¿Cómo causar buena impresión en una videoconferencia? 8 consejos para no pasar vergüenza

Saber cómo causar una buena impresión durante una videoconferencia puede marcar la diferencia para muchos negocios que utilizan la tecnología como aliada a la hora de conversar con un cliente o para alinear estrategias con el equipo interno.

Por más que las videollamadas hayan ganado popularidad a causa de la alta demanda de teletrabajo ante la pandemia del nuevo coronavirus, antes ya era una realidad bien conocida y utilizada por muchos.

Sin embargo, algunas personas que han comenzado a utilizar las reuniones por videoconferencia hace poco tiempo, además de no estar todavía totalmente adaptadas a sus aplicaciones, pueden acabar cometiendo deslices típicos de este escenario de trabajo. 

Y, así como en las reuniones presenciales, en el medio online es necesario seguir algunas reglas y protocolos específicos durante las llamadas de video.

Por ello, es fundamental aprender a causar una impresión agradable en una videoconferencia para evitar problemas y tener un buen rendimiento durante nuestro trabajo, ya sea en una reunión de equipo o durante una conversación con un cliente potencial.

8 consejos prácticos sobre cómo causar buena impresión en una videoconferencia

Por más que las videoconferencias hayan ganado destaque apenas recientemente, todo indica que se establecerán como herramienta básica de trabajo en diversos negocios y empresas en los próximos años.

Siendo así, es fundamental que aprendas cómo causar buenas impresiones en tus llamadas de video, para evitar al máximo posibles deslices.

Pensando en ello, te hemos preparado ocho consejos esenciales que, seguro, te ayudarán a aprovechar al máximo la experiencia de las videollamadas al trabajar en casa. Conócelos:

1. Prueba los equipamientos

Antes de iniciar cualquier videoconferencia, es esencial que pruebes el funcionamiento de los equipamientos que vayas a utilizar.

Esto incluye cualquier aparato electrónico que te sea necesario para la ejecución de la reunión, como:

• Cámaras.
• Computadoras.
• Micrófonos.
• Ring lights.
• Conexión a Internet.

Lo que va a garantizar que la experiencia de quien te acompañe en esta reunión virtual sea la mejor posible, además de evitar posibles inestabilidades técnicas durante la conversación.

2. Huye de las distracciones

Aunque estés fuera de tu ambiente de trabajo normal, es fundamental que actúes de la misma forma que en la oficina, principalmente durante las videoconferencias. Y parte de ello está relacionado con evitar posibles distracciones. 

Por eso, antes de iniciar una chamada de video, es fundamental que encuentres un ambiente tranquilo y silencioso en tu casa. De esta manera, tu home office estará libre de distracciones como:

• Personas conversando alrededor.
• Música ambiente.
• Animales de compañía.
• O incluso tus hijos.

Estos pequeños cuidados pueden marcar la diferencia dependiendo del tipo de videollamada. Además, huir de las distracciones te garantiza que tu atención esté totalmente en aquella tarea específica, pudiendo incluso ayudarte a priorizar tareas con más eficiencia. 

3. Vístete correctamente

Por más que estés trabajando en casa, es muy importante que tu presencia en el video se adecue al tono de la reunión, ya se trate de algo como hacer un nuevo negocio, de alinear estrategias con tu equipo interno, etc. 

En cualquier caso, será recomendable que no entres en las videoconferencias en pijama y sí vestimentas que respeten el dress code de tu empresa.

Una manera simple de decidir el mejor tipo de ropa a usar, es aprender a organizar tu rutina y agenda para el día siguiente.

Esto, además de evitar que seas visto en la videoconferencia como una persona que no se cuida, contribuye a que la cultura organizacional de la empresa sea mantenida, por más que las tareas se hagan remotamente.

4. No escribas durante las videoconferencias

Puede parecer una tontería, pero escribir durante una llamada en video puede incomodar a causa del ruido del teclado, además de desviar tu atención de lo que esté siendo discutido.

