¿Qué es la metodología Kanban? Aprende a crear un tablero Kanban con ejemplos

¿Quieres que los procesos de tu negocio sean más eficientes? ¿Quién no? Pues, quédate con nosotros para conocer la metodología Kanban.

Si bien es cierto que empezó a desarrollarse hace muchos años, sigue siendo ampliamente reconocida en la actualidad. Muchas marcas optan por aplicarla, pero ¿cómo hacerlo?

Nuestro objetivo de hoy es explicarte qué es Kanban, cómo usarlo y darte algunos ejemplos para ponerla en marcha con éxito.

¿Qué es la metodología Kanban?

Para saber qué es la metodología Kanban, enfoquémonos primero en el significado del término. “Kanban” es la palabra japonesa que corresponde a “Letrero” o “Tarjeta”.

Con Kanban se controla la cadena de valor en una marca para saber qué se está produciendo, cuánto stock hay y cuándo se realiza la producción. La metodología se centra en cada una de estas fases para asegurarse de que se esté creando lo necesario para la siguiente.

En resumen, el método Kanban se refiere a un sistema cuyo objetivo es aumentar la eficiencia del proceso de producción. Por eso, es tan común en marcas manufactureras, es más, se originó en una de ellas.

La historia de Kanban empezó en la década de 1940 en una famosa marca del sector automotriz: Toyota. Quien se encargó del desarrollo de la metodología fue Taiichi Ohno.

Ohno se centró en la creación de un sistema que contribuyera a la planificación de las distintas actividades en Toyota. La aplicación de Kanban ayudaría a gestionar y controlar de manera óptima las existencias y trabajos en las etapas de producción.

¿Por qué Toyota decidió crear esta metodología? Porque la marca presentaba una baja eficiencia y productividad en comparación con la competencia en Estados Unidos.

Taiichi Ohno fue quien aplicó esta metodología en el área manufacturera, pero con los años se extendió a otros sectores. En el año 2004, David J. Anderson aplicó Kanban en el área de desarrollo de software, TI y trabajo de conocimiento general.

Independientemente de a qué se dediquen, cualquier empresa puede beneficiarse de esta la metodología, pues mejora de forma gradual cualquier proceso que se lleve a cabo.

¿Qué beneficios tiene usar la metodología Kanban?

Es importante destacar que el método Kanban es visual, de allí que se use la palabra japonesa correspondiente a “Tablero”. Con la metodología es posible realizar un cuadro en el que se conozca el flujo y carga de trabajo.

Además de estar asociada con la metodología Lean, Kanban es una de las llamadas metodologías ágiles. Así que, al igual que ellas, ofrece muchos beneficios. ¿Qué es el Kanban y para qué sirve?

A continuación, definimos algunas ventajas y características:

1. Evita la sobrecarga y contribuye a la medición del tiempo

Cuando se empieza con Kanban, el proceso se visualiza por fases. Gracias a eso, se evita la sobrecarga de trabajo y contribuye al cálculo del tiempo aproximado para realizar actividades específicas.

Esta ventaja permite que al aplicar la metodología sepas cuán productiva está siendo tu marca con la actividad realizada. Así, aumentas el valor de tus productos o servicios.

2. Los empleados permanecen activos

Uno de los mayores problemas en la realización de proyectos es que el equipo de trabajo esté inactivo por momentos. Esto afecta el desempeño general, la eficiencia y obtención de resultados óptimos.

Cuando se aplica la metodología Kanban, se evita este problema. Quienes estén participando en el proyecto pueden ver las tareas completadas y pendientes. De esa forma, saben dónde enfocar sus esfuerzos.

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3. Reducción en el tiempo de ejecución

Cada tarea o proceso requiere de un tiempo determinado para completarse. Debido a que con Kanban se centran esfuerzos en las actividades adecuadas, el tiempo de ejecución es menor.

Las fases de la metodología Kanban contribuyen a que los procesos no solo se realicen en menor tiempo, sino con más calidad.

4. La aplicación de Kanban es sencilla

Para aplicarla, no hace falta invertir una gran cantidad de dinero. Se implementa con facilidad y, si lo haces adecuadamente, se garantiza la obtención de referencias visuales claras.

5. Eliminación de procesos de poco o ningún valor

Una de las cosas que se quiere lograr al llevar a cabo un proyecto es alcanzar los objetivos planteados. Pero, si te enfocas en las actividades equivocadas, esto será complicado de lograr.

De allí que sea tan importante asegurarte de estar enfocando tus recursos en los procesos adecuados. La metodología Kanban evita que pierdas tiempo en procesos con poco valor.

6. Aumenta la claridad del proceso

Esta ventaja es de mucha utilidad para el equipo de trabajo, pero sobre todo para quienes estén trabajando de forma remota. La centralización de tareas es ideal para obtener información clara sobre lo que están haciendo las demás personas involucradas en el proyecto.

