlo.
  4. En las opciones que aparecen en el desplegable, define en qué horarios se activará el mensaje y qué destinatarios pueden o no recibirlo. 
  5. No te olvides de hacer clic en Guardar en la esquina superior derecha de la pantalla para que tu mensaje esté listo y funcionando.

VÍDEO | Hotmart Tips | Descubre como utilizar WhatsApp Business paso a paso

Con WhatsApp Business API

Si tu empresa tiene un alto volumen de clientes o de solicitudes de información, puede ser más viable utilizar una herramienta de automatización. 

WhatsApp Business API, o WhatsApp Business Solution, es una solución lanzada por Facebook para medianas y grandes empresas, que facilita una comunicación todavía más eficiente. El principal objetivo de esta solución es ayudar a las empresas a ofrecer un servicio de atención excelente, y de esta forma, mejorar su relación con los clientes.

Esta API integra la aplicación de mensajería con plataformas de Servicio de Atención al Cliente digitales, es decir, que la empresa puede tener a cuantos teleoperadores considere oportuno trabajando con una única línea de teléfono. Con WhatsApp Business API, ya no serán necesarios varios números de WhatsApp para responder mensajes simultáneos, y su función es integrar la aplicación con otros sistemas de automatización, como CRMs, automatización de marketing, etc.

Otro recurso de esta API a tener en cuenta es que te permite crear chatbots a través del WhatsApp. Esta herramienta es muy útil para agilizar el Servicio de Atención al Cliente, captar más leads y otras funciones que pueden mejorar los resultados de tu negocio.

Para acceder a WhatsApp Business API y programar el mensaje automático en el WhatsApp de tu empresa, debes buscar un Solution Partner, que son los proveedores de soluciones aliados de Facebook.

WhatsApp en cuentas personales

Como veníamos comentando, WhatsApp aún no ofrece la posibilidad de mandar un mensaje automático en su versión estándar, es decir, la que se usa en las cuentas personales. Pero tienes algunas aplicaciones externas que pueden ayudarte a enviar mensajes automáticos a tus contactos.

Entre las más conocidas están WhatsAuto, AutoResponder para WhatsApp y Auto Reply Bot for WA.

¿Para qué sirven las respuestas automáticas?

Como decíamos, las respuestas automáticas de WhatsApp pueden tener numerosas funciones cuyo objetivo es agilizar la comunicación de tu empresa con tu cliente. 

Todas estas características deben tenerse en consideración si tu intención es mostrar la confianza y atención que tu marca le brinda al cliente y, de esta forma, retenerlo y potenciar tus resultados.

¡Aquí te dejamos algunos ejemplos de mensajes automáticos que puedes implementar en el WhatsApp de tu negocio!

1. Mensajes de ausencia

Los mensajes de ausencia son fundamentales para comunicarle a tu cliente no solo el horario de funcionamiento de tu empresa, sino también los periodos de ausencia más prolongados, como las vacaciones, por ejemplo. 

Como WhatsApp es una aplicación de mensajería instantánea, las personas pueden contactar con tu empresa fuera del horario comercial, y realmente marca la diferencia que, aunque no haya nadie, el cliente reciba una respuesta.

Configura este mensaje para que se active en momentos fuera del horario de oficina, como antes y después del trabajo, la pausa para el almuerzo, los días festivos o las vacaciones.

2. Mensaje automático de bienvenida 

Además de saludar al cliente, el mensaje automático de bienvenida puede ser una tarjeta de visita, lo que significa que puedes usarlo para presentar brevemente tu empresa.

Este mensaje debe activarse cada vez que un cliente potencial – un nuevo contacto aún no registrado – te pida algún tipo de información.

3. Cualificación de leads

También existe la posibilidad de crear un mensaje automático en WhatsApp para cualificar a los leads capturados, retenerlos y ayudarlos a seguir las etapas de tu embudo de ventas.

Con esta opción, puedes enviar contenido relevante y captar las impresiones que estos clientes tienen sobre tu empresa.

4. Servicio de Atención al Cliente

WhatsApp puede ser una herramienta muy útil para atender a tu público. 

Además de ser práctico, el mensaje que enlaza con el Servicio de Atención al Cliente de tu empresa puede facilitar mucho las cosas a las personas que necesitan resolver algún eventual problema que haya podido ocurrir.

Configura un mensaje automático que determine la previsión del tiempo de respuesta y además, invierte en opciones que filtren las necesidades del cliente.

5. Mensaje de llenado automático de formularios

Si sueles crear formularios para tus leads, no desperdicies la oportunidad de enviarles un mensaje automático.Esta respuesta automática sirve para confirmar que el formulario se completó correctamente. ¡Pero aún hay más! 

También puedes utilizar este tipo de mensajes para enviar un contenido relacionado con el tema del formulario que sea relevante para tu audiencia.

¿Por qué usar mensajes automáticos de WhatsApp?

Si aún tienes dudas sobre si te conviene o no utilizar el mensaje automático en el WhatsApp de tu empresa, te daremos más razones para que no dejes de usar este recurso en tu negocio.

¿Lo vemos?

1. Reduce las tareas repetitivas

Piensa en la cantidad de contactos diarios suele recibir tu empresa. ¿En cuántos de ellos se repiten las mismas dudas y preguntas?

Al activar el mensaje automático de WhatsApp, además de ahorrarle tiempo a tu equipo le das a tu cliente una respuesta rápida y eficaz a sus dudas iniciales.

2. Aumenta el engagement de tu audiencia

La automatización de mensajes puede aumentar enormemente el engagement del público con tu marca. 

Si un lead entra en contacto con tu empresa y recibe una respuesta rápida y eficiente, estarás generando más confianza en tu negocio y lo mantendrás fiel.

3. Disminuye la pérdida de leads

En tiempos de mensajería instantánea y de mucha competencia, ¡si tardas en contestar puedes perder leads!

Por eso, el mensaje automático en WhatsApp es un recurso que demostrará la calidad del Servicio de Atención al Cliente, incluso fuera del horario laboral.

¡Tu lead siempre sabrá que puede contar con tu negocio!

4. Aumenta la satisfacción del cliente

Créenos. Responder rápidamente a esa primera consulta puede marcar la diferencia en tu negocio. Este es uno de los factores que más impacta en la experiencia del cliente y no te quepa duda de que, al aplicar el mensaje automático en el WhatsApp de tu empresa, estarás aumentando la satisfacción de tu público, porque pones de manifiesto el esmero y el interés por tus clientes, que consiguen obtener informaciones prácticas como la confirmación de recepción de sus solicitudes y el tiempo que se tardará en solucionarlas.

Mejora tu Servicio de Atención al Cliente con los mensajes automáticos de WhatsApp

Ahora que conoces la importancia de los mensajes automatizados de WhatsApp para mejorar la experiencia del cliente que acude a tu empresa, ¡es el momento de ponerlos en práctica!

Utiliza todas las posibilidades, mensajes de bienvenida, de ausencia, de soporte, de cualificación de leads y todos aquellos que marquen la diferencia en tu negocio.

Si te ha gustado el contenido, recuerda que la automatización está presente en todos los mercados y que puede ser una gran aliada de tus estrategias. 

¡Consulta nuestro post sobre automatización de marketing y aumenta aún más los resultados de tu empresa!