Por eso, ya sea que estés ante tu líder o tu colaborador, mantén siempre en foco la experiencia del proceso, no solo con relación a ti, sino con relación al resto de los participantes. 

Si te hace falta tomar nota de alguna información importante, anótala en un cuaderno, o entonces utiliza aplicaciones para grabar la voz de la reunión si así se permite. Esto último te permitirá no perder ni un segundo la concentración durante la videollamada.

Aunque si no tienes otra alternativa que usar el teclado, no dudes en silenciar tu micrófono para que el ruido del tecleo no incomode a los otros miembros de la reunión.

5. Cuida el escenario de tu home office

Así como hay que cuidar la indumentaria ante las cámaras, el escenario de tu home office es el otro gran factor de imagen a considerar.

Aunque ello implique ocupar una sala de tu casa solo para trabajar, al entrar en una reunión online es fundamental que el ambiente esté organizado y bien iluminado. 

Esto incluso hará que tu imagen profesional sea tomada mucho más en serio en cualquier trato de negocios.

Por ello, busca un espacio neutro para las videoconferencias, como una sala con paredes lisas, o incluso que tengan un formato más “serio” si lo así lo exige tu área de actuación.

6. Mira a la cámara durante la reunión

Este, tal vez, sea uno de los consejos de comportamiento más importantes para una videoconferencia. 

Así como en las reuniones presenciales, es fundamental mantener la cámara conectada y “mirando a la persona a los ojos” con la que converses.

Por más que pueda parecer extraño, piensa que participar de una videollamada ha de producir la misma sensación que cuando se conversa personalmente con alguien.

Cuando estás delante de una persona en un encuentro presencial no le desvías la mirada mientras hablas con ella, ¿no?

Aquí, la idea es exactamente la misma. Además, al mirar a la cámara durante la reunión, demuestras que la otra persona del otro lado del video te importa, haciendo que la sensación de distanciamiento sea menor.

7. Desactiva el micrófono cuando no estés hablando

Durante una videollamada con muchos participantes, es común que dos o más personas intenten hablar al mismo tiempo, interrumpiéndose con ello el flujo de la discusión.

Así, una de las reglas de oro para comportarse en una videoconferencia es desactivar el micrófono mientras alguien esté hablando.

Este pequeño detalle, además de evitar ruidos innecesarios en la conversación, garantiza que la persona no vea su raciocinio interrumpido, y la experiencia de la reunión es todavía mejor para todos sus participantes.

Además, desactivar el micrófono permite anotar informaciones relevantes de la reunión a través de la computadora, tal y como hemos dicho anteriormente, sin interferir en la conversación con ruidos innecesarios. Así, tu planificación no se verá perjudicada a causa de la videollamada.

8. No salgas sin avisar

Si estás trabajando en casa, muchas veces es posible verse ante compromisos o situaciones que no se pueden dejar para más tarde, como emergencias familiares. 

Entonces, si realmente tienes que salir de delante de la computadora, avisa a los otros participantes. Si te es posible, diles también cuánto tiempo estarás ausente.

Con ello, demostrarás respeto y compromiso con la tarea y con los otros participantes.

En resumen, haz uso de las reglas de etiqueta y cordialidad, y explícales a las personas la situación.

¿Listo para implementar videoconferencias en tu negocio?

Todo indica que las llamadas en video vienen para quedarse, representando una nueva manera de entrar en contacto con potenciales clientes, proveedores y colegas de trabajo.

Y aunque la comunicación aquí sea a distancia, exige el mismo foco y compromiso de una reunión presencial, de modo que saber conducirse en estas situaciones puede marcar diferencias durante el trabajo remoto.

Si este tipo de situación es algo nuevo para ti, no dejes de seguir los consejos de este post. Aprovecha también para conocer las mejores aplicaciones y herramientas para hacer llamadas en video en tu negocio.