Conoce la metodología 5S y descubre cómo puede ayudarte

En el mundo corporativo existen diversas metodologías que se centran en la organización y en el aumento de la productividad.

Varios estudios buscan desarrollar sus propias técnicas para que las fábricas, las empresas e incluso las personas puedan producir más y mejor.

Una de esas metodologías, conocida como entrenamiento 5S, existe desde hace mucho tiempo, pero sigue siendo uno de los principales métodos de gestión aplicados a las grandes empresas hasta los días de hoy.

¿Conoces la metodología 5S? ¿Sabes cómo funciona y cómo puede ayudarte?

En este post vamos a contarte sus pormenores. ¡Continúa la lectura y échale un vistazo!

¿Qué es la metodología 5S?

La metodologia 5S a menudo es denominado también técnica, metodología o programa de calidad. Independiente de la nomenclatura elegida, la verdad es que el 5S es una verdadera filosofía de gestión que tiene como objetivo realizar un cambio profundo en la mentalidad de los profesionales involucrados en el trabajo.

El concepto surgió en Japón, en un contexto pos Segunda Guerra Mundial, en el que el país nipón enfrentaba un cuadro de destrucción tras perder el conflicto junto con los otros países del Eje.

Por ese motivo les era necesario reconstruir la nación, tanto en lo social como en el escenario de la producción y de la economía.

El nombre 5S proviene de las iniciales de cinco palabras de origen japonés, utilizadas para explicar y resumir la aplicación de la filosofía.

Aunque no hay una traducción exacta en otras lenguas, como el inglés, ellas sí encuentran una correspondencia en español:

• Seiri — utilización;
• Seiton — organización, orden;
• Seiso — limpieza;
• Seiketsu — estandarización;
• Shitsuke — disciplina.

Desarrollada por Sakichi Toyoda, fundador de la multinacional Toyota, la metodología 5S apuntaba a reestructurar el escenario productivo en Japón por medio de la eliminación de desperdicios y de la organización de las empresas en tiempos de gran escasez.

En ese sentido, se desarrollaron diversos conceptos y técnicas como el propio 5S. Con su aplicación surgió el concepto de producción “Just in Time”, que hizo que la manufacturera automotriz expandiera su mercado a escala global.

¿Cuáles son las características de la metodología 5S?

La principal idea de la metodología 5S pasa por las prácticas de mejora continua, buscando siempre el perfeccionamiento de los procesos y de la organización productiva.

Ella auxilia en la creación y en el cumplimiento de las reglas internas para cada empresa y sector interno, elimina los desperdicios y desarrolla entornos de trabajo sanos, seguros y eficientes.

A pesar de sonar un poco abstracto, el concepto 5S es, en realidad, más simple de ser aplicado de lo que se imagina.

Dicho en pocas palabras, 5S consiste en la participación total de todos los profesionales involucrados que, en conjunto, analizan procesos, objetos y todo aquello que está involucrado en un determinado espacio, buscando evaluar qué es lo que puede eliminarse para que la producción sea más eficiente.

Este análisis consiste en la aplicación de cinco etapas distintas, que se tratan como “sentidos” en una traducción libre al español.

Seiri — Sentido de utilización

La primera etapa de aplicación del entrenamiento 5S es la del sentido de utilización y descarte. Consiste en ordenar todo lo que está en desorden en el entorno laboral.

Es un simple trabajo de clasificación y análisis de la situación actual, evaluando lo que ya existe y buscando identificar qué se puede descartar y qué se debe mantener.

Así como todo proceso de organización, el 5S demanda esa etapa de planificación, y auxilia en la preparación para la llegada de los cambios.

Por tanto, la etapa Seiri abarca el análisis, la identificación de los desperdicios y la separación de todo aquello que no tiene utilidad.

Seiton — Sentido de organización

Después de realizar el análisis inicial, es la hora de poner manos a la obra. En la etapa Seiton, todo lo que no se haya identificado como desperdicio, permanece después del Seiri. A partir de entonces solo hay que encontrar una forma de organizar, eficientemente, esos elementos en el espacio disponible.

