Método GTD: o que é e como aumentar sua produtividade

Veja como utilizar essa ferramenta para controlar seu fluxo de trabalho e ser mais produtivo!

O método GTD é excelente para quem quer se ver livre da procrastinação e melhorar a forma que gerencia o tempo. Ao colocá-lo em prática, é possível ter mais produtividade nas tarefas e tirar os planos do papel com muito mais facilidade.

Vale lembrar que conhecer ferramentas para otimizar a produtividade e fazer uma boa gestão do tempo são parte da construção de uma carreira de sucesso. O método GTD é uma dessas estratégias e pode ser a peça que faltava para o seu crescimento profissional.

O motivo é que, atualmente, conciliamos uma rotina bastante pesada. Além de uma atividade profissional, muitos de nós se dedicam a projetos pessoais ou têm demandas familiares — tudo isso em um contexto no qual a criatividade e a aprendizagem contínua se tornaram pré-requisitos em diversas áreas.

Então, como encontrar espaço para dar conta de tudo o que precisa ser feito? Neste post, aprenda a utilizar o método GTD para gerir o fluxo de tarefas e vá em busca da produtividade!

O que é GTD?

O método GTD é uma ferramenta que foi criada pelo especialista em produtividade David Allen, no best-seller “Getting Things Done” (2001), que recebeu o título em português de “A Arte de Fazer Acontecer”.

O livro recebeu uma versão revisada e atualizada em 2015, sendo traduzido pela Editora Sextante. Na página 30, que pode ser lida na amostra grátis, o autor define claramente os três objetivos da metodologia.

“O método GTD se baseia em três objetivos:

[1] capturar todas as coisas que devem ser feitas ou que sejam úteis para você num sistema lógico e confiável;

[2] educar-se para tomar as decisões de todos os seus projetos para que você possa implementar ou renegociar as “próximas ações” e

[3] organizar e coordenar todo esse conteúdo, reconhecendo seus vários níveis de compromissos consigo mesmo e com os outros, a qualquer momento. “

A ideia é que a pessoa execute as tarefas com a mente livre de distrações. Para isso, em vez de deixar o estresse e a ansiedade atrapalharem o que precisa ser feito, é interessante colocar tudo em anotações confiáveis e focar apenas no que está previsto para agora.

No livro, Allen associa esse momento a deixarmos a mente clara como a água. Isso é o que permite dar a atenção devida às tarefas de momento, concluindo, de fato, as atividades que se colocam no nosso caminho.

Como utilizar o método GTD?

Embora a leitura do livro possa fornecer uma visão mais aprofundada, podemos conhecer os elementos essenciais da ferramenta de imediato e colher os benefícios de sua aplicação. Basicamente, você deve seguir 5 passos para organizar suas tarefas.

Coletar

A primeira proposta é criar listas físicas ou eletrônicas para anotar todas as coisas que chamam a sua atenção durante o dia, como ideias, demandas e desejos. Tais itens ficarão aguardando uma decisão, em vez de serem distrações para o que se está executando.

Processar

Entender o que precisa ser feito em relação aos itens colocados na lista que você criou. Nesse momento, as demandas, as ideias e os desejos são transferidos para listas que correspondem ao seu status, como:

• lixeira — são os itens que não demandam ação, nem têm informação relevante ou desejo a ser concretizado no futuro;
• algum dia, talvez — consistem em projetos para o futuro, ou seja, que não terão andamento agora, mas que podem ser reconsiderados mais à frente;
• próximas ações — contêm os itens que exigem ação e que devem ser realizados assim que possível;
• agenda — traz os compromissos com data e hora para realização;
• aguardando terceiros — representa os itens que demandam ação e que devem ser delegados, logo, ficam aguardando até que uma outra pessoa faça sua parte ou seja preciso cobrá-la;
• referências de projetos — reúnem as informações relevantes coletadas durante o dia, portanto, são conteúdos importantes que não demandam ação.

Organizar

Definir a melhor maneira de executar as tarefas colocadas em próximas ações e os compromissos na agenda. Isso normalmente passa pelo uso de duas classificações: projetos e contextos.

As tarefas que demandam mais de uma ação são transformadas em projetos. Por exemplo, limpar a cozinha não seria colocada diretamente como próxima ação, mas decomposta em várias ações mais simples, como:

• lavar a louça;
• varrer o chão;
• limpar a geladeira;
• limpar o fogão etc.

Além disso, as referências são vinculadas aos projetos. Diante de uma ideia genial para uma aula, por exemplo, você anotará as informações em “referências” e indicará que ela pertence ao projeto “aulas”. Assim, na hora certa, tudo estará lá para ser usado.

Já na parte do contexto, a proposta é inserir o local em que a tarefa será executada. O ideal é que “próximas ações” seja uma pasta física ou digital, em que são incluídas diversas listas com tarefas agrupadas por contexto.

Por exemplo, você terá uma lista com todas as ações para serem realizadas no computador, no centro da cidade, no escritório de um fornecedor etc. Sendo assim, as tarefas estarão agrupadas de modo que seja possível destinar horários do seu dia para realizá-las.

Revisar

Retornar as listas para realizar ajustes conforme as mudanças de cenário ou o surgimento de novas demandas. O mais indicado é destinar um horário do dia para processar as informações das listas de entrada e um dia na semana para revisitar as demais categorias.

Fazer

Agora, é hora de seguir o planejamento e concluir as próximas ações, os compromissos e as revisões nos horários em que foram destinados, evitando a procrastinação. Você só precisará se preocupar com os itens específicos de um projeto ou contexto, porque o restante estará seguro nas listas de tarefas.

Para facilitar a execução, você pode utilizar aplicativos de produtividade. Além disso, basta digitar “GTD” nos campos de busca da Play Store ou da App Store para encontrar uma série de apps para uso do método — ou ainda procurar uma das ferramentas de listas como Google Keep, OneNote e Evernote.

Quais são as vantagens do método GTD?

Logo ao aplicar esse modelo de organização, é possível perceber ótimos benefícios na sua rotina. A seguir, veja as 4 maiores vantagens de aplicar o método GTD no dia a dia.

1. Saber se planejar

Definir claramente o que, quando e onde precisamos realizar nossas tarefas e conectar as ações diárias com os projetos de longo prazo é a primeira das vantagens de adotar o método GTD.

2. Ter mais organização

Controlar adequadamente o fluxo de trabalho, ao acompanhar o andamento de cada projeto e gerenciar a entrada de novas demandas também faz parte da rotina com o GTD.

3. Evitar distrações

Ter a oportunidade de se concentrar exclusivamente nas tarefas para agora, ao mesmo tempo em que é possível bloquear elementos externos que prejudicam a produtividade, é outra vantagem de seguir o método.

4. Cumprir metas

Melhorar a capacidade de concretizar as pequenas ações cotidianas, que, em conjunto, permitem o alcance de metas é mais um dos grandes benefícios proporcionados pelo método GTD.

Como fazer acontecer?

Como somos fortemente demandados, a ferramenta criada por David Allen é uma aliada para conquistar mais qualidade de vida, objetivos pessoais e profissionais. Todas as demandas estarão em sistema lógico, que facilita o fazer.

Então, ainda que existam dificuldades nos primeiros dias, vale a pena fazer um esforço para manter as atividades. Assim que os comportamentos estejam automatizados, o uso será tão natural quanto amarrar os sapatos ou escovar os dentes.

Com isso, o método GTD tem de tudo para melhorar o planejamento, a organização e a execução das suas atividades de maneira significativa. Desse modo, ele ajuda a combater a falta de disciplina e a procrastinação na sua rotina.

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