La organización está conectada a la productividad y a la proactividad. ¿Cuántas veces nos perdemos a causa de las innumerables tareas que tenemos que hacer?

Dentro de un negocio, la situación se vuelve todavía más delicada, pues también es necesario lidiar con los problemas que surgen por el camino — lo que origina la necesidad de tener una herramienta de gestión que nos ayude, como es el caso de la matriz de GUT.

Nuestro post es justamente sobre los impactos de la utilización de esta matriz y sobre qué puede enseñarnos a respecto de priorización de tareas y proyectos.

¿Quieres saber más sobre su funcionamiento, beneficios e implementación? ¡Continúa leyendo!

¿Qué es la matriz de GUT?

La matriz de GUT es una herramienta de apoyo para la priorización de problemas, con el objetivo de solucionarlos.

El acrónimo (GUT) indica que las fallas se separan por:

• G – gravedad,
• U – urgencia.
• T – tendencia.

Para entender mejor, piensa en el  análisis SWOT.

Ambas matrices analizan los ambientes internos y externos de un negocio. Sin embargo, la matriz de GUT tiene un diferencial: la posibilidad de cuantificar informaciones y clasificarlas de acuerdo con su nivel de prioridad.

La técnica surgió en 1981, gracias al trabajo de dos especialistas en soluciones de problemas: Charles H. Kepner y Benjamin B. Tregoe. Ellos colocaron la matriz en práctica pues se necesitaba una orientación más detallada con relación a problemas de origen compleja.

La idea era escalonar las dificultades por orden de prioridad, teniendo en cuenta los impactos para el negocio, tanto positivos como negativos.

Elementos de la matriz de prioridad GUT

Como mostramos, la matriz de GUT se compone de tres elementos. A continuación, conocerás mejor las especificaciones de cada uno de ellos.

Gravedad

Sabemos que un pequeño problema, si no se soluciona prontamente, puede transformarse en gigantesco. Por lo tanto, el primer punto es la gravedad, en el que se analiza el tamaño real del problema y su potencial de originar impactos negativos.

Urgencia

Tiene que ver con el tiempo, es decir, la prioridad del problema, teniendo en cuenta los plazos para que la cuestión se solucione. Si algo es urgente, el tiempo para resolverlo es menor — y viceversa.

Tendencia

Evalúa la probabilidad del problema agravarse si no se toma ninguna actitud para resolverlo. Para eso, es necesario tener en cuenta un estándar de desarrollo (tendencia).

Todos estos elementos se subdividen en escalas que van del 1 al 5. El número 1 representa una situación amena, mientras el 5 indica algo complejo.

3 pasos para montar una planilla de priorización

Frente a todas esas informaciones, debes estar preguntándote: ¿cómo montar una matriz de GUT de buena calidad? ¡Es lo que te vamos a enseñar a continuación!

1. Lista de los problemas

¿Tú sabes cuáles son los problemas reales de tu negocio? ¿No? ¡Entonces es hora de comenzar a anotarlos!

Haz una lista con todos ellos, como también de las actividades relacionadas que deseas analizar. Teniendo en cuenta la gravedad, la urgencia y la tendencia, coloca en ella las dificultades que enfrentas.

Dos maneras de montar una lista con eficacia son una promover una conversación con el equipo y también realizar una investigación de mercado entre los clientes.

En el primer caso, si no tienes empleados, puedes hacer un trabajo más reflexivo, analizando individualmente cuáles son tus desafíos.

Ya los clientes pueden tener otra visión, entonces, pregúntales qué podrías mejorar en tu producto o servicio.

2. Puntuación de los problemas

En una segunda fase (después de crear la lista), es necesario asignar puntos a los problemas. Esto significa clasificarlos de acuerdo con el nivel de gravedad, de urgencia y la tendencia de cada uno. Como dijimos, la escala va del 1 al 5.

Imagina que analizaste un problema y viste que es muy grave. Entonces, hay que resolverlo lo más rápido posible, de lo contrario, la situación puede empeorar y afectar tu negocio negativamente.

