¿Qué es la gestión de proyectos? concepto, metodologías y herramientas

Empezar o administrar un negocio requiere mucho estudio y apoyarte en las herramientas que utilizan los emprendedores de éxito. En este post te vamos a hablar sobre un concepto que te va a ayudar muchísimo en esta tarea: la gestión de proyectos. ¡Lee hasta el final!  

Con la gestión de proyectos podrás diseñar tu propio “manual de instrucciones” para cumplir todos tus objetivos profesionales y personales. ¡Empecemos!

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto no es más que un conjunto de esfuerzos repetidos realizados temporalmente con el objetivo de crear un producto, un servicio o alcanzar una meta.

Las características más relevantes de un proyecto son su condición temporal y estar compuesto por etapas que requieren planificación, organización, ejecución y control siguiendo los parámetros establecidos y recursos asignados.

Pero, los proyectos no solo se usan en el ámbito profesional, también se implementan en varias situaciones de la vida personal, como, por ejemplo, cambiar de carrera, comprar una vivienda o irse de vacaciones a un lugar especial. 

Si estás pensando en emprender, tienes un gran proyecto en mente. Por eso, vamos a ayudarte a gestionarlo de la mejor forma posible para que aumentes tus probabilidades de éxito. 

Y lo vamos a hacer explicándote ahora mismo en qué consiste la gestión de proyectos, cuáles son sus beneficios y cómo puedes aplicarla. 

¿Qué es la gestión de proyectos?

Partiendo de la definición de proyecto que mencionamos anteriormente y del significado del verbo gestionar, podemos pensar que la gestión de proyectos no es más que la administración y organización de este tipo de actividad.

Si fue eso lo que te vino a la mente, no estás muy distante de la realidad. La gestión de proyectos se refiere a todas aquellas acciones, herramientas y planificaciones llevadas a cabo para hacer posible que un proyecto se desarrolle y cumpla sus objetivos.

Crear un negocio exige pasar por varias etapas hasta sacar la idea del papel y transformarla en un producto o servicio listo para vender. Por eso, gestionarlas correctamente es imprescindible para preservar la inversión realizada y aprovechar todas las oportunidades posibles.

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Ahora que ya entendiste a qué se refiere la gestión de proyectos, te vamos mostrar algunos de sus principales beneficios.

1. Mejora la capacidad operativa del proyecto

Cualquier tarea que se realice de forma desorganizada y sin control de las etapas está condenada al fracaso. Por eso, la gestión de proyectos contribuye a mejorar el funcionamiento, el desempeño y la productividad en cada fase, permitiendo que el proyecto se ejecute de forma más exitosa. 

2. Hace posible la coordinación de los recursos disponibles

Para que un proyecto pueda llegar al final y cumplir sus objetivos, es fundamental administrar adecuadamente los recursos con los que cuenta. De lo contrario, se corre el riesgo de dejar de adquirir herramientas o materiales esenciales para su ejecución.

Imagina, por ejemplo, que quieres empezar a emprender en el nicho de gastronomía. Tu idea es preparar platos para ocasiones especiales y entregarlos a domicilio. Como mínimo, necesitarás comprar utensilios de cocina, un medio de transporte y destinar una parte de tu capital a los ingredientes para tu menú. 

¿Qué pasaría si lo gastas todo en sartenes y cazuelas? ¿O en ingredientes? Seguramente, no podrías costear elementos imprescindibles para tu proyecto de emprendimiento y no cumplirías tus objetivos. 

Y es exactamente para evitar situaciones como esta que la gestión de proyectos es importante. 

3. Da una visión de conjunto del negocio o la idea

A veces, uno de los principales desafíos de ejecutar un proyecto es conectar todas sus etapas y llegar a un resultado coherente. 

Usando la gestión de proyectos, es posible entender lo que te propones en su totalidad, encontrar estrategias eficaces, llevarlo a cabo e identificar fallas y puntos de mejora.

4. Permite reaccionar más rápido ante las demandas cambiantes

Al crear un proyecto, ya sea personal o profesional, podemos frustrarnos cuando las cosas no salen como esperábamos. Esto puede tener un impacto negativo, no solo por obligarnos a lidiar con este sentimiento, sino también porque puede paralizarnos y evitar que podamos resolver los imprevistos que surjan.

Con la gestión de proyectos, que te permite tenerlo todo organizado, es más fácil hacer adaptaciones ante situaciones inesperadas. Esto genera tranquilidad y, en consecuencia, más posibilidades de éxito.

5 fases de la gestión de proyectos

Seguramente, alguna vez has empezado un proyecto y la cantidad de trabajo te ha parecido abrumadora. Si es así, te traemos una excelente noticia: organizar tu proyecto en etapas, puede ayudarte a gestionarlo más fácilmente. 

