Quais são os dados necessários para emissão de nota fiscal?

Saber quais são os dados necessários para emissão de nota fiscal é um cuidado básico que toda pessoa empreendedora precisa ter.

Entender esses detalhes elimina o risco de uma emissão errada e uma série de dores de cabeça que você e seu negócio podem ter com clientes ou com a Receita Federal.

Vamos direto ao que importa: fique de olho nesses dados necessários para emissão de nota fiscal e livre-se dessa dor de cabeça.

Quais os dados necessários para emissão de nota fiscal?

Dependendo do tipo de NF que você vai emitir, alguns dados são comuns a todas. De maneira geral, são:

• Valor da nota;
• Dados do destinatário;
• Dados do emissor;
• Descrição do produto ou serviço;
• Nomenclatura comum do Mercosul;
• Código Especificador de Substituição Tributária (CEST);
• Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Valor da nota

É o valor do serviço ou do produto. Esse número já precisa incluir os impostos, porque é o preço total que o cliente vai pagar para o seu negócio.

Dados do destinatário

Esses dados identificam quem pagou pela nota, seja pessoa jurídica ou física. Você vai precisar de:

• CPF (pessoa física) ou CNPJ (pessoa jurídica);
• Nome completo (pessoa física) ou razão social (pessoa jurídica);
• Inscrição estadual, quando houver;
• Endereço completo.

Dados do emissor

São os dados do seu próprio negócio, que repetem os mesmos campos dos clientes pessoa jurídica:

• CNPJ;
• Endereço completo;
• Inscrição estadual, se você tiver;
• Dados de contato, como telefone e e-mail.

Descrição do produto ou serviço

É o conjunto de dados que descreve o que você vendeu. Aqui pode variar um pouco conforme o tipo de nota, mas algumas informações são fundamentais:

• Descrição do item vendido ou detalhamento do serviço prestado;
• Quantidade de produto ou horas de serviço;
• Valor de cada item vendido ou dos serviços prestados.

Nomenclatura comum do Mercosul

Usada em notas fiscais de produto, é um padrão de identificação da mercadoria adotado em todo o Mercosul para indicar a natureza dela.

Código Especificador de Substituição Tributária (CEST)

Código usado para padronizar os produtos sujeitos ao regime de substituição tributária.

Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP)

Ajuda a identificar a natureza da operação, se é entrada ou saída, interestadual ou estadual.

O que é preciso para emitir uma nota fiscal

Além dos dados que você já viu, existem outros requisitos para emitir o documento. São eles:

Certificado digital

O certificado digital é uma espécie de assinatura virtual que garante a legalidade do documento.

Assim como uma assinatura física, ele tem validade jurídica. Pode ser adquirido em uma Autoridade Certificadora credenciada, como Caixa Econômica Federal, Serasa e Receita Federal.

Credenciamento na SEFAZ

É um cadastro feito na Secretaria de Fazenda de cada estado, que autoriza seu negócio a emitir notas fiscais eletrônicas.

Normalmente acontece junto com a abertura da empresa. Cada estado tem sua própria legislação para regulamentar esse credenciamento.

Emissor de notas

É um software que faz as emissões por você, facilitando a operação e tirando parte da burocracia do caminho.

Os Microempreendedores Individuais (MEI) ou qualquer outra empresa que emite NF de serviço conseguem fazer isso pelo portal da prefeitura onde estão sediados.

Só que essas plataformas costumam ser instáveis e podem travar a agilidade do processo. Por isso, um emissor de notas dedicado costuma ser um caminho mais confiável, já que reduz a dependência da comunicação direta com o servidor do órgão.

Quais os principais tipos de nota fiscal?

Você já deve ter notado que alguns dados necessários variam de acordo com o tipo do documento. Os principais são:

Nota Fiscal Eletrônica

A NFe é o documento que substituiu o papel. É a nota de mercadoria, emitida pelos estados e responsável pela cobrança do ICMS.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

A nota fiscal de serviço eletrônica é emitida por quem presta algum serviço, sem circulação de mercadoria. A emissão é de responsabilidade da prefeitura.

Nota fiscal avulsa

São notas emitidas por empreendedores sem CNPJ. Servem como comprovação de uma transação comercial, ajudando quem ainda não tem tantas vendas, como infoprodutores no início da jornada, a se manter regularizado.

Mesmo sendo avulsa e voltada a quem não tem CNPJ, a NFA-e tem o mesmo valor legal das demais notas. Ela é emitida na SEFAZ do estado ou na prefeitura, dependendo do caso, já que as regras variam conforme a localidade.

Conhecimento de Transporte Eletrônico

São as notas para cargas transportadas entre o emissor e o destinatário. Também é um documento eletrônico que substituiu a versão em papel.

Aqui, alguns dados de preenchimento são diferentes, para favorecer a identificação do transporte:

• Nome, CNPJ e endereço do embarcador da carga;
• Nome, CNPJ e endereço do destinatário;
• Nome, CNPJ e endereço do contratante do serviço de transporte;
• Valor do serviço de transporte;
• Peso da carga;
• Valor do produto;
• Taxas de transporte.

Quando emitir uma nota fiscal?

Para NFe e NFSe, a emissão é obrigatória em toda transação comercial, seja de serviço ou de produto.

Isso vale para todo tipo de empresa: pequeno porte, microempresas e Microempreendedores Individuais (MEI).

O MEI tem uma única exceção: não é obrigado a emitir nota em transações com pessoa física, a não ser que o comprador peça o documento.

Vale lembrar que os diferentes tipos de nota fiscal, como as de transporte e de remessa, têm suas próprias especificidades de emissão.

Principais cuidados para emitir uma nota fiscal

Agora que você já sabe quais são os dados necessários para emitir nota fiscal, alguns cuidados merecem atenção redobrada.

Tenha atenção ao tipo de nota emitida

Esse é um cuidado especial para quem oferece tanto serviço quanto produto. Também vale ficar atento a quando a nota deve ser emitida por entrada ou saída, já que cada tipo tem suas particularidades.

Limite de faturamento

Cada regime tributário tem um limite de faturamento. Empreendedores como infoprodutores e criadores digitais costumam optar pelo MEI.

O Microempreendedor Individual tem um teto de faturamento de R$ 81 mil por ano. A partir daí, o recomendado é migrar de regime tributário para não levar multa por excesso de faturamento.

Valor do produto ou serviço

O campo de valor é um dos dados mais essenciais na emissão de nota fiscal, então merece cuidado redobrado.

Pode parecer óbvio dizer que o valor precisa estar correto, mas errar esse campo é comum, principalmente entre afiliados.

Isso porque muitos empreendedores emitem a nota já descontando o valor pago ao parceiro, quando, na verdade, o valor lançado deve ser o integral.

Automatização de emissão

Emitir nota fiscal, no fim das contas, não é uma tarefa complicada. Mas complica quando o volume de clientes e vendas cresce, deixando o fluxo maior e mais propenso a erros.

Nesse cenário, vale a pena automatizar. Com um emissor automático, dá para gerar as notas fiscais sem precisar acompanhar cada uma manualmente, evitando erros e poupando um tempo precioso que poderia ir para o que realmente importa: o seu negócio.