Passo a passo para fazer um briefing completo!

O briefing é o primeiro passo para dar início a algum projeto empresarial, pois é o documento que determinará todos os passos a serem seguidos para que o sucesso ou objetivo do cliente seja conquistado.

O desafio de construir um bom briefing é uma realidade para as agências, já que cada cliente possui necessidades diferentes. E é preciso ter isso mapeado e organizado para que o cliente e profissionais responsáveis pelo projeto estejam de acordo.

O briefing perfeito irá esclarecer todas as dúvidas, desde a criação inicial até o provável resultado final. Para te ajudar a elaborar, vamos explicar tudo o que é preciso para um briefing completo. 

Lembrando que as perguntas podem (e devem!) ser adaptadas de acordo com o cliente e o tipo de serviço prestado. Dito isso, vamos entender tudo sobre briefings!

O que é briefing?

O briefing é um documento produzido pela empresa que irá prestar algum serviço ao cliente, com o objetivo de estabelecer todos os passos e orientações necessárias para o andamento do projeto. 

Resumindo: é a descrição do trabalho a ser feito.

É um termo bastante conhecido no mercado publicitário, sendo bastante utilizado por agências. Além de ser o guia do projeto, também servirá como uma fonte de inspiração, já que detalha os objetivos, quem é o público-alvo, a mensagem, contexto, prazos, etc.

Ou seja, contém todos os detalhes do que, quem, onde e quando. Também detalha o produto/serviço, mercado em que o cliente atua, histórico da empresa, os objetivos a médio e longo tanto da empresa, quanto do cliente.

Muitos confundem o briefing com a proposta de marketing. A principal diferença entre os dois é que o briefing é um documento mais sucinto, contendo somente as informações que são relevantes para o projeto, enquanto a proposta detalha tudo sobre a empresa e as soluções que ela oferece.

Porque é importante fazer um?

O principal benefício de ter um briefing é apresentar a resposta para o cliente, de forma mais eficaz, resolvendo um problema específico. Com isso, seu negócio irá apresentar soluções exclusivas, construindo maior autoridade no mercado.

Para os profissionais, irá orientar no desenvolvimento da mensagem e dos materiais, que não apenas se encaixam na estratégia do cliente, mas também ajuda tornar tão bem sucedido quanto possível.

E não para por aí. Esse documento traz outra série de vantagens, como:

Maior assertividade

Imagina a situação: o cliente te contrata para solucionar um problema, e você oferece o serviço, sem conhecer profundamente a realidade dele e o público-alvo. 

É um “tiro no escuro”, com grandes chances de algo dar errado e o contrato ser encerrado antes do prazo final.

É por isso que o briefing é tão importante. O cliente sabe todos os passos do que será feito, enquanto quem faz o serviço consegue atender as expectativas com exatidão.

Planejamento e organização

Como já dito acima, o briefing agrupa todas as informações relevantes para o desenrolar do projeto. Geralmente, essas informações são separadas em blocos, de acordo com cada área, como criação de conteúdos, mídia e planejamento de marketing, por exemplo.

Sem esse planejamento e organização de informações sobre o cliente, discussões serão frequentes, atrapalhando o andamento do projeto. E isso é tudo o que não queremos, não é mesmo?

Direcionamento 

Em qualquer estratégia de marketing e negócio, é essencial saber para onde ir e como ir. Sempre que estiver trabalhando no projeto, o briefing ajudará você a perceber coisas novas todos os dias.

É o segredo para se manter engajado e motivado com o trabalho, já que você e a equipe conhece o cliente e o motivo por trás de todo o esforço!

Checklist para fazer o briefing

Sabendo o que é e sua importância, vamos aprofundar sobre o que o briefing perfeito deve ter, e o que detalhar no projeto. Lembrando que o documento precisa ser curto, mas todas as informações colocadas de forma clara.

Todos os itens devem ser estudados a fundo e colocados em prática. Mas é importante reforçar que o briefing não é um documento estático. Pode e deve sofrer alterações pontuais.

Dito isso, anote todos os passos abaixo e comece a planejar o briefing ideal para seus futuros e atuais clientes.

1. Análise dos objetivos

A primeira etapa do briefing é definir qual é o objetivo do projeto, e isso é fundamental, não importante quem é o cliente.

Pergunte ao cliente: qual o motivo de estar fazendo isso? Onde quer chegar? Em qual lugar pretende que o seu negócio esteja no futuro? Dentre tantos, os principais objetivos podem ser:

• Aumentar leads;
• Lançamento de um produto/serviço novo;
• Reformular a identidade visual da empresa;
• Criar um novo site, blog ou loja virtual;
• Implementação de uma nova estratégia de marketing.

O briefing pode conter vários objetivos diferentes, desde que separe aqueles que são mais importantes e urgentes. Assim, o projeto irá caminhar de acordo com aquilo que é prioridade para o cliente.

Para definir aquilo que é prioridade ou não, faça uma checklist dos objetivos e depois os separe por ordem de importância. Esse controle é vital para cumprir o principal do briefing: guiar as ideias do projeto.

