Kanban: o que é e como usar no dia a dia?

O método Kanban é uma ferramenta altamente eficaz para gerenciar projetos, com uma abordagem baseada em um quadro de cartões que é bastante direto e eficiente para administrar as tarefas de uma equipe.

Ele é considerado um método revolucionário, que promove uma abordagem mais proativa e construtiva na resolução das demandas. É provável que você já tenha ouvido falar do Kanban, visto que é um assunto comum na gestão de projetos.

Hoje, essa abordagem foi modernizada e não se limita mais a um quadro na parede dos escritórios: agora também conta com aplicativos bastante famosos em todo o mundo para levar essa experiência para a web.

A popularidade do método é justificada pela facilidade de aplicação e pela apresentação rápida de resultados. Por conta disso, ele é um dos primeiros na busca por métodos ágeis para o desenvolvimento de tarefas.

O Kanban é baseado em técnicas que gerenciam os fluxos de produção, de forma a aumentar a produtividade e a otimização dos processos.

Quer aprender em detalhes o que é essa metodologia e como ela pode ser implementada na sua empresa? Então, confira os próximos parágrafos, pois vamos te contar em detalhes tudo o que você precisa saber!

Kanban: o que é e como funciona?

Inicialmente, o kanban — nesse caso, com letra minúscula — foi implementado na indústria de manufatura japonesa por Taiichi Ohno, em 1940, no sistema de produção da Toyota.

Naquela época, o kanban era um cartão utilizado para informar a conclusão do processo produtivo e “puxar” novas tarefas para a produção.

O objetivo principal era simplificar o controle do estoque de materiais e melhorar a harmonia entre o almoxarifado e a linha de produção — até aí, “kanban” era apenas uma tradução literal do japonês, ou seja, “cartão”.

Somente em 2004 é que o método Kanban — agora, com letra maiúscula — foi criado por David J. Anderson, um especialista em metodologia ágil. Ele baseou seu trabalho nos estudos de Ohno, bem como de outros pensadores importantes, como Peter Drucker e Eli Goldratt.

Seu primeiro livro foi intitulado “Kanban”. Nele, Anderson apresenta várias contribuições relevantes para o desenvolvimento do método, incluindo conceitos como sistemas puxados, teoria de filas e fluxo.

O que é Kanban?

O Kanban é um método de gestão visual que conduz cada tarefa em seu sistema por um fluxo de trabalho preestabelecido.

Sucintamente, a ideia por trás do Kanban pode ser definida por alguns pontos importantes:

• o fluxo: um processo representado por um quadro dividido em colunas distintas que possibilita que o trabalho seja dividido em etapas ao fixar cada tarefa em um cartão e colocá-la na coluna que indique o status dela no fluxo de trabalho;
• os cartões: que detalham qual parte do processo de trabalho está naquela etapa — o que é definido pela coluna na qual o cartão está;
• a limitação do trabalho em progresso: o Kanban é um processo que, além de indicar o status do fluxo de trabalho, ajuda a definir limites na quantidade de trabalho em andamento — o que evita sobrecargas, por exemplo.

Além disso, visto que a ferramenta também busca aumentar a produtividade no cotidiano, evitando a procrastinação, o Kanban também pode ser considerado um método ágil.

Como o Kanban funciona?

O Kanban é uma metodologia que utiliza cartões ou notas adesivas espalhadas em um quadro para indicar o andamento das atividades em cada fase dos fluxos produtivos nas empresas.

Um quadro Kanban é estruturado para dar destaque a três aspectos inerentes ao desenvolvimento de uma atividade:

• cartões: também chamados no inglês (cards), são notas adesivas nas quais constam informações sobre as tarefas e as ações planejadas, tais como prazo para a entrega, responsáveis, prioridades, tarefas posteriores e outros aspectos relevantes;
• colunas: são representações visuais de cada etapa do fluxo de trabalho no projeto, incluindo desde atividades que ainda não foram iniciadas até as que já estão finalizadas;
• quadro: é um tipo de tabuleiro que permite que os cards passem por todos os estados relacionados à produção do que é proposto em sua descrição, mantendo todas as partes interessadas informadas sobre o andamento das atividades.

