Gerenciador de tarefas: melhores ferramentas

Um bom gerenciador de tarefas é essencial para manter um fluxo e uma gestão de tempo alinhada à rotina do negócio. Mas como anda a sua priorização das demandas? Basta responder algumas perguntas rápidas para entender.

Veja só. Você sente que não está dando conta de um ou mais aspectos da sua vida? Você queria que seu dia tivesse mais de 24 horas? Você vai dormir à noite com a sensação de que deixou muita coisa a desejar?

Se respondeu sim a essas perguntas, temos um sinal de alerta: você pode estar falhando na hora de priorizar suas responsabilidades.

Por isso, leia este texto com atenção e confira dicas para organizar a sua rotina, além de conhecer algumas ferramentas que ajudam muito na programação de tarefas!

Como priorizar tarefas?

Se você não sabe nem por onde começar, calma! O gerenciamento de tarefas não é um bicho de sete cabeças.

O primeiro passo é priorizar. Não dá para administrar todas as atividades da rotina diária sem algum critério de priorização.

Deixar para executar as tarefas sem ordenação, na medida em que elas são lembradas, por exemplo, é um “tiro no pé” dos resultados — um hábito tóxico para a produtividade. Isso acontece porque:

• existe a possibilidade de perder prazos das tarefas mais urgentes, já que você começou a executar outras primeiro;
• você pode perder muita energia com alguma atividade mais complexa em horários que você não é muito produtivo e, com isso, perder a motivação para continuar a execução das demais;
• grande parte do seu dia pode acaba sendo dedicado a tarefas que podiam ser delegadas.

Tendo tudo isso em vista, você já sabe: priorizar é essencial. Para isso, acompanhe algumas dicas!

1. Faça um brainstorming

Já ouviu falar em brainstorming, não é? O termo significa, literalmente, “tempestade de ideias”, e é um método muito utilizado para estimular a criatividade. No gerenciamento de tarefa ele é igualmente útil, já que serve para organizar informações.

Você pode fazer assim: de preferência no domingo ou na segunda-feira pela manhã, pegue um papel e vá anotando todas as responsabilidades para a semana. Use os lembretes de compromissos, as observações sobre projetos que precisam ser continuados etc.

Essa tempestade de ideias sobre seu planejamento semanal pode ser organizada em vários mapas mentais — diagramas nos quais você dispõe um tema central e suas ramificações de forma lógica e intuitiva.

2. Crie filtros e separe as tarefas por natureza

Com todas as ideias no papel e organizadas nos mapas, está na hora de separá-las por natureza. Esse é o ponto crucial da priorização no gerenciamento de tarefas. Para tanto, você pode fazer uma Matriz de GUT e atribuir valores a cada atividade.

Outra dica é se apoiar na Matriz de Eisenhower, proposta pelo Dr. Stephen R. Covey no livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” — um livro de gestão para ter na cabeceira, por sinal.

O funcionamento dessa ferramenta de gestão é muito simples: você precisa encaixar cada um dos temas centrais dos seus mapas em uma das 4 categorias abaixo.

Crises (tarefas que são urgentes e importantes)

Precisam ter prioridade máxima, já que estão com o prazo apertado e são, também, muito relevantes.

Normalmente, elas são atividades que já eram importantes mas que, por alguma falha na gestão de tempo, se tornaram urgentes.

Estratégias (tarefas que são importantes, mas não urgentes)

Aqui entram as atividades que exigem atenção, mas que têm tempo hábil para serem desenvolvidas.

Por isso, pense em uma distribuição estratégica de cada etapa de execução na sua rotina, de modo que elas sejam concluídas com qualidade e a tempo.

Interrupções (tarefas que são urgentes, mas não importantes)

Interrupções são as atividades que precisam de resolução rápida, mas que não são tão importantes para os seus resultados. Exemplos:

• ligações pouco produtivas;
• checagem excessiva de e-mail — que pode ser resolvida com a técnica do inbox zero;
• reuniões não planejadas etc.

Uma dica: a maioria das interrupções pode ser delegada ou evitada com um pouco de planejamento ou com a automatização de processos.

Distrações (tarefas que não são nem importantes, nem urgentes)

Responder mensagens no WhatsApp, assistir um novo trailer ou conferir imediatamente aquela notícia que pingou na tela do celular: já é sabido por todos que essas distrações atrapalham a produtividade, pois entram no âmbito da procrastinação.

Agora, responda com sinceridade: você não conseguiria passar um dia todo sem realizá-las, não é? É normal que não.

Por isso, a melhor forma de lidar com elas é também colocá-las no gerenciamento de tarefas. Assim, elas não comprometerão a sua programação, já que terão hora certa para serem feitas.

No entanto, como elas recebem a menor prioridade, devem tomar um tempo reduzido da sua rotina e ficar por último na ordem de execução, ok?

3. Faça um cronograma com prazos e horários

Depois de categorizar suas atividades conforme os filtros da Matriz de Eisenhower, está na hora de realmente planejar a sua semana.

Quando for elaborar o seu cronograma, considere as ramificações de cada mapa mental. Assim, você conseguirá ter uma noção do tempo que deve ser dedicado a cada atividade.

Outra dica é, por mais que a tendência seja priorizar as tarefas urgentes e importantes, fazer uma autoavaliação da sua produtividade durante o dia. Já reparou que algumas pessoas se sentem mais energizadas durante a manhã, enquanto outras tomam aquele gás à noite?

Cada um funciona de um jeito, e isso precisa ser levado em conta.