2. Criação de roteiro personalizado

O briefing deve ter um roteiro personalizado de acordo com as necessidades e objetivos de cada cliente. 

O objetivo desse passo é entender o atual cenário do cliente, como qual é o problema de marketing que ele enfrenta, como funciona o processo de vendas, os resultados já obtidos, taxas de conversão, etc.

O roteiro do briefing também deve deixar claro quem são os responsáveis pelo projeto e a função de cada um. É interessante colocar também os prazos para cada tarefa que deverá ser entregue.

3. O público-alvo do negócio

Todo projeto tem como principal objetivo atingir um determinado público-alvo. 

Uma lista de detalhes são definidos e pensados de acordo com quem será impactado pelo projeto. E se o seu cliente não tiver uma persona mapeada, para descobrir o perfil do seu consumidor, será praticamente impossível fazer o projeto sem que haja milhares de dúvidas antes, durante e depois do trabalho.

Quanto mais informações sobre o público-alvo e a persona, melhor. Mas, para começar o projeto, é importante já ter dados como: faixa etária, local de compra preferido, hábitos nas redes sociais, etc.

https://youtu.be/Xw_CGDiY3BA 

4. Pesquisa de mercado

Para oferecer um projeto completo para o cliente, mostre que fez o dever de casa e faça uma pesquisa de mercado para mostrar entregar um briefing diferenciado. 

Por exemplo: o cliente contratou o serviço para criar uma nova identidade visual para o seu e-commerce. A pesquisa de mercado pode te ajudar a entender quais produtos devem ficar em destaque, a paleta de cores a ser utilizada e como o layout do e-commerce pode impactar o consumo dos usuários.

Ainda neste exemplo, a pesquisa ajudará a saber quais formas de pagamento são mais utilizadas, quais informações pesquisam antes de fazer a compra, com que frequência compra algo, os principais concorrentes, etc.

5. O escopo do projeto

Essa parte do briefing serve para detalhar mais a ideia geral do projeto, sempre levando em consideração o que a empresa espera como resultado final. 

O escopo engloba também as ferramentas necessárias, como programas de edição de imagens ou ferramentas de automação para implementar uma estratégia de marketing, por exemplo. Ou seja, a partir dessa etapa você poderá traçar estratégias de acordo com os recursos disponíveis.

6. As referências (inspirações e concorrentes)

Geralmente, o cliente já pedirá que o projeto seja desenvolvido a partir de inspirações coletadas por ele. Caso contrário, é essencial estudar portfólios e exemplos de projetos parecidos para que tudo siga uma linha coesa.

Mas, lembrando que o material precisa ser original e único, respeitando o manual de identidade visual da empresa (se ela não tiver um, será preciso criar para dar andamento ao projeto). 

7. Orçamento e prazo de entrega

O briefing também deve detalhar qual o orçamento mínimo para desenvolver o projeto. Claro que isso deve ser combinado previamente com o cliente, mas é papel da equipe mostrar a estimativa de quanto custará o trabalho.

Outro ponto muito importante é o prazo de entrega, que deve ser definido de acordo com a complexidade do trabalho e não diante do que o cliente quer. Se o cliente estiver com pressa, converse com ele e explique que é preciso respeitar o tempo para o resultado ser realmente satisfatório.

Independente do projeto, seja sempre transparente e converse bastante para alinhar as expectativas! Se coloque no lugar do seu cliente e entenda que ansiedade para ver o resultado final é completamente normal.

Dicas extras para um briefing perfeito

A produção de briefing envolve diversas etapas, desde o início da coleta de informações, até a entrega final do projeto. É normal ficar confuso com tantos detalhes e não saber como organizar os dados de forma coesa.

Veja abaixo dicas extras que ajudarão a garantir que o briefing alcance bons resultados:

Faça um brainstorming antes

O brainstorming é um processo que ajuda a encontrar novas ideias para resolução de problemas. Essa técnica pode ajudar você e seu cliente a chegarem em um acordo em comum, criando um projeto único e original.

Durante o brainstorming, é muito não descartar nenhuma ideia inicialmente. O ideal é que a primeira reunião seja para coletar as ideias, e somente nos encontros posteriores será definido quais ideias serão colocadas em prática.

Mantenha o documento otimizado

Todas as partes envolvidas no projeto precisam visualizar e entender de forma rápida todas as informações necessárias. Por isso, a síntese é algo essencial para um bom briefing. 

Antes de definir a versão final, leia e releia, e organize os pontos que achar necessário. Evite que o texto contenha termos técnicos demais, substituindo por uma linguagem mais simples. 

Claro que alguns termos técnicos são inevitáveis, porém em algumas situações mais dificulta do que ajuda. 

Faça uma análise SWOT

A análise SWOT (ou FOFA) serve para identificar os pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades de todo negócio. 

É uma ferramenta simples, mas muito eficaz para conhecer profundamente o negócio do cliente e todo o universo em volta. Principalmente para entender se ele está em vantagem ou desvantagem em relação à concorrência.

Para o briefing, a análise SWOT ajudará a completar todas as informações do checklist e entender quais elementos são essenciais para que o projeto entregue resultados de sucesso.

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