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Para que serve o Kanban?

O Kanban aborda especialmente a melhoria da eficiência e a ordem das entregas, além de contribuir para um ambiente de trabalho mais direcionado e transparente. Essa é uma característica viabilizada pela capacidade do Kanban de ser um método evolutivo, buscando evitar interrupções e introduzindo melhorias de forma gradual e contínua.

Ao seguir os princípios do método, a empresa consegue melhorar o fluxo de trabalho e fornecer mais qualidade para o que é entregue aos clientes. Para compreender melhor o Kanban, é importante conhecer seus quatro pilares fundamentais.

Evolução

Inicie o processo com o que está sendo executado no momento e adote uma abordagem evolutiva. No Kanban, é recomendado evitar fazer mudanças na estrutura de trabalho atual.

Assim, a ideia é ir fazendo ajustes de forma gradual, começando pela própria forma da empresa trabalhar. O fluxo de trabalho atual deve ser considerado, evitando mudanças que possam prejudicar o andamento das atividades já em execução.

Mudanças incrementais

O Kanban é um método que requer mudanças específicas, mas pequenas, para a adequação da empresa, evitando conflitos em equipes que já estejam acostumadas ao fluxo de trabalho. Assim, procure implementar melhorias contínuas e suaves, sem mudanças bruscas.

Respeito às responsabilidades

Com o Kanban, não há necessidade de mudanças na empresa que afetem as responsabilidades e os cargos atuais. Colaboradores que desempenham bem suas funções continuam em seus postos.

O objetivo é promover mudanças de forma colaborativa, evitando o medo que muitas vezes surge em relação às mudanças dentro da empresa.

Colaboração

É fundamental inspirar a liderança em equipe. A importância da colaboração é grande e, no Kanban, a melhoria contínua é responsabilidade de todos. Por isso, é essencial incentivar a participação ativa de todos os membros do time, independentemente de seu cargo.

Isso porque, com a contribuição de todos, é possível melhorar o fluxo de trabalho e a eficiência nas atividades.

O Kanban também valoriza a autonomia do time e dos profissionais em suas tarefas, o que torna possível identificar gargalos potenciais no processo. A correção desses gargalos otimiza o fluxo, reduz os custos, aumenta a velocidade das entregas e melhora o desempenho geral.

Como o Kanban é aplicado?

A proposta do método é utilizar cartões — normalmente post-its, em quadros analógicos — para registrar e monitorar o status de uma série de atividades que representam partes de um processo.

Esse sistema busca gerenciar a atividade conforme ela avança por algo semelhante a uma esteira em uma linha de produção e permite visualizar, além do que está sendo feito, todas as demais etapas planejadas para aquele cartão.

A ideia é detectar eventuais atrasos e realizar ajustes para garantir a fluidez e a organização das tarefas da empresa.

Definição das colunas no quadro

O Kanban conta com três colunas básicas: “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Apesar dessa definição, sua organização pode ser adaptada de acordo com as necessidades da empresa.

Como tudo será criado nessas colunas, é importante definir quais — e quantas — elas serão, além do que vão representar. Mais à frente, descreveremos as três colunas principais, mas o seu modelo de produção pode demandar um fluxo com mais detalhes, como tarefas impedidas ou enviadas para outro estado intermediário no processo.

É comum, também, ter uma coluna de backlog. Normalmente localizada à esquerda, essa coluna armazena cartões de tarefas que não são urgentes, que precisam de alguma aprovação antes de ficarem disponíveis para o desenvolvimento ou que simplesmente são ideias a serem executadas no futuro.

Outra coluna que costuma ser adicionada é a de revisão ou aprovação interna do que acabou de ser feito. Dentro do padrão de três colunas que apresentaremos a seguir, essa revisão seria inserida entre a segunda e a terceira coluna.