En este momento puedes echar mano de principios ergonómicos, teniendo la seguridad de que cada elemento está en su debido lugar.

La etapa Seiton debe aplicarse tanto para el entorno físico de la empresa, desde la oficina de la presidencia hasta el “piso de producción”, como para el entorno virtual y los documentos. ¡Todo debe encontrar su lugar!

Seiso — Sentido de limpieza

¡Análisis realizado, elementos organizados! El siguiente paso es mantener ese ambiente limpio y en orden. Y es en ese contexto que entra el Seiso, el sentido de limpieza del entrenamiento 5S.

Las herramientas, los entornos, las máquinas, las mesas y otros elementos deben mantenerse limpios no solo por el colaborador o por el equipo responsable directamente por la limpieza, sino también por todos los involucrados en los procesos.

El sentido de limpieza demanda, de todos los profesionales, el mantenimiento del propio espacio de trabajo para garantizar un entorno seguro, saludable y que minimice las posibilidades de que surjan los problemas.

Además del mantenimiento del espacio, el Seiso también hace referencia a la propia presentación personal de cada profesional, de modo que todos deben estar alineados con las necesidades y las normas demandadas por la empresa.

Seiketsu — Sentido de estandarización

Como pudimos darnos cuenta, las tres primeras etapas del entrenamiento 5S corresponden a una gran limpieza del ambiente productivo destinado a poner la casa en orden.

En este sentido, o próximo paso —Seiketsu— consiste en la transformación de las etapas anteriores en algo normal y rutinario.

Las grandes empresas pueden contratar a empleados específicos para cuidar del mantenimiento de estos pasos de la metodología, que ayudarán en la creación de un proceso estándar.

En el Seiketsu, todas las normas y los valores predicados en las etapas anteriores deben absorberse completamente por los involucrados.

Shitsuke — Sentido de disciplina

La última S del 5S tiene un sentido bastante profundo y significativo, pues hace referencia a cada uno de los involucrados en ese proceso de cambio y de mejora continua, profundizándose en un nivel bastante personal e individual.

La idea de la etapa Shitsuke es crear, en cada profesional, el sentido de disciplina capaz de hacer que toda la filosofía 5S se convierta en un hábito practicado de manera frecuente.

Éste es uno de los retos más grandes del entrenamiento 5S, pues es la disciplina que hace que la mejora del ambiente productivo sea, verdaderamente, continua.

La actitud más adecuada para cualquier negocio que quiere hacer del 5S una filosofía de trabajo interna es invertir en la capacitación continua de sus empleados, alentar las buenas prácticas y enraizar poco a poco los principios de esta metodología en lo cotidiano.

¿Por qué aplicar la metodología 5S?

Una buena organización nunca será una simple retórica para ninguna empresa. Y es en la búsqueda de una mejora continua que los equipos aplican la metodología 5S, garantizando un ambiente de trabajo seguro, sano y altamente productivo.

Más que la aplicación de técnicas y recetas listas, la filosofía 5S busca introducir la idea de que un ambiente organizado es capaz de realizar grandes cambios en cualquier empresa.

Esto contribuye a garantizar el ahorro de recursos, el aumento de la seguridad en el trabajo e, incluso, para influir de manera positiva en la motivación de los trabajadores.

El entrenamiento 5S también aporta al aumento de la productividad y la retención de los clientes, pues influye sobre los niveles de satisfacción del consumidor.

Como si todo esto no fuera lo bastante, en un contexto de aumento en el costo de los espacios físicos, la filosofía 5S ayuda también en la reducción del espacio necesario para producir al mismo ritmo, o quizá mejor.

Más allá del entorno laboral de la empresa, el entrenamiento 5S se puede aplicar, con algunas adaptaciones, a la vida personal y a la organización de la carrera de cualquier persona.

Tan solo hay que entender que cada una de las etapas corresponde a un sentido importante de cambio de pensamiento en la propia vida.

¿Te ha gustado el tema de hoy? ¿Qué te ha parecido el entrenamiento 5S?

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