Para que puedas cumplir exitosamente todas tus tareas y objetivos te recomendamos que sigas estos pasos o fases:

Fase 1: El inicio del proyecto

La primera fase de un proyecto empieza al evaluar el valor, la viabilidad y rentabilidad del plan. Esta etapa supone analizar todos los detalles de tu idea o negocio, como, por ejemplo, costos asociados, posibles riesgos, inversión inicial disponible, análisis de la competencia, entre otros.

Si estás a punto de empezar un nuevo negocio, te aconsejamos que recopiles toda esta información en un documento donde expliques tu idea. Pero, no lo dejes guardado en una gaveta, comprométete a trabajar en él y adquirir conocimientos para emprender de la forma más segura posible.

Fase 2: Planificación del proyecto

Esta fase es muy necesaria. Cuando se planifica mal una estrategia de negocio o se ignoran cuestiones importantes como costos, licencias o permisos necesarios para vender un producto, por ejemplo, el proyecto podría resultar en un fracaso comercial. 

El objetivo principal de esta etapa es brindar un plan de acción completo para formular el negocio. Para ello, es necesario: 

• Analizar en detalle el alcance del proyecto.
• Realizar estimaciones de inversión de tiempo y dinero, así como de los conocimientos necesarios para poner el proyecto en marcha.
• Definir un plan aplicando las metodologías cualitativa o cuantitativa (según sea conveniente)

Fase 3: Ejecución del proyecto

Aquí se despliega todo el “saber cómo” del proyecto. O sea, se establecen todas las técnicas, formas de administrar los recursos y herramientas para gestionar los procesos. 

En esta etapa se define el flujo de trabajo, se asignan y ejecutan las tareas necesarias para la operación y, además, se corrigen las actividades que no sean convenientes para el proyecto.

Fase 4: Seguimiento y control del proyecto

Aunque esta sea casi la última etapa, es también muy importante para desarrollar un proyecto con éxito, porque es donde se verifica el cumplimiento de lo planificado. Aquí, también pueden aplicarse cambios y modificaciones o nuevas ideas que puedan surgir. 

Fase 5: Cierre del proyecto

Un proyecto se da por concluido cuando se obtiene un desenlace, que puede ser el éxito o logro del objetivo, el fracaso o cuando las necesidades que le dieron lugar han dejado de existir o pasaron a ser irrelevantes. 

En esta fase, se evalúa el trabajo realizado y se puede dar paso a un nuevo proyecto. Por ejemplo, supón que un emprendedor logra poner en marcha un canal de Youtube. Este sería su primer proyecto, el segundo podría ser producir los contenidos y aumentar la divulgación en las redes sociales. 

A simple vista, la gestión de proyectos puede parecer algo muy complicado que solo los grandes profesionales o empresas pueden ejecutar, pero cuando la divides en estos cinco pasos el trabajo se hace mucho más llevadero.

Para ayudarte a poner en práctica la gestión de proyectos en la creación de tu negocio, te vamos presentar 4 metodologías OKRs en las que podrías apoyarte para medir tus resultados de manera efectiva y segura. 

Metodologías para la gestión de proyectos

1. Metodología Agile

Este es un método que consiste en dividir el proyecto en pequeñas fases o ciclos y es  muy recomendable para quienes están empezando a darle forma a su negocio. Al usar esta metodología, trabajas de manera más minuciosa y dinámica, haciendo el trabajo mucho más colaborativo y fácil para todos. 

Como su nombre lo indica, busca agilidad en el proceso. Por no ser un método estricto, permite que las personas que lo usan puedan cambiar el sentido de su proyecto a medida que obtienen resultados en cada ciclo.

2. Metodología de secuencia tradicional

Se trata de un conjunto de métodos tradicionales que tienen como premisa que en un proyecto hay que terminar una fase antes de pasar a la siguiente. Con esta metodología, puedes verificar si has desarrollado y concluido cada etapa correctamente. 

Lo más positivo de este método es que te permite llevar un control estricto y total del proyecto desde el primer momento. Sin embargo, esto también podría generar inconvenientes en su ejecución.

Al ser metodologías tan estrictas y estáticas, si necesitas cambiar algo en tu proyecto, tendrás que volver al inicio y empezar desde cero, perdiendo varios recursos importantes.

Las metodologías tradicionales más comunes son las de Waterfall, CPM (Critical Path Method) y CCPM (Critical Change Project Management).

3. Tablero de Kanban

Podríamos decir que la metodología Kanban es un tipo de método “Agile” porque utiliza más o menos los mismos principios, pero de una manera muy particular.

El tablero de Kanban se aplica preparando una pizarra donde puedes observar el flujo de trabajo del proyecto, o sea, todas las actividades pendientes. Esta pizarra se divide en categorías: actividades por hacer, actividades en curso y actividades completadas.

