5W2H e PDCA: como melhorar suas vendas usando ferramentas de gestão

Quando você está em busca de melhorias para seu negócio, o uso de ferramentas de gestão é fundamental para análise, controle, monitoramento e melhoria dos processos. Com essas ferramentas, a tomada de decisão fica mais clara, ágil e assertiva.

Trata-se de um exercício constante, afinal, ninguém quer que seu negócio fique estagnado ou seja esquecido, não é mesmo?

Continue acompanhando este post para entender como essas ferramentas podem ser úteis para melhorar sua gestão de vendas e alavancar cada vez mais seu negócio!

Ferramenta de gestão: 5W2H

Uma das ferramentas que você pode utilizar é a 5W2H, um método de plano de ação simples e muito eficiente para organizar e direcionar as ações que devem ser implementadas, além de identificar as responsabilidades dos envolvidos na hora da execução.

O método consiste em responder 7 perguntas:

• What (o quê?), que ação deve ser realizada;
• Who (quem?), o responsável pela realização da ação;
• When (quando?), prazo para a realização da ação;
• Where (onde?), local de realização da ação;
• Why (por quê?), propósito da realização da ação;
• How (como?), como a ação será realizada;
• How much (quanto custa?), custo desta ação para a empresa.

Ao responder essas perguntas, você terá uma lista de atividades para todas as etapas de um projeto e poderá direcioná-las para uma execução eficaz.

Se for implementada adequadamente, a ferramenta 5W2H pode economizar tempo e recursos, e os questionamentos podem se transformar em ações produtivas e mais estratégicas para seu negócio.

5W2H na prática

Em primeiro lugar, é necessário não só definir os objetivos e ações estratégicas, mas também monitorar as principais métricas geradas, pois elas trarão os insights necessários para aperfeiçoamentos em sua estratégia.

Então, vamos para a aplicação:

O método pode ser útil para diversas situações nas vendas, tais como:

• Planejamento estratégico das vendas;
• Aumento de leads;
• Redução de Churn;
• Aumento do ticket médio de vendas;
• Elaboração de um funil de vendas;

Veja a aplicação da ferramenta em um desses casos:

Exemplo: João quer aumentar sua base de clientes nos próximos seis meses.

Métrica: Aumentar leads

Meta: Aumentar 20% em relação ao último semestre

5W2H:

• What (o quê?): revisar landing page;
• Why (por quê?): para melhorar a performance da página e, consequentemente, a taxa de conversão;
• Who (quem?): equipe de marketing e vendas;
• When (quando?): do dia 01/04 a 10/04;  
• Where (onde?): na empresa;
• How (como?):

• Incluir todos os elementos críticos de uma landing page (título e subtítulo, imagem, descrição da oferta, formulário e elementos de apoio);

• Coletar apenas os dados que realmente são necessários;
• Enfatizar o valor da oferta;
• Colocar provas sociais;
• Acrescentar senso de urgência;
• Incentivar o compartilhamento social;

• How much (quanto custa?): não se aplica para esse caso.

Agora, é só fazer o mesmo para as outras metas.

Mas lembre-se que, para a aplicação da ferramenta, é preciso investir tempo na preparação e planejamento prévio a seu desenvolvimento, para que ela atenda o objetivo de corrigir as deficiências e suprir as necessidades existentes.

Ferramenta de gestão: PDCA

O PDCA é um método amplamente difundido e muito utilizado para o controle e melhoria dos processos organizacionais.

Com essa ferramenta, busca-se identificar e analisar resultados insatisfatórios, novas ideias para auxiliar nas soluções, além do monitoramento de processos produtivos para melhoria contínua e gradual.

PDCA na prática

O PDCA é dividido em 4 etapas: Plan (Planejar); Do (Executar); Check (Verificar); Act (Agir).

A seguir, explicamos um pouco mais sobre essas 4 etapas:

Plan (Planejar)

É nessa etapa que você deve discutir com sua equipe todos os aspectos de seu negócio e do mercado no qual ele está inserido.