Primeira coluna: tarefas a serem realizadas

Essa coluna — geralmente chamada de to do — é posicionada à esquerda e contém os cartões das tarefas que estão disponíveis para serem realizadas em sequência. Os cartões podem ter ordem de prioridade, a depender de como o time decida organizar.

Quando uma tarefa dessa lista começa a ser feita, o cartão correspondente a ela é movido para a coluna seguinte.

Segunda coluna: tarefas em andamento

A segunda coluna, comumente conhecida como doing — ou “fazendo”, em tradução para nosso idioma — contém os cartões em que a equipe ou o colaborador estão trabalhando atualmente. Como o processo é de entrega contínua, um novo cartão é adicionado assim que outro é concluído e removido da coluna.

Terceira coluna: tarefas finalizadas

Quando um cartão é movido para a terceira coluna, é sinal de que a tarefa foi concluída. O objetivo é mover todos os cartões para essa coluna tão breve quanto for possível. Assim, além de favorecer a conclusão das atividades, haverá um sentimento de alívio e satisfação para os responsáveis pela tarefa.

Limitação do trabalho em andamento

Outro aspecto crucial do Kanban é a possibilidade de limitar o trabalho em progresso. Isso inclui, por exemplo, não começar uma nova tarefa antes de enviar um cartão para a coluna de atividades concluídas.

Isso é feito para manter um fluxo de trabalho contínuo e evitar atrasos nas entregas. O foco deve estar sempre em fazer entregas de qualidade e eliminar gargalos entre as etapas.

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Kanban e Scrum são iguais?

É comum ver que as pessoas associam os conceitos do Kanban à metodologia Scrum, mas vale ressaltar que não são equivalentes.

Para entender essas ferramentas, precisamos compreender o que é a metodologia ágil: um conjunto de ideais que busca o melhor gerenciamento de projetos. O Manifesto Ágil é a base dessa metodologia e visa melhorar a produtividade no desenvolvimento de projetos.

No caso do Kanban e do Scrum, ambos são ferramentas para implementar a metodologia ágil e compartilham de princípios semelhantes. Apesar disso, as soluções contam com estruturas distintas.

O Kanban é um método de melhoria contínua que utiliza um sistema visual para tornar o fluxo de trabalho mais transparente e eficiente.

Já o Scrum é um framework que divide o trabalho em intervalos predefinidos, com tarefas menores — conhecidas como sprints. O objetivo é agilizar as execuções, centralizar feedbacks e aumentar a quantidade de entregas e implementações.

Existem diferentes maneiras de aplicar esses conceitos, inclusive há uma mistura de ambos que é conhecida como Scrumban. Nela, a prática do Scrum é combinada com o Kanban para definir a prioridade das tarefas da sprint.

Quais são os tipos de Kanban existentes?

O Kanban é uma metodologia flexível e adaptável, sendo possível adequá-lo às necessidades específicas da sua empresa no momento.

Para reunir as atividades cobertas pelo método, utiliza-se um quadro que, além de representar visualmente essa metodologia, ajuda a organizar e a priorizar o fluxo das atividades com transparência. Da forma como tudo é disposto, em vez dos prazos de entrega, o foco passa a ser o status de cada cartão.

As tarefas percorrem o quadro sendo movidas por diferentes etapas — da esquerda para a direita. Existem diferentes tipos de Kanban que podem ser adotados a depender da necessidade, conforme apresentaremos a seguir.

Kanban de produção

No Kanban do tipo produção, os murais são divididos em três partes: “to do”, “doing” e “done” — que podem ser traduzidas como “para fazer”, “em andamento” e “concluído”.

Cada cartão deve conter informações básicas sobre a atividade, incluindo pelo menos o que precisa ser feito, o prazo para entrega e o colaborador responsável pela execução. Além disso, cores podem ser utilizadas para indicar o andamento da atividade ou o setor responsável.

