¿Cómo hacer un buen benchmarking?

Para quien está abriendo un negocio o hasta para quien ya lleva algunos años en el mercado, es siempre importante tener en quien inspirarse. Son esas referencias que nos ayudan a identificar estándares operacionales que funcionan y que también pueden ser aplicados en lo que hacemos. 

Pero ¿cómo encontrar autoridades en tu nicho para inspirarte en las estrategias que funcionan?

En este post, vas a aprender un nuevo concepto, el benchmarking. ¡Observa cómo puedes mejorar los procesos de tu negocio teniendo como referencia a los mejores nombres de tu mercado!

¿Qué es benchmarking?

Benchmarking es una técnica que consiste en conocer, seguir, inspirarse y aplicar procesos administrativos y operacionales de los mejores nombres de tu mercado.

 ¿Pero cómo hacerlo?

Resumidamente, el benchmarking se hace por medio de mucha investigación evaluativa y, en algunos casos, hasta realizando un seguimiento de cerca en una empresa reconocida en el mercado.

En traducción libre, benchmarking significa “evaluación comparativa” o “punto de referencia”. Es decir, es una manera de comparar los esfuerzos que tú has hecho con el de otras empresas para mejorar tu negocio a partir de las estrategias exitosas de otros emprendedores.

Pero ¡presta atención! Cuando hablamos de inspirarse en lo que otras personas hacen de valioso, no queremos decir que debes copiar.

Lo más importante en benchmarking es lograr abrir la mente y pensar fuera de la caja, o sea, ir más allá de lo que ya estás haciendo. 

Entonces, a partir de estrategias exitosas de otros emprendedores, logras realizar mejorías para tu negocio que, sin el benchmarking, nunca habrías imaginado que podrían funcionar.

Conoce las 5 fases del proceso de benchmarking

Ya entendiste que el benchmarking es un ejercicio continuo de investigación. Se puede hacer tanto a partir de las empresas o emprendedores que admiras como a partir del análisis de competidores.

Independientemente de eso, hay 5 fases fundamentales en todo proceso de benchmarking, que son:

• Planificación de las investigaciones: Este es el momento en que te preparas para analizar las referencias de tu mercado. Es en esta fase que debes responder a 3 preguntas: ¿Cuál es la referencia que buscas? ¿Con quién quieres comparar tu negocio? ¿Qué metodología utilizarás para recoger los datos? La etapa de planificación debe ser muy bien preparada para que todo el resto funcione bien.

• Análisis de lo investigado: Esta es la fase del análisis, o sea, el momento en que con todas las informaciones recogidas entiendes qué han hecho mejor que tú los competidores o empresas que admiras.

• Incorporación de las nuevas prácticas: Después del análisis, es importante pensar cómo puedes aplicar en tu negocio las buenas prácticas recogidas. Muestra a toda tu empresa los resultados del benchmarking y piensen juntos de qué forma las acciones de otros emprendedores se pueden incorporar a la rutina (claro, sin copiar).

• Acción: ¡Este es el momento de poner la mano en la masa! Realiza la planificación que está en el papel y pon en práctica todo lo que analizaste. No te olvides de medir el desempeño de cada nueva acción implementada para estar seguro de que lo que estás haciendo está dando buenos resultados. Recuerda también de hacer mejorías y adaptaciones a tus acciones siempre que sea necesario, al final, todo proceso necesita adecuarse a la realidad de tu negocio.

• Madurez: La fase de madurez solo será alcanzada después que todas las acciones estén funcionando bien, es decir, después que los nuevos procesos ya estén funcionando y produciendo resultados positivos.

Tipos de benchmarking

Hay 5 tipos de benchmarking y haber escogido un modelo ahora, no significa que necesitas excluir los otros. Al contrario, puedes hacer varios bench para encontrar nuevas maneras de pensar tu negocio.

1. Benchmarking interno

Para este tipo de benchmarking, tendrás como referencia los procesos de tu propia empresa. ¿Pero… cómo así?

Vamos a suponer que tengas un equipo de venta y uno de marketing.

Puede ser que tu equipo de ventas tenga un proceso muy bien estructurado para comunicarse con el cliente interno. Mientras, el equipo de marketing puede tener algunos problemas para conversar con el cliente externo.

¿Por qué no pedir consejos al equipo de ventas y pensar en una manera de comunicarse internamente que facilite el trabajo del equipo de marketing?

O entonces, estás escalando tu negocio y deseas comenzar una nueva empresa en otra ciudad o en otro país.

Para eso, es muy importante hacer un benchmarking interno para que los procesos de la nueva sede sean tan exitosos como los de la primera.

2. Benchmarking competitivo

Cuando decimos competitivo, nos referimos a los competidores.

Eso mismo, para este tipo de bench, investigarás las buenas prácticas de tus competidores.

Mira lo que ellos han hecho que está produciendo buenos resultados y piensa si esas estrategias también serían válidas para tu negocio. Pero no te olvides: debes solo inspirarte y no copiar lo que el otro está haciendo.