Sin embargo, debes recordar que puede haber otros problemas en la misma situación. Frente a esto, multiplica las notas de cada uno de los aspectos. Eso te ayudará a tener una comparación más clara de lo que debes resolver primero y de lo que puedes dejar para después.

3. Clasificación de los problemas

En la última fase, es necesario hacer un ranking de los problemas, es decir, clasificarlos por orden de priorización.

Después de multiplicar G x U x T, tendrás un valor entre 1 y 125. El orden de prioridad debe quedar así: el mayor valor en 1º lugar y así sucesivamente, hasta el último valor — que es el más bajo.

A partir de esta clasificación, tendrás una idea de lo que es necesario hacer. Para eso, haz un último análisis y define un plan de acción. En este documento, especifica quién será responsable de cada etapa y también define un plazo para la conclusión de cada acción.

Principales motivos para utilizar el sistema GUT

El sistema de GUT facilita toda la organización del negocio, pero hay otros buenos motivos para poner la matriz en práctica.

Apoyo a la planificación estratégica

La planificación estratégica es la herramienta que te va a acercar a tus objetivos futuros. No es por casualidad que el documento tiene gran importancia para el negocio.

Al hacer la matriz de GUT, resulta más fácil entender los puntos fuertes y débiles de la gestión y lo que debe mejorarse y resolverse para no perjudicar el negocio.

El uso de la matriz servirá de base para que puedas alinear la planificación a tus necesidades de la mejor forma posible. Con eso, vas a administrar tu emprendimiento con eficiencia, independientemente de su complejidad.

Además, la matriz será una fuente de información para que puedas actuar frente a fallas constantes, con el fin de atenuarlas.

Ayuda para priorizar problemas

¿Cuántas veces resolviste un problema y luego surgió otro mucho mayor?

Esto es bastante común cuando no hay una definición de tareas ni de cuál es el mejor momento para realizarlas. Es allí que entra la matriz de GUT.

Ella ayuda a determinar la prioridad de los problemas. Por medio de su clasificación, se puede ver claramente qué se debe hacer primero y qué puede resolverse posteriormente, evitando que los problemas aumenten.

Orientación de los esfuerzos 

¿Ya te diste cuenta que un problema suele resolverse rápidamente cuando orientamos nuestros esfuerzos para hacerlo?

Esto también funciona cuando hablamos de un emprendimiento. Algunos problemas pueden tener un efecto perjudicial para el negocio, mientras otros no tendrán graves consecuencias.

Cuando usamos la matriz de GUT, es más fácil orientar estos esfuerzos — que pueden ser estratégicos o económicos.

Por ejemplo: una situación puede exigir la inversión de recursos y atención, mientras otra puede quedar en la lista de espera.

Implementación simplificada

Uno de los diferenciales — considerado también un beneficio — es que la matriz de GUT puede ser implementada fácilmente. Entonces, no importa el tamaño o segmento de tu negocio, el sistema siempre podrá ayudarte de alguna manera.

Además, la matriz de GUT puede ser asociada a otras herramientas como análisis SWOT y ciclo PDCA.

Imagina que tengas dificultades para saber qué estrategia de marketing digital poner en práctica primero. Por medio de la matriz, logras analizar el potencial de cada acción, la urgencia de aplicarla y también las consecuencias de dejarla pasar.

¿Por qué adoptar la matriz de GUT?

La matriz de GUT es una herramienta que cualquiera puede usar, pues además de ser eficaz, permite una evaluación cualitativa y cuantitativa de cualquier situación.

Como vimos, la clasificación de gravedad, urgencia y tendencia es uno de sus diferenciales, lo que permite un análisis profundo de los problemas para que logres resolverlos con agilidad y precisión.

¡Esperamos que te haya gustado aprender más sobre esta técnica y tengas éxito al aplicarla! ¡Para continuar leyendo contenidos como este, suscribe nuestra newsletter y recibe nuestros textos directamente en tu caja de e-mail!