¿Cuáles son los principios de la metodología Kanban?

A mediados de la década de los 2000, quienes se desempeñaban en otras industrias concluyeron que no solo las marcas automotrices podían beneficiarse de la metodología Kanban. Fue en ese momento en el que comenzó a ser implementado en otras áreas.

Una de las personas que adoptó Kanban en los trabajos de conocimiento fue David J. Anderson. En este momento se determinó que la metodología estaba basada en cuatro principios importantes, que ahora te detallaremos.

Aunque la metodología es sencilla de aplicar, si te aseguras de tener en cuenta sus principios, será mucho más flexible.

Los principios que componen el método Kanban son:

1. Empezar con lo que se está haciendo ahora

Una de las razones por las que Kanban es sencillo de aplicar es que no necesita de una configuración. Es decir, que no hace falta cambiar flujos de trabajo, ya que la metodología puede implementarse en un proceso activo.

La aplicación de Kanban no requiere de cambios drásticos, por eso, es fácil de utilizar en toda clase de marcas. 

2. Compromiso con implementación de cambios evolutivos

En lugar de aplicar grandes configuraciones en los procesos actuales del negocio, el sistema Kanban implementa cambios pequeños y continuos, que se caracterizan por ser evolutivos e incrementales o progresivos.

Gracias a este principio se evita cometer grandes errores, ya que existe la posibilidad de que el cambio radical que se implementa no tenga buenos resultados.

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3. Respeto a procesos, cargos actuales y responsabilidades

Los principios de la retrospectiva Kanban se conectan, lo que hace que esta metodología sea coherente.

El sistema Kanban reconoce que lo que existe en la marca al momento de entrar a ella puede ser valioso. Por tanto, vale la pena conservarlo. Los principios son una muestra de que la metodología no prescribe los cambios, pero tampoco están prohibidos.

Se busca que los procesos, cargos y responsabilidades se complementen con cambios progresivos y evolutivos que Kanban propone.

4. Fomenta el liderazgo en todos los niveles

Para que cada negocio alcance su rendimiento máximo, se debe fomentar que la mentalidad de las personas involucradas mejore de forma continua. Los liderazgos más sobresalientes pueden surgir en cualquier momento.

El liderazgo no solo debe ser fomentado en puestos directivos de la marca, sino en todos los niveles de esta.

El enfoque que tiene la metodología Kanban con respecto al liderazgo es que puede venir desde distintas direcciones, por lo que busca fomentar la mejora continua de esta habilidad en todos los niveles de una marca.

En cualquier nivel se pueden generar ideas útiles y demostrar el liderazgo necesario para aplicar cambios que mejoren la marca.

Tipos de metodología Kanban

En el sistema Kanban existen dos clases de modelos que se usan en distintas industrias: movimiento y producción.

1. Kanban de movimiento

Se usa para comunicarse con los sectores de la producción en una marca. El mensaje que se transmite está enfocado en cuándo realizar determinada actividad o iniciar con la siguiente etapa de la cadena de producción.

Contribuye a que la producción de un producto se lleve a cabo de manera controlada. Esta debe estar de acuerdo con la forma en la que tus clientes compran los productos y con el inventario de tu marca.

2. Kanban de producción

El software que se emplea para la aplicación de Kanban o las tarjetas están disponibles en todas las etapas del proceso. Además, cada persona que se encargue de realizar alguna tarea puede acceder a ellas.

En las tarjetas de información o en el software se explica el “To Do”, “Doing” y “Done”, es decir, las tareas a completar, cuáles están en proceso o se han completado.

La información que se dé sobre cada tarea o etapa debe ser detallada, en ella es válido especificar lo siguiente:

• Breve explicación del procedimiento o actividad.
• Fecha límite para iniciarla o completarla.
• Nombre de la persona encargada de la tarea.

Las dos clases de Kanban que existen demuestran que esta metodología es ideal para gestionar proyectos.

¿Cuál es la diferencia entre las metodologías SCRUM Y Kanban?

La metodología SCRUM y Kanban tienen similitudes, pero nos centraremos solamente en dos de ellas. La primera es que ambas forman parte de las metodologías ágiles, que son muy comunes y utilizadas.

La segunda es que son excelentes técnicas de gestión de proyectos y actividades. Pero… ¿Cuál es la diferencia entre SCRUM y Kanban?

Existen varias diferencias entre la metodología SCRUM y Kanban, son las siguientes:

• Kanban es más flexible: porque se adapta a los proyectos activos, cargos y otros aspectos existentes en el negocio.
• SCRUM tiene límite de tiempo: el método cuenta con “sprints” o sesiones que se realizan durante dos semanas. La marca debe determinar el tiempo en el que se finalizará el SCRUM. Esto no ocurre al aplicar Kanban.