A medida que el proyecto avanza y se cumplen las tareas, puedes añadir más categorías según sea necesario. Además, debes registrar cada tarea cumplida con una “tarjeta de Kanban” que debes mover de una columna a otra hasta culminar el proyecto.

4. Metodología Scrum

La última metodología que te recomendamos es la gestión de proyectos Scrum, un método muy ágil que se basa en el enfoque incremental para trabajar con un único objetivo: concluir el proyecto rápidamente.

Scrum utiliza sprints para ejecutar las tareas. Un sprint son las partes, con una duración de tiempo fija y repetible, en las que se puede dividir un proyecto. Por lo general, son miniproyectos de no más de un mes con una definición y planificación muy bien estructurada.

Tomar en cuenta estas metodologías al momento de desarrollar y poner en marcha tu idea de negocio puede ayudar a preparar el camino y acercarte un poquito más al éxito que tanto deseas. 

Recuerda que no es necesario aplicar todas estas metodologías o utilizar solo una. Tu decisión depende de tu contexto y tus objetivos. Debes tenerlos muy bien establecidos, así como la forma como quieres desarrollar tu proyecto.

Además de las metodologías, existen herramientas que pueden ayudarte en la gestión de tu proyecto. Algunas son sencillas, como la matriz de GUT o el análisis FODA. Pero hay otras más complejas que te llevarán a obtener mejores resultados. ¡Enseguida te las mostramos! 

4 herramientas de gestión de proyectos

La organización y colaboración es clave para ejecutar proyectos exitosamente. Aunque empieces tu negocio sin ayuda, probablemente requieras el apoyo de otras personas para cumplir las tareas del proyecto.

Por suerte, hoy en día contamos con herramientas para gestionar múltiples proyectos a la vez, delegar tareas y trabajar en equipo, incluso remotamente. 

Para gestionar tu proyecto, asegurarte de que todos los participantes están en sintonía y organizar tu actividades personales, te recomendamos las siguientes herramientas:

1. Teamwork

Esta plataforma de gestión de proyectos es ideal para los equipos que trabajan de forma remota, porque les permite cargar fácilmente archivos, tareas, establecer plazos y chatear en vivo, centralizando toda la información en un mismo lugar.

Teamwork puede integrarse fácilmente con HubSpot y brinda la posibilidad de agregar paneles, subtareas e hitos para rastrear el progreso de los proyectos y trabajar de una forma mucho más productiva. 

2. Asana

Esta es una de las soluciones de gestión de proyectos más utilizadas en todo el mundo, porque posee una interfaz intuitiva, limpia y fácil de usar. Es una herramienta todo en uno que permite crear tableros y visualizar el avance de cada etapa, mientras se crean informes de seguimiento.

Además, Asana posibilita la creación de plantillas que automatizan las tareas del día a día, compartir datos de forma segura e instantánea, establecer controles de seguridad y personalizar al 100% cada proyecto, gracias a sus más de 100 integraciones.

3. Trello

Con esta herramienta puedes gestionar proyectos individuales o profesionales con solo arrastrar y soltar etapas. En Trello, tú defines las etapas y sus estados. Puedes organizar también tus proyectos y dividirlos en categorías. 

Además, cada tarea puede recibir un nombre, asignarse a un usuario, tener una fecha de vencimiento y archivos adjuntos, como imágenes, textos o videos.

4. Todoist

¿Te encantan las listas de “cosas por hacer”? ¡Entonces esta es la herramienta ideal para ti! Todoist es una plataforma en la que puedes crear listas de tareas interactivas, determinando niveles de prioridad y apoyando a otras personas. 

Las listas son recursos simples pero poderosos para organizar el trabajo. ¡Y esto es justamente lo que obtienes cuando te apoyas en Todoist!

Empieza hoy mismo a sacar tus ideas del papel

Emprender y dar forma a tus ideas puede ser la oportunidad de cambiar tu vida para siempre.  Es normal sentir un poco de nervios al momento de poner en juego recursos como dinero, tiempo y conocimiento en algo que no sabes si funcionará. 

Pero, ¡no te preocupes! Aunque no todas las personas tengan un talento nato para crear nuevos negocios, es posible prepararse y aprender nuevas técnicas para lograr ser un verdadero caso de éxito.

Empieza hoy mismo a hacer un plan de marketing para tu proyecto y unir todas las piezas que den forma a tu emprendimiento, aplicando todas las herramientas y metodologías de gestión de proyectos que te enseñamos en este post.

¿Todo listo? Además de lo que has aprendido aquí, la investigación cuantitativa también puede ser una gran aliada para desarrollar una nueva idea de negocio, mejorar uno actual o simplemente crecer a nivel profesional.

En este post te explicamos de una forma muy simple todos los pasos para aplicarla en tu emprendimiento. ¡No te lo pierdas!