Gestão financeira: passo a passo simples e prático para você aplicar ainda hoje em sua empresa

Cuidar da gestão financeira é essencial para a saúde de seu negócio. Os empreendedores digitais, que lidam com fontes diversas e faturamento variável, devem encarar essa tarefa com especial atenção.

Para quem está dando seus primeiros passos, é fácil misturar as contas, esquecer detalhes tributários, desprezar alguns custos e sofrer com esses obstáculos nesse início de jornada.

Por isso, é preciso controlar bem as entradas e saídas, organizar todos os números, automatizar processos e aumentar a disciplina em relação ao dinheiro.

E você, está pronto para começar uma nova fase em seus negócios? Então, continue na leitura para conferir as dicas que preparamos a seguir.

Gestão financeira passo a passo

Aos poucos, você vai perceber que a gestão financeira se encontra em todas as áreas e todas as decisões de sua empresa. Tudo é afetado e movido por dois vetores básicos: a captação e a aplicação dos recursos. Na prática, tudo se resume em como você lida com o seu dinheiro.

Embora pareça até óbvio demais, não são poucas as pessoas que gerenciam suas finanças de qualquer jeito, apenas confiando na memória e em projeções pouco elaboradas. A consequência só pode ser uma: prejuízo.

Assim, vale a pena conferir nosso passo a passo para elevar sua percepção da importância da gestão financeira e, depois, a colocar em prática.

Passo 1: Você não é sua empresa

No início, é comum que empreendedores misturem contas de pessoa física e jurídica. Mas essa confusão pode implicar em erros estratégicos, falhas administrativas e más decisões financeiras.

Essa situação é ainda mais comum em trabalhos home office, em que o indivíduo encarna completamente sua empresa. Nesse caso, é preciso ter cuidado e atenção para definir os limites entre o que é gasto e investimento da pessoa e o que é dinheiro do negócio.

Passo 2: Registre todos os números

Sabemos que é chato fazer contas e registrar tudo que se ganha e o que se gasta, mas, acredite, se não fizer disso um hábito, você está fadado a perder dinheiro, de uma forma ou de outra.

Já que estamos falando de negócios digitais, nada mais adequado do que registrar suas despesas e receitas com a ajuda da internet. Para isso, você pode usar métodos simples, como uma planilha do Google, ou softwares mais elaborados. O princípio básico, porém, é o mesmo: a gestão do caixa.

No fluxo diário, você precisa se preocupar com entradas e saídas de vendas, serviços, pagamentos de fornecedores, salários, despesas, entre outros. É importante também estabelecer controles mensais e periódicos, que possibilitem uma visão mais abrangente da saúde financeira do negócio.

Em uma planilha, destaque uma coluna com todas suas despesas fixas. Em outra, registre seus ganhos e, em outra, crie categorias de despesas variáveis, para as quais você deverá reservar um valor todo mês e toda semana.   

Diariamente, conforme você gasta, assinale os valores e faça os descontos devidos. Vá controlando cada tipo de despesa, até que você chegue a números que se encaixem em sua ideia de orçamento, dentro de sua capacidade de gastos.

Claro que esse processo fica ainda mais simples e interessante com um software de gestão, que permita cadastrar contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa diário, etc. Mas calma: vamos falar desse tipo de solução mais à frente.

Passo 3: Invista para crescer

Normalmente, para expandir sua empresa, você precisa investir, seja tempo ou dinheiro. Nessa hora, vale recorrer a seu plano de negócios, para descobrir qual será a viabilidade da projeção de retornos.

Mas não basta pensar na possibilidade de ampliação de ganhos se você não assinalar todos os gastos que terá ao longo desse caminho. Se não fizer isso, corre o risco de ficar sem capital de giro para pagar as contas. Já imaginou?

Por isso, dependendo do caso, é importante considerar vias de financiamento, como BNDES, bancos, cooperativas, entre outros. Assim, você não fica sem capital e não deixa de investir na sua ideia.

Passo 4: Prepare-se para a tormenta

Muitas empresas fecham diante dos primeiros sinais de uma crise. Essa dificuldade pode ser da economia como um todo, apenas do setor ou vinculada ao negócio propriamente dito. De qualquer forma, é necessário se prevenir para momentos de instabilidade.

Como fazer isso?

O primeiro ponto passa pela dica anterior, que é viabilizar seus investimentos de olho no capital de giro, para não ficar sem recursos diante de uma crise.

