O que é Sistema ERP e por que sua empresa precisa de um?

Um dos grandes desafios do empreendedor é garantir resultados mais elevados, com custo baixo.

Entre as metodologias de gestão aplicadas para garantir processos mais eficientes, a Enterprise Resource Planning, conhecida como Sistema ERP, é uma que, se você tem um negócio, precisa conhecer.

O Sistema ERP trata-se de um modelo de gestão integrada que envolve várias áreas da empresa de uma só vez, garantindo agilidade nos processos, além de uma base de dados consolidada e segura.

Neste post, vamos falar um pouco mais sobre o Sistema ERP, mostrando como ele funciona, quais as vantagens dessa metodologia e qual o momento certo para implementar no seu negócio próprio.

Conhecendo mais o Sistema ERP

ERP é uma sigla do inglês para a expressão Enterprise Resource Planning.

Na tradução literal, teríamos algo como Sistema de Gestão Empresarial, conceito básico do Sistema ERP.

Trazendo para o mundo prático, ERP não é nada mais do que um software ou programa capaz de integrar vários aspectos de uma empresa, de forma concatenada e eficiente.

Dados do financeiro, da contabilidade, do departamento fiscal, dos recursos humanos, da logística, do estoque, do setor de vendas e de compras, além de vários outros, são gerenciados de forma unificada.

Essa integração dos processos é responsável por aumentar o nível de assertividade das respostas da empresa, reduz o tempo para resposta e gera eficiência.

O conceito foi desenvolvido por Gartner, em 1990, inicialmente para se referir a um software de planejamento de materiais.

Esse mesmo programa foi aperfeiçoado, passando a contemplar outras áreas, até chegar aos dias atuais, em que é responsável por todos os processos da empresa.

Geralmente, o Sistema ERP é desenvolvido com base em módulos, cada um deles destinado a uma área específica da empresa, que podem ser implantados em blocos, de uma só vez ou de forma gradativa.

Funcionamento do Sistema ERP

O funcionamento do Sistema ERP não é tão complicado como parece.

Pense nele como um grande sistema, capaz de trabalhar de forma centralizada vários aspectos da empresa, de uma só vez.

Ao invés de fracionar o gerenciamento de dados, esse programa faz exatamente o oposto: integra os processos.

Isso significa que desde o faturamento até o controle de estoque, tudo passa pelo sistema de gestão integrada.

Tarefas operacionais, que se realizadas por funcionários levariam horas, dias ou semanas, podem ser feitas em questão de segundos pelo programa.

Mas para que tudo isso seja possível, o Sistema ERP é dividido em três grandes camadas essenciais.

A primeira delas é das funcionalidades, com os campos para preenchimento, com os espaços respectivos, como se fosse um formulário.

A segunda camada é interna e diz respeito à coleta e armazenamento das informações.

Já a terceira camada é a da customização, para permitir que novas funcionalidades sejam agregadas ao Sistema ERP.

Vantagens do Sistema ERP

Existem várias vantagens em aplicar o Sistema ERP em um negócio. Aqui, vamos falar sobre as principais, que podem ser obtidas de forma imediata.

Em primeiro lugar está a otimização de processos.

A automatização já é uma realidade, ajudando milhares de empreendimentos a produzirem mais, gastando menos. A utilização de um sistema de gestão empresarial possibilita melhores resultados, com custos cada vez mais baixos.

Outro destaque vai para a qualidade das informações existentes dentro da empresa.

O volume de dados produzidos e transferidos é grande, demandando grande esforço pessoal no sentido de filtrar esses dados e coletar apenas o que interessa.

Quando a análise dos dados é realizada apenas de forma manual e humana, as chances de erro são elevadas.

Então, para que todos os setores consigam acessar informações de qualidade, com agilidade e segurança, o Sistema ERP é indicado.

Para empreendedores, reduzir riscos é um objetivo constante.

