Ferramentas de gestão: melhores opções para usar na sua empresa!

As ferramentas de gestão são recursos que podem ser usados para melhorar a produção e os processos em uma empresa. A ideia principal é aumentar o controle e conhecimento dos processos do empreendedor em relação à própria empresa, principalmente visando direcionar os responsáveis por certas tarefas a entenderem o que precisa ser feito.

Muitas pessoas procuram ferramentas de gestão e todo tipo de aplicativo para melhorar suas rotinas. Isso acontece porque elas ajudam a organizar aquilo que precisamos fazer diariamente, além de permitir visualizar tudo que ainda precisa ser feito.

Para quem trabalha na internet, esse tipo de ferramenta é bem importante, já que é fácil se desorganizar devido às possibilidades de distração online.

E para quem trabalha sozinho, isso é ainda pior, já que há várias tarefas diferentes que precisam ser concluídas com prazos curtos ou até no mesmo dia.

Para te ajudar a otimizar sua rotina, separamos 7 ferramentas de gestão e vamos falar um pouco sobre cada uma delas. Acompanhe agora!

O que são ferramentas de gestão?

Reforçando o que foi dito no início, as ferramentas de gestão são todas aquelas técnicas e estratégias que podem ser usadas na hora de melhorar a produção e processos dentro de uma empresa.

Pela grande quantidade de tarefas, é muito comum encontrar alguns gestores que não conhecem todos os processos das atividades realizadas em sua área.

Além disso, é possível também ter pessoas que trabalham com você, conhecem os processos de seu negócio, mas que não entendem o quão eficientes eles são.

Seja qual for o caso, a qualidade dos serviços prestados pode ser perdida durante a produção ou em outros processos, por falta de conhecimento de tudo que está acontecendo em seu negócio.

É por isso que é importante usar as ferramentas de gestão. Elas ajudam a manter um controle melhor de todos os processos na empresa, aumentando a eficiência de quem está envolvido em cada um deles.

Além disso, a organização é um dos pilares para manter a empresa funcionando e aumentando sua eficiência.

Agora que você já entendeu o que são ferramentas de gestão, mostraremos 7 que achamos essenciais para ajudar sua organização profissional e da sua empresa!

1. Plano de negócios

O plano de negócios é um documento estratégico usado na exposição de objetivos e metas. Além disso, apresenta a visão do empreendedor para outros membros de sua equipe ou futuros colaboradores do seu negócio.

O plano de negócios também permite que você inicie novas estratégias de marketing e identifique seu público de forma mais certeira, já que nele você coloca todas as informações a respeito de sua empresa, bem como as ações que precisa executar.

2. Canvas

O Canvas é um modelo de gestão. Ele junta ferramentas, técnicas e uma metodologia para inovar no funcionamento dos processos da empresa.

Dentro desse modelo de gestão existem sete passos:

1. Definição de objetivos;
2. Elaboração de estratégias;
3. Estabelecimento de prioridades;
4. Desenvolvimento dos funcionários;
5. Desenho da organização;
6. Alocação dos recursos;
7. Monitoramento de resultados.

A ideia principal do Canvas é salvar os empreendedores que estão abrindo seu negócio da dor de cabeça que um novo empreendimento pode dar.

Baseando-se na premissa de que uma gestão pode ser controlada diretamente do papel, o método é muito fácil de fazer.

Dentro do Canvas, existem os sete passos que dão origens a sete blocos em um quadro, painel ou qualquer superfície que possa ser utilizada como quadro.

Cada bloco tem post-its colados informando certos termos e conceitos de determinado passo.

Por exemplo:

• O objetivo: qual é a meta da empresa? Isso deve ser definido de modo que fique claro e direto;
• Estratégia: as ações que devem ser feitas para chegar no objetivo principal. Pode ser sempre em verbos no infinitivo, como “aumentar o número de clientes”;
• Prioridades: quais são as primeiras ações que devem ser feitas e que levam ao resultado esperado. Além disso, qual é a ordem de prioridades de cada uma delas;
• Pessoas: quem é essencial para os projetos que ajudarão a alcançar o objetivo inicial;
• Ambiente: de que modo o ambiente no qual a equipe está trabalhando pode ser desenhado para ajudar a evoluir até o objetivo;
• Recursos: de que forma os recursos podem ser direcionados para uma melhor infraestrutura da empresa;
• Monitoramento: como gerenciar e verificar os resultados das ações criadas.

