¿Qué es el Sistema ERP y por qué tu empresa lo necesita?

Uno de los grandes retos del emprendedor es garantizar resultados más elevados, con costo bajo.

Entre las metodologías de gestión aplicadas para garantizar procesos más eficientes, el Enterprise Resource Planning, conocido como Sistema ERP, es una de las que necesitas conocer si tienes un negocio.

El Sistema ERP es un modelo de gestión integrado que abarca varias áreas de la empresa de una sola vez, garantizando agilidad en los procesos, además de una base de datos consolidada y segura.

En este post, vamos a hablar un poco más sobre el Sistema ERP, mostrando cómo funciona, cuáles son las ventajas de su metodología y cuál es el momento acertado para implementarlo en tu propio negocio.

Conociendo mejor el Sistema ERP

ERP es la sigla en inglés de Enterprise Resource Planning.

Traducido significa Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, concepto básico del Sistema ERP.

Trayéndolo para el mundo práctico, el ERP es nada más y nada menos que un software o programa capaz de integrar varios aspectos de una empresa, de forma concatenada y eficiente.

Los datos del departamento financiero, de la contabilidad, del departamento fiscal, de recursos humanos, de la logística, del stock, del sector de ventas y de compras, además de varios otros, son gestionados de forma unificada.

Esta integración de los procesos aumenta el nivel de asertividad de las respuestas de la empresa, reduce el tiempo de respuesta y origina eficiencia.

El concepto fue desarrollado por Gartner, en 1990, inicialmente para referirse a un software de planeamiento de materiales.

Este mismo programa fue perfeccionado, y comenzó a contemplar otras áreas, hasta llegar a la actualidad, en que realiza todos los procesos de la empresa.

Generalmente, el Sistema ERP se desarrolla basado en módulos, cada uno de ellos destinado a un área específica de la empresa, que pueden ser implantados en bloques, de una sola vez o gradualmente.

Funcionamiento del Sistema ERP

El funcionamiento del Sistema ERP no es tan complicado como parece.

Piensa en él como un gran sistema, capaz de trabajar de forma centralizada en varios aspectos de la empresa, de una sola vez.

En vez de fraccionar la gestión de datos, este programa hace exactamente lo opuesto: integra los procesos.

Esto significa que desde la facturación hasta el control del stock, todo pasa por el sistema de gestión integrada.

Las tareas operativas, que realizadas por empleados llevarían horas, días o semanas, el programa puede hacerlas en cuestión de segundos.

Pero para que todo eso sea posible, el Sistema ERP está dividido en tres grandes estratos esenciales.

El primero de ellos es el de las funcionalidades, con los campos para llenar, los espacios respectivos, como si fuera un formulario.

El segundo estrato es interno y se refiere a la recolección y almacenamiento de las informaciones.

El tercer estrato es el de la personalización, para permitir que nuevas funcionalidades sean añadidas al Sistema ERP.

Ventajas del Sistema ERP

Aplicar el Sistema ERP en un negocio tiene varias ventajas. Aquí, vamos a hablar sobre las principales, y lo que se puede obtener de forma inmediata.

En primer lugar está la optimización de los procesos.

La automatización ya es una realidad, ayudando a miles de emprendimientos a producir más gastando menos. La utilización de un sistema de gestión empresarial posibilita mejores resultados, con costos cada vez más bajos.

Otro aspecto destacado está en la calidad de las informaciones existentes dentro de la empresa.

El volumen de datos producidos y transferidos es grande, exigiendo un gran esfuerzo personal en el sentido de filtrar esos datos y recoger solo lo que interesa.

Cuando solo personas realizan manualmente el análisis de los datos, las chances de error son elevadas.

Entonces, para que todos los sectores logren acceder a informaciones de calidad, con agilidad y seguridad, el Sistema ERP es el indicado.

Para emprendedores, reducir riesgos es un objetivo constante.