Es importante tener en cuenta que ambas metodologías pueden combinarse. ¿Qué logras si decides hacerlo?

Con Kanban mejoras los procesos y con SCRUM los finalizas en menos tiempo, pero sin dejar la calidad y eficiencia a un lado.

¿Cómo aplicar la metodología Kanban en tu negocio?

Los pasos a seguir para implementar el sistema Kanban son:

1. Evalúa las necesidades de tu negocio

Esta es la primera de las fases, donde es primordial que analices detenidamente las necesidades de tu marca. Evalúa proyectos que se estén realizando o se hayan llevado a cabo.

Luego, determina cuáles son los que pueden complementarse con la metodología Kanban.

También te recomendamos analizar la demanda de la actividad que se está llevando a cabo y un plazo para completarla. Teniendo en cuenta esta información, crea un cronograma conveniente que se adapte a las necesidades de tu negocio.

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2. Crea los objetivos de la aplicación de Kanban

Los objetivos deben centrarse en el rendimiento de las actividades a realizar. Si los creas, estos pueden convertirse en un aspecto clave en la aplicación y éxito de Kanban.

Tus objetivos deben ser equilibrados y no extremadamente desafiantes, ya que pueden disminuir la motivación de las personas involucradas. Cuando los elabores, ten en cuenta las capacidades reales de tu marca.

3. Capacita a quienes formen parte del equipo de trabajo

Si no, sería como empezar la casa por el tejado. Entonces, no implementes Kanban sin preparar previamente a tu equipo de trabajo. Si las personas involucradas no están familiarizadas con la metodología, no tendrás los resultados deseados.

La capacitación no tiene que ser demasiado compleja. En ella puedes explicar brevemente qué es el Kanban y para qué sirve.

4. Confecciona los tableros de manera clara

El tablero (o fichero) que crees con el método Kanban debe estar compuesto por tres columnas: tareas por hacer, que se están realizando y completadas. Los post-its son de mucha ayuda al cumplir con este paso.

Adquiere post-its de distintos colores con los que representen las tareas llevadas a cabo en el proceso en el que se aplicó Kanban. Por ejemplo, los rojos pueden representar actividades fallidas, problemas o retrasos.

Es importante que el fichero tenga un título claro y hasta una sección en la que se especifique el significado de cada parte.

Es válido utilizar el mismo tablero indefinidamente, pero recuerda que la metodología es flexible. Por tanto, si lo consideras necesario, crea nuevos tableros.

Por último, recuerda que no es obligatorio trabajar con un fichero físico, también puedes hacerlo online.

5. Asigna una persona responsable

Para que la aplicación de la metodología Kanban se lleve a cabo de forma ordenada, establece quién se encargará del tablero. La persona seleccionada verificará que el sistema se implemente y se vaya actualizando conforme se completen las tareas.

6. Limita las actividades que se gestionan con la metodología

Cuando apliques la metodología, es muy importante que sepas cuántas actividades se gestionarán con ella. Es cierto que esta es flexible y agiliza la realización de los procesos, pero no es recomendable que la sobrecargues.

Si no limitas las actividades y acabas abusando del Kanban, no te beneficiarás al máximo del fichero. Tu equipo de trabajo puede verse sobrecargado y presentar problemas a la hora de cumplir con las tareas correspondientes.

Una recomendación que te hacemos sobre la aplicación de Kanban es que tengas en cuenta los principios analizados cuando sigas estos pasos.

¿Qué es un tablero Kanban y cómo funciona?

El tablero Kanban es una parte fundamental en esta metodología, por eso, el paso 4 se centra en su creación. Pero, ¿qué es exactamente y cuál es su función?

El tablero es la herramienta que permite visualizar y mapear las fases de la metodología Kanban. Recuerda que son: “To Do”, “Doing” y “Done” o, en español, “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”.

En la creación del tablero también te puedes beneficiar de la flexibilidad que ofrece la metodología Kanban. ¿Por qué lo decimos? Porque eres tú quien elige cómo organizarlo. A las tres columnas mencionadas antes, también puedes añadirles subsecciones.

La creación de subsecciones te permite obtener una mejor visualización del flujo de trabajo y a las tareas que lo componen.

¿Cómo te ayudará el tablero del sistema Kanban? Cuando lo creas adecuadamente, te permite:

• Ver las debilidades en la realización de las tareas.
• Descubrir cuáles son las actividades en las que debes enfocarte más.
• Ahorrar tiempo, como el tablero es la fuente de información, no es necesario hacer reuniones con el equipo.

¿Cómo crear e implementar tu tablero Kanban?

Existen muchísimas formas de crear tu tablero Kanban, en una cartelera con post-its, hoja de cálculo, pizarra acrílica o de forma virtual. Independientemente del medio seleccionado, se deben seguir los mismos pasos.

