Mensaje automático en WhatsApp: aprende cómo usarlo

Seguro que te ha pasado: recibes algún mensaje en tu WhatsApp personal o empresarial, y no puedes responderlo en tiempo hábil por algún motivo, ¿verdad?

Si esto te causó mal sabor de boca, como la sensación de que no podrías haber dejado de responder rápidamente o que faltó atención por tu parte con la persona que te envió el mensaje, ¡hay una solución muy práctica para que no te vuelva a ocurrir más!

Con el mensaje automático en WhatsApp, evitas que las personas se queden mucho tiempo esperando tu respuesta. 

Debes tener en cuenta que en el mundo empresarial esto es aún más crucial, porque si te demoras demasiado en contestar, tu cliente puede acabar yéndose a la competencia.

¿Quieres saber más sobre el mensaje automático en el WhatsApp y cómo usarlo? Sigue la lectura de este post hasta el final, ¡que te lo contamos todo!

¿Qué son los mensajes automáticos de WhatsApp?

Aunque el nombre sea autoexplicativo, ¡vale la pena comentarlo! Los mensajes automáticos o predeterminados en WhatsApp son aquellos que puedes establecer previamente y que serán disparados en momentos en los que no estás disponible para responder a tus contactos personales o profesionales.

Puedes utilizarlos para dar la bienvenida o comunicar un período de ausencia en tu empresa, pero su alcance es aún mayor, porque los mensajes automáticos son estratégicos para la comunicación de tu negocio.

¿Cómo configurar el mensaje automático en WhatsApp?

Trabajar con un mensaje automático de WhatsApp es más simple de lo que parece, pero, hasta ahora, este es un recurso que solo está disponible para los usuarios de WhatsApp Business. 

WhatsApp aún no ofrece esta herramienta de forma nativa a los usuarios que tienen cuentas personales, pero no creas que es imposible usar el mensaje de respuesta automática si no perteneces a este grupo.

Hay algunas aplicaciones que permiten que actives esta automatización de mensajes a tu cuenta personal. 

Pero aquí, lo que vamos a ver es cómo habilitar los mensajes automáticos en el WhatsApp de tu negocio:

1. Con WhatsApp Business

WhatsApp Business es una aplicación dirigida a empresas y, por eso, cuenta con algunas herramientas exclusivas que auxilian al emprendedor en la atención a sus clientes.

¡El mensaje automático es una de ellas! Si todavía no usas la cuenta Business, es muy fácil activarla. Esta opción está disponible para download en los sistemas Android e iOS.

Con la aplicación ya configurada en tu dispositivo, sigue estos pasos para poner el mensaje automático en WhatsApp:

1. Con la app abierta, haz clic en el ícono de tres puntitos en la parte superior de la pantalla (Menú). Luego, haz clic en Configuraciones para acceder a las preferencias de tu aplicación.
2. En este menú, haz clic en Herramientas para la Empresa, para poder editar las respuestas automáticas. Aquí, tendrás las opciones de “Mensaje de Ausencia”, “Mensaje de Bienvenida” y otras.
3. Después de elegir el tipo de mensaje, activa el ítem Enviar Mensaje y, enseguida, haz clic en el ícono del lápiz para editar el texto que deseas enviar a tus clientes. Haz clic en OK cuando termines la edición.
4. En las opciones que aparecen en la secuencia, define en cuáles horarios se disparará el mensaje automáticamente y qué destinatarios podrán o no recibirlo. 

No te olvides de hacer clic en Guardar, en la esquina superior derecha de la pantalla, para poner tu mensaje en funcionamiento.

VÍDEO | Descubre como utilizar WhatsApp Business paso a paso | Hotmart Tips

2. Con WhatsApp Business API

Si tu empresa tiene un alto volumen de atención, puede ser más viable utilizar una herramienta de automatización. 

