5W2H y PDCA: ¿cómo mejorar tus ventas utilizando herramientas de gestión?

Cuando estás en busca de mejoras para tu negocio, el uso de herramientas de gestión es fundamental para el análisis, control, monitoreo y mejora de los procesos. Con estas herramientas, la toma de decisión es más clara, ágil y asertiva.

Se trata de un ejercicio constante, después de todo, nadie quiere que tu negocio se quede estancado o sea olvidado, ¿no es así?

¡Continúa leyendo este post para que entiendas mejor cómo estas herramientas pueden ser útiles para mejorar tu gestión de ventas y aprovechar cada vez más tu negocio!

Herramienta de gestión: 5W2H

Una de las herramientas que puedes utilizar es el 5W2H, un método de plan de acción simple y muy eficiente para organizar y dirigir las acciones que deben ser implementadas, además de identificar las responsabilidades de los involucrados a la hora de la ejecución.

El método consiste en responder a 7 preguntas:

• What (¿qué?), Qué acción debe realizarse;
• Who (¿quién?), El responsable de la realización de la acción;
• When (¿cuándo?), Plazo para la realización de la acción;
• Where (¿dónde?), Lugar de realización de la acción;
• Why (¿por qué?), Propósito de la realización de la acción;
• How (¿cómo?), Cómo se realizará la acción;
• How much (¿cuánto cuesta?), Costo de esta acción para la empresa.

Al contestar estas preguntas, tendrás una lista de actividades para todas las etapas de un proyecto y podrás direccionarlas en vistas a una ejecución eficaz.

Si se implementa adecuadamente, la herramienta 5W2H puede ahorrarte tiempo y recursos, y las preguntas pueden convertirse en acciones productivas y más estratégicas para tu negocio.

5W2H en la práctica

En primer lugar, es necesario no solo definir los objetivos y acciones estratégicas, sino también monitorear las principales métricas generadas, pues ellas traerán los insights necesarios que te ayudarán a mejorar tu estrategia.

Entonces, vamos a la aplicación concreta:

El método puede ser útil para diversas situaciones en las ventas, tales como:

• Planificación estratégica de las ventas;
• Aumento de leads;
• Reducción de las tasas de cancelación;
• Aumento del ticket medio de ventas;
• Elaboración de un embudo de ventas;

Mira la aplicación de la herramienta en uno de estos casos:

Ejemplo: Juan quiere aumentar su base de clientes en los próximos seis meses.

Métrica: Aumentar leads

Meta: Aumentar el 20% con respecto al último semestre

5W2H:

• What (¿qué?), Revisar la página de destino;
• Who (¿quién?), Equipo de marketing y ventas;
• When (¿cuándo?), Del día 01/04 a 10/04;
• Where (¿dónde?), En la empresa;
• Why (¿por qué?), Para mejorar el rendimiento de la página y, consecuentemente, la tasa de conversión;
• How (¿cómo?), Cómo se realizará la acción;
• Incluir todos los elementos críticos de una página de destino (título y subtítulo, imagen, descripción de la oferta, formulario y elementos de apoyo);
• Recoger solo los datos que realmente son necesarios;
• Enfatizar el valor de la oferta;
• Colocar pruebas sociales;
• Añadir sentido de urgencia;
• Incentivar el compartir social;
• How much (¿cuánto cuesta?), no se aplica para este caso.

Ahora, es solo hacer lo mismo con las otras metas.

Pero recuerda que para la aplicación de la herramienta, es necesario invertir tiempo en la preparación y planificación previa a su desarrollo, para que sea coherente con el objetivo de corregir las deficiencias y suplir las necesidades existentes.

Herramienta de gestión: PDCA

El PDCA es un método ampliamente difundido y muy utilizado para el control y la mejora de los procesos organizacionales.

Con esta herramienta, se busca identificar y analizar resultados insatisfactorios, nuevas ideas para auxiliar en las soluciones, además del monitoreo de procesos productivos para la mejora continua y gradual.

PDCA en la práctica

El PDCA se divide en 4 etapas: Plan (Planear); Do (Ejecutar); Check (Verificar); Act (Actuar).

