Etapas essenciais para seguir em um projeto

Você sabe quais são as etapas de um projeto? Entendê-las contribui para que ele possa ser executado de maneira efetiva, de acordo com o cronograma e seguindo as atividades propostas inicialmente.

Apesar de a definição de prazos ser parte de uma das etapas, há muito mais do que isso envolvido.

Basicamente, as etapas de um projeto incluem a iniciação, onde são definidos os objetivos, os papeis dos envolvidos, prazos e recursos; o planejamento, onde se traça o escopo do projeto, o cronograma, custos e riscos; a execução, em que o time passa a entregar suas demandas; e o encerramento, com a mensuração de resultados e uma revisão geral o projeto.

Conhecer as etapas de um projeto antes de iniciar um trabalho é essencial para garantir que tudo está bem definido e muitas vezes é o que leva ao sucesso.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda quais são essas etapas e quando elas devem ser implementadas dentro de uma gestão de projetos.

Continue a leitura e tire suas dúvidas!

Por que conhecer as etapas de um projeto?

Antes de mais nada, é importante termos o entendimento sobre os motivos para conhecer quais são as etapas de um projeto.

Sempre que for implementar uma nova rotina ou executar uma nova ideia de produto, é necessário contar com um projeto para que tudo saia de acordo com o planejado.

Esse planejamento, inclusive, se torna essencial para que você possa executar a ideia utilizando os recursos disponíveis e o tempo necessário até a sua conclusão. Dessa forma, qualquer tipo de problema que possa ocorrer durante o percurso pode ser evitado.

Com o entendimento das etapas de um projeto, também existe a possibilidade de a equipe ter a compreensão sobre os resultados a serem obtidos.

Exemplo: suponhamos que o site do negócio não venha performando como o necessário. Nesse sentido, é estabelecido o projeto para a criação de um novo canal.

O que se espera do novo site? Mais acessos? Melhor usabilidade? Um design mais atrativo? Todas essas respostas podem ser obtidas por meio da gestão do projeto em suas respectivas etapas.

VÍDEO: Como DEFINIR METAS para o seu negócio digital? – Hotmart Tips #07

Quais são as etapas de um projeto?

Agora que você já entende a importância de contar com o entendimento sobre as etapas de um projeto de negócio, apresentaremos quais são elas.

Iniciação

Como o próprio nome já diz, trata-se do desenho do projeto. Ao longo do material, seguiremos com o exemplo apresentado da criação de um novo site.

Na etapa de iniciação, ainda não foi criado nada para a elaboração dessa ideia. Há apenas o que pretende ser feito: um canal. Dessa forma, na etapa de iniciação, a equipe vai entender o que vai ser feito, por que isso foi pensado pelo time, quando será executado, entre outros pontos.

Essa é uma das etapas mais importantes, uma vez que vai guiar toda a execução. Caso algo saia dos objetivos reais do projeto nessa fase, as chances de não alcançar o que foi pensado inicialmente são grandes.

Aqui, a equipe precisa responder a quatro questões específicas:

• Qual é o objetivo do projeto? Conforme mencionamos, é preciso entender por que algo vai ser executado. No caso da criação de um novo site, os objetivos podem ser muitos, como performar melhor, trazer novos visitantes, aumentar o alcance, entre outros. É preciso que esse objetivo seja mensurável para que, ao fim do projeto, seja possível dizer se deu certo ou não;
• Quem será o gerente do projeto? Já ouviu falar que um projeto com muitos donos não tem nenhum? Entender quem vai definir as responsabilidades, avaliar prazos e analisar recursos contribuirá para que o projeto saia do papel sem gargalos;
• Qual é o prazo estimado? Também é interessante, na etapa de iniciação, já desenhar um prazo para a conclusão do projeto. A partir disso, ele se desmembra em etapas menores, com um cronograma específico para cada uma delas;
• Quais são os recursos disponíveis? O gerente do projeto deve avaliar quanto se pretende gastar com o projeto e qual é o orçamento proposto para que ele possa ser executado.

Depois de responder a todas essas perguntas, é importante entender se o projeto é viável. Muitas vezes, a ideia é interessante e o resultado será atrativo, mas não há capacidade financeira ou operacional para a execução.

Dessa forma, o gerente do projeto vai avaliar quem são as pessoas que podem ficar responsáveis, se elas têm capacidade produtiva para isso e se existe orçamento.

Com tudo ok, o projeto é iniciado com a criação de um documento que vai reunir todas as informações já coletadas, para que as pessoas envolvidas tenham fácil acesso ao material e possam fazer suas contribuições.

Planejamento

Passada a etapa de iniciação, chegou o momento de desenhar o planejamento. Como abordamos, a definição do cronograma é um dos pontos de uma das etapas do projeto.