3. PDCA

O PDCA é uma sigla formada de quatro termos: Plan, Do, Check e Act (planejar, executar, verificar e agir).

Cada uma dessas etapas é um pilar dessa ferramenta de gestão usada para fazer vendas.

Planejar

Planejar significa, neste contexto, discutir com sua equipe todas as circunstâncias atuais da empresa.

O brainstorming é essencial para conversar com todos os colaboradores e abrigar novas ideias, visando atingir objetivos e metas que merecem ser conquistadas.

O ciclo PDCA precisa ter um ponto de partida: um problema a ser resolvido. E este precisa ter uma justificativa e ser bem delimitado.

O planejamento define alguns passos, como:

• variáveis e situação global da empresa;
• objetivos e conquistas a serem alcançadas;
• quem trabalhará em prol desse objetivo e até quando essa meta deve ser conquistada;

Executar

Planejadas as metas e conquistas, é o momento de executar o plano.

Existe uma série de atitudes a serem realizadas que podem contribuir para a realização daquilo que você planejou. Algumas delas são:

• distribuição de atividades entre cada um dos funcionários que estão dentro do planejamento;
• incentivo à autonomia dos responsáveis por cada atividade;
• definição de normas e regras para o agir dos funcionários.

No fim da execução, todas as falhas e sucessos devem estar listados.

Se o objetivo principal foi cumprido, é interessante analisar o que contribuiu para o sucesso, bem como observar o que contribuiu ao fracasso em caso de falha.

Verificar

Dentro dessa etapa do ciclo de PDCA, tudo precisa ser monitorado conforme o que foi planejado.

O resultado esperado deve ser posto lado a lado com aquilo que foi realmente obtido.

É importante revisar a metodologia aplicada no trabalho e, dependendo dos resultados do passo anterior, alterar estratégicas e processos para obter resultados diferentes.

A ideia é verificar de que modo o resultado atingido tornou-se o que é, analisando os indicadores da empresa. Algumas das ações desse passo são:

• corrigir erros metodológicos;
• analisar dados obtidos durante a execução;
• reavaliar o desempenho geral da empresa.

Agir

Se o plano de ação atingiu todos os objetivos expostos ou a maior parte deles, você deve adotá-lo dentro de seu negócio.

Em caso negativo, é essencial revisar novamente os pressupostos assumidos no planejamento e, então, encontrar a causa do problema e do fracasso.

4. 5W2H

Outra ferramenta de gestão que pode ser bem eficiente é a 5W2H. Ela é um método de planejamento simples e parecido com o PDCA.

Esse método funciona da seguinte forma: você indaga sete questões e as responde intuitivamente. Dentro das respostas, devem ser listadas as atividades e atitudes a serem realizadas para praticar o projeto e fazê-lo sair do papel.

As sete perguntas são:

1. What: que ação deve ser realizada;
2. Who: quem realizará a ação;
3. When: quando a ação será realizada;
4. Where: onde a ação será realizada;
5. Why: por que a ação será realizada?
6. How: como a ação será realizada?
7. How much: quanto a ação custará?

Após responder às perguntas, haverá uma lista completa para ser feita com o intuito de produzir um projeto de forma eficiente.

5. Análise SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta de gestão utilizada para descrição de variáveis dentro de uma empresa. Elas são as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Esse é um método muito conhecido nas áreas de administração das empresas de hoje em dia.

Planejamentos a curto, médio e longo prazo conseguem ser bem estruturados e realizados quando utilizados dentro dessa estratégia.

A ideia da análise SWOT é criar uma tabela que auxilie na tomada de decisões em determinadas circunstâncias no cotidiano da empresa.

A grosso modo, a tabela funciona da seguinte forma: você mostra e expõe as fraquezas, forças, ameaças e oportunidades da empresa e as analisa em conjunto. Quando há fraqueza e ameaça, por exemplo, ou força e oportunidade.