Conforme as tarefas são iniciadas, os cartões são movidos para o estágio seguinte da produção, até chegarem à coluna de tarefas finalizadas no quadro.

Caso haja pelo menos uma vaga em aberto em uma coluna, uma nova tarefa pode ser adicionada.

Kanban de movimentação

A Toyota — que foi pioneira na implementação do método — pode servir como um ótimo exemplo. Suponha que a fábrica consiga produzir um lote de 300 carros, mas a produção só avance a cada 30 desses veículos, seguindo as etapas de montagem, pintura e acabamento.

O ritmo de produção será ajustado de acordo com o padrão de consumo e o giro dos itens, de forma que, quanto maior a demanda, maior a quantidade produzida.

Isso é possível porque os recursos humanos e financeiros são utilizados de maneira responsável e sustentável — o que contribui para um processo produtivo eficiente e de qualidade.

E-Kanban

Esse modelo é uma versão digital da metodologia, tendo como foco proporcionar mais disponibilidade e agilidade para o processo produtivo das empresas que o implementam.

Ele pode ser integrado a sistemas de gestão empresarial, além de sistemas e aplicativos compatíveis com dispositivos móveis. É o tipo de Kanban utilizado no empreendedorismo digital — cujas ferramentas costumam ser atreladas ao uso online.

Quais as vantagens de usar o Kanban?

Contar com o Kanban é uma forma de organizar as tarefas e priorizar o fluxo de trabalho de forma prática e visual, aproveitando os diversos benefícios que a metodologia oferece. Veja alguns deles.

Gerenciar as atividades de forma visual

O Kanban é uma metodologia altamente visual, tanto ao ser implementada em um quadro branco quanto em um software de gestão. É útil principalmente nos casos em que vários colaboradores estão envolvidos no desenvolvimento de um projeto.

O método permite que todos os envolvidos planejem suas tarefas e visualizem o andamento das demais ao mesmo tempo, de forma coordenada, evitando o trabalho isolado.

Além disso, ajuda o líder a acompanhar quem está realizando cada atividade e quantas etapas faltam para a conclusão do projeto.

Utilizar um método prático e fácil

O Kanban é um método que favorece a compreensão, o que facilita a adaptação de sistemas às necessidades de cada área. Isso torna possível que todos os colaboradores participem do processo com facilidade e estejam alinhados com os objetivos principais.

Centralizar as informações

Sistemas baseados em Kanban também facilitam a centralização das informações do projeto em um único local para todas as partes interessadas.

Esse recurso permite que colaboradores sejam incluídos e que todos os envolvidos estejam cientes instantaneamente por meio dos dados contidos nos cartões.

Ali, são disponibilizadas informações sobre responsáveis, prazos de entrega, prioridades, sequência de tarefas, documentação e outras ferramentas disponíveis.

Otimizar o fluxo de trabalho

Implementar o Kanban na rotina da empresa implica a redução do desperdício de tempo nas operações, tornando o fluxo de trabalho mais direto.

Nesse sentido, processos redundantes podem ser eliminados e simplificados sem prejudicar a qualidade das entregas. Essa abordagem leva a uma melhoria contínua da produtividade.

Integrar a comunicação

A implementação do Kanban permite que a comunicação entre colaboradores de diferentes equipes possa ser integrada por meio de um canal no qual as informações trafegam. Assim, todos os envolvidos podem ter uma visão geral das atividades em andamento e trocar informações sempre que necessário.

Essa ferramenta permite que os profissionais ajustem seus cronogramas e prazos com mais precisão, uma vez que têm uma compreensão clara do que seus colegas estão fazendo.

Tornar as tarefas mais claras

O fato de que o Kanban funciona com um cronograma melhora o foco do gestor e permite que se tenha uma visão clara das tarefas e do fluxo de trabalho. Isso facilita a tomada de decisões mais acertadas — algo que deve ser prioridade no alcance de objetivos de prazo e qualidade.

