O que é matriz GUT, como ela funciona e exemplos!

A matriz GUT é um recurso que oferece suporte na priorização de projetos e tarefas para solucionar os problemas de maneira mais organizada. Para tanto, utiliza uma classificação formada por três critérios: gravidade, urgência e tendência.

A organização está atrelada à produtividade e à proatividade. Quantas vezes nos perdemos devido às inúmeras tarefas que temos que fazer? Dentro de um negócio, a situação se torna ainda mais delicada, pois ainda é preciso lidar com os problemas que surgem pelo caminho.

Isso gera a necessidade de ter uma ferramenta de gestão que nos auxilie, como é o caso da matriz GUT. Neste post, falamos dos impactos do uso dessa matriz e de como ela pode nos ensinar sobre priorização de tarefas e projetos. Então, continue a leitura e saiba mais!

Índice

O que é a matriz GUT? Quais são os elementos da matriz GUT? Quais os passos para montar uma planilha de priorização? Quais os motivos para utilizar o sistema GUT? Por que adotar a matriz GUT?

O que é a matriz GUT?

A matriz GUT é uma ferramenta de suporte na priorização de problemas que tem como objetivo solucioná-los. O acrônimo (GUT) separa as falhas por:

• G – gravidade;
• U – urgência;
• T – tendência.

Para entender melhor, pense na análise SWOT. Ambas as matrizes analisam os ambientes internos e externos de um negócio. No entanto, a matriz GUT tem um diferencial, que é a possibilidade de quantificar informações e classificá-las de acordo com seu nível de prioridade.

A técnica surgiu em 1981, graças ao trabalho de dois especialistas em soluções de problemas: Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe. Eles colocaram a matriz em prática devido à necessidade de uma orientação mais detalhada em relação a problemas de origem complexa.

A ideia era escalonar as dificuldades por ordem de prioridade, levando em consideração tanto os impactos positivos quanto os negativos para o negócio.

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Quais são os elementos da matriz GUT?

Como mostramos, a matriz GUT é composta de três elementos: gravidade, urgência e tendência. A seguir, você conhecerá melhor as especificações de cada um deles.

Gravidade

Sabemos que um pequeno problema pode se tornar algo gigantesco se não for prontamente solucionado. Portanto, o primeiro ponto é a gravidade, no qual é analisado o real tamanho e o potencial do problema de gerar impactos negativos.

Urgência

Esse elemento está ligado ao tempo, ou seja, à prioridade do problema, tendo em vista os prazos para que a questão seja solucionada. Se algo é urgente, o tempo para resolvê-lo é menor — e vice-versa.

Tendência

Avalia a probabilidade de aquele problema se agravar se nenhuma atitude for tomada para resolvê-lo. Para isso, é necessário levar em consideração um padrão de desenvolvimento (tendência).

Todos esses elementos são subdivididos em escalas que vão de 1 a 5. O número 1 representa uma situação amena, enquanto o 5 indica algo complexo.

Quais os passos para montar uma planilha de priorização?

Diante de todas essas informações, você deve estar se perguntando: como montar uma matriz GUT de boa qualidade? É o que vamos ensinar a seguir!

Listagem dos problemas

Você sabe quais são os reais problemas do seu negócio? Não? Então, é hora de começar a anotá-los!

Liste todos eles, bem como as atividades relacionadas que você deseja analisar. Tendo como base a gravidade, a urgência e a tendência, coloque no papel as dificuldades enfrentadas.

Duas maneiras de montar uma lista com eficácia são por meio de uma conversa com a equipe e de uma pesquisa de mercado entre os clientes.

No primeiro caso, se você não tiver colaboradores, pode fazer um trabalho mais reflexivo, analisando individualmente quais são os seus desafios. Já os clientes podem ter outra visão. Logo, pergunte a eles o que você poderia melhorar no seu produto ou serviço.

Pontuação dos problemas

Em uma segunda fase (depois de criar a lista), é necessário pontuar os problemas. Isso significa classificá-los de acordo com o nível de gravidade, de urgência e a tendência de cada um. Como dissemos, a escala vai de 1 a 5.

