¿Qué es el Balanced Scorecard y para qué sirve? Ejemplos para entenderlo mejor
¿Conoces qué es el balanced scorecard y cómo puede facilitar la planificación y cumplimiento de estrategias para tu negocio? Descúbrelo aquí.
Qué aprenderás en este post
Si quieres que tu negocio tenga éxito, no basta con que realices una buena planeación estratégica; necesitas cumplirla. Saber qué es el balanced scorecard te ayudará a alcanzar los objetivos de las estrategias planteadas.
Eso se debe a que este sistema se centra en la debida gestión y ejecución de cada estrategia. Aquí te mostramos los objetivos, el funcionamiento, los indicadores y algunos ejemplos de balanced scorecard de forma sencilla y rápida.
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¿Qué es el Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral?
El Balanced Scorecard, también conocido como Cuadro de Mando Integral, es un sistema o una metodología de gestión estratégica. Siendo más específicos, las organizaciones lo usan al definir y dar seguimiento a sus estrategias.
El Balanced Scorecard permite estructurar cada objetivo estratégico de manera integral y dinámica al ponerlos a prueba con base en ciertos indicadores evaluativos.
Dichos indicadores examinan el desempeño en los proyectos para determinar cuáles son necesarios, a fin de lograr un cumplimiento satisfactorio. Por eso, un cuadro de mando integral convierte estrategias en acciones medibles.
¿Cuáles son los objetivos del Balanced Scorecard o Cuadro de mando BSC?
Una vez definido qué es el balanced scorecard, te mostraremos los objetivos de su implementación, resaltando sus ventajas en comparación con otros métodos de gestión clásica.
1. Clarificar las estrategias
Analizar el balanced scorecard de una empresa deja clara una de sus funciones principales: convertir estrategias y metas etéreas, es decir poco definidas o intangibles, en objetivos comprensibles y palpables.
Toda acción y medio se define para detallar cómo cumplir con los objetivos estipulados.
2. Facilitar la comunicación de los objetivos
Sin duda, cuando las estrategias se definen con objetivos claros, es más fácil comunicarlas a todos los miembros de la organización.
Por ello, el balanced scorecard logra que el equipo de trabajo comprenda la planificación y que cada persona sepa cuál es su papel para alcanzar las metas.
3. Habilitar revisiones sistemáticas y periódicas
Otro de los objetivos es el establecimiento de indicadores de éxito financiero. Gracias a esta metodología, es posible medir los resultados de las acciones tomadas.
Todo mediante revisiones sistemáticas tangibles, que se hacen de manera periódica.
4. Contribuir al cumplimiento de las metas de la organización
Entender qué es el balanced scorecard e implementarlo adecuadamente en tu negocio, es un paso fundamental para que tengas éxito, ya que las metas no se quedarán apenas en el papel.
La función principal de la herramienta es ejecutar lo planificado para lograr esas metas, paso a paso.
¿Cómo funciona el Balanced Scorecard?
El balanced scorecard varía de una organización a otra, pero es posible definir su funcionamiento general. Básicamente, se arma un esquema a partir de 4 perspectivas que lo componen.
Luego, para cada perspectiva, se establecen algunos objetivos asequibles a los que se asocian ciertas metas. Dichas metas se monitorean usando indicadores BSC para revelar cómo evolucionan, si fracasan o tienen éxito.
Las 4 perspectivas del Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral
1. Perspectiva financiera
Los objetivos de esta perspectiva son los ingresos y las ganancias, pero además, también pueden incluirse estos otros objetivos financieros:
- Optimizar el margen para la rentabilidad.
- Incrementar las fuentes de las cuales se originan los ingresos.
- Generar eficiencia y ahorro en los costos.
2. Perspectiva de los clientes
La perspectiva de los clientes está dentro del concepto del balanced scorecard, centrada en objetivos estratégicos que se relacionan con el mercado y los clientes.
Englobando esta perspectiva, puedes conseguir objetivos estratégicos destinados a:
- La participación dentro del mercado.
- El reconocimiento de la marca.
- El servicio para la satisfacción del cliente.
3. Perspectiva de los procesos internos
Aquí, se definen los procesos necesarios para cumplir objetivos financieros estratégicos que se relacionan con clientes.
