Automatización de ventas: qué es, beneficios y cómo aplicarla

Optimizar el proceso de ventas recurriendo a la tecnología no solo se ha vuelto esencial para hacerle frente a la competencia, sino también para impulsar los ingresos de una compañía. Así pues, hoy en día, la automatización de ventas consiste en una poderosa tendencia y ventaja competitiva.

Si tienes un negocio y quieres optimizar procesos, reducir errores, mejorar la atención al cliente, incrementar tus ganancias y obtener una serie de beneficios, invertir en automatización de ventas es algo que realmente debes considerar.

Con este tipo de estrategia, el área comercial de tu organización puede volverse mucho más eficiente y productiva, generando cada vez más ventas y resultados positivos.

Si quieres entender qué es la automatización de ventas, cuáles son sus principales ventajas y cómo aplicarla en tu negocio, lee atentamente todos los consejos e información que brindamos en este contenido.

Veamos los aspectos clave sobre la automatización:

¡Buena lectura!

¿En qué consiste la automatización de ventas?

En una operación comercial, por lo general, existen varios procesos manuales, burocráticos y repetitivos que requieren de cierto tiempo para llevarse a cabo, además de mucha atención y concentración por parte de quienes los están ejecutando.

De hecho, se deben organizar, registrar, evaluar y almacenar diversas hojas de cálculo, teléfonos, correos electrónicos, conversaciones en chats, entre otros datos sobre clientes y leads.

Gracias a la tecnología, existen herramientas, programas y recursos disponibles, haciendo posible automatizar y optimizar fácilmente muchos de estos procesos.

De esta manera, podemos ahorrar tiempo, reducir errores, personalizar el servicio y dedicar esfuerzos a otros aspectos que son mucho más importantes en un proceso de venta. ¡Esta es la esencia de la automatización!

Un sistema de automatización de ventas no es más que una plataforma, como un CRM, donde se puede organizar, analizar y gestionar todo el trabajo de un equipo de ventas.

Básicamente, consta de un conjunto de acciones, estrategias, estándares, reglas y procesos que se crean con el objetivo de ayudar a los vendedores a trabajar de manera más eficiente y así, obtener mejores resultados.

En otras palabras, a través de la automatización, los vendedores se “liberan” de ciertos procesos y procedimientos burocráticos, lo que les permite ahorrar tiempo y energía, así como enfocarse en los vínculos. También, las personas pueden generar valor y mejorar los abordajes y las interacciones con los clientes y prospectos.

Por ejemplo, en lugar de que un vendedor deba enviar emails individualmente a cada potencial cliente, una plataforma puede automatizar este proceso y, a través de datos e Inteligencia Artificial (IA), indicar al profesional los leads que ya están más cerca de cerrar una compra.

Por lo tanto, si deseas obtener estos beneficios en tu negocio y eliminar o reducir las tareas manuales, repetitivas y burocráticas, es esencial que inviertas en un proceso de venta automatizado.

Ventajas de la automatización de ventas

Ahora que ya conoces la definición de automatización de ventas, te presentamos las principales ventajas de adoptar este tipo de tecnología:

1. Más productividad y eficiencia

Como hemos señalado, una de las principales ventajas de un sistema de automatización de ventas es la capacidad de mejorar la productividad y la eficiencia de tu equipo de ventas, en especial, si existen estrategias de Lead Scoring y Lead Magnet muy bien estructuradas.

Esto se debe a que, al automatizar procesos, los vendedores pueden enfocarse en otras tareas importantes, como fortalecer los lazos con los leads, brindar un servicio más cercano, humanizado y personalizado, estudiar a los clientes potenciales y ¡mucho más!

Con eso, los profesionales tienden a ser más productivos, eficientes y ágiles, lo que también contribuye a resultados cada vez más interesantes y expresivos para la organización.

2. Reducción de costos

Como los vendedores contarán con la ayuda de una herramienta de automatización, además de una mayor productividad y eficiencia, se reduce considerablemente la incidencia de errores, problemas y olvidos.