Dentro de uma situação específica, a tomada de decisões torna-se mais racional do que se estivesse sem essa ferramenta de gestão. Isso acontece pois, com ela, você tem uma visão macro do que está dando certo e o que ainda precisa melhorar em seu negócio.

6. KPI

Key Performance Indicator (KPI) é a ferramenta de gestão que serve para medir o desempenho da empresa.

O KPI, de modo geral, é um dado que auxilia no entendimento do funcionamento de todos os processos e resultados de certas estratégias em seu negócio.

Vale lembrar que existem vários tipos de KPI. A taxa de conversão, por exemplo, é um deles.

Origem do tráfego, aquisição de leads, assinantes de uma newsletter, page views e visitantes novos e recorrentes são os outros tipos de métricas que podem ser KPIs existentes no mercado digital.

O importante é entender qual é seu objetivo para saber quais KPIs você precisa analisar.

7. Mix de marketing – 4ps

Por fim, destacamos o mix de marketing, também conhecido como 4ps.

Este é um conceito fundamentado nos quatro pilares do marketing: produto, preço, promoção e praça. Falaremos brevemente sobre cada um deles para esclarecer o que são e de que modo eles podem afetar o seu negócio.

Produto

O produto com alto valor agregado é muito bem aceito pelos clientes, e não estamos falando aqui de preço, mas de características daquilo que você oferece aos seus clientes.

Há uma série de perguntas que podem ser feitas para você definir essas características:

• quais demandas seu produto supre e como ele faz isso?
• de que modo as pessoas o utilizam?
• quais são as características dele?
• qual a diferença dele e dos produtos de seus concorrentes?

Preço

O preço é o que gera o lucro para a empresa e define se o produto é, ou não, desejado por um determinado público.

Quando você for definir o preço de seu produto, lembre-se que ele precisa estar necessariamente adequado ao mercado.

Contudo, se um produto supre uma demanda muito específica, na qual os clientes não se importam de pagar mais para receber algo com qualidade muito elevada, o seu preço pode ser maior.

Tudo depende do seu mercado e do que você está oferecendo. No entanto, para cobrar um preço justo e vender mais, é bom responder às perguntas seguintes:

• Qual o valor do produto dos concorrentes?
• Como as circunstâncias alteram o preço do meu produto?
• Meu cliente pagaria um preço mais alto?

Praça

A praça se refere ao modo e trajeto que os clientes percorrem até chegar no seu produto. Neste caso, é essencial pensar sobre os modos de distribuição.

A praça é uma análise estrita de onde está a maioria dos seus clientes e de que modos os produtos chegam até essas pessoas.

Para aumentar a eficiência da praça, as seguintes perguntas precisam ser respondidas:

• Posso melhorar meus canais de distribuição?
• Consigo melhorar minha equipe para atingir mais clientes?
• O que preciso alterar para melhorar a eficiência da distribuição do meu produto?

Promoção

A promoção é um passo para observar que tipo de atitude agrega valor ao seu produto e quais os melhores caminhos escolher na sua divulgação.

Para melhorar essa seção, basta realizar as seguintes ações:

• analisar a melhor forma de divulgar seu produto nas redes sociais ou outros tipos de publicidade;
• olhar melhores horários para divulgar seu produto;
• observar os resultados de postagens online para analisar o horário e o dia em que o alcance é maior.

Faça uma boa gestão

Em síntese, todas essas ferramentas de gestão auxiliam na hora de otimizar os mais variados setores dentro do seu negócio. Por isso, cabe a você, como empreendedor, entender qual processo precisa ser melhorado em cada estágio de seu negócio.

É essencial manter uma boa gestão da empresa para não ter gastos imprevistos e, principalmente, tendo em vista o controle de todas as ações necessárias para melhorar seus resultados.

Além da gestão de processos, é essencial também dividir seu tempo para que tudo que você planeja possa ser feito com agilidade e dentro do planejamento.

Se você precisa de ajuda nisso, confira nosso post com 10 dicas para gerir melhor o seu tempo!