Invoice: o que é? Como enviar?

Se você é empresário e tem clientes no exterior, provavelmente já teve dúvidas sobre as regras necessárias pra regularizar suas prestações de serviço.

Além disso, assuntos como a formalização da receita, a emissão de notas fiscais e outros requisitos tributários também devem ter surgido no caminho.

Assim como uma nota fiscal no Brasil, gerar uma Invoice faz parte da regulamentação das operações comerciais com outros países, e existem exigências específicas a cumprir.

Neste post, explicamos o que é uma Invoice e como funciona o processo de emissão desse comprovante fiscal. Confira.

O que é Invoice?

Uma Invoice é basicamente um comprovante fiscal. É uma fatura de pagamento, um documento parecido com um tipo de nota fiscal, que serve pra comprovar uma operação comercial.

Existem vários formatos prontos desse tipo de fatura, mas fica a critério da empresa seguir um modelo pronto ou criar o seu próprio.

De todo modo, esse documento precisa conter algumas informações obrigatórias. Veja só:

• Nome e endereço completo do emissor e do destinatário;
• Data de emissão;
• Descrição completa da mercadoria (desejável a NCM, Nomenclatura Comum do Mercosul);
• Moeda, preço unitário e valor total;
• Quantidade, peso bruto e líquido;
• Valor total por produto ou serviço e valor total da invoice;
• Forma de pagamento (antecipado, à vista, a prazo etc.);
• Termos ou condições de venda (Incoterms);
• Locais de embarque e desembarque;
• Tipo de transporte;
• Assinatura do emissor (desejável).

Vale reforçar que as Invoices não têm um padrão unificado, então outros campos e informações podem aparecer. Mas os que estão acima são os essenciais, conforme regulamenta a lei aduaneira.

Veja abaixo um exemplo de Invoice:

Qual a importância da Invoice?

Assim como qualquer comprovante fiscal, seja de produto, consumidor ou serviço (NF-e, NFC-e, NFS-e), a Invoice regulamenta uma transação e mostra que aquela compra ou venda seguiu as regras e está de acordo com a lei.

Deixar de emitir esses documentos pode colocar o seu negócio em risco e te dar dor de cabeça com a fiscalização da Receita Federal, por incorrer em sonegação fiscal.

Diante desse cenário, vale a pena manter tudo em ordem em vez de arriscar deixar seu negócio funcionando fora da lei. Na dúvida, conte com o auxílio de um contador pra ter um acompanhamento profissional especializado.

É bom lembrar que, ao comercializar internacionalmente, você pode ficar livre de impostos estaduais e municipais, como o ICMS e o ISS, mas ainda vai precisar pagar outros, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).

Quando a Invoice precisa ser emitida?

Como já mencionamos, uma Invoice é emitida quando existe uma transação comercial entre países diferentes, ou seja, numa exportação ou importação de produto ou serviço.

O recomendado é que esse documento seja feito no idioma do cliente ou em inglês, impresso em três vias iguais, assinadas e carimbadas, por uma questão de segurança.

Ainda assim, há casos em que a emissão da Invoice pode não ser obrigatória (embora seja sempre recomendável). Acompanhe abaixo.

Emissão opcional (mas recomendável)

Em operações de até 3 mil dólares (EUA), ou o equivalente em outras moedas, não é obrigatório emitir documentação justificando a entrada ou saída da mercadoria ou do serviço do país.

Ainda assim, é necessário identificar o código da natureza da operação. E, em caso de suspeita, a fiscalização pode pedir algum documento que comprove a operação, aí o uso da Invoice passa a ser fundamental.

Emissão obrigatória

Em operações com valor superior a 3 mil dólares (EUA), ou o equivalente em outras moedas, a emissão do documento fiscal que comprove a transação é indispensável.

Dica extra!

Como você já viu, é importante preencher todos os campos essenciais corretamente antes de gerar uma Invoice.

Por isso, reunimos os principais erros que as pessoas cometem na hora de elaborar esse documento. Assim, você evita equívocos e problemas com o fisco. Confira antes de emitir uma Invoice se:

• Há data ou número de controle inexistente, repetido ou inválido;
• Faltam informações do pagador, do canal bancário ou do direcionamento devido;
• A descrição do serviço ou produto é suficiente (cumpre todos os requisitos);
• Todas as informações sobre a forma de pagamento constam no documento;
• Falta a informação de em qual moeda o valor deve ser pago;
• A Invoice tem data superior a 360 dias ou está ilegível;
• Faltam dados ou há informações incorretas do emissor ou do beneficiário (nome, endereço etc.).

Onde emitir o Invoice?

Hoje é possível emitir uma Invoice de serviço para o exterior usando um gerador online, várias plataformas de pagamento internacional e contabilidade oferecem esse tipo de ferramenta, ou até criando seu próprio modelo em um editor de texto ou planilha, seguindo os campos obrigatórios que você viu no início deste post.

Se optar por uma ferramenta pronta, o fluxo costuma ser parecido: você se cadastra com seu e-mail, preenche um formulário com os dados da operação e do destinatário, e a plataforma gera o documento formatado pra download.

Como preencher a Invoice?

Na prática, preencher a Invoice é reunir todos os campos obrigatórios que listamos lá no início: dados do emissor e do destinatário, descrição da mercadoria ou serviço, valores, forma de pagamento e condições de venda.

O segredo é caprichar na descrição do produto ou serviço, sendo o mais específico possível, e conferir se todos os valores batem entre si (unitário, total por item e total geral) antes de gerar o documento final.

Como pagar uma Invoice e quais taxas são cobradas?

O pagamento da Invoice é feito por transferência internacional, seja por bancos tradicionais, seja por plataformas especializadas nesse tipo de serviço.

E as taxas? Numa transação comercial internacional, sua empresa fica isenta de impostos municipais e estaduais, como o ISS e o ICMS.

Mas atenção: isso não significa que você está livre de outros tributos, como o IOF. Dependendo da natureza da operação, também pode haver cobrança de Imposto de Renda.

Conclusão

Neste post, você conferiu a importância de uma Invoice e entendeu o impacto de não emitir esse documento, além de tirar as principais dúvidas sobre o assunto.

A Invoice é usada para transações internacionais, mas vale lembrar que, pra vendas dentro do Brasil, o documento equivalente é a nota fiscal, com suas próprias regras e particularidades.