Esse é o pior cenário: se você não tiver dinheiro para pagar suas contas, pode precisar fechar a empresa. Então, mantenha uma reserva para emergências, independentemente de seu otimismo em relação ao mercado e a seu negócio.

Outra frente de batalha nesse sentido é a análise periódica dos números, aqueles lá do passo número 2. Eles vão auxiliá-lo a projetar problemas no horizonte. De posse desses dados, você tem condições para reduzir despesas quando necessário e aumentar investimentos quando possível.

Gestão financeira no país dos impostos e da burocracia

Cinco meses é o tempo que o brasileiro precisa trabalhar apenas para pagar todos os impostos, ou seja, quase metade do ano só para cumprir com suas obrigações com o governo.

Além da tributação excessiva, temos ainda a corrupção, um mal que consome de cada contribuinte pessoa física 29 dias de trabalho. Os números são de um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), que também mostra que o peso dos impostos sobre os rendimentos do trabalhador no Brasil vem aumentando ao longo das décadas.

Nesse cenário complicado, deve ser acrescida a burocracia para se abrir, regulamentar e fechar uma empresa.

Diante dessa conjuntura desfavorável, o empreendedorismo digital acaba ganhando ainda mais força. Criar e manter um negócio virtual exige menor burocracia, menos dinheiro e menos pessoas trabalhando, pelo menos em um primeiro momento.

Por sorte, os empreendedores digitais podem encarar a tributação de forma mais simples, digamos:

Simples Nacional

Esse é um regime que abarca empresas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões. Oferece a possibilidade de recolhimento de todos os tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia. Assim, a alíquota varia de acordo com o faturamento, dividido em faixas.

Para optar por esse regime, as microempresas e empresas de pequeno porte precisam estar isentas de débitos da Dívida Ativa da União ou do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

MEI – Micro Empreendedor Individual

Esse é um modelo criado para formalizar empreendedores individuais. Permite optar pelo Simples sem precisar pagar tributos federais (IRPJ, PIS, Cofins, IPI e CSLL). Você arca apenas com os seguintes valores, caso não tenha funcionários:

• INSS de 5% do salário mínimo;
• ICMS de R$ 1,00 (Comércio e Indústria);
• ISS a R$ 5,00 (Prestação de Serviços).

Acumule conhecimento sobre finanças e empreendedorismo

Nessa jornada de empreendedorismo, buscar conhecimento sobre finanças é muito importante.

Parece uma tarefa distante e complicada, mas não é: cada vez mais, blogs e sites reúnem informações didáticas e interessantes sobre o assunto, escritas por especialistas que se preocupam em dialogar com o leitor e resolver suas principais dúvidas.

Veja alguns temas financeiros que podem causar confusão:

• Custo ou despesa: os custos estão ligados à produção ou à comercialização dos bens ou serviços da empresa (matéria-prima, frete, etc), enquanto as despesas são gastos administrativos que não dependem do desempenho do negócio (cafezinho, aluguel, etc).
• Regime de caixa ou de competência: o primeiro assinala o gasto ou receita no dia que entra no caixa, e o segundo se refere ao dia de emissão ou realização.
• O que é DRE: a Demonstração do Resultado de Exercício ajuda a encontrar a lucratividade, ponto de equilíbrio e “furos” do orçamento.
• O que é fluxo de caixa: auxilia a monitorar o caixa da empresa e a antever problemas ou soluções no curto, médio e longo prazo.

Interessante, não? Então, mantenha-se sempre atualizado e aproveite as oportunidades que você encontrar na internet para fazer isso.

Como otimizar processos de gestão financeira

Especialmente para empreendedores digitais, utilizar a tecnologia para auxiliar na gestão financeira faz todo o sentido.

Como vimos, um controle rigoroso desses números possibilita incrementar o quadro de resultados do negócio, além de elevar o valor de seu patrimônio com a geração de lucros líquidos.

Nesse contexto, um software de gestão com controle financeiro pode ser muito útil. Esse tipo de ferramenta, prática, eficiente e de fácil uso, colabora para o controle das contas de micro e pequenas empresas.

Uma dessas plataformas é a ContaAzul, que busca simplificar essas operações para que o empreendedor possa se concentrar em seu negócio e fazer sua empresa crescer sem perder tempo. Entre seus recursos estão controle financeiro, fluxo de caixa facilitado, relatórios estratégicos e integração com a contabilidade. Vale experimentar!

Gostou das dicas para facilitar e otimizar sua gestão financeira? Deixe seu comentário aqui.

*Guest post produzido pela equipe da ContaAzul.