Es necesario establecer objetivos de operación interna y metas, definiendo los procesos que hacen falta en la organización. Así como estipular lo que debe hacerse para optimizar el desempeño. Algunos ejemplos son:
- Optimización para la calidad.
- Incrementar la utilidad de capacidad instalada.
- Mejora del proceso comercial y de otros tipos.
4. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento
La tercera perspectiva que compone el balanced scorecard llega a centrarse en los procesos concretos, pero considera los drivers del desempeño más tangibles.
Como abarca un espectro muy amplio, regularmente se divide en estos componentes:
- Capital para información: sistemas informáticos, infraestructura tecnológica, redes y base de datos.
- Capital humano: conocimiento, habilidades y talento.
- Capital organizacional: gestión de conocimiento, cultura, trabajo en equipo, alineación de los empleados y liderazgo.
¿Cómo implementar el Balanced Scorecard paso a paso?
Los pasos que ayudan a definir tu balanced scorecard y que componen su implementación, son 4:
1. Definir las perspectivas
El primer paso para analizar y crear un balanced scorecard implica definir las perspectivas. Esos 4 puntos diferentes involucrean de forma general y equilibrada lo que compone a tu organización comercial.
Ya hemos detallado las 4 perspectivas, así que tienes una idea de cómo aplicarlas a tu negocio. Simplemente recuerda hacerlo marcando el orden de prioridades, según la organización que diriges.
2. Vincular objetivos estratégicos
El paso dos es elegir objetivos específicos para las perspectivas. Esos objetivos han de ser concretos, acordes a la estrategia que tienes y no a la industria en la que trabajas.
Asegúrate de redactarlos correctamente, explicando con claridad su significado y cómo va a alcanzarse cada uno. Además, debes corroborar que los objetivos no se contradigan, sino que se vinculen lógicamente.
3. Elaborar el mapa estratégico
La elaboración correcta del mapa, naturalmente implica adicionar cada perspectiva con sus objetivos. Representa cada objetivo con una forma, por ejemplo ovalada, e incluye flechas para mostrar cómo se relacionan entre sí.
Mostrar esas relaciones dentro del mapa, con orden y sentido, es fundamental, ya que así promoverás los pensamientos estratégicos en tu personal y sabrán cómo fomentar el cumplimiento de objetivos.
También tienes la posibilidad de añadir temas o líneas específicas de estrategia, si consideras que no conllevarán una complejidad innecesaria. Por otra parte, no hay que dejar de automatizar el balanced scorecard de una empresa.
Al trasladarlo a la interfaz gráfica, el mapa estático cobrará vida y mostrará el desempeño de tu negocio en tiempo real.
4. Definir los KPIs o indicadores de desempeño
El último paso se trata de definir qué indicadores usarás para ver el desempeño de objetivos e iniciativas estratégicas. En base a esos indicadores, podrás revelar en el mapa qué puntos requieren mayor atención.
Una manera de hacerlo es destacando en rojo los que objetivos que no se hayan cumplido perfectamente. De ese modo, se investigarán las razones del incumplimiento y se generarán acciones para solucionar el problema.
Ejemplo de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral
Un ejemplo práctico de balanced scorecard te orientará a entender cómo puedes implementarlo. A continuación, te mostramos el balanced scorecard de una empresa de e-commerce:
1. Definición de perspectivas
En este tipo de negocio, la perspectiva financiera podría ser disminuir los costos e incrementar las ventas. Mientras que desde su perspectiva de cliente podría ser convertirse en una referencia debido a su variedad.
Por otro lado, la perspectiva de procesos internos sería tener la capacidad de desarrollar constantemente productos nuevos.
Finalmente, una perspectiva asociada a conocimiento y aprendizaje es tener personal sumamente calificado para desarrollar productos.
2. Vinculación de objetivos estratégicos
El objetivo estratégico específico para la primera perspectiva puede ser reducir un 10% los costos operativos. Así como aumentar hasta el 15% de ventas netas. Esto se lograría, por ejemplo, haciendo negociaciones con proveedores.
Se cumple la segunda perspectiva aumentando un 5% el lanzamiento de productos nuevos, cada trimestre. Para ello, hará falta crear un comité encargado de innovaciones y desarrollo.
