5W2H e PDCA: como melhorar suas vendas usando ferramentas de gestão

As ferramentas de gestão de vendas são essenciais em uma empresa, uma vez que contribuem na tomada de decisões. Saiba que elas podem ser utilizadas em companhias de diferentes segmentos e dimensões. Por meio delas, os gestores são capazes de ter mais controle dos processos internos.

Nesse sentido, é fundamental ressaltar que, com as ferramentas digitais, é possível reduzir erros por causa de falha humana e, assim, as chances de acertos e melhorias aumentam significativamente. Uma organização que deseja se destacar no mercado precisa contar com ferramentas que ajudem a otimizar os processos.

Continue a leitura e saiba mais informações!

Ferramenta de gestão: 5W2H

Uma das ferramentas que você pode empregar é a 5W2H, um planejamento de ações simples e muito eficiente para organizar e direcionar as estratégias que devem ser implementadas, além de identificar as responsabilidades dos envolvidos na hora da execução.

O método consiste em responder 7 perguntas:

• What (o quê?) — qual ação deve ser efetuada;
• Who (quem?) — quem o responsável por realizá-la;
• When (quando?) — qual o prazo para concluí-la;
• Where (onde?) — qual o local de execução da ação;
• Why (por quê?) — qual o propósito para concretizá-la;
• How (como?) — como a ação será feita;
• How much (quanto custa?) — qual o custo dela para a empresa.

Ao responder tais perguntas, você terá uma lista de atividades para todas as etapas de um projeto e poderá direcioná-las para uma execução eficaz.

Se for implementada adequadamente, a ferramenta 5W2H consegue economizar tempo e recursos, e os questionamentos podem se transformar em ações produtivas e mais estratégicas para seu negócio.

5W2H na prática

Em primeiro lugar, é necessário não só definir os objetivos e ações estratégicas, mas também monitorar as principais métricas geradas, pois elas trarão os insights necessários para aperfeiçoamentos em sua estratégia.

Então, vamos para a aplicação.

O método pode ser útil para diversas situações nas vendas, tais como:

• planejamento estratégico de vendas;
• aumento de leads;
• redução de Churn;
• crescimento do ticket médio de vendas;
• elaboração de um funil de vendas.

Veja a aplicação da ferramenta em um desses casos:

Exemplo: João quer aumentar sua base de clientes nos próximos seis meses.

Métrica: Aumentar leads

Meta: Aumentar 20% em relação ao último semestre

5W2H:

• What (o quê?): revisar landing page;
• Why (por quê?): para melhorar a performance da página e, consequentemente, a taxa de conversão;
• Who (quem?): equipe de marketing e vendas;
• When (quando?): do dia 01/04 a 10/04;
• Where (onde?): na empresa;
• How (como?):
• Incluir todos os elementos críticos de uma landing page (título e subtítulo, imagem, descrição da oferta, formulário e elementos de apoio). Ainda:
• coletar apenas os dados realmente necessários;
• enfatizar o valor da oferta;
• colocar provas sociais;
• acrescentar senso de urgência;
• incentivar o compartilhamento social;
• How much (quanto custa?): não se aplica para esse caso.

Agora, é só fazer o mesmo para as outras metas.

Mas lembre-se que, para a aplicação da ferramenta, é preciso investir tempo na preparação e planejamento prévio do seu desenvolvimento, a fim de que ela consiga corrigir as deficiências e suprir as necessidades existentes.

Ferramenta de gestão: PDCA

O PDCA é um método amplamente difundido e muito aplicado para controlar e melhorar os processos organizacionais.

Com essa ferramenta, busca-se identificar e analisar resultados insatisfatórios, novas ideias para auxiliar nas soluções, além do monitoramento de processos produtivos para aprimoramento contínuo e gradual.

PDCA na prática

O PDCA é dividido em 4 etapas:

• Plan (Planejar);
• Do (Executar);
• Check (Verificar);
• Act (Agir).

A seguir, explicamos um pouco mais sobre essas 4 ações!

Plan (Planejar)

É nessa fase que você deve discutir com a equipe todos os aspectos de seu negócio e do mercado no qual está inserido. Você pode fazer isso por meio de um brainstorming com a equipe.

Também é interessante utilizar a ferramenta de análise Swot para:

• estabelecer os pontos fortes e fracos de seu negócio;
• analisar as oportunidades e ameaças do mercado;
• entender melhor sua concorrência;
• saber quais são seus diferenciais para competir.