Distribuir as atividades de forma mais equilibrada

Ao implementar um software baseado em Kanban, os gestores podem monitorar a progressão das tarefas de forma dinâmica, distribuindo-as de forma mais equilibrada entre os colaboradores.

Dessa forma, basta acessar o quadro para estar a par da situação da equipe. Isso torna o gerenciamento de tarefas muito mais fácil e facilita a definição dos papéis estratégicos na empresa.

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Como aplicar o Kanban na prática?

Depois de compreender em detalhes do que se trata o método Kanban, fica muito mais fácil implementá-lo com sucesso. Aqui, entretanto, vale se lembrar do erro comum ao comparar essa ferramenta com o Scrum.

Enquanto o Scrum requer todos os seus elementos desde o primeiro dia da implantação para que a equipe funcione adequadamente, o Kanban adota uma abordagem que permite implementar o método e adaptá-lo, evoluindo continuamente em conjunto com o time.

De posse desses lembretes, podemos nos concentrar em como implementar a metodologia Kanban no cotidiano de uma equipe — e, a partir daí, uni-la a métodos como o Scrum, o Pomodoro e outras soluções complementares.

Monte a estrutura do método

Na fase inicial, é fundamental compreender quais são os objetivos e as medidas que precisam ser adotadas para alcançá-los.

Mapeie os procedimentos, planeje quando as tarefas iniciarão e, ainda, quais solicitações serão requeridas para definir como deverão ser as etapas pelas quais as atividades passarão até a entrega ao cliente.

Desta forma, é possível elaborar o quadro com as cores e as seções apropriadas, de acordo com a especificidade da sua empresa.

Defina quais serão as tarefas

É fundamental definir e priorizar as tarefas para determinar quais recursos serão utilizados. Essa parte da implementação permite, além de compreender o objetivo final, encontrar formas de otimizar as tarefas e reduzir os recursos necessários, sem prejudicar o negócio.

Outro aspecto é que é necessário monitorar todo o processo das tarefas para acompanhar a evolução e identificar pontos que precisam de melhorias.

Elabore o seu quadro Kanban

Depois de concluir o planejamento, é hora de partir para a implementação do Kanban na sua empresa. A boa notícia aqui é que esse processo é muito simples e fácil de ser realizado.

Como já mencionamos, você só precisa de um quadro branco dividido em colunas no qual se possa colar post-its com as cores que desejar.

É uma maneira eficaz de começar a usar o Kanban no seu negócio e de melhorar a organização e a produtividade do seu time.

Prepare a equipe e inclua melhorias graduais

É importante lembrar que você não deve impor o uso do Kanban. Em vez disso, é preciso preparar os colaboradores e integrar o quadro ao cotidiano da equipe. No entanto, é essencial que eles entendam a importância da participação.

É fundamental incentivar a equipe e dar espaço para que os colaboradores possam fornecer feedbacks, de modo a otimizar o processo, promover um desenvolvimento constante e melhorar a qualidade de vida no trabalho — assunto que é, inclusive, discutido na psicologia organizacional.

Como o Kanban e um cotidiano eficiente se relacionam?

O Kanban é uma estratégia bastante eficaz para aumentar a eficiência dos processos em todos os ramos da empresa. Com quase meio século de existência, muitas empresas já adotaram essa metodologia e obtiveram sucesso na adequação das bases do Kanban para seu dia a dia.

Nesse sentido, se você busca mais organização e flexibilidade em seu negócio, é hora de considerar o uso do Kanban. Essa metodologia pode trazer benefícios significativos para a sua empresa, desde a melhoria da produtividade até a otimização do tempo de entrega dos projetos.

Por fim, lembre-se de que a participação de toda a equipe é importante para o sucesso da implementação do Kanban. Incentive todos a trazer feedbacks e contribuir para a evolução contínua do processo.

Agora que você compreendeu o que é o Kanban e como essa ferramenta pode ser útil para sua empresa, que tal conhecer alguns aplicativos para organizar a rotina? Vem conferir!