¿Cómo evitar el retrabajo en tu negocio?

El retrabajo es la necesidad de ejecutar otra vez una actividad y constituye una de las situaciones que más causa insatisfacción en los colaboradores de una organización. Sigue leyendo y aprende a evitarlo en tu negocio.

Imagínate que te pasaste días diseñando un proyecto, modificándolo y pensando en la mejor manera de complacer al cliente. Al final, él te dice que la planificación está excelente, pero que hay que hacerlo todo de nuevo utilizando otra metodología. Indignante, ¿verdad?

Como dicen por ahí, tiempo es dinero, y cuando un equipo tiene que realizar la misma acción más de una vez, disminuye su productividad. Este tipo de situación puede ser estresante, frustrante y perjudicial para las ganancias del negocio.

Pero no te desesperes, te vamos a dar algunos consejos en este post para evitar los perjuicios de este problema. ¡Síguenos!

Los principales perjuicios del retrabajo

El retrabajo genera un sinfín de perjuicios a tu negocio. Échales un vistazo:

Desgaste del equipo y de la relación con los clientes

El retrabajo molesta a quienes tienen que realizar la actividad de nuevo y también a quienes solicitan que se rehaga algo.

El equipo responsable por los cambios se desgasta y se frustra al tener que hacer lo mismo más de una vez.

Un diseñador, por ejemplo, necesita tiempo y mucha creatividad para desarrollar la identidad visual de una marca.

Ahora bien, imagínate el cansancio de este profesional al tener que repensar estas ideas por quinta vez. Es de esperarse que el compromiso no sea el mismo del comienzo.

Al mismo tiempo, el cliente no se sentirá cómodo pidiendo algunos cambios por quinta vez y empezará a cuestionar la capacidad y la credibilidad de tu equipo.

Estrés en el entorno de trabajo

El retrabajo genera una serie de efectos negativos en secuencia. El cliente se frustra con el resultado, el gestor tiene que pedir que se vuelva a hacer el trabajo, el equipo se estresa porque necesita terminar esta actividad, pero también todas las otras actividades diarias.

Con los plazos a punto de terminar, los equipos deben reestructurarse, los empleados tienen que hacer horas extras, el gestor necesita exigir más. En resumen, esta situación termina generando mucho estrés y agitación en el entorno de trabajo.

Costos adicionales

El retrabajo puede tomar proporciones tan grandes que pueden provocar la inviabilidad de seguir haciendo cambios.

Cuando se hace un presupuesto, el sector comercial calcula y mide cuánto gasta la empresa para proporcionar un servicio en particular en un momento específico.

Así, se calculará cuántas horas tendrá que trabajar el equipo para finalizar el proyecto, además de los gastos fijos que deben incluirse, como la luz, Internet, las comidas, entre otros.

Por lo tanto, cuando la conclusión comienza a exceder el tiempo determinado inicialmente, la cantidad pagada por el servicio termina siendo proporcionalmente inferior, y tu negocio empieza a sufrir pérdidas.

Además de todas estas situaciones, habrá también preguntas que surgen para buscar a los culpables y responsables del retrabajo.

Estas preguntas causan inseguridad y ansiedad en el equipo y en el cliente.

Por lo tanto, una vez que el problema ya existe, la mejor actitud es buscar alternativas para solucionarlo, y no buscar culpables.

5 maneras de evitar el retrabajo en tu negocio

Es casi imposible eliminar por completo el retrabajo de la rutina de un negocio, ya que no siempre el trabajo desarrollado corresponderá exactamente a lo que el cliente quería.

Tu intención debe ser transformar grandes solicitudes de alteraciones en pequeños cambios, y hay algunas acciones sencillas que se pueden poner en práctica para lograrlo. ¡Fíjate en las sugerencias!

1. Concéntrate en acciones de planificación

Para evitar el retrabajo, el primer paso es construir una planificación eficiente.

Es importante obtener todas las informaciones posibles sobre el trabajo y que el proceso se planifique con antelación, evitando sorpresas en mitad de la producción.