Con la implantación del Sistema ERP, en razón de la asertividad de las informaciones internas que ofrece a la empresa, es posible realizar con más seguridad las actividades de mercado.

El Sistema ERP puede rendir resultados para el bolsillo del emprendedor, originando más ganancias. Al fin y al cabo, una empresa con procesos integrados, con menos fallas y más asertividad logra implementar estrategias poderosas para su crecimiento.

Además, los negocios que utilizan esta metodología logran percibir mejor su potencial de escalabilidad, que corresponde a las chances de crecimiento y expansión de una empresa.

Módulos del Sistema ERP

Es común que los sistemas de gestión empresarial estén agrupados en dos módulos:

1. Visión departamental;
2. Visión por segmento.

En el primero, están los diversos departamentos de la empresa.

Esa división del Sistema ERP permite a los operadores mayor facilidad para usarlo.

Las personas responsables de cada sector son capaces de gestionar aspectos del sector, sin intervenir en asuntos que exigen conocimientos distintos.

En el segundo módulo (por segmento), se analizan aspectos más específicos de la empresa.

Aún dentro de los departamentos, pueden existir procesos que demanden atención especial.

Para esos procesos especiales se crean módulos separados. De esta forma, profesionales capacitados pueden atenderlos.

No hay necesidad de que todas las áreas de una empresa sean contempladas de una sola vez. Cabe al emprendedor evaluar la posibilidad de efectuar la implementación en bloques, lo que representa más ahorro para el negocio.

Cómo saber si mi empresa necesita el Sistema ERP

A pesar de ofrecer varios beneficios, este sistema de gestión empresarial es más eficiente cuando se implanta en el momento adecuado, o sea cuando la empresa presenta demandas que pueden ser satisfechas por el software.

Existen algunos factores cruciales que indican la necesidad de implementación de una metodología integrada. Entre ellos está la baja productividad de la empresa, representada por procesos mecánicos, susceptibles a todo tipo de errores.

Otro factor que indica el momento apropiado para aplicar el Sistema ERP es el gran número de fallas de comunicación dentro de la empresa. O sea, cuando las informaciones se producen, pero no se interpretan ni analizan correctamente.

Veamos detalladamente algunos de los indicadores para la implementación del Sistema ERP:

Informaciones no integradas

Cuando las informaciones de la empresa no están integradas, el análisis de los resultados complejos y hasta de los procesos más simples se vuelve una tarea ardua.

Los profesionales acaban perdidos en medio de un gran volumen de datos, muchas veces inútiles, una mezcla de informaciones de varios sectores, sin el mínimo parámetro.

Una empresa que presente este contexto lleva las de ganar con el Sistema ERP, que proporciona la integración de las informaciones de varios sectores.

Falta de apoyo estratégico

Cuando los sectores y segmentos de la empresa no dialogan, los gestores y emprendedores pierden apoyo estratégico.

La toma de decisiones debe llevar en consideración todo el panorama empresarial. Por eso, los datos deben estar integrados y disponibles en un punto estratégico.

Conclusión

El Sistema ERP brinda muchos beneficios, que pueden sentirse de forma evidente cuando se realiza su implementación.

Mientras tanto, antes de comenzar a utilizarlo, es fundamental investigar el funcionamiento de esta metodología.

¿De qué forma puede aportar el Sistema ERP a tu negocio? Esta es una de las preguntas que debes responder antes de llevarlo a la práctica.

Cabe recordar que uno de los principales objetivos de estos sistemas es hacer el trabajo más eficiente, originando menos costos.

Por eso, asegúrate de que esa es la mejor estrategia para ti en el momento en que tu negocio se encuentra.

Además del Sistema ERP, hay otras estrategias que también pueden ayudarte en tu negocio, una de ellas es la mejoría de la comunicación.

Y sobre ese tema, ¿necesitas comunicarte mejor con las personas que trabajan contigo?

Entonces no dejes de leer nuestras sugerencias para mejorar tu comunicación empresarial.