Gestão de tempo: o que é e 10 estratégias eficazes

Uma boa gestão de tempo é uma das habilidades indispensáveis para ter sucesso profissional. Você faz parte daquele grupo de pessoas que acredita que 24 horas por dia é pouco para o tanto de tarefa que precisa realizar? Se a sua resposta para essa pergunta for sim, talvez, este seja o momento ideal para refletir sobre como você tem organizado seus horários.

É claro que uma pessoa pode ter (e geralmente tem) milhares de tarefas diárias. Porém, isso não pode desgastar e atrapalhar a sua produtividade. Não estamos duvidando e muito menos questionando os seus afazeres. Afinal, sabemos como o tempo pode mesmo ser corrido, principalmente para quem é dono de seu próprio negócio.

O problema é quando isso se torna rotineiro e você acaba não conseguindo fazer tudo o que precisa todos os dias. Porém, saiba que, mesmo com tantas tarefas, sejam elas pessoais ou profissionais, é possível se organizar melhor para ser mais produtivo e realizar tudo o que planejou.

Para te ajudar a otimizar melhor seu tempo, separamos 10 dicas que podem fazer suas 24 horas diárias serem suficientes para você completar suas atividades.

O que é gestão do tempo?

Antes de começar a colocar em prática as nossas dicas, é importante compreender de fato o conceito de gestão do tempo. Trata-se do processo de organizar e planejar como dividir o tempo entre todas as tarefas que precisam ser realizadas. Ou seja, consiste na quantidade de tempo que será gasta para executar alguma atividade.

E, ao contrário do senso comum, “estar ocupado” não implica, necessariamente, em um bom gerenciamento do tempo ou alta produtividade. Às vezes, é justamente o contrário!

Quer um exemplo? Quantas vezes você já se questionou por que não conseguiu terminar todas as tarefas do dia, mesmo tendo trabalhado sem parar?

Pois é. Quando isso acontece, é um sinal de que sua gestão do tempo não é das melhores. Provavelmente, você não está gastando tempo com as atividades que realmente interessam, perdendo totalmente o foco.

Quando bem feita, a gestão do tempo permite que você divida seu tempo de maneira muito mais inteligente, fazendo mais em menos tempo. Inclusive em situações onde o prazo é muito apertado ou você está sob pressão para terminar.

Por que é importante gerenciar o tempo?

Gerir melhor o tempo vai muito além de simplesmente ter mais tempo livre ou concluir as tarefas diárias mais rapidamente. Quando você adota uma gestão do tempo mais eficiente, tem mais chance de conseguir realizar tudo o que se propõe para alcançar os objetivos e metas que você definiu.

Além disso, planejar e administrar o tempo melhor traz diversos benefícios, tanto para sua vida profissional como para sua vida pessoal. Confira abaixo algumas das principais vantagens:

• Menos estresse: quando você consegue seguir um cronograma de tarefas adequadamente, se sente menos estressado e ansioso;
• Mais tempo livre: quem gerencia o tempo com eficiência consegue ter mais tempo para fazer atividades pessoas;
• Mais produtividade: a boa gestão do tempo também evita o desperdício, já que você conseguirá focar nas atividades que realmente importam;
• Melhora na reputação: tanto na vida profissional como na pessoal, você será visto como uma pessoa mais confiável e eficiente;
• Menos esforço: a gestão do tempo ajuda a reduzir o esforço necessário para realizar as tarefas.

Quais os passos para fazer uma boa gestão do tempo?

Agora que você já entendeu a importância de gerir o tempo corretamente, é hora de conferir algumas dicas para organizar melhor sua rotina e ser mais produtivo.

Pensando nisso, separamos 10 coisas que você precisa fazer para melhorar sua gestão do tempo. Mas, antes mesmo de ver essas nossas dicas, assista a um vídeo no qual o Cleiton e o Henrique falam mais sobre como ser produtivo e ter mais foco.

1. Crie uma meta

Para conseguir melhorar sua gestão de tempo, você precisa ter uma meta atingível.

Independentemente de pensar em otimizar seu tempo e ser mais produtivo nas tarefas pessoais ou profissionais, saiba que ter um objetivo te ajudará a organizar melhor tudo o que você precisa fazer.

Isso acontece porque, quando você tem um alvo, você consegue pensar em maneiras de planejar mais seu tempo e suas ações para atingir esse objetivo.

