En un entorno corporativo ideal, las personas entregan su máximo potencial y están 100% concentradas en las tareas que deben ejecutar. Pero, sabemos que no siempre es así. Por eso, es importante conocer y adoptar el método GTD, una herramienta que ayuda a aumentar la productividad y mejorar el enfoque.

El método GTD es excelente para cualquier persona que quiera dejar de procrastinar y optimizar la forma cómo gestiona su tiempo. Al ponerlo en práctica, es posible rendir más en las tareas y sacar los planes del papel con mucha más facilidad.

Vale la pena recordar que conocer herramientas para mejorar la productividad y gestionar adecuadamente el tiempo son parte de la construcción de una carrera exitosa. El método GTD es una de esas estrategias y puede ser la pieza que faltaba para tu crecimiento profesional.

El motivo es que, actualmente, conciliamos una rutina muy pesada. Además de tener una actividad profesional, muchos de nosotros nos dedicamos a proyectos personales o tenemos demandas familiares, todo esto en un contexto en el que la creatividad y el aprendizaje continuo se han convertido en requisitos indispensables en muchas áreas.

Entonces, ¿cómo encontrar espacio para cumplir con todo lo que se debe hacer?

En este post, aprenderás a utilizar el método GTD para gestionar el flujo de tareas.

¡Acompáñanos y ve en busca de la productividad!

¿Qué es GTD?

El método GTD es una herramienta creada por el experto en productividad David Allen, en el libro bestseller Getting Things Done (2001).

En la obra, el autor define claramente los tres objetivos de la metodología.

El método GTD se basa en tres objetivos:

• “[1] captar todas las cosas que se deben hacer o que son útiles en un sistema lógico y confiable;
• “[2] informarte para tomar decisiones para todos tus proyectos para que puedas implementar o renegociar las próximas acciones y;
• “[3] organizar y coordinar todo este contenido, reconociendo sus diversos niveles de compromiso contigo mismo y con los demás, en cualquier momento.

La idea es que la persona realice las tareas con la mente libre de distracciones. Para eso, en vez de dejar que el estrés y la ansiedad afecten lo que se debe hacer, es interesante hacer anotaciones fidedignas y centrarte únicamente en lo que está previsto para el momento.

En el libro, Allen asocia este momento con aclarar la mente como el agua. Esto es lo que te permite prestar la debida atención a las tareas que tienes en un momento dado, completando las actividades que se interponen en nuestro camino.

¿Cómo utilizar el método GTD?

Si bien la lectura del libro puede proporcionar una visión más profunda, te vamos a mostrar los elementos esenciales de la herramienta para que puedas aprovechar los beneficios de su aplicación. Básicamente, debes seguir 5 pasos para organizar tus tareas.

Recopilar

La primera propuesta es crear listas físicas o electrónicas para anotar todo lo que te llama la atención durante el día, como ideas, solicitudes y deseos. Estos elementos estarán esperando una decisión, en lugar de ser distracciones para lo que estás ejecutando.

Procesar

Se refiere a entender lo que necesitas hacer con relación a los elementos que has puesto en la lista que has creado. Aquí, las solicitudes, ideas y deseos se transfieren a listas que corresponden a su estado, tales como:

• Spam: son elementos que no requieren acción, ni tienen información relevante o un deseo de cumplirse en el futuro.
• Algún día, tal vez: consiste en proyectos para el futuro, es decir, que ahora no se pondrán en marcha, pero que pueden reconsiderarse más adelante.
• Próximas acciones: presenta elementos que requieren acción y deben completarse lo antes posible.
• Agenda: establece las citas con la fecha y hora en que deben realizarse.
• Esperando por terceros: representa los elementos que exigen acción y deben delegarse. Quedan en espera hasta que otra persona haga su parte o sea necesario exigirlo.
• Referencias del proyecto: reúnen la información relevante recogida durante el día, por lo tanto, son contenidos importantes que no requieren acción.

Organizar

Definir la mejor manera de ejecutar las tareas incluidas en Próximas acciones y las citas en la agenda. Esto normalmente demanda el uso de dos clasificaciones: proyectos y contextos.

Las tareas que requieren más de una acción se convierten en proyectos. Por ejemplo, limpiar la cocina no se ubicaría directamente como una acción siguiente, sino que se dividiría en varias más sencillas, como:

• Lavar la vajilla.
• Barrer el piso.
• Limpiar la nevera.
• Limpiar la estufa, etc.