Você pode fazer isso por meio de um brainstorming com sua equipe.

Também é interessante utilizar a ferramenta de análise swot para estabelecer os pontos fortes e fracos de seu negócio, analisar as oportunidades e ameaças do mercado, entender melhor sua concorrência e quais são seus diferenciais para competir.

Em seguida, defina os objetivos e metas de seu ciclo PDCA: Qual problema deve ser solucionado? Por que é necessário resolver essa questão?

• Analise todos os aspectos de seu negócio;
• Defina os objetivos e metas tornando-as mais claras e práticas para todos da equipe;
• Defina o que será feito e por quem, além de escolher um prazo para a conclusão da ação (para isso, você pode utilizar a ferramenta 5W2H).

A fase de planejamento é a que exige mais dedicação e tempo, pois quanto melhor for o planejamento, melhores serão as metas atingidas.

Do (Executar)

Depois de estabelecer as metas com base em um bom planejamento, é hora de colocá-lo em prática.

A execução do plano deve levar em consideração cada ponto definido na etapa anterior, respeitando os prazos estipulados e os responsáveis.

• Distribua as atividades de forma clara e objetiva;
• Defina um dono para cada meta;
• Dê autonomia e apoie os responsáveis;
• Estabeleça algumas normas para direcionar as ações e o perfil das decisões;
• Defina indicadores de desempenho para a equipe e para a empresa.  

É importante anotar todos os casos de sucesso e de fracasso durante a execução, e se não for possível realizar o que foi planejado, deve-se voltar à etapa anterior para revisar o planejamento e iniciar novamente o ciclo.

Check (Verificar)

Nessa etapa, é preciso monitorar de forma sistêmica cada atividade definida no plano de ação e analisar se os resultados foram ou não alcançados. É preciso comparar o resultado esperado com a performance alcançada e identificar os pontos que precisam de melhorias ou reajustes.

Um ponto importante é avaliar a metodologia de trabalho utilizada e, se for preciso, mudar alguns processos e estratégias para obter maior eficiência no decorrer do projeto.

Após a apuração dos resultados, a equipe terá uma visão mais transparente dos indicadores do negócio e surgirão oportunidades para novas ações.

• Tenha como referência dados e evidências;
• Corrija os erros imediatamente, atuando nas causas;
• Oriente a equipe para o novo caminho mostrando onde exatamente se deseja chegar;
• Motive e busque o desenvolvimento das pessoas envolvidas no projeto;
• Reavalie os indicadores de desempenho da empresa, se necessário.

Act (Agir)

Se seu plano foi executado de maneira correta e os objetivos foram atingidos, nessa etapa, você pode adotar o plano de ação utilizado como padrão.

E se os objetivos não foram atingidos?

Aí é hora de agir novamente, tomando ações corretivas sobre as causas que não permitiram que a meta fosse atingida com sucesso.

O objetivo é eliminar as falhas, aprimorar os processos e reiniciar o ciclo PDCA.

Se você girar o ciclo PDCA na etapa de venda, você poderá melhorar todos seus processos de maneira contínua e sustentável, e ser mais claro e ágil nas decisões.

Não se esqueça de  sempre anotar os resultados, ações e metodologias utilizadas!

Invista em melhoria contínua

Se você está entrando no mercado de empreendedorismo agora, deve ter percebido que o trabalho nunca termina.  

Lembre-se que nas duas metodologias apresentadas no texto não existe um fim exato, pois é sempre possível melhorar.

A cada ciclo terminado, dá-se início a um novo ciclo, tomando como base tudo o que foi feito no ciclo anterior e promovendo processos mais eficientes e maior satisfação de seus clientes.

Esperamos que este texto tenha tirado suas dúvidas sobre ferramentas de gestão.

Para saber mais sobre a importância do planejamento e melhoria de processos, leia nosso post sobre plano de negócios.

Até a próxima!