Debido a esto, la probabilidad de perder ventas y desperdiciar buenas oportunidades también tienden a disminuir, lo que ayuda a tu empresa a cerrar más negocios y a reducir sus costos.

Básicamente, los procesos se vuelven más eficientes, las propuestas se presentan en las situaciones adecuadas, en los momentos más oportunos y no se olvida dar seguimiento.

3. Más conocimiento sobre leads

Como dijimos en el primer punto, gracias al apoyo de la automatización, los vendedores pueden estudiar más sobre los clientes potenciales.

En consecuencia, es posible tener un conocimiento más profundo acerca de estos leads, saber en qué etapa del embudo de marketing se encuentra cada uno, etc. contribuyendo a generar acciones, estrategias y enfoques más acertados.

4. Atención más efectiva y personalizada

En lo concerniente a la efectividad, cuando los vendedores conocen más acerca de los clientes potenciales, es natural que puedan mejorar sus enfoques e interacciones.

Así el servicio, además de ser más efectivo, puede ser más personalizado de acuerdo con cada cliente, lo que también ayuda a mejorar los resultados y las tasas de conversión.

5. Centralización de datos e información

Cuando estamos hablando de una herramienta de automatización, como un CRM, otra gran ventaja es la centralización de datos e información.

Básicamente, es posible reunir todas los datos más importantes en un solo lugar, acompañar los historiales de interacción, verificar indicadores importantes, etc.

Y todo gracias a las tecnologías y recursos disponibles, así como al Big Data.

6. Aumento en las ventas

Si los procesos son más eficientes y los vendedores se vuelven más productivos y enfocados en los clientes potenciales, puede resultar en un servicio de mayor calidad —más humanizado y personalizado—, y es natural alcanzar un nivel de ventas más elevado.

Entonces, la sexta ventaja de la automatización es que tu empresa no solo tendrá un aumento en el número de clientes, ¡sino también en las ventas!

Diferencia entre la automatización de ventas y la automatización de marketing

Algo que necesitas tener en cuenta es que la automatización de ventas y la automatización de marketing caminan de la mano. Una complementa la otra para generar más oportunidades y resultados para tu empresa.

Sin embargo, es importante considerar que no son lo mismo. Son dos estrategias diferentes.

Mientras que la automatización de ventas se realiza en el área comercial de tu negocio, la automatización de marketing se encarga de asistir/automatizar acciones, estrategias y procesos para que se generen leads y lleguen a este departamento.

En otras palabras, la automatización de marketing apoyada en el Data Driven Marketing se usa para generar oportunidades de negocio para los vendedores. Con abundantes datos e información valiosa, los profesionales pueden recurrir en un segundo momento a la automatización de ventas para cerrar un trato y/o concretar una venta.

Ejemplo práctico

Supongamos que el área de marketing de tu organización ha invertido en una estrategia de email marketing para conseguir clientes.

Para activar los correos electrónicos y segmentarlos, los profesionales responsables utilizaron una tecnología de automatización.

A partir de los resultados obtenidos, el departamento generó buenas oportunidades de negocio.

Así, los expertos en marketing pueden enviar estos leads más calificados al área de ventas para que los vendedores puedan aprovecharlos (utilizando la automatización de ventas) para cerrar tratos con estos clientes potenciales.

En resumen, la automatización de marketing ayuda a administrar, calificar, nutrir y generar clientes potenciales. La automatización de ventas ayuda a cerrar tratos con estos clientes potenciales.

¿Cómo aplicar la automatización de ventas en tu negocio?

Para automatizar las ventas en tu negocio y obtener los múltiples beneficios que te explicamos anteriormente, es fundamental prestar atención a las siguientes etapas del proceso de automatización:

1. Evalúa tu proceso de ventas actual

Antes de invertir en cualquier tipo de herramienta o plataforma, es importante que diagnostiques tu proceso de venta actual.

Por lo tanto, busca entender, principalmente, qué funciona y cuáles son los desafíos y problemas presentes.

