Diagrama de Pareto: o que é e quando usar?

Você já ouviu falar em Diagrama de Pareto? Esta é uma ferramenta que pode te ajudar a superar os problemas e, de quebra, aumentar a qualidade dos seus processos. Ou seja, é tudo o que um empreendedor deseja, não é mesmo?!

Afinal, gerenciar um negócio, independentemente do porte ou da área de atuação, é um desafio considerável. Em muitos casos, o gestor sabe que existem problemas, mas não consegue, por exemplo, identificar as suas causas — tampouco decidir qual deles merece ser priorizado diante dos demais.

Se você está passando pela mesma situação ou deseja aprender a solucionar os gargalos que podem surgir em seu cotidiano, a hora é agora! Continue a leitura para conhecer melhor o Diagrama de Pareto e descobrir como colocá-lo em prática no seu negócio!

O que é o Diagrama de Pareto?

O Diagrama de Pareto é uma ferramenta de gestão de qualidade que pode ser aplicada tanto ao cotidiano corporativo quanto em nossa vida pessoal. Inclusive, no lado empresarial, é possível aplicar na administração e dentro da linha de produção.

O diagrama também é conhecido como gráfico 80/20 e é capaz de mostrar os erros repetidos durante a rotina do negócio. Todo o sistema se baseia na ideia de que pequenas coisas podem gerar grandes consequências.

Ou seja, a metodologia consiste em identificar as situações que geram mais problemas, em estabelecer uma comparação entre a recorrência de falhas e em priorizá-las durante as estratégias de intervenção. Sendo assim, é possível buscar compreender a relação entre ação e benefício para priorizar a intervenção capaz de trazer bons resultados.

A metodologia é baseada no princípio de que as maiores perdas têm poucas causas, mas que são vitais para a saúde de um negócio. Isto é, o Diagrama de Pareto é como uma versão gráfica da Lei de Pareto, que vem do mesmo autor. A regra dos 80/20 é aplicada para ambos, mas explicaremos essa relação nos próximos tópicos.

Ainda sobre o diagrama, vamos usar o exemplo de um empreendedor que está enfrentando diversas dificuldades para gerir as suas finanças e aumentar as suas vendas. Ele pode se concentrar em corrigir aquilo que mais gera impactos negativos em sua vida profissional.

Então, em vez de tentar ser multitarefas (o que pode aumentar ainda mais o contratempo), ele passa a agir de maneira estratégica e focada na raiz dos seus problemas. Contudo, saiba que a ferramenta não procura determinar as causas dos erros enfrentados pelo profissional. Essa parte é feita quando as causas do problema já foram definidas.

Portanto, o Diagrama de Pareto é usado para classificar os erros com a frequência com que aparecem. Assim, torna-se viável estabelecer intervenções para eliminar tais erros e o desperdício de recursos decorrente deles.

Essa metodologia faz parte das sete ferramentas de qualidade que permitem visualizar, de maneira simples, os problemas mais relevantes, possibilitando concentrar os esforços para eliminá-los.

Qual é a sua função, afinal?

Basicamente, é possível dizer que a função do diagrama é o ligação de uma ordenação, com causas dos defeitos ou das perdas que precisam ser sanados. Logo, trata-se de um recurso gráfico altamente útil quando o propósito é fazer a classificação dos problemas, dos defeitos e dos erros para, depois, estudá-los e tomar iniciativas para eliminá-los e/ou atenuá-los.

Ou seja, o Diagrama de Pareto quer destacar, de modo objetivo, as principais motivações por trás de um evento específico. Dessa forma, funciona como um grande aliado para auxiliar as organizações a identificarem padrões, a tomarem decisões acertadas e, é claro, a agirem, já que o seu direcionamento é bastante objetivo em termos de priorização.

Qual é a relação que se estabelece entre o Diagrama de Pareto e a Lei de Pareto?

Antes de explicarmos do que se trata a Lei de Pareto, é preciso salientar a sua relação com o diagrama de mesmo nome. Até aqui, você já conseguiu entender o que é o diagrama e qual é a sua função, mas você sabia que ele é baseado na Lei de Pareto?

Outro ponto em comum é que tanto o diagrama quanto a lei foram desenvolvidos pelo mesmo sociólogo, cientista político e economista, Vilfredo Pareto. No entanto, a lei foi modificada ao longo dos anos e a versão mais atualizada é atribuída a Joseph Moses Juran, referência em qualidade, que aplicou as observações de Vilfredo em seus trabalhos de consultoria de negócios.

Juran usou o conceito de um modo expandido, propondo que a regra 80/20 também poderia ser aplicada em situações que envolvem gestão de qualidade. Essa adaptação funcionou tão bem que o mundo dos negócios de hoje é fiel adepto da Lei de Pareto, provando que é possível utilizá-la em vários tipos de setores, como é o caso do esporte e até na saúde.

A universalidade do uso da regra continua: saiba que é possível utilizá-la também em análises econômicas, sociológicas e computacionais. No marketing, por exemplo, o princípio pode ajudar o negócio a gerenciar os seus recursos com mais assertividade. Ou seja, a lei permite concentrar esforços em 20% das causas que produzem 80% do seu retorno.

Para expressar essa informação em dados, podemos dizer que:

• 80% do faturamento de um negócio ocorre devido a 20% dos clientes;
• 80% dos resultados vêm de 20% dos investimentos feitos;
• 80% de todas as vendas vêm de 20% dos produtos.

Logo, tenha em mente que a Lei de Pareto é apenas uma oportunidade para a relação entre esforço e recompensa. Lembrou de quando falamos sobre o Diagrama de Pareto sendo utilizado no contexto administrativo?

Bom, como o diagrama é baseado na Lei, é possível compreender como a regra também pode ser aplicada para compreender a produtividade dos colaboradores de um negócio.

Saiba que 80% do retorno obtido por um negócio vem de 20% de seu time. Por conta disso, para a boa saúde do empreendimento, é importantíssimo identificar tais funcionários e compreender o motivo de tanta produtividade. Com essas informações, basta desenvolver estratégias de endomarketing para incentivar o resto do time. Isso vai fazer muita diferença no seu negócio!

Como surgiu essa metodologia?

Uma das maneiras mais interessantes de se compreender a função de uma metodologia de gestão de tarefas é conhecendo a sua origem. Por isso, nós vamos voltar um pouco no tempo e entender como Vilfredo Pareto criou o seu método.

Tudo começou em 1897, quando o cientista político, sociólogo e economista italiano chegou à conclusão de que 80% da riqueza do mundo estava concentrada nas mãos de apenas 20% das pessoas.

A constatação foