¿Cómo establecer prioridades de tus tareas de forma eficiente?

¿Cómo andas con tu capacidad de establecer prioridades? Solo tienes que responder algunas preguntas rápidas para saberlo.

¿sientes que no estás logrando administrar uno o más aspectos de tu vida? ¿Te gustaría que tu día tuviera más de 24 horas? ¿Por la noche vas a dormir con la sensación de que dejaste muchas cosas por hacer?

Si respondiste sí a estas preguntas, es una señal de alerta: puedes estar fallando a la hora de priorizar tus responsabilidades.

¡Por eso, lee este texto con atención y los consejos que te damos para organizar tu rutina! Aprovecha y aprende a usar algunas herramientas que te ayudarán mucho a establecer prioridades.

¿Cómo establecer prioridades?

Si no sabes por dónde empezar, ¡no te preocupes! Establecer prioridades no es nada del otro mundo. El primer paso, aunque parezca obvio, es priorizarlas. No se puede administrar todas las actividades de la jornada diaria sin un criterio de prioridad.

Realizar las tareas sin un orden, a medida que las vamos recordando, por ejemplo, es horrible para los resultados — un hábito tóxico para la productividad. Algunas situaciones, como las siguientes, pueden provocar este comportamiento:

• puede ser que pierdas los plazos de las tareas más urgentes, porque comenzaste a realizar otras primero;
• puedes perder mucha energía con alguna actividad más compleja en horarios en que no eres muy productivo y, consecuentemente, perder la motivación para hacer otras;
• puede ser que acabes dedicado gran parte de tu día a tareas que podían ser delegadas.

Teniendo todo esto en cuenta: priorizar es esencial. ¡Aquí tienes algunos consejos para ayudarte a lograrlo!

1. Haz un brainstorming 

Ya debes haber oído hablar de brainstorming, ¿verdad? Esta palabra significa, literalmente, “lluvia de ideas” y es un método muy utilizado para estimular la creatividad. Es igualmente útil para ayudarte a priorizar tareas, ya que sirve para organizar informaciones.

Puedes hacer lo siguiente: de preferencia el domingo, agarra un papel y anota todas las responsabilidades de la semana. Usa los recordatorios de compromisos, las observaciones sobre proyectos que debes continuar, etc.

Puedes organizar la lluvia de ideas sobre tu planificación semanal en varios mapas mentales — diagramas en los que dispones un tema central y sus ramificaciones de forma lógica e intuitiva.

2. Crea filtros y separa las tareas por tipo

Con todas las ideas anotadas en un papel y organizadas en los mapas, es el momento de separarlas por tipo. Este es un punto crucial para priorizar tareas. Para ayudarte, puedes hacer una Matriz de GUT y asignarles valores a cada actividad.

Otro consejo importante es apoyarte en la Matriz de Eisenhower, propuesta por el Dr. Stephen R. Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” — un libro sobre gestión, que vale la pena tener en la cabecera.

El funcionamiento de esta herramienta de gestión es muy simple: debes encajar cada uno de los temas centrales de tus mapas en una de las siguientes 4 categorías:

Crisis (tareas que son urgentes e importantes) 

Deben tener prioridad máxima, ya que tienen un plazo limitado y también son muy relevantes. Normalmente, son actividades que ya eran importantes pero que, por alguna falla de gestión de tiempo, se volvieron urgentes.

Estrategias (tareas que son importantes, pero no urgentes)

Aquí entran las actividades que exigen atención y para las cuales tenemos tiempo hábil. Por eso, piensa en una distribución estratégica para tu rutina, en cada etapa de realización, de manera que concluyas tus tareas con buena calidad y a tiempo.

Interrupciones (tareas que son urgentes, pero no importantes)

Las interrupciones son las actividades que necesitan resolución rápida, pero que no son tan importantes para tus resultados. Por ejemplo:

• llamadas poco productivas;
• monitorear el correo excesivamente;
• reuniones no planificadas etc.

Un consejo: la mayoría de las interrupciones puede delegarse o evitarse con un poco de planificación o automatizando procesos.

Distracciones (tareas que no son ni importantes, ni urgentes)

Responder mensajes de WhatsApp, mirar un nuevo tráiler o leer inmediatamente la noticia que apareció en la pantalla del celular: todo el mundo sabe que estas distracciones obstaculizan la productividad, pues entran en el ámbito de la procrastinación.

Pero, siendo sinceros, no conseguiríamos pasar un día entero sin realizarlas, ¿no es cierto? Y es normal. Por eso, la mejor forma de evitarlo es ponerlas también en la gestión de tareas. Así no comprometerán tu programación, ya que tendrás una hora adecuada para realizarlas.

No olvides que, como son menos prioritarias, deben tomar un tiempo reducido de tu rutina y ser las últimas de tu lista, ¿ok?

3. Haz un cronograma con plazos y horarios

Después de catalogar tus actividades según los filtros de la Matriz de Eisenhower, es hora de planificar tu semana.

Cuando elabores tu cronograma, considera las ramificaciones de cada mapa mental. Así, lograrás tener noción del tiempo que debes dedicarle a cada actividad.

Otro consejo que te damos es que, por más que tiendas a priorizar tareas urgentes e importantes, hagas una autoevaluación de tu productividad durante el día. ¿Ya te has dado cuenta de que algunas personas sienten que tienen más energía durante la mañana, mientras otras están más dispuestas por la noche?

Cada quien funciona de una manera y debes tenerlo en cuenta. Poner una actividad muy estresante en un momento en que sabes que no funcionas al 100% es sinónimo de fracaso. Difícilmente lograrás hacerla de la mejor forma, te desmotivarás y perderás el hilo del resto del cronograma.

4. No sobrecargues tu rutina

Teniendo en cuenta todo lo anterior, otro consejo muy importante es ser realista a la hora de priorizar tareas. No sirve de nada programar más cosas de las que eres capaz de hacer. Esto solo servirá para aumentar tus niveles de ansiedad y estrés.

Por eso, observa cuánto eres capaz de producir cotidianamente. Una programación equilibrada puede incluir, por ejemplo, resolver 1 crisis, realizar 3 tareas estratégicas y dedicarle algún tiempo a las interrupciones y distracciones. ¡Ah!, también vale la pena delegar lo que te sea posible.

Nadie logra ser multitareas y, aun así, entregar excelentes resultados. Por eso, no te culpes si necesitas compartir tus obligaciones y responsabilidades.

¿Cómo la tecnología puede ayudarte a priorizar tareas?

Si eres de esos que todos los años empiezan una agenda y nunca pasan del primer mes, te tenemos una buena noticia: algunas herramientas digitales y aplicaciones para productividad son muy prácticas a la hora de priorizar tareas.

Realmente ayudan a quien tiene dificultades para organizarse en el papel. ¡Mira nuestra selección con 9 opciones muy interesantes!

1. Trello

Trello no puede faltar en esta lista, pues es una de las herramientas de gestión de tareas y proyectos más populares actualmente.

Toda su interfaz y sus funcionalidades están basadas en Kanban — uno de los principales abordajes de la metodología ágil. De esta herramienta puedes esperar:

• layout organizado en cuadros (los boards);
• tarjetas y etiquetas para facilitar la organización;
• listas intuitivas y marcadores de colores;
• posibilidad de integración de archivos multimedia, etc.

2. Quire

Quire, por su parte, te permite organizar más sistemáticamente tus tareas. En vez de poner solamente un recordatorio, puedes saber todos los pasos que tienes que seguir para terminar cada actividad.

Basta hacer clic encima de alguna nota para ver, al lado, una columna con todas las informaciones sobre el tema.

Con una interfaz bastante “clean”, también logras organizar las tareas en cuadros y mover cada tarjeta de acuerdo con las prioridades del día.

3. Asana

Si tienes muchas actividades en equipo en tu trabajo, Asana es una excelente opción. También está orientada a la gestión de tareas, pero con la diferencia de que facilita la interacción entre varios usuarios.

Entre sus funcionalidades están:

• la creación de cuadros y listas de actividades;
• la delegación de tareas entre los miembros invitados;
• un chat colaborativo y un fórum de discusión;
• la integración con cuentas de correo, entre otros recursos.

4. Habitica

Si tu problema es la falta de motivación, ¿qué tal transformar la obligación de priorizar las tareas en un juego? ¡Con Habitica, logras convertir tus responsabilidades en diversión!

Las tareas se colocan en la app como si fueran metas. Conforme las vas concluyendo, ves a tu personaje ganando puntos y escalando niveles. Esta es una herramienta excelente para quien es más competitivo.

5. Evernote

Evernote es muy conocido — y con razón, ya que es muy útil para organizar actividades. Usándolo, puedes crear notas, separarlas por proyectos e integrarlas con archivos multimedia.

Además, esta herramienta se puede editar online y offline. Esa es una excelente característica cuando necesitas hacer una anotación importante y tu conexión no te ayuda.

6. Todoist

Esta opción también es bastante popular. Todoist tiene de todo un poco para priorizar tareas: listas, archivos en la nube, notificaciones, etc.

Para ayudar a priorizar las responsabilidades, la app también tiene marcadores de colores. Otra característica muy buena es que puedes ver tu progreso en las tareas con la ayuda de gráficos.

7. Any.do

Any.do se destaca por su interfaz muy intuitiva. La sincronización en todos los dispositivos ayuda a mantener el hábito de consultar constantemente tu planificación.

Puedes preparar las tareas del día, usar etiquetas de colores, crear listas, accionar alarmas y marcar cada nota con los filtros: hoy, más tarde, hecho y excluir.

8. Google My Tasks

Por último, si usas Gmail y lo tienes abierto durante buena parte del día, puedes usar la función “Tareas”. De esa forma, todas tus tareas programadas estarán anotadas al lado de la bandeja de entrada.

Esta herramienta está a la derecha, en la misma columna del Calendario de Google. Se puede crear listas, colocar recordatorios y editar detalles, además de programar plazos.

¿Ya sabes cómo establecer priorizar tareas?

Si no sabías priorizar tus tareas, esperamos que hayas aprendido algunas formas de hacerlo después de leer nuestro post. Lo mejor es que cuentas con herramientas excelentes, como las 9 que citamos aquí, para ayudarte a lograrlo.

Antes de irte, déjame hacerte una pregunta: ¿Sabías que priorizar tareas es un gran paso para optimizar tu tiempo? ¡Lee este otro post nuestro y aprende más sobre gestión de tiempo y formas de valorizar tu rutina!