Imagine que você analisou um problema e viu que ele é bem grave. Nesse contexto, ele precisa ser resolvido o mais rapidamente possível para que a situação não piore e afete o seu negócio de maneira negativa.

No entanto, é preciso lembrar que podem existir outros problemas na mesma situação. Diante disso, multiplique as notas de cada um dos aspectos. Isso ajudará você a ter uma comparação mais clara do que precisa ser resolvido primeiro e do que pode ficar para depois.

Classificação dos problemas

Na última fase, é necessário fazer um ranking dos problemas, ou seja, classificá-los por ordem de priorização. Depois de multiplicar G × U × T, você terá um valor entre 1 e 125. A ordem de prioridade deve ficar com o maior valor em primeiro lugar, e assim sucessivamente, até o último valor — que é o mais baixo.

A partir dessa classificação, você terá uma ideia do que precisa ser feito. Para isso, faça uma última análise e defina um plano de ação. Nesse documento, especifique quem será responsável por cada etapa e estabeleça um prazo para a conclusão de cada ação.

Quais os motivos para utilizar o sistema GUT?

O sistema GUT facilita toda a organização do negócio, mas existem outros bons motivos para colocar a matriz em prática.

Apoio ao planejamento estratégico

O planejamento estratégico é a ferramenta que vai aproximar você dos seus objetivos futuros. Não é por acaso que o documento tem grande importância para o negócio.

Ao fazer a matriz GUT, fica mais fácil entender quais são os pontos fortes e fracos da gestão e o que precisa ser melhorado e resolvido para que o negócio não seja prejudicado.

O uso da matriz servirá de base para você alinhar o planejamento da melhor forma possível às suas necessidades. Assim, você vai gerir seu empreendimento com eficiência, independentemente da complexidade do negócio. Além disso, será uma fonte de informação para você agir diante de falhas constantes, a fim de atenuá-las.

Auxílio na priorização de problemas

Quantas vezes você resolveu um problema e, logo depois, surgiu um muito maior? Isso é bastante comum quando não há uma organização do que precisa ser feito e a definição de qual é o melhor momento para tal tarefa. É aí que entra a matriz GUT.

Ela é a responsável por ajudar na priorização de problemas. Por meio de sua classificação, é possível ter clareza a respeito do que fazer primeiro e do que pode ser feito posteriormente, evitando que os problemas aumentem.

Direcionamento de esforços

Já percebeu que quando direcionamos os nossos esforços para a resolução de um problema, ele costuma ser resolvido rapidamente? Isso também funciona quando falamos de um empreendimento. Alguns problemas podem ter um efeito ruim para o negócio, enquanto outros não terão graves consequências.

Quando usamos a matriz GUT, fica mais fácil direcionar esses esforços — que podem ser estratégicos ou econômicos. Por exemplo: uma situação pode exigir o investimento de recursos e atenção, enquanto outra pode ficar na lista de espera.

Implementação simplificada

Um dos diferenciais — considerado também um benefício — é a facilidade de implementação da matriz GUT. Logo, não importa o tamanho ou o segmento do seu negócio, de alguma maneira o sistema poderá ajudar. Além disso, pode ser associado a outras ferramentas, como análise SWOT e ciclo PDCA.

Imagine que você esteja com dificuldades para saber qual estratégia de marketing digital colocar em prática primeiro, como e-mail marketing, links patrocinados ou marketing de conteúdo. Por meio da matriz, você consegue analisar o potencial de cada ação, a urgência de aplicá-la e as consequências de deixá-la passar.

Por que adotar a matriz GUT?

A matriz GUT é uma ferramenta que qualquer pessoa pode usar, pois além de eficaz, permite uma avaliação qualitativa e quantitativa de qualquer situação.

Como vimos, a classificação de gravidade, urgência e tendência é um dos seus diferenciais, o que permite uma análise aprofundada dos problemas para que você consiga resolvê-los com agilidade e precisão.

Esperamos que você tenha gostado de aprender mais sobre essa técnica e que tenha sucesso ao aplicá-la. Que tal dar mais um passo e aprender as melhores estratégias para a gestão do tempo? Nos vemos lá!