Además, las referencias se encuentran vinculadas a los proyectos. Ante una idea brillante para una clase, por ejemplo, anotarás la información en “referencias” e indicarás que pertenece al proyecto “clases”. De esta manera, en el momento adecuado, todo estará listo para usarlo.

A su vez, en la parte de contexto, la propuesta es poner el lugar donde se realizará la tarea. Lo ideal es que las “Próximas acciones” sean una carpeta física o digital, en la que se incluyan varias listas de tareas agrupadas por contexto.

Por ejemplo, tendrás una lista con todas las acciones que debes ejecutar en el PC, en el centro de la ciudad, en la oficina de un proveedor, etc. Por lo tanto, las tareas se agruparán de manera que sea posible orientar ciertas horas de tu día para ejecutarlas.

Revisar

Es necesario que revises regularmente las listas para hacer ajustes según los cambios de escenario o el surgimiento de nuevas demandas. Lo mejor es asignar una hora del día para procesar la información de las listas de entrada y un día a la semana para revisar las otras categorías.

Hacer

Ahora, ha llegado el momento de seguir el plan y concluir las próximas acciones, los compromisos y las revisiones en los horarios previstos, evitando la postergación. Solo tendrás que preocuparte por los elementos específicos de un proyecto o contexto, porque el resto estará seguro en las listas de tareas pendientes.

Para facilitar la ejecución, puedes utilizar aplicaciones de productividad. Basta con escribir “GTD” en los campos de búsqueda de Play Store o App Store para encontrar aplicaciones y usar el método. Además, puedes buscar herramientas como Google Keep, OneNote y Evernote.

¿Cuáles son las ventajas del método GTD?

Aplicando este modelo de organización, podrás disfrutar grandes beneficios en tu rutina. A continuación, te presentamos las 4 mayores ventajas de aplicar el método GTD a diario.

1. Saber planificar

Definir claramente qué, cuándo y dónde debes llevar a cabo tus tareas y conectar las acciones diarias con proyectos a largo plazo es la primera ventaja de adoptar el método GTD.

2. Más organización

Controlar adecuadamente el flujo de trabajo, al hacer un seguimiento del progreso de cada proyecto y gestionar la entrada de nuevas demandas también es parte de la rutina con GTD.

3. Evitar distracciones

Poder enfocarte exclusivamente en las tareas que debes poner en marcha inmediatamente, mientras bloqueas elementos externos que perjudican tu productividad, es otra ventaja de seguir el método.

4. Cumplir metas

Otro de los grandes beneficios que aporta el método GTD es mejorar la capacidad de ejecutar pequeñas acciones diarias que, en conjunto, permitan cumplir las metas. El aumento de la probabilidad de alcanzar los propósitos hace que las personas se sientan más motivadas y orientadas al buen desempeño en el trabajo.

Si quieres consejos útiles para mejorar tu motivación, te recomendamos nuestro video con 10 consejos para mantenerse motivado todos los días y alcanzar tus objetivos.

¿Cómo ponerlo en práctica?

Como estamos siempre muy ocupados, la herramienta creada por David Allen es un potente aliado para lograr más calidad de vida, metas personales y profesionales. Todas las demandas estarán en un sistema lógico, lo que hace que sea más fácil ejecutarlas.

Entonces, aunque se presenten dificultades en los primeros días, vale la pena hacer un esfuerzo para mantener las actividades. Una vez que los comportamientos estén automatizados, la utilización será tan natural como cepillarse los dientes.

El método GTD lo tiene todo para mejorar significativamente la planificación, organización y ejecución de tus actividades de manera significativa. De esta forma, te ayuda a combatir la falta de disciplina y la procrastinación en tu rutina.

Sé productivo durante la estructuración de tu negocio

Como ves, el método GTD es una herramienta fantástica para llevar la productividad, el compromiso y los resultados de los profesionales al siguiente nivel, ya sean colaboradores contratados, autónomos, freelancers o emprendedores.

A pesar de la importancia de esta estrategia para poner las manos en la masa y ser productivo optimizando el tiempo, este método no basta para garantizar que tu negocio se destaque en el mercado.

Otro aspecto indispensable es ofrecer productos que atiendan las necesidades de tu público objetivo.

Si quieres iniciar un negocio propio como infoproductor pero no tienes idea de cómo definir tu primer producto, te invitamos a consultar nuestro material “Guía práctica para lanzar tu primer producto”. En él, descubrirás cómo conocer a tu audiencia, crear un plan de lanzamiento y ¡mucho más!