En la tercera perspectiva, empezar mínimo 2 proyectos nuevos de desarrollo cada mes implicaría un objetivo específico. Algo que contribuiría a ello es la adquisición de un software para gestionar el desarrollo de los productos.
Para la perspectiva final, vale tener al menos 2 profesionales especialistas en el sector. Una forma de lograrlo es contratando un Magister, mientras se ofrece una beca a otro para que reciba su maestría.
3. Elaboración de mapa estratégico
Se basa en colocar lo escrito en los apartados anteriores dentro de un mapa visual, ordenado y claro. De ese modo, será más sencillo comprenderlo.
4. Definición de KPIs o indicadores de desempeño
Los indicadores para el primer apartado serían los estados financieros. Pero para el segundo, el indicador sería la cantidad de productos nuevos lanzados cada trimestre.
Pasando a la perspectiva tres, los indicadores BSC son los informes sobre proyectos innovadores.
Consejos para crear tu Balanced Scorecard correctamente
Ahora ya tienes un poco más claro qué es el balanced scorecard y has visto un ejemplo práctico de balanced scorecard para saber cómo implementarlo. Así que, después de esto solo queda analizar algunas sugerencias adicionales que te lo facilitarán todo:
1. Realiza un estudio del mercado y la competencia
Siempre debes tener presente que tu negocio se desarrolla dentro de un entorno variable o cambiante. Por lo tanto, al seguir el ejemplo de BSC de una empresa, no solo debes concentrarte en el estado que quieres alcanzar.
Claro, debes realizar una matriz FODA para abordar los aspectos internos, pero también debes adoptar una perspectiva realista y crítica, teniendo en cuenta tu competencia y el entorno comercial.
Para ello, será necesario que lleves a cabo un estudio antes de armar tu cuadro de mando integral. De ese modo, tendrás una idea más acertada de cuáles son los objetivos adecuados para tu marca.
2. Fija pocos objetivos fáciles de alcanzar
En base a los resultados del análisis competitivo y del entorno, comienza el planteamiento de objetivos. Eso sí, no te extralimites escogiendo muchos objetivos; pues eso reduciría las probabilidades de cumplirlos.
Lo mejor es que elijas unos pocos y los plantees de manera precisa, bien organizada y nítida. Eso traerá mejores resultados, ya que será más sencillo alcanzarlos uno a uno.
3. Fundamenta las estrategias en tu personal
Tu equipo es quien pondrán en marcha los objetivos que llevarán al cumplimiento de estrategias, además de ejecutar y medir los indicadores. Por eso, asegúrate de que todos conozcan qué es el balanced scorecard.
Esto facilitará la tarea de determinar quién ejecutará cada parte del objetivo. Claro, debes prestar especial atención a la elección de quienes liderarán las iniciativas determinadas en el cuadro de mando integral.
4. Asegura la posibilidad de adaptabilidad
Contar con un ejemplo práctico de balanced scorecard no quiere decir que debas implementarlo tal cual. Cada organización es diferente, así que el BSC de una empresa no puede ser exactamente igual a otro.
De hecho, ni siquiera deberías usar el mismo cuadro de mando integral permanentemente, aunque sea una buena muestra. Si sabes utilizar bien esta herramienta, serás consciente que debe poder adaptarse.
Así, tanto las gestiones como las mediciones de los objetivos, concordarán con las necesidades que vayan surgiendo. Incluso, es probable que, siguiendo un ejemplo de balanced scorecard, debas adecuar acciones o redefinir objetivos.
Eso puede ocurrir después de analizar las 5 fuerzas de Porter o de hacer cualquier otro estudio. De ese modo, harás la optimización sobre el planteamiento de actividades y medios, para alcanzar la visión planteada.
¡Haz tu propio Cuadro de Mando Integral!
Implementar las estrategias de aprendizaje, y de otros tipos, en un negocio en funcionamiento, no es fácil. Sin embargo, está claro que saber qué es el balanced scorecard te será de mucha utilidad al lograrlo.
Por consiguiente, no pierdas tiempo valioso y empieza a aplicar esta herramienta. Indudablemente, serás capaz de percibir los beneficios de esa decisión prontamente.
Por ejemplo, a todos les costará menos hacer su trabajo, serán más efectivos y obtendrán mejores resultados. Eso es lo que logra poner en práctica el balanced scorecard.