De esta manera, tendrás una buena idea de cómo un sistema de automatización puede ayudar a tu negocio.

2. Establece metas y objetivos claros

Para invertir en una tecnología de automatización, es importante tener muy claro lo que deseas alcanzar con este tipo de herramienta.

Así que, como segundo paso, establece cuáles son tus metas y objetivos en términos de automatización. Tu inversión debe tener una razón clara para realizarla.

3. Conoce y entiende a tu público objetivo

Para que la inversión en un sistema de automatización de ventas tenga sentido y realmente impulse los resultados de tu compañía, es crucial que tanto tú como tu equipo entiendan y conozcan muy bien al público objetivo.

Al fin y al cabo, con este estudio profundo, es posible concentrarse en las personas adecuadas y trabajar de una manera más efectiva y específica junto con la herramienta de automatización.

4. Crea un embudo de ventas

Si quieres obtener resultados realmente efectivos con la automatización de ventas, es fundamental que crees un embudo, definiendo cada etapa en la que se encuentra un lead.

Por ejemplo, hay clientes potenciales que aún no están listos para comprar. Por lo tanto, debes nutrirlos y educarlos hasta que avancen a la siguiente etapa.

De la misma manera, es posible que existan clientes que ya estén cerca de un trato o cierre.

Por eso, de acuerdo a las características y particularidades de tu negocio, crea un embudo para que la automatización y el proceso de venta se encuentren más estructurados y organizados.

5. Elige una buena herramienta

Después de emprender los pasos anteriores, es hora de elegir la herramienta que habilitará una atención automatizada y mejorará el proceso de ventas de tu negocio.

Para eso, es fundamental que hagas una buena investigación evaluando los recursos y las funciones que ofrecen las herramientas y verifiques cuál es la más indicada para cumplir los retos y atender a las demandas actuales de la organización.

En las próximas secciones, presentamos algunas opciones de herramientas para analizar y considerar en el momento de introducir nuevas tecnologías a tu negocio.

Los mejores consejos para tu estrategia de automatización de ventas

Para que tu estrategia de automatización de ventas sea cada vez más efectiva, es muy importante que prestes atención a algunos consejos. ¡Conócelos a continuación!

1. Define los procesos de venta

Basándonos en el paso a paso presentado anteriormente, especialmente en materia de embudo de ventas, es fundamental que definas cuáles serán los procesos en cada etapa de la operación comercial.

De este modo, evitas abordajes equivocados y garantizas que cada contacto y cada interacción se realice de la forma adecuada, en el momento oportuno. Incluso, esto ayuda a crear un estándar de calidad.

2. Invierte en formación

Al implementar un sistema de automatización de ventas en tu negocio, es natural que aparezcan dudas, al fin y al cabo, se trata de una herramienta nueva.

Por lo tanto, asegúrate de invertir en capacitación para que tú y tus colaboradores sepan cómo trabajar con la herramienta de la mejor manera posible.

Es importante que todos los involucrados en la operación comercial dominen bien la herramienta y sepan cómo utilizarla para alcanzar las metas y los objetivos pretendidos.

3. Invierte en servicio y satisfacción del cliente

Además de invertir en capacitación, es muy importante que todos los vendedores ofrezcan el mejor servicio y se preocupen por la satisfacción del cliente.

Esto se debe a que, de poco sirve contar con una gran herramienta que automatice y facilite diversos procesos, si la interacción y relación con los clientes no es adecuada.

Por lo tanto, es fundamental que siempre se trabaje adoptando un servicio humanizado, personalizado y empático que considere el dolor, las necesidades y la satisfacción de los clientes.

4. Acompaña, revisa y optimiza los procesos

Al definir tus procesos y comenzar a usar la herramienta de automatización, es natural que algunos puntos deban ajustarse, después de todo, consiste en una inversión reciente, una tecnología diferente.

Para ayudarte a saltar los obstáculos, monitorea de cerca los procesos, revísalos periódicamente y, cuando sea necesario, realiza cambios y optimizaciones.