Em seguida, defina os objetivos e metas de seu ciclo PDCA: Qual problema deve ser solucionado? Por que é necessário resolvê-lo? Para isso:

• Analise todos os aspectos de seu negócio.
• Defina os objetivos e metas, tornando-as mais claras e práticas para todos da equipe.
• Determine o que será feito e por quem, além de escolher um prazo para a conclusão da ação (para isso, você pode empregar a ferramenta 5W2H).

A etapa de planejamento é a que exige mais dedicação e tempo, pois quanto melhor for o planejamento, melhores serão as metas atingidas.

Do (Executar)

Depois de estabelecer as metas com base em um bom planejamento, é hora de colocá-lo em prática.

A execução do plano deve levar em consideração cada ponto definido na etapa anterior, respeitando os prazos estipulados e os responsáveis. Para tal:

• distribua as atividades de forma clara e objetiva;
• defina um dono para cada meta;
• dê autonomia e apoie os responsáveis;
• estabeleça algumas normas para direcionar as ações e o perfil das decisões;
• determine indicadores de desempenho para a equipe e para a empresa.

É importante anotar todos os casos de sucesso e de fracasso durante a execução, e se não for possível realizar o planejado, deve-se voltar ao estágio anterior para revisar o planejamento e iniciar novamente o ciclo.

Check (Verificar)

Nessa etapa, é preciso monitorar de forma sistêmica cada atividade definida no plano de ação e analisar se os resultados foram ou não alcançados. É necessário comparar o resultado esperado com a performance alcançada e identificar os pontos que precisam de melhorias ou reajustes.

Um ponto importante é avaliar a metodologia de trabalho utilizada e, se for preciso, mudar alguns processos e estratégias para obter mais eficiência no decorrer do projeto.

Após a apuração dos resultados, a equipe terá uma visão mais transparente dos indicadores do negócio, e surgirão oportunidades de novas ações. Para isso:

• tenha como referência dados e evidências;
• corrija os erros imediatamente, atuando nas causas;
• oriente a equipe para o novo caminho mostrando onde exatamente se deseja chegar;
• motive e busque o desenvolvimento das pessoas envolvidas no projeto;
• reavalie os indicadores de desempenho da empresa, se necessário.

Act (Agir)

Se seu plano foi executado de maneira correta e os objetivos foram atingidos, nessa etapa, você pode adotar o plano de ação utilizado como padrão.

E se os objetivos não foram alcançados?

Aí é hora de agir novamente, tomando ações corretivas sobre as causas que não permitiram que a meta fosse atingida com sucesso.

O objetivo é eliminar as falhas, aprimorar os processos e reiniciar o ciclo PDCA.

Se você girar o ciclo PDCA na etapa de venda, poderá melhorar todos seus processos de modo contínuo e sustentável, e ser mais claro e ágil nas decisões.

Não se esqueça de sempre anotar os resultados, ações e metodologias aplicadas!

Importância de uma gestão de vendas

Para a empresa que deseja ter bons resultados e se destacar no mercado, é preciso fazer uma eficiente gestão de vendas a fim de evitar maiores contratempos financeiros. Confira a seguir a importância de realizar uma boa gestão de vendas!

Desenvolvimento dos colaboradores

Um negócio precisa se preocupar com o crescimento e desenvolvimento dos seus funcionários, uma vez que eles são imprescindíveis para o sucesso das vendas. Ao contar com um time devidamente capacitado, as chances de bons negócios aumentam.

Logo, é fundamental que o gestor busque preparar a equipe, para que ela trabalhe de acordo com as necessidades do negócio e atue de forma satisfatória no mercado. Além do mais, é importante gerenciar seus resultados para que qualquer gargalo seja encontrado e solucionado.

Gerenciamento do funil de vendas

O funil de vendas jamais deve ser deixado em uma gestão de vendas. Já que é ele que permite que os vendedores consigam tomar boas decisões durante suas atividades, isso ajuda a reduzir as chances de prejuízos. É indicado manter o funil de vendas completo, ou seja, com vários clientes sendo atraídos e fidelizados.

Processos definidos

Ao ter uma gestão de vendas eficiente, o responsável precisa ser capaz de criar um plano de ações com os principais objetivos da organização. Dessa forma, a equipe consegue trabalhar conforme o planejamento estabelecido. Contudo, o gestor tem de entender que a flexibilidade e a adaptação precisam fazer parte do que foi criado, pois o mercado apresenta diversas variações, e elas podem interferir nos resultados finais.

