O que é e para que serve a SEFAZ?

A Sefaz é um dos órgãos mais importantes para a vida fiscal e financeira de qualquer empresa. Se você empreende (ou está pensando em abrir um negócio), vale a pena entender direitinho o que ela faz e como ela se relaciona com a emissão da sua nota fiscal eletrônica.

Sefaz é a abreviação de Secretaria de Estado da Fazenda, o órgão governamental responsável pela gestão e fiscalização financeira de cada estado brasileiro.

Mas calma, não é tão simples assim. Vamos entender melhor o que é e qual a função de uma Sefaz, além da relação desse órgão com a emissão de nota fiscal eletrônica. Vem com a gente!

O que é Sefaz?

A Sefaz é um órgão presente em cada estado brasileiro, responsável por fiscalizar, arrecadar e controlar os recursos públicos da respectiva unidade federativa.

Em outras palavras, é o órgão responsável pelos principais impostos que os estados recolhem.

Ela também cuida da fiscalização, evitando e punindo crimes como sonegação de impostos e inadimplências.

Como cada estado brasileiro (incluindo o Distrito Federal) tem sua própria Sefaz, cada uma pode ter regulamentações próprias, com legislação interna de funcionamento e páginas oficiais na web independentes.

O que faz a Sefaz?

Entre as diversas funcionalidades da Secretaria de Estado da Fazenda, dá para resumir a responsabilidade principal dela em uma frase: controlar as receitas e despesas do estado.

As principais funções da Sefaz são:

• arrecadação de impostos;
• fiscalização dos tributos pagos e das inadimplências;
• controle financeiro do estado;
• gerenciamento da estrutura de receitas e despesas da UF.

Vale lembrar que essas receitas vêm da arrecadação de tributos e taxas estaduais.

Já as despesas são destinadas à manutenção do setor público e às obrigações estaduais estabelecidas pela Constituição Federal.

Entre as principais obrigações cobradas pela Sefaz das empresas está o armazenamento dos tipos de Notas Fiscais Eletrônicas por, no mínimo, 5 anos.

Mas como uma única Sefaz consegue cuidar de todos os municípios de um estado?

É simples: os municípios mantêm uma Secretaria da Fazenda Municipal, com funções parecidas, mas que responde à Sefaz do estado em que o município está localizado.

Entender essa estrutura é especialmente útil para quem vende pela internet e atua com clientes em diferentes estados, já que a tributação pode variar conforme a origem e o destino da venda.Entender essa estrutura é especialmente útil para quem vende pela internet e atua com clientes em diferentes estados, já que a tributação pode variar conforme a origem e o destino da venda.

Quais são os principais impostos arrecadados pela Sefaz?

Os impostos são o combustível que mantém a Sefaz funcionando. Entre os principais, estão:

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS): incide sobre a movimentação de mercadorias em geral. Por estar ligado ao setor de vendas, aparece nas notas fiscais do consumidor (NFC-e) e nas notas fiscais eletrônicas de produto (NF-e). Esse imposto costuma gerar dúvidas em quem vende produtos físicos e digitais ao mesmo tempo, já que as regras de emissão podem variar conforme o tipo de produto comercializado.
• Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCMD): tributo pago aos estados e ao Distrito Federal, previsto no Art. 155, I, da Constituição Federal. Ele incide em dois casos: transmissão de bens por doação (entre vivos) ou por causa mortis.
• Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA): imposto estadual cobrado anualmente, com alíquota que varia de estado para estado (de 1% a 6%), de acordo com o valor do veículo na Tabela FIPE.

Quais os principais serviços realizados pela Secretaria da Fazenda?

A Sefaz é responsável por várias atividades no estado, mas entre os principais serviços dá para destacar:

• Consulta de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico);
• Consulta de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
• Consulta de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica);
• Consulta de certidão;
• Consulta DI;
• Pagamento de IPVA;
• Consulta de protocolo integrado;
• Impressão de guias de pagamento;
• Consulta de cadastro ICMS e ITCMD;
• Consultas em geral relacionadas à Receita do Estado;
• Cadastro de ICMS;
• Consulta de certidões (narrativa, de débitos automática ou de transferências voluntárias);
• Emissão de EFD, o SPED fiscal;
• Impressão de guias GNRE, GIA ST, GIA ICMS, GR ou GR de parcelamento.

Como exemplo prático, basta acessar o site da Secretaria da Fazenda do seu estado para checar a lista completa de serviços disponíveis.

Qual é a diferença entre o Ministério da Fazenda e a Secretaria da Fazenda?

Uma dúvida comum entre quem empreende é saber a diferença entre o Ministério da Fazenda e a Sefaz, principalmente quanto à atribuição de cada um.

A principal diferença está no âmbito de atuação: o Ministério da Fazenda atua em todo o Brasil, representando a União, enquanto as Secretarias da Fazenda atuam em âmbito estadual e municipal.

Portanto, a Sefaz é vinculada ao Ministério da Fazenda e está em um nível abaixo dele na hierarquia.

Outra confusão comum é entre Sefaz e Receita Federal. A diferença é a mesma: cabe à Receita Federal a regulamentação dos tributos federais.

Como emitir nota fiscal na Sefaz?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) modernizou o jeito de emitir nota fiscal no país. É um procedimento mais prático e eficaz tanto para quem emite quanto para a fiscalização estatal.

Para começar a emitir uma nota fiscal eletrônica, você vai precisar:

• identificar qual tipo de nota a sua empresa deve emitir;
• verificar o cadastro fiscal da sua empresa junto ao governo;
• ter um certificado digital;
• fazer seu credenciamento para emitir notas na Secretaria da Fazenda;
• contar com um software emissor de NF-e. Ter esse processo bem organizado facilita diretamente a gestão financeira do negócio, evitando atrasos e problemas com o Fisco

A Sefaz disponibiliza manuais em seu site para ajudar Software Houses e ERPs nessa missão.

Vale reforçar a importância de usar um bom software emissor de notas fiscais, já que cada tipo de nota tem seus próprios desafios e peculiaridades de integração.

No caso da NFS-e, por exemplo, a coisa pode ficar mais complexa se a empresa tiver filiais em mais de uma cidade, já que a emissão depende da regulamentação de cada prefeitura, que tem burocracias próprias.

Ao longo dos anos, o governo tem investido em mais tecnologia nos processos de acesso e fiscalização. Se você vende produtos digitais e é MEI, vale a pena acompanhar de perto essas atualizações para manter tudo em dia com o Fisco.