Debes hacer lo siguiente:

1. Crea columnas que representen las etapas de la metodología

Cuando el tablero físico o virtual esté en blanco, empieza por las columnas, que representan las fases del trabajo. Ya te hemos dicho cuáles son las tres fases más comunes, y ahora te contamos en qué consisten:

• Por hacer: puede tener otros títulos similares, como “Tareas pendientes” o “Nuevas”. En ella se agregan recuadros o post-its, donde describir la actividad y especificar quién es la persona encargada de la misma.
• En proceso: también se puede titular “En progreso”, que como su nombre indica, es la columna están las tareas se están llevando a cabo.
• Hecho: otros títulos válidos son: “Tareas terminadas” y “Finalizadas”.

¿Qué subsecciones pueden añadirse al tablero Kanban? A continuación, te damos algunos ejemplos:

• Prioritaria: en ella se pueden agregar las tareas más importantes, aquellas que se deben comenzar lo antes posible.
• Revisión: si la tarea completada debe ser revisada por alguien, esta es la columna perfecta para situarla antes de pasar a “Hecho”.

Existen algunas subsecciones relacionadas con “Revisión”, y son: “Corrección”, “Prueba” y “En espera”.

2. Agrega las tareas en la primera columna

A menos que estén activas en la marca al momento de implementar la metodología Kanban, todas las tareas deben incluirse en “Por hacer”. Cada tarea se representa en una tarjeta, recuadro o post-it.

En las tareas puede agregarse información que sea de utilidad para el equipo de trabajo. Por ejemplo, la descripción de cada una, su nivel de priorización o duración.

3. Añade tareas o subsecciones cuando sea necesario

La metodología es flexible, así que no importa cuántas tareas se hayan completado. Lo mismo pasa con las subsecciones. De estas forma, la aplicación de Kanban se adapta constantemente a tu negocio.

Por último, no olvides actualizar el tablero con regularidad. Así, el equipo de trabajo estará al tanto de cómo avanza el proceso al que fue aplicada la metodología.

Además, la actualización regular del tablero evita que se pierda tiempo realizando tareas que ya están completadas.

Ejemplos de empresas que han implementado Kanban

En este acápite te hablaremos de marcas que son casos de éxito. Observa:

1. Toyota, la marca que inició la metodología Kanban

No podemos hablar de ejemplos Kanban sin incluir a Toyota, la marca en la que trabajó quien implementó por primera vez esta metodología. Todo inició a mediados del siglo XX.

Toyota comenzó a usar el método Kanban para evitar actividades que no agregaban valor a sus productos finales. De esa forma, ahorraría distintos recursos, entre ellos tiempo y dinero.

Mediante la metodología Kanban la marca creó tableros en los que dividían en fases las etapas de la producción. Gracias a esto, Toyota organiza mejor sus procesos y gestiona los inventarios de forma óptima.

2. BBVA y su aplicación del método Kanban en Finanzas

BBVA es un banco reconocido internacionalmente por distintas razones. Una de ellas es que aplica metodologías ágiles con mucha regularidad en el área bancaria, específicamente en la de Finanzas.

Gracias a la metodología Kanban, la institución bancaria se asegura de que sus proyectos y servicios cumplan con los requisitos necesarios.

Entre los objetivos de BBVA sobre la aplicación de esta metodología también está obtener resultados de calidad y cumplir con los plazos. Como sabemos, estos últimos son estrictos en el área bancaria.

3. Jaguar usa Kanban para el desarrollo de sus productos

Jaguar es una marca del sector automotriz que comprendió que necesitaba disminuir el tiempo en el que sus productos, conceptos y diseños recibían retroalimentación. Por eso, decidió aplicar el sistema Kanban en sus fábricas.

Gracias a la metodología, recibe la retroalimentación necesaria en pocos días. Esto le permite reducir el tiempo de entrega de sus proyectos y mejorar la calidad de los mismos.

La aplicación de Kanban fue tan útil en esta marca que, actualmente, la usa en 10 de sus programas.

¿Has decidido aplicar Kanban en tu marca?

Si es así, ¡te felicitamos! Es una gran decisión, pues así gestionarás con más eficiencia proyectos de tu marca o procesos de producción de productos, y de paso obtendrás resultados que cumplan con altos estándares de calidad.

Recuerda que esta metodología también puede aplicarse incluso en la gestión de negocios online.

Para concluir, te invitamos a leer otros artículos del blog de Hotmart, donde encontrarás información sobre otros sistemas útiles, como por ejemplo, la metodología Six Sigma y UX.

¡Y aquí nos despedimos!

 Esperamos que toda esta información que te hemos compartido te sea útil. :)

¡Hasta la próxima!