Dessa forma, no planejamento, a equipe vai entender os prazos e detalhar o que precisa ser feito para ter uma entrega efetiva.

O planejamento funciona como uma espécie de mapa do projeto. Por meio dele, a equipe vai se guiar sobre o que precisa ser feito, quando, por que e quem vai realizar.

Se ele não for bem estruturado, haverá muitas dúvidas ao longo do processo, entregas deixarão de ser feitas e o objetivo final dificilmente será alcançado.

Durante o planejamento, é importante definir alguns processos. Entre eles, destacamos especialmente:

• escopo do projeto — aqui, será desenhado como executar o projeto, os objetivos, quem será responsável, quais os times envolvidos, entre outros pontos. Trata-se de um resumo geral;
• cronograma — no cronograma, o gerente vai definir quais são as entregas relativas a esse projeto e qual é o período máximo para que elas sejam feitas;
• custo — é no momento do planejamento que serão avaliados os custos envolvidos. É preciso levar em consideração a necessidade de contratar outras pessoas, ferramentas, consultorias etc. Todos os valores devem ser mencionados;
• riscos — por fim, no desenho de um projeto, também definiremos os riscos envolvidos para a sua execução, que podem prejudicar o andamento como um todo.

Feito tudo isso, a equipe vai desenhar o EAP: Estrutura Analítica do Projeto. Esse é um documento que vai reunir todas as informações anteriores e que também contribui para facilitar a consulta de qualquer pessoa do time.

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Execução

Projeto desenhado, chegou o momento de iniciar a execução. Afinal, já foram definidos os prazos e as pessoas envolvidas, bem como todas as entregas necessárias para a conclusão das atividades.

Como seria de se esperar, essa é uma das etapas mais longas de um projeto. É o momento em que tudo o que foi desenhado é tirado do papel e em que as equipes realmente podem destinar os seus esforços para concluir e alcançar o objetivo inicial.

O ideal, aqui, é contar com uma ferramenta de execução, uma vez que ela possibilita fácil visualização por qualquer pessoa da equipe para acompanhar o andamento das entregas.

Durante a execução, é importante ainda avaliar continuamente o cronograma. Muitas vezes, prazos são pensados de acordo com a percepção da equipe.

Porém, entregas podem demorar mais ou menos tempo. Sempre que isso ocorrer, o plano deve ser alterado. Mas atenção: a ideia é que ele seja seguido ao máximo, uma vez que isso contribui para o sucesso da execução.

Outras alterações que também podem ocorrer estão relacionadas aos custos e ao escopo. O gerente do projeto é a pessoa que deve ser responsável por acompanhá-los e alterá-los sempre que for necessário.

Sendo assim, podemos definir que o objetivo da execução será tirar do papel todas as ideias dentro do cronograma estipulado.

Monitoramento

O monitoramento não é uma etapa posterior à execução. Trata-se de uma fase que ocorrerá em conjunto.

Se não houver monitoramento, os riscos desenhados podem ocorrer sem aos menos serem notados, não sendo possível trazer a tempo uma solução cabível para aquele momento.

Desse modo, o objetivo é entender quais são as entregas que foram feitas dentro do prazo, quais tiveram desvios, quais foram os motivos desses desvios e o que fazer para evitá-los em próximas demandas.

Exemplo: suponhamos que o texto para o novo site não tenha sido entregue dentro do que foi estipulado por que a equipe de aprovação interna não cumpriu a sua função.

Nesse sentido, é possível apresentar feedbacks para o time, uma vez que todas as etapas precisam passar por aprovação e, caso elas tenham atraso, o projeto não será entregue dentro do que foi estabelecido.

Por meio de um monitoramento contínuo, falhas são identificadas e corrigidas a tempo, o que aumenta o sucesso do projeto como um todo.

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Encerramento

A entrega do projeto não necessariamente se refere ao encerramento. Nessa etapa, dois aspectos devem ser considerados:

• deep dive — traduzido de forma literal, significa mergulho profundo. É basicamente isso, pois a equipe vai se aprofundar em todas as entregas, entender o que deu certo e o que pode ser aperfeiçoado para os próximos projetos;
• revisão geral — diferentemente do deep dive, que pretende entender aspectos positivos e negativos, a revisão geral retorna em todas as etapas para garantir que as entregas foram feitas e que tudo saiu de acordo com o planejado.

Viva cada uma das etapas de um projeto e tire os planos do papel

E então, o que achou de conhecer as etapas de um projeto? Especialmente no empreendedorismo digital, é importante garantir o conhecimento sobre elas para que as ideias sejam de fato executadas de acordo com o esperado.

Se você deseja transformar uma ideia em algo rentável, continue no blog e entenda de vez o que é marketing digital!