Colocar uma atividade muito estressante em um momento que você sabe que não funciona 100% é sinônimo de fracasso. Você dificilmente conseguirá executá-la da melhor forma, ficará desmotivado e perderá todo o fio da meada para o resto do cronograma.

4. Não sobrecarregue sua rotina

Tendo tudo isso em vista, outra sugestão muito importante é ser realista no gerenciamento de tarefas.

Não adianta: programar mais coisas do que você é capaz de executar só vai servir para aumentar os seus níveis de ansiedade e estresse.

Por isso, observe o quanto você é capaz de produzir cotidianamente.

Uma programação equilibrada pode incluir, por exemplo, a resolução de 1 crise, 3 tarefas estratégicas e algum tempo dedicado às interrupções e às distrações. Ah, também vale a pena delegar o que for possível!

Ninguém consegue ser multitarefas e, ainda assim, entregar excelentes resultados. Por isso, não se culpe se precisar dividir obrigações e responsabilidades.

Como a tecnologia pode ajudar a priorizar tarefas?

Se você é daqueles que todo ano começa uma agenda e nunca passa do primeiro mês, temos uma boa notícia: algumas ferramentas digitais e aplicativos para produtividade são mais práticos no gerenciamento de tarefas.

Eles ajudam mesmo quem tem dificuldade de se organizar no papel. Confira nossa seleção com 9 opções muito interessantes!

1. Trello

O Trello não pode faltar nessa lista. Afinal, é uma das ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos mais populares atualmente.

Toda a sua interface e as funcionalidades são baseadas no Kanban — uma das principais abordagens da metodologia ágil. Você pode esperar dele:

• layout organizado em quadros (os boards);
• cartões e etiquetas para facilitar a organização;
• listas intuitivas e marcadores coloridos;
• possibilidade de integração de arquivos multimídia etc.

2. Microsoft To Do

O Microsoft To Do é outro app muito útil no planejamento de atividades. Você pode ativar notificações para lembrar de atividades programadas na semana.

Além disso, dá para marcar um “check” no que for concluído. As atividades programadas que não foram marcadas como feitas ficam com a cor vermelha — uma linguagem universal para lembrar o que é urgente!

3. Quire

O Quire, por sua vez, permite uma organização mais sistemática das suas tarefas. Em vez de só colocar um lembrete, você pode destrinchar todo o passo a passo para a conclusão de cada atividade.

Basta clicar em cima de uma nota para ver, ao lado, uma coluna com todas as informações sobre aquele tema.

Com uma interface bastante “clean”, você também consegue organizar as tarefas em quadros e mover cada cartão de acordo com as prioridades do dia.

4. Asana

Se no seu trabalho você tem muitas atividades em equipe, o Asana é uma ótima opção. Ele também é voltado para o gerenciamento de tarefas, mas com o diferencial da facilidade de interação entre vários usuários.

Entre as funcionalidades estão:

• a criação de quadros e listas de atividades;
• a delegação de tarefas entre os membros convidados;
• um chat colaborativo e fórum de discussão;
• a integração com contas de e-mail, entre outros recursos.

5. Habitica

Se o seu problema é falta de motivação, que tal encarar seu gerenciamento de tarefas como um jogo? Com o Habitica você consegue transformar suas responsabilidades em diversão!

As tarefas são colocadas no app como se fossem metas. Conforme elas vão sendo concluídas, você vê seu personagem ganhando pontos e subindo de nível. Essa é uma boa para quem é mais competitivo.

6. Evernote

O Evernote é bastante conhecido — e com razão, já que é muito útil para a organização de atividades. Com ele você pode criar notas, separá-las por projetos e integrá-las com arquivos multimídia.

Além disso, a ferramenta pode ser editada online e offline, o que é ótimo quando você precisa fazer uma anotação importante e o 3G não ajuda.

7. Todoist

Essa opção também é bastante popular. O Todoist tem de tudo um pouco para o gerenciamento de tarefas: listas, arquivos em nuvem, notificações, etc.

Para ajudar na priorização de responsabilidades, o app também conta com marcadores coloridos. Outra coisa bacana é que você pode ver seu progresso no cumprimento da programação com a ajuda de gráficos.

8. Any.do

O Any.do se destaca pela sua interface muito intuitiva. A sincronização em todos os dispositivos ajuda a manter o hábito de consultar constantemente seu planejamento.

Você pode preparar as tarefas do dia, colocar etiquetas coloridas, criar listas, acionar alarmes e marcar cada nota com os filtros: hoje, mais tarde, feito e excluir.

9. Google My Tasks

Por fim, se você usa o Gmail e fica boa parte do dia com ele aberto, uma boa ideia é usar a funcionalidade “My Tasks”. Desse jeito, todas as suas tarefas programadas ficam anotadas logo ali, ao lado da caixa de entrada.

Essa ferramenta fica no canto direito, na mesma coluna do Google Agenda. Dá para criar listas, colocar lembretes e editar detalhes, além de programar prazos para execução.

Como priorizar responsabilidades?

Se você não sabia priorizar suas responsabilidades, esperamos que depois desta leitura você tenha aprendido alguns caminhos para isso.

O mais legal é que existem ferramentas excelentes para ajudar no gerenciamento de tarefas, como as 9 que citamos aqui.

Antes de ir, você sabia que o gerenciamento de tarefas é um grande passo para otimizar seu tempo? Acesse o nosso post e aprenda ainda mais sobre gestão de tempo e como valorizar a sua rotina!

Este post foi originalmente escrito em maio de 2019 e atualizado para conter informações mais completas e precisas.