WhatsApp Business API, o WhatsApp Business Solution, es una solución lanzada por Facebook para empresas de mediano y gran porte, para posibilitar una comunicación aún más eficiente.

El principal objetivo de esta solución es ayudar a las empresas a escalar la atención y, de este modo, mejorar la relación con los clientes.

Esta API integra la aplicación de mensajes a las plataformas de atención digital, es decir, la empresa puede tener diversos agentes en un solo número de teléfono. 

Con WhatsApp Business API, no será más necesario tener varios números de WhatsApp para realizar atenciones simultáneas.

Su función es integrar la aplicación a otros sistemas de automatización, tales como CRMs, plataformas de soporte al cliente, automatización de marketing, etc.

Con la API también es posible crear chatbots en tu atención vía WhatsApp. Esta herramienta es útil para descongestionar la atención, capturar más leads, y otras funcionalidades que pueden mejorar los resultados de tu negocio.

Para acceder a WhatsApp Business API y establecer la respuesta automática en el WhatsApp de tu empresa, es necesario buscar un Solution Partner, que son los proveedores de soluciones aliadas de Facebook.

3. WhatsApp en cuentas personales

Como veníamos comentado, la aplicación aún no pone a disposición, la posibilidad de trabajar con un mensaje automático en WhatsApp en su versión estándar, es decir, el usado en cuentas personales.

Pero con algunas aplicaciones externas puedes enviar mensajes automáticos a tus contactos.

Entre las más conocidas están WhatsAuto, AutoResponder para WhatsApp y Auto Reply Bot for WA.

¿Para qué sirven las respuestas automáticas?

Como decíamos, los mensajes predeterminados en WhatsApp pueden tener innúmeras funciones que facilitarán la comunicación de tu negocio con tu cliente. 

Todas estas funcionalidades deben considerarse si tu intención es mostrar la confianza y la atención que tu marca destina al cliente y, de esta forma, fidelizarlo, potenciando tus resultados.

¡Aquí te dejamos algunos ejemplos de respuesta automática que puedes implementar en el WhatsApp de tu negocio!

1. Mensajes de ausencia

Los mensajes de ausencia son fundamentales para comunicarle a tu cliente no solo el horario de funcionamiento de la empresa, sino también los períodos mayores de alejamiento, tal como las vacaciones, por ejemplo. 

Como WhatsApp es una aplicación de mensajería instantánea, las personas pueden entrar en contacto con tu empresa fuera del horario comercial, y realmente marca la diferencia que, aunque no estés presente, dejas una respuesta para esos clientes.

Configura este mensaje para que se dispare en los momentos que están fuera de tu horario de oficina, como antes y después del horario comercial, la pausa para el almuerzo, los recesos y las vacaciones.

2. Mensaje automático de bienvenida 

Además de saludar al cliente, el mensaje automático de bienvenida puede ser una tarjeta de visitas, es decir, puedes usarlo para presentar brevemente tu empresa.

Este mensaje debe configurarse para que se dispare siempre que un cliente potencial — un nuevo contacto todavía no registrado — te pida algún tipo de información.

3. Cualificación de leads

Es posible crear un mensaje automático en WhatsApp para cualificar los leads capturados, para retenerlos y ayudarlos a pasar por las etapas de tu embudo de ventas.

Con esta posibilidad, puedes enviar contenidos relevantes y captar las impresiones que estos clientes se están creando sobre tu empresa.

4. Servicio de Atención al Cliente

WhatsApp puede ser una herramienta muy útil para atender a tu público. 

Además de ser práctico, el mensaje de soporte al cliente puede facilitar el acceso de las personas que precisan resolver problemas con tu empresa.

Configura un mensaje automático que determine la previsión del tiempo de respuesta y, además, invierte en opciones que ya filtren la necesidad del cliente.

5. Mensaje de llenado automático de formularios

Si sueles crear formularios para tus leads, no dejes de aprovechar la oportunidad de enviarles un mensaje automático por WhatsApp.