Satisfação dos clientes

A finalidade da maioria das empresas é satisfazer os anseios dos clientes. Assim, a gestão de vendas não pode ser deixada de lado, uma vez que a ideia é conhecer o público-alvo e, consequentemente, oferecer o que ele procura. Ter consumidores satisfeitos garante bons resultados.

Dessa forma, a gestão de vendas é uma maneira efetiva de deixar o trabalho da equipe mais eficiente e produtivo. Logo, isso gerará um aumento significativo nas vendas e na lucratividade do empreendedor.

Exemplos de negócios digitais

Há vários modelos de negócios no mercado, sendo que o recomendado é selecionar aquele que faz mais sentido para seus objetivos como investidor. Cada um apresenta determinadas características que valem a pena conhecer. Confira!

Infoprodutos

Um importante negócio é o de infoprodutos, conhecidos também como produtos digitais. Tal ramo está em grande expansão no mercado. Nele, é possível comercializar cursos onlines, e-books, mentorias, planilhas, entre outros. Para conseguir potencializar as vendas e atrair consumidores, é indispensável ter materiais de qualidade que atendam às exigências do público-alvo.

E-commerce

O e-commerce já consiste em um negócio digital muito conhecido no mercado e tende a continuar se desenvolvendo por causa do avanço das ferramentas tecnológicas. No e-commerce, podem ser comercializados diversos produtos, como roupas, sapatos, itens de beleza, entre outros. Os consumidores realizam as compras de sua própria casa, não sendo mais necessário ir até uma loja física.

Tal modelo de negócio apresenta muitas vantagens, por exemplo: comodidade e custos operacionais reduzidos em comparação a um estabelecimento físico. Uma companhia consegue enviar seus produtos para diversas partes do país, assim ela lucra ainda mais.

Social commerce

As redes sociais são capazes de influenciar significativamente o momento de compra de um cliente. Dessa maneira, as empresas podem vender serviços ou produtos por meio do Facebook e Instagram. Esse tipo de estratégia é conhecido como social commerce e garante excelentes resultados financeiros.

Saiba que consiste em uma excelente alternativa para quem está iniciando as atividades como empreendedor, já que não é necessário muito dinheiro. E, também, para quem já está no mercado há mais tempo, pois é possível melhorar as vendas e aumentar o alcance da marca.

Marketplace

O marketplace é o negócio digital que conecta os clientes com os vendedores por meio de uma plataforma online. Nele, é possível vender também serviços e produtos. O marketplace funciona como um shopping virtual, uma vez que junta diversas marcas em um único lugar.

Ele conta com gestores capazes de realizar toda a administração da plataforma, com a finalidade de garantir um espaço para os empreendedores. É necessário ressaltar que, geralmente, um marketplace obtém uma comissão sobre as vendas efetuadas.

Ferramentas de gestão

Com boas ferramentas de gestão, é possível ter um negócio de sucesso, elas deixam as tarefas mais otimizadas e práticas. Desse modo, são grandes aliadas e podem proporcionar bons resultados com as vendas dos seus produtos ou serviços. Veja a seguir quais são!

Matriz BCG

A matriz BCG é uma importante ferramenta de gestão. Ela contribui para a tomada de decisão, uma vez que as ações são fundamentadas em dados concretos. A matriz fundamenta suas informações no ciclo de vida dos serviços ou produtos e em seus resultados no mercado. Assim, é desenvolvido um gráfico que leva em consideração os itens oferecidos pelo negócio e a quantidade de vendas concretizadas.

Análise Swot/Fofa

A análise Swot é uma ferramenta capaz de ajudar no planejamento estratégico do negócio. Pode ser utilizada tanto para a gestão de processos quanto de pessoas. Com ela, é possível conhecer a realidade da empresa e acabar com qualquer gargalo que afete o desempenho da organização.

Investimento em melhoria contínua

Se você está entrando no empreendedorismo agora, deve ter percebido que o trabalho nunca termina.

Lembre que, nas duas metodologias apresentadas no texto, não existe um fim exato, pois é sempre possível melhorar.

A cada ciclo terminado, dá-se início a um novo, tomando como base tudo o que foi feito no ciclo anterior e promovendo processos mais eficientes e mais satisfação dos seus clientes.

Esperamos que este texto tenha tirado suas dúvidas sobre ferramentas de gestão.

Para saber mais sobre a importância do planejamento e melhoria de processos, leia nosso post sobre plano de negócios.

Até a próxima!