5W2H e PDCA: como melhorar suas vendas usando ferramentas de gestão
Entenda como aplicar ferramentas de gestão na melhoria contínua de processos.
Entenda como aplicar ferramentas de gestão na melhoria contínua de processos.
Quando você está em busca de melhorias para seu negócio, o uso de ferramentas de gestão é fundamental para análise, controle, monitoramento e melhoria dos processos. Com essas ferramentas, a tomada de decisão fica mais clara, ágil e assertiva.
Trata-se de um exercício constante, afinal, ninguém quer que seu negócio fique estagnado ou seja esquecido, não é mesmo?
Continue acompanhando este post para entender como essas ferramentas podem ser úteis para melhorar sua gestão de vendas e alavancar cada vez mais seu negócio!
Uma das ferramentas que você pode utilizar é a 5W2H, um método de plano de ação simples e muito eficiente para organizar e direcionar as ações que devem ser implementadas, além de identificar as responsabilidades dos envolvidos na hora da execução.
O método consiste em responder 7 perguntas:
Ao responder essas perguntas, você terá uma lista de atividades para todas as etapas de um projeto e poderá direcioná-las para uma execução eficaz.
Se for implementada adequadamente, a ferramenta 5W2H pode economizar tempo e recursos, e os questionamentos podem se transformar em ações produtivas e mais estratégicas para seu negócio.
Em primeiro lugar, é necessário não só definir os objetivos e ações estratégicas, mas também monitorar as principais métricas geradas, pois elas trarão os insights necessários para aperfeiçoamentos em sua estratégia.
Então, vamos para a aplicação:
O método pode ser útil para diversas situações nas vendas, tais como:
Veja a aplicação da ferramenta em um desses casos:
Exemplo: João quer aumentar sua base de clientes nos próximos seis meses.
Métrica: Aumentar leads
Meta: Aumentar 20% em relação ao último semestre
5W2H:
Agora, é só fazer o mesmo para as outras metas.
Mas lembre-se que, para a aplicação da ferramenta, é preciso investir tempo na preparação e planejamento prévio a seu desenvolvimento, para que ela atenda o objetivo de corrigir as deficiências e suprir as necessidades existentes.
O PDCA é um método amplamente difundido e muito utilizado para o controle e melhoria dos processos organizacionais.
Com essa ferramenta, busca-se identificar e analisar resultados insatisfatórios, novas ideias para auxiliar nas soluções, além do monitoramento de processos produtivos para melhoria contínua e gradual.
O PDCA é dividido em 4 etapas: Plan (Planejar); Do (Executar); Check (Verificar); Act (Agir).
A seguir, explicamos um pouco mais sobre essas 4 etapas:
É nessa etapa que você deve discutir com sua equipe todos os aspectos de seu negócio e do mercado no qual ele está inserido.
Você pode fazer isso por meio de um brainstorming com sua equipe.
Também é interessante utilizar a ferramenta de análise swot para estabelecer os pontos fortes e fracos de seu negócio, analisar as oportunidades e ameaças do mercado, entender melhor sua concorrência e quais são seus diferenciais para competir.
Em seguida, defina os objetivos e metas de seu ciclo PDCA: Qual problema deve ser solucionado? Por que é necessário resolver essa questão?
A fase de planejamento é a que exige mais dedicação e tempo, pois quanto melhor for o planejamento, melhores serão as metas atingidas.
Depois de estabelecer as metas com base em um bom planejamento, é hora de colocá-lo em prática.
A execução do plano deve levar em consideração cada ponto definido na etapa anterior, respeitando os prazos estipulados e os responsáveis.
É importante anotar todos os casos de sucesso e de fracasso durante a execução, e se não for possível realizar o que foi planejado, deve-se voltar à etapa anterior para revisar o planejamento e iniciar novamente o ciclo.
Nessa etapa, é preciso monitorar de forma sistêmica cada atividade definida no plano de ação e analisar se os resultados foram ou não alcançados. É preciso comparar o resultado esperado com a performance alcançada e identificar os pontos que precisam de melhorias ou reajustes.
Um ponto importante é avaliar a metodologia de trabalho utilizada e, se for preciso, mudar alguns processos e estratégias para obter maior eficiência no decorrer do projeto.
Após a apuração dos resultados, a equipe terá uma visão mais transparente dos indicadores do negócio e surgirão oportunidades para novas ações.
Se seu plano foi executado de maneira correta e os objetivos foram atingidos, nessa etapa, você pode adotar o plano de ação utilizado como padrão.
E se os objetivos não foram atingidos?
Aí é hora de agir novamente, tomando ações corretivas sobre as causas que não permitiram que a meta fosse atingida com sucesso.
O objetivo é eliminar as falhas, aprimorar os processos e reiniciar o ciclo PDCA.
Se você girar o ciclo PDCA na etapa de venda, você poderá melhorar todos seus processos de maneira contínua e sustentável, e ser mais claro e ágil nas decisões.
Não se esqueça de sempre anotar os resultados, ações e metodologias utilizadas!
Se você está entrando no mercado de empreendedorismo agora, deve ter percebido que o trabalho nunca termina.
Lembre-se que nas duas metodologias apresentadas no texto não existe um fim exato, pois é sempre possível melhorar.
A cada ciclo terminado, dá-se início a um novo ciclo, tomando como base tudo o que foi feito no ciclo anterior e promovendo processos mais eficientes e maior satisfação de seus clientes.
Esperamos que este texto tenha tirado suas dúvidas sobre ferramentas de gestão.
Para saber mais sobre a importância do planejamento e melhoria de processos, leia nosso post sobre plano de negócios.
Até a próxima!