Ten en cuenta que estás configurando un proceso continuo. Por lo tanto, es necesario mejorarlo hasta llegar a un modelo que funcione de la mejor manera posible.

5. Monitorea los resultados

Además de monitorear de cerca los procesos de venta, es fundamental que controles los resultados para verificar si están de acuerdo con las expectativas o con los planes, o si están por debajo de lo esperado.

Después de todo, si el número de nuevos clientes o de ventas no es muy interesante, es indispensable que actúes lo antes posible para cambiar esta situación.

Ejemplos de procesos que se pueden automatizar

Dentro de los procesos operativos que se pueden automatizar, te presentamos los tres principales:

1. Llamadas

Hacer llamadas apresuradas u olvidarse de hacerlas son situaciones que pueden ocurrir y, en consecuencia, poner en peligro la oportunidad de una posibilidad de venta.

Por eso, el primer proceso que puede beneficiarse de la automatización son las llamadas y contactos. A través de las herramientas de automatización, podemos ser mucho más precisos y eficientes a la hora de contactar por teléfono con un cliente potencial.

2. Mensajes por correo electrónico

Como mencionamos anteriormente, la automatización puede optimizar en gran medida una estrategia de email marketing.

En lugar de hacer procesos manuales, repetitivos y demorados, la tecnología aporta más agilidad, personalización y envíos automáticos para cada lead, según la etapa en la que se encuentren en el embudo de ventas.

3. Generación de propuestas

Finalmente, el tercer ejemplo de procesos que se pueden automatizar es la generación de propuestas.

Como la herramienta de automatización permite configurar procesos, definir estrategias y centralizar datos e información, ayuda a generar más oportunidades y propuestas realmente interesantes para la empresa.

Los software de automatización de ventas que pueden ayudar a tu negocio

Después de conocer los principales conceptos, información, consejos y orientaciones acerca de la automatización de ventas, separamos a continuación cuatro opciones de software que pueden ayudar a su negocio. ¡Conócelos!

1. Hotmart

El primer software de automatización de ventas que puede ayudar a tu negocio es Hotmart.

Se trata de una plataforma completa y muy intuitiva con varios recursos como la creación de página de ventas, herramientas e integraciones que permiten simplificar y optimizar tus procesos de venta.

Incluso, si quieres crear páginas de ventas campeonas, recomendamos que mires nuestro video:

2. Salesforce

Conocida por ser la primera solución nube para la gestión de ventas, Salesforce es otra buena opción de software de automatización.

La plataforma CRM ayuda a organizar y administrar los diferentes departamentos de una organización en un solo lugar para que los profesionales que la utilizan puedan ofrecer experiencias únicas y personalizadas a sus clientes.

3. MailChimp

Una buena estrategia de email marketing puede generar grandes resultados para los negocios.

Por eso, otra sugerencia de software que traemos es MailChimp. Enfocado en automatizar este tipo de estrategia, posibilita, por ejemplo, enviar mensajes de correo electrónico de forma automática, segmentar la audiencia y ¡mucho más!

4. Pipedrive

Por último, tenemos Pipedrive, una plataforma CRM de ventas y de gestión de proyectos que permite planear las actividades del área y monitorear los acuerdos.

Diseñada para acelerar las tareas inherentes a la conversión de leads en compradores fieles, consiste en un robusto programa multitareas que posibilita administrar tanto ofertas como leads, hacer un seguimiento de las comunicaciones, reducir las actividades repetitivas, entre otras.

Automatiza las ventas de tu organización para alcanzar mejores resultados

En este post, has conocido la definición de automatización de ventas, cuáles son sus principales características y ventajas y cómo aplicarla en tu negocio.

Además de poner en práctica todo lo que has aprendido para lograr mejores resultados, es fundamental recomendarte algo muy especial: perfecciona tus estudios para crecer en tu nicho.

Pero, no basta con seleccionar algunas buenas fuentes de aprendizaje. Es crucial que cuentes con el conocimiento y la experiencia de quienes dominan el arte de vender y quieren que cada vez más personas obtengan ingresos superiores al promedio de su área.