Esta respuesta automática sirve para confirmar que el formulario se ha completado con éxito. ¡Pero no solo eso! 

Puedes aprovechar este mensaje para enviar algún contenido relacionado con el tema del formulario que sea relevante para tu audiencia.

VIDEO | Estrategias de venta: fijar objetivos, webinars, y WhatsApp | Q&A #37

¿Por qué usar mensajes automáticos en WhatsApp?

Si aún tienes dudas sobre aplicar o no el mensaje automático en WhatsApp de tu empresa, vamos a darte más razones para que no dejes de usar este recurso en tu negocio.

¿Lo vemos?

1. Reduce las tareas repetitivas

Piensa en la cantidad de contactos diarios suele recibir tu empresa. ¿En cuántos de ellos se repiten las mismas dudas y preguntas?

Al activar el mensaje automático en WhatsApp, además de ahorrarle tiempo a tu equipo, le das a tu cliente una respuesta rápida y eficaz a sus dudas iniciales.

2. Aumenta el engagement de tu audiencia

La automatización de mensajes puede aumentar enormemente el engagement de tu público con tu marca. 

Si un lead entra en contacto con tu empresa y recibe una respuesta rápida y eficiente, estarás generando más confianza en tu negocio y lo mantendrás fiel.

3. Disminuye la pérdida de leads

En tiempos de mensajería instantánea y de mucha competencia, ¡si tardas en contestar puedes perder leads!

Por eso, el mensaje automático en WhatsApp es un recurso que demostrará la calidad del Servicio de Atención al Cliente, incluso fuera del horario laboral.

¡Tu futuro cliente siempre sabrá que puede contar con tu negocio!

4. Aumenta la satisfacción del cliente

Créenos. Responder rápidamente a esa primera consulta puede marcar la diferencia en tu negocio. Este es uno de los factores que más impacta en la experiencia del usuario y no te quepa duda de que, al aplicar el mensaje automático en WhatsApp de tu empresa, estarás aumentando la satisfacción de tu público.

Así pones de manifiesto el esmero y el interés por tus clientes, que consiguen obtener informaciones prácticas como la confirmación de recepción de sus solicitudes y el tiempo que se tardará en solucionarlas.

Conoce la integración entre WhatsApp y Hotmart

Si eres Productor o Afiliado, puedes aprovechar la integración de Hotmart con WhatsApp.

Con ella, puedes:

• Recuperar carritos de compra abandonados creando mensajes personalizados exclusivos para esas personas u ofrecer nuevas formas de pago;
• Tener un equipo para responder las dudas de tus usuarios rápidamente, aumentando la conversión y rompiendo posibles objeciones de ventas;
• Programar y enviar mensajes automáticos de bienvenida para nuevos clientes, agradeciendo por la compra e incentivando el compromiso con tu producto;
• Enviar recordatorios automáticos de la fecha de vencimiento en el caso de pagos realizados por solicitud de pago o voucher.

Para acceder a esta funcionalidad, además de tener un registro en Hotmart, es necesario contar con una página comercial en Facebook y una cuenta en WhatsApp Business.

¿Quieres saber cómo aumentar tus ventas a través de WhatsApp? Haz clic aquí y no te pierdas este video.

Automatiza tu atención con los mensajes automáticos en WhatsApp

Ahora que ya conoces la importancia de los mensajes automáticos en WhatsApp para mejorar la experiencia del cliente de tu empresa, ¡es el momento de ponerlos en práctica!

Usa todas las posibilidades, mensajes de bienvenida, de ausencia, de soporte, de cualificación de leads y todos aquellos que marquen la diferencia en tu negocio.

Si te ha gustado el contenido, recuerda que la automatización está presente en todos los mercados y que puede ser una gran aliada de tus estrategias. 

¡Accede a nuestro post sobre automatización de marketing y potencia aún más los resultados de tu empresa!