A continuación te explicamos un poco más sobre estas cuatro etapas:

Plan (Planificación)

Es en esta etapa que debes discutir con tu equipo todos los aspectos de tu negocio y del mercado en el cual está.

Puedes hacer esto a través de una reunión de brainstorming con tu equipo.

También es interesante utilizar la herramienta de análisis dofa para establecer los puntos fuertes y débiles de tu negocio, analizar las oportunidades y amenazas del mercado, entender mejor a tu competencia y cuáles son tus diferenciales frente a la competencia.

A continuación, define los objetivos y metas de tu ciclo PDCA: ¿Qué problema debes solucionar? ¿Por qué es necesario resolver esta cuestión?

• Analiza todos los aspectos de tu negocio;
• Define los objetivos y metas haciéndolos más claros y prácticos para todos del equipo;
• Define lo que será hecho y por quién, además de elegir un plazo para la conclusión de la acción (para eso, puedes utilizar la herramienta 5W2H).

La fase de planificación es la que exige más dedicación y tiempo, pues cuanto mejor sea la planificación, mejores serán las metas alcanzadas.

Do (Ejecutar)

Después de establecer las metas basadas en una buena planificación, es el momento de ponerlo en práctica.

La ejecución del plan debe tener en cuenta cada punto definido en la etapa anterior, respetando los plazos estipulados y a los responsables.

• Distribuye las actividades de forma clara y objetiva;
• Define un dueño para cada meta;
• Dale autonomía y apoya a los responsables;
• Establece algunas normas para dirigir las acciones y el perfil de las decisiones;
• Define indicadores de rendimiento para el equipo y la empresa.

Es importante anotar todos los casos de éxito y de fracaso durante la ejecución, y si no es posible realizar lo que fue planeado, debes volver al paso anterior para revisar la planificación e iniciar nuevamente el ciclo.

Check (Verificar)

En esta etapa, es necesario monitorear de forma sistémica cada actividad definida en el plan de acción y analizar si los resultados fueron o no alcanzados. Es necesario comparar el resultado esperado con el rendimiento alcanzado e identificar los puntos que necesitan mejoras o reajustes.

Un punto importante es evaluar la metodología de trabajo utilizada y, si es necesario, cambiar algunos procesos y estrategias para obtener mayor eficiencia en el transcurso del proyecto.

Después de obtener los resultados, el equipo tendrá una visión más transparente de los indicadores del negocio y surgirán oportunidades para nuevas acciones.

• Ten como referencia datos y evidencias;
• Corrige los errores inmediatamente, actuando en las causas;
• Orienta al equipo para el nuevo camino mostrándole exactamente a dónde deseas llegar;
• Motiva y busca el desarrollo de las personas involucradas en el proyecto;
• Revalúa los indicadores de rendimiento de la empresa si lo consideras necesario.

Act (Actuar)

Si tu plan se ejecutó correctamente y los objetivos se alcanzaron, en este paso, puedes adoptar el plan de acción utilizado de forma predeterminada.

¿Y si los objetivos no se alcanzaron?

Es hora de actuar de nuevo, tomando acciones correctivas sobre las causas que no permitieron que la meta fuese alcanzada con éxito.

El objetivo es eliminar las fallas, mejorar los procesos y reiniciar el ciclo PDCA.

Si giras el ciclo PDCA en la etapa de venta, podrás mejorar todos tus procesos de manera continua y sostenible, y ser más claro y ágil en las decisiones.

¡No te olvides siempre de anotar los resultados, acciones y metodologías utilizadas!

Invierte en mejoras continuas

Si estás entrando en el mercado de negocios ahora, debes haber notado que el trabajo nunca termina.

Recuerda que en las dos metodologías presentadas en el texto no existe un fin exacto, pues siempre es posible mejorar.

A cada ciclo terminado, se inicia un nuevo ciclo, tomando como base todo lo que se hizo en el ciclo anterior y promoviendo procesos más eficientes y mayor satisfacción en tus clientes.

Esperamos que este texto haya resuelto tus dudas sobre estas herramientas de gestión de ventas.

Para saber más sobre la importancia de la planificación y mejora de los procesos, lee nuestro post sobre plan de negocios.

¡Hasta la próxima!