3. Benchmarking genérico

Como su propio nombre sugiere, es un benchmarking cuyo punto de referencia serán los procesos y resultados de cualquier empresa, no necesariamente alguna de la misma área de actuación.

Por ejemplo: ¿Ya te has fijado que Apple es referencia en lanzamiento de productos? 

Un buen consejo es entender qué hacen antes para producir todo el boom del prelanzamiento y utilizar algunas de esas estrategias para colocar tu producto o servicio en el mercado.

4. Benchmarking colaborativo

También conocido como benchmarking de cooperación, este tipo de bench ocurre cuando hay una asociación o alianza entre dos empresas diferentes que comparten sus procesos.

En benchmarking colaborativo es muy importante tener contacto directo con alguien de la otra empresa. Así, se puede conversar y entender las prácticas y hasta el modelo de negocio de cada uno.

5. Benchmarking funcional

Finalmente, en el benchmarking funcional, que es la forma más común de bench, tendrás como punto de referencia los resultados de otra empresa.

No es necesario analizar un competidor, pero es muy importante que la empresa que se tome como punto de referencia tenga actividades parecidas a la tuya.

Por ejemplo: si tienes un curso online sobre alimentación saludable, puedes hacer benchmarking funcional con un Productor que tenga un curso online sobre adiestramiento de perros para entender acciones como:

• Campaña de marketing;
• Investigación de persona;
• Desarrollo de marca; etc.

¿Cómo hacer benchmarking?

Como viste, hay 5 tipos de benchmarking y cada uno con sus especificidades. 

A pesar de eso, al hacer un bench, hay algunas etapas fundamentales, y es de ellas que hablaremos ahora:

Ten un objetivo

Antes de cualquier bench, necesitas tener muy claro cuáles son los objetivos que quieres alcanzar al aplicar esa estrategia.

¿Cuáles son las áreas de tu negocio que necesitan mejoras? ¿Qué has visto hacer a las personas que tú aún no haces?

Después de definir el objetivo que te llevó a hacer un benchmarking, será mucho más fácil escoger con cuáles empresas o emprendedores vas a conversar, que es nuestro próximo tópico.

Escoge tu punto de referencia

Parece una tontería hablar sobre eso, al final, el gran objetivo del benchmarking es justamente entender los procesos de una empresa para ver qué podría ser aplicado en tu negocio. Pero créeme, esta es una fase que muchos emprendedores acaban olvidando.

Entonces, antes de salir por ahí conversando con todo el mundo, define quienes serán tus puntos de referencia para entrar en contacto con ellos.

Entra en contacto con los responsables de cada sector de la empresa escogida

Mucha gente cree que ese es el momento más difícil: conseguir el contacto de los responsables de cada sector de la empresa que será tu punto de referencia para hacer benchmarking.

A esa hora, necesitas dejar la vergüenza de lado. Es muy importante hacer un buen networking para conseguir más fácilmente los contactos de las personas con quien deseas conversar.

Pero ten cuidado para no seleccionar muchos puntos de referencia. Eso puede dificultar el análisis de tus datos.

Determina los indicadores de tu análisis

¿Recuerdas los objetivos que habías definido? Ellos serán muy importantes a la hora de escoger los indicadores para analizar.

Haz una tabla para lograr comparar cuantitativamente y cualitativamente los resultados de todas las empresas que analices. Así, tendrás una visión general de todo lo que hacen y sus resultados y entonces podrás pensar en las acciones para tu negocio.

Recoge los datos

Hay algunas herramientas que puedes utilizar para recoger los datos, como SimilarWeb y Klout o las propias redes sociales. 

También tienes la posibilidad de utilizar el buen y viejo Excel, conversar con los puntos de referencia y recoger los datos tú mismo.

Independientemente de la forma cómo lo harás, es muy importante lograr cuantificar todos los indicadores que seleccionaste anteriormente para analizar. Al final, es eso que te va a ayudar a entender cuáles son las estrategias de cada emprendedor o empresa que está funcionando bien.

Compara los datos recogidos

¿Recuerdas la tabla que dijimos que hicieras con todos los indicadores que quieres analizar? Este es el momento de comparar los resultados entre las empresas seleccionadas para el bench con tu propio negocio.

Percibe puntos en común entre todas las empresas que estás analizando. Eso te ayudará a identificar las estrategias que posiblemente funcionan mejor.

Elabora un plan de acción

Finalmente, no te olvides de elaborar un plan especificando las acciones que debes poner en marcha comenzar a implementar en tu negocio las estrategias analizadas.

Pero no te enfoques solamente en lo que está faltando. Piensa también en los puntos fuertes, es decir, en lo que ya haces que funciona bien, y procura mejorar tus procesos.

Para ayudarte a elaborar tu plan de acción, seleccionamos este post con sugerencias para crear un plan de marketing. ¡No dejes de verlas!