Com a implantação do Sistema ERP, em razão da assertividade das informações internas à empresa, é possível ter mais segurança nas atividades de mercado.

O Sistema ERP pode apresentar resultados no bolso do empreendedor, gerando mais lucro. Afinal, uma empresa com processos integrados, com menos falhas e mais assertividade consegue implementar estratégias poderosas para o seu crescimento.

Além disso, negócios que utilizam essa metodologia conseguem perceber melhor seu potencial de escalabilidade, que corresponde as chances de crescimento e expansão de uma empresa.

Módulos do Sistema ERP

É comum que os sistemas de gestão empresarial estejam agrupados em dois módulos:

1. Visão departamental
2. Visão por segmento.

No primeiro (departamental), estão os vários departamentos da empresa.

Essa divisão do Sistema ERP permite aos operadores maior facilidade no momento de operar o sistema.

Pessoas responsáveis por cada setor são capazes de gerenciar aspectos daquele setor, sem intervir em assuntos que demandam conhecimentos e saberes distintos.

Já no segundo módulo (por segmento), aspectos mais específicos da empresa são analisados.

Mesmo dentro dos departamentos, podem existir processos que demandem atenção especial.

Para esses processos especiais, são criados módulos em separados. Dessa forma, esses processos podem ser atendidos por profissionais capacitados.

Não existe a necessidade de que todas as áreas de uma empresa sejam contempladas de uma só vez. Cabe ao empreendedor avaliar a possibilidade da implementação em blocos, que representa mais economia para o negócio.

Como saber se a minha empresa precisa do Sistema ERP

Apesar de trazer vários benefícios, esse sistema de gestão empresarial é mais eficiente quando implantado no momento certo, em que a empresa apresenta demandas que possam ser satisfeitas pelo software.

Existem alguns fatores cruciais que indicam a necessidade de implementação de uma metodologia integrada. Entre eles está a baixa produtividade da empresa, representada por processos mecânicos, susceptíveis a toda sorte de erro.

Outro fator que indica o momento certo para aplicar o Sistema ERP é o grande número de erros de comunicação dentro da empresa. Isso é, quando as informações são geradas e produzidas, mas não são corretamente interpretadas e analisadas.

Vejamos detalhadamente alguns dos indicadores para a implementação do Sistema ERP:

Informações não integradas

Quando as informações da empresa não estão integradas, a análise dos resultados complexos e até mesmo de processos mais simples se torna uma tarefa árdua.

Os profissionais acabam ficando perdidos em meio ao grande volume de dados, muitas vezes inúteis, uma mescla de informações de vários setores, sem o menor parâmetro.

Uma empresa que apresente esse contexto só tem a ganhar com o Sistema ERP, que proporciona a integração das informações de vários setores.

Inexistência de apoio estratégico

Quando os setores e segmentos da empresa não dialogam, os gestores e empreendedores ficam sem apoio estratégico.

A tomada de decisões deve levar em consideração toda o panorama empresarial. Por isso, os dados devem estar integralizados e disponíveis em um ponto estratégico.

Conclusão

O Sistema ERP apresenta muitos benefícios, que podem ser sentidos de forma evidente quando da sua implementação.

No entanto, antes de passar a utilizá-lo, é fundamental pesquisar sobre o funcionamento dessa metodologia.

De que forma o Sistema ERP pode contribuir para o seu negócio? Essa é uma das questões que você deve responder antes de implementá-lo.

Vale lembrar que um dos principais objetivos desses sistemas é tornar o trabalho mais eficiente, gerando menos custo.

Por isso, tenha certeza de que essa é a melhor estratégia para você no momento em que se encontra seu negócio.

Além do Sistema ERP, existem outras estratégias que também pode ajudar seu negócio, uma delas é a melhoria da comunicação.

Você percebeu que precisa se comunicar melhor com as pessoas que trabalham com você?

Então não deixe de ler nossas dicas para melhorar sua comunicação empresarial.