A emissão de nota fiscal eletrônica surgiu para modernizar o processo fiscal e facilitar a vida dos empreendedores, já que tudo pode ser feito pela internet.

O documento é obrigatório para quem faz praticamente qualquer tipo de venda, seja no ambiente online ou no offline. Portanto, se você é Produtor digital, Coprodutor ou Afiliado, é preciso compreender algumas particulares da NF-e.

É bem provável que você considere esse processo burocrático e muito chato. Afinal, tratar de impostos, obrigações legais e declaração de ganhos não são tarefas simples nem prazerosas.

Porém, ao contrário do que muitos imaginam, a nota fiscal eletrônica pode auxiliar (e muito) na produtividade de seu negócio.

É justamente sobre isso que vamos falar no post de hoje. Descubra como a emissão de nota fiscal eletrônica está ajudando sua empresa sem você nem se dar conta!

Qual é a importância da nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica foi criada para substituir aquela imensa quantidade de papéis que eram utilizados para fazer a emissão manualmente.

Você já parou para pensar quanto tempo gastaria se tivesse que preencher cada documento à caneta? Com uma rotina cada vez mais corrida, esse processo se tornaria completamente inviável, não é mesmo? Ainda era preciso um espaço para armazenamento e ter que arcar com custos de impressão.

Como hoje utilizamos a internet para praticamente qualquer tarefa, então, com a nota fiscal não poderia ser diferente, e foi aí que surgiu o modelo eletrônico. Ele é utilizado como recibo e serve para recolhimento de impostos.

Esse tipo de nota está presente em todos os estados e em milhares de cidades. Por envolver órgãos públicos e se tratar de uma ação complexa, alguns municípios ainda não contam com essa facilidade, mas a tendência é que todos trabalhem com ela em breve.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem vários modelos de nota fiscal eletrônica, mas as mais utilizadas no mercado são: NF-e (Nota Fiscal de Produto), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço) e NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor). Vamos entender o que é cada uma!

Nota fiscal de produto

A NF-e, também chamada de nota fiscal de mercadoria ou de venda, é utilizada para a comercialização de produtos físicos, tanto em lojas virtuais quanto físicas.  

Esse é o caso de e-commerces que conhecemos bastante, como Americanas, Ponto Frio, Submarino, Magazine Luiza e tantos outros.

A nota fiscal de produto deve ser emitida na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado de sua empresa.  

Nota fiscal de serviço

A nota fiscal de serviço é utilizada pela grande maioria dos Produtores digitais e Afiliados. Sendo assim, quem vende conteúdos digitais que não envolvem estoque, materiais e transporte, como cursos online, webinários, congressos online, etc., utiliza esse documento.

Além disso, os prestadores de qualquer outro tipo de serviço, como clínicas médicas, veterinários, escolas, academias e consultorias também precisa emitir a nota fiscal de serviço.

Essa nota deve ser gerada na prefeitura em que a empresa é sediada. O problema nesse caso é que não há um padrão de emissão da NFS-e, o que faz com que cada órgão municipal exija dados que considera importante, como certificado digital, login e senha, entre outras mudanças nas características da nota.

Apesar disso, a NFS-e é bem mais fácil de administrar e emitir do que a nota de produto, principalmente se você utiliza um checkout minimalista.

Não é o seu caso? Talvez você deva repensar seu checkout.

Nota fiscal de consumidor

A nota fiscal de consumidor ainda é algo que poucos conhecem, principalmente quando o estado não trabalha com ela.

Ela surgiu para substituir o cupom fiscal, utilizado no comércio em geral, de maneira que a emissão possa ser realizada totalmente pela internet e sem uso de impressora fiscal

A NFC-e precisa ser emitida na Sefaz do estado da empresa e é transmitida em tempo real. Quem utiliza essa nota, assim como os outros tipos, não tem a necessidade de imprimir o documento, a menos que o cliente solicite.

Como a emissão de nota fiscal eletrônica está ajudando seu negócio?

Vamos apresentar os principais benefícios que o modelo eletrônico de nota fiscal traz para seu negócio. Acompanhe!

1. Redução de custos

Ao utilizar o documento digital, você não tem gastos com papel, impressão e armazenamento, o que gera uma economia considerável para sua empresa.

Além disso, não há necessidade de contratar um funcionário específico para fazer a emissão de notas fiscais. Você consegue automatizar esse processo por meio de sistemas especializados em NF-e.

Softwares inteligentes conseguem cuidar de todo o processo burocrático e, inclusive, enviam automaticamente a nota para seus clientes.

Sendo assim, você tem um maior controle sobre os gastos da empresa e pode investir em ferramentas para alavancar suas estratégias, como email marketing, marketing de conteúdo, gerenciamento de projetos e muito mais.

2. Menor risco de erros

Quando o emissão de nota fiscal era feita manualmente, o trabalho era extremamente desgastante e repetitivo.

Como era preciso que uma pessoa específica fizesse a tarefa, as chances de erros de digitação, inserção de dados indevidos no documento e perda da data de emissão eram grandes.

Esses problemas, geralmente, faziam com que o empreendedor tivesse que pagar multas e juros em virtude de notas emitidas indevidamente.

Como o modelo digital permite que a geração de notas ocorra de forma automática, os riscos de erros são bem menores, já que todo o sistema de emissão controla o processo. Dessa forma, você consegue manter seu negócio legalizado e ainda tem um controle melhor da contabilidade de sua empresa.

3. Aumento da produtividade

Atualmente, a emissão de nota fiscal eletrônica é feita totalmente pela internet, o que faz com esse processo se torne mais ágil e prático. Ao automatizar esse procedimento, os documentos são transmitidos diretamente para a Sefaz ou prefeitura.

Além disso, você não tem que perder horas com problemas e instabilidades nos sistemas dos órgãos responsáveis, situações que acontecem com frequência, infelizmente.  

Isso ocorre até mesmo em prefeituras estruturadas, como em São Paulo, que já ficou mais de 24 horas fora do ar.

Essas questões afetam sua produtividade consideravelmente, já que você precisa tentar diversas vezes até que a nota seja emitida.

4. Equipe mais motivada

Já que você não precisará alocar funcionários para ficar exclusivamente emitindo nota fiscal, você terá oportunidades de criar uma equipe mais motivada.

Ao deixar um trabalho repetitivo e estressante de lado, os colaboradores podem focar em outras estratégias para melhorar o atendimento, aplicar técnicas de marketing de conteúdo, otimizar o processo de venda, reformular os procedimentos financeiros e muito mais.

Dessa forma, a equipe se sentirá mais valorizada e terá prazer em desempenhar atividades que realmente façam a diferença no crescimento da empresa.

5. Fácil integração com plataformas digitais

A NF-e permite que você se integre diretamente com algumas plataformas digitais. Ao utilizar um software de emissão automática, é possível ter controle sobre suas vendas e suas notas fiscais em um mesmo ambiente.

Dessa forma, assim que um cliente comprar seu produto e a venda for autorizada, a nota fiscal será gerada automaticamente.

E o que isso quer dizer?

Significa que você não precisa fazer nada, só continuar escalando seu negócio.

6. Melhor gestão do negócio

A emissão automática de NF-e permite que você visualize relatórios completos, analise seu faturamento e tenha uma projeção de quanto pagará de impostos.

Seu contador ainda consegue acessar os números de seu negócio facilmente para que nenhum dado importante seja esquecido. Assim, ele faz sua contabilidade de forma fácil e rápida.

7. Mais tempo para focar no crescimento de sua empresa

A emissão de nota fiscal eletrônica permite que você tenha mais tempo para focar em tarefas importantes de sua empresa. Isso porque, com a automatização, você não precisa se preocupar com questões extremamente burocráticas e complexas. É só deixar que o emissor de NF-e faça esse trabalho por você.

Com isso, você consegue produzir mais e melhor, pois terá tempo para se dedicar para atrair mais clientes, cuidar melhor deles e crescer seu negócio.

Sendo assim, não deixe de utilizar esse modelo que traz grandes benefícios para sua empresa. Aproveite as facilidades que a internet oferece para fazer seu empreendimento se destacar no mercado.

E aí, você ainda tem dúvidas sobre a emissão de nota fiscal eletrônica? Então, aproveite também para descobrir como pagar os impostos do Simples Nacional.

Guest post produzido pela equipe da eNotas.