Muchos gestores se equivocan, precisamente, al intentar acelerar la fase de planificación y terminan teniendo problemas en la ejecución por la falta de ideas para resolver lo que se pide.

La creación de una planificación eficiente deja claro cuáles son las necesidades del cliente y cómo el gestor puede proporcionar un servicio que las supla.

Por eso, también es necesario que los datos se documenten, que haya una periodicidad de reuniones y que haya fases bien definidas y acciones asignadas a cada colaborador.

2. Establece etapas en el proceso

Después de planificar, hace falta establecer las fases del proceso. Con esta organización, el gestor puede identificar los procesos que requieren más tiempo y más personas y los que pueden eliminarse o reorganizarse.

Además, en este punto las acciones deben ser asignadas a personas con plazos de entrega muy claros. Esto evitará justificaciones como: “Atrasé mi entrega, porque la persona responsable por la fase anterior no me envió todo lo necesario”.

También es necesario que exista un acuerdo formal, descrito en el contrato con el cliente, sobre las normas para las solicitudes de cambio, así como la cantidad límite de pedidos y el plazo para solicitarlos.

Por ejemplo, establece que después de la entrega final del proyecto, el cliente tendrá tres días para enviar todos los cambios necesarios de una vez. Las solicitudes de cambio que excedan la fecha establecida, tendrán un costo adicional.

3. Realiza capacitaciones periódicas

A menudo, el retrabajo surge por la forma incorrecta u obsoleta de realizar alguna acción. Con los avances tecnológicos, el modo de trabajo de muchos segmentos se ha visto afectado.

Para evitar este desfase, lo mejor que puedes hacer es realizar capacitaciones periódicas para ti y para tu equipo.

Las capacitaciones son capaces de motivar a los equipos y abrir la mente de los colaboradores a nuevas formas de alcanzar el mismo resultado con optimización del tiempo.

También contribuyen a que las personas entiendan todas las partes del proceso y puedan actuar de forma colaborativa, no individual.

4. Automatiza algunas acciones

El retrabajo también puede darse cuando hay una desorganización en la distribución de tareas. Por lo tanto, es importante utilizar plataformas y sistemas que automaticen y estandaricen algunas acciones.

De esta manera, todo el equipo puede buscar la información en un solo lugar y centralizar el desarrollo de los procesos.

Esta automatización de procesos se hace especialmente necesaria en negocios en los que varios colaboradores desarrollan las mismas funciones.

Además, estos sistemas proporcionan informes y análisis de datos automáticamente, evitando errores de cálculo e inserciones de datos incorrectas por parte de los colaboradores.

Otra ventaja es que esta tecnología reduce los costos al concentrar los recursos humanos en la ejecución de actividades más importantes.

5. Mantén una comunicación abierta y clara

La verdad es que gran parte del retrabajo podría evitarse con el enfoque en una parte muy importante de todo el trabajo: la comunicación.

A la hora de obtener las informaciones del proyecto con un cliente, de resolver el trabajo pendiente pronto o de finalizar un trabajo rápidamente, las personas acaban descuidando una comunicación eficiente.

Esta puede ser la causa del retrabajo: la falta de comunicación clara y abierta tiene el poder de perjudicar todo el proceso.

Por eso, es importante valorar las preguntas, por más sencillas que sean, para describir al máximo la planificación y las tareas. Pero también, es esencial que el equipo esté en sintonía e intercambie informaciones sobre el proyecto.

Además, el canal de comunicación con el cliente debe ser directo y eficiente. Es necesario que esté disponible para contestar las preguntas del equipo y dar feedbacks más rápidos, cuando sea necesario.

Cambios en la rutina de tu negocio

Bueno, como pudimos ver, un sistema de gestión eficiente y la organización de los equipos pueden eliminar gran parte del retrabajo.

Al planificar adecuadamente un proyecto, obtener informaciones completas y mantener canales de comunicación abiertos, la posibilidad de retrabajo en el proceso se reduce significativamente.

Después de leer nuestros consejos sobre cómo evitar el retrabajo, ¡es importante que sigas profundizando tus conocimientos para mejorar la gestión de tu negocio!

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