Por isso, tente estabelecer metas a curto, médio e longo prazo. Assim, você conseguirá montar estratégias para alcançar esses objetivos tendo como foco um período pré-determinado para a conclusão de cada tarefa. Mas tome cuidado!

É muito comum estabelecermos metas praticamente impossíveis. Quando você faz isso, além de não conseguir atingi-las, é bem provável que você fique extremamente cansado e não seja produtivo em quase nenhum momento de seu dia.

Se você ainda não sabe como traçar seus objetivos, não deixe de conferir nosso post sobre como estabelecer metas e aprenda a definir alvos reais e atingíveis.

2. Liste suas tarefas diárias

Depois de definir sua meta, você pode começar a pensar nas ações que precisa fazer para alcançar aquele objetivo.

Por exemplo, se você tem um negócio online e quer atrair um público maior para sua página de vendas, você pode pensar em ações como:

• otimizar seu site;
• criar um blog;
• escrever conteúdos relevantes para seu público;
• publicar mais em suas redes sociais;
• criar vídeos para seu canal no YouTube, entre outras estratégias.

Depois de pensar em tudo que você pode fazer para alcançar a sua meta, coloque essas ações no papel.

É muito importante ter um documento com uma lista de tudo que você precisa fazer. Isso te ajudará a não esquecer de nada que precisa ser executado.

3. Priorize aquilo que é urgente

Com a lista de tarefas em mãos, já é hora de diferenciar o que é urgente daquilo que pode ser prorrogável. Pense nas ações que são mais importantes para alcançar suas metas e coloque-as em execução antes das outras tarefas.

Entendeu a importância da lista que falamos no item anterior? Quando você tem escrito tudo o que você precisa fazer, fica mais fácil entender o que é mais importante e não pode ser deixado para depois.

Porém, você precisa tomar cuidado para não prorrogar demais as outras atividades. Se você deixar tudo para depois e não estabelecer uma ordem e um cronograma com data de início e fim para todas suas atividades, acabará não fazendo nada.

Por isso, mesmo que uma tarefa possa ser cumprida depois, não se esqueça de colocá-la também em execução em algum momento de seu dia, que é sobre o que falaremos a seguir.

4. Tenha um calendário

Ter um calendário com datas de início e fim para cada atividade prevista é algo que ajuda muito na hora de fazer sua gestão de tempo. Todas as vezes que você estabelece prazos, você envia comandos intuitivos para seu cérebro que saberá que algo precisa ser completado naquele prazo.

Com isso, mesmo que você tenha priorizado as tarefas mais urgentes e importantes, você nunca se esquecerá das demais atividades que precisa fazer posteriormente.

Nosso conselho é que você use as manhãs de suas segundas-feiras para planejar seu calendário semanal. Assim, você pensará em planejar apenas um futuro mais próximo, o que pode te ajudar a gerenciar melhor seu tempo.

É claro que há algumas tarefas que demandam tempo e que provavelmente só poderão ser executadas daqui 1 ou 2 meses. Mas se você já souber da existência delas, coloque-as em seu calendário para que, quando estiver próximo da data de entrega dessas atividades, você já esteja ciente de que precisa completá-las.

5. Faça uma atividade de cada vez

De nada adianta organizar suas tarefas por ordem de importância, programar seu calendário com datas de início e fim, se você fizer tudo de uma vez.

Como nós dissemos no início deste post, sabemos que é bem provável que você tenha muitas coisas para fazer ao longo de seu dia. Porém, se você tentar fazer tudo de uma vez, não conseguirá concluir nenhuma atividade, tudo ficará pela metade e isso pode cansar ainda mais sua mente.

É por isso que você precisa focar em uma tarefa para conseguir usar todo seu potencial nela. Com isso, você perceberá que conseguirá terminar tudo no tempo que você pré-estabeleceu anteriormente e ainda fará suas tarefas da maneira mais completa possível.

Com o tempo, você perceberá que a organização e o foco em apenas uma atividade por vez ajudará em sua gestão de tempo, que será mais bem administrada.

6. Evite a procrastinação

Apesar de não fazer mais de uma atividade por vez, é muito importante não deixar para depois o que você poderia fazer agora.

Um erro muito comum de pessoas que não conseguem fazer uma boa gestão de tempo é procrastinar. Prolongar demais seus prazos faz com que você não foque nas tarefas que precisam ser feitas.

É por isso que todas as dicas que mostramos aqui devem ser pensadas como um conjunto. Quando você estabelecer os prazos para entregar certas tarefas, mesmo que seja uma data distante, não acomode-se e pense que você não precisa fazer nada para cumprir aquela atividade.

Se você tem um tempo hoje para iniciar algo que precisa ser entregue daqui duas semanas, por que não começar e, posteriormente, ter um tempo a mais para outras atividade ou imprevistos que possam ocorrer?

7. Organize seu ambiente de trabalho

Ter um ambiente de trabalho bem organizado ajuda muito a gestão de tempo. Isso porque, com um local organizado, você não perderá tempo procurando algo que precisa.

Por isso, mesmo que você seja seu próprio chefe, tenha sempre um espaço separado para exercer suas tarefas relacionadas a seu negócio.

Nesse ambiente, coloque tudo que você precisa ao longo do dia perto de você, como computador, telefone, cadernos de anotações, canetas e, se possível, até mesmo uma boa xícara com café e uma garrafa de água.

8. Faça pausas

Mesmo com tantas atividades para serem concluídas, é muito importante entender que você também precisa de tempo para descansar.

Sabemos que muitas pessoas, principalmente quando estão muito atarefadas, pensam que é necessário trabalhar sem parar o tempo inteiro. Porém, isso é um grande indicativo de que você não está fazendo uma boa gestão de tempo.

Além disso, isso também não é produtivo, já que uma pessoa com a mente e o corpo cansados não consegue produzir tão bem.

É por isso que você precisa fazer pausas durante suas tarefas e nunca deve se esquecer de dormir bem todos os dias.

Uma técnica muito usada por vários profissionais para ajudar na gestão de tempo de pausas é a Técnica Pomodoro. Para realizar atividades usando essa técnica, você precisará apenas de um cronômetro, que pode até mesmo ser o do seu celular.

Basicamente, o que você fará é:

Essa pode ser uma maneira de organizar melhor seu tempo e ser mais produtivo. Lembre-se de sempre marcar como feito as tarefas que você concluir e, mais uma vez, utilize as dicas como um conjunto e não comece mais de uma atividade de uma vez. Espere você concluir uma para iniciar a outra.

9. Evite distrações

Essa dica é muito importante principalmente para quem trabalha em casa. É fácil confundir o horário de trabalhar com as tarefas rotineiras da casa.

Além disso, há também distrações como televisão, filhos, parentes, amigos e até mesmo animais de estimação que podem tirar seu foco e fazer com que você deixe de exercer suas tarefas planejadas em um determinado dia.

A internet também é um ambiente no qual essas distrações aparecem constantemente, seja em forma de redes sociais, vídeos no YouTube e até mesmo artigos e sites interessantes.

Então, evite deixar suas redes sociais logadas enquanto você trabalha online e, quando estiver em casa, lembre-se de avisar a todos que moram com você que você está trabalhando. Assim, ninguém te interromperá durante uma atividade importante.

10. Entenda o momento de dizer não

É muito importante saber dizer não para algumas atividades que você considera desnecessárias.

Por exemplo, suponha que você trabalhe com outras pessoas e que alguém queira marcar uma reunião para conversar sobre determinado assunto que você sabe que poderia ser resolvido apenas com um e-mail. Se esse for o caso, sugira para seu colega enviar as informações e informe-o que a reunião é desnecessária.

Você perceberá que seu dia renderá muito mais quando você começar a dizer não para certas atividades que não são obrigatórias naquele momento.

Já se você é dono de seu próprio negócio e tem pessoas que trabalham com você, aprenda a delegar tarefas. Você não precisa fazer tudo relacionado a seu empreendimento sozinho. É possível encontrar bons profissionais para trabalharem com você.

Como monitorar melhor o seu tempo?

Saber administrar as suas tarefas é a melhor maneira de ser mais produtivo e conseguir fazer uma boa gestão de tempo. Como dissemos desde o começo deste post, nós entendemos que a rotina corrida e a quantidade de afazeres diários fazem com que muitas pessoas percam o foco.

Porém, se você chegou até aqui, com certeza percebeu que é possível completar tudo o que você precisa ao longo de seu dia sem precisar aumentar a quantidade de horas diárias.

Tente unir todas essas dicas e comece a colocá-las em prática em sua rotina. E, para te ajudar ainda mais, leia também nosso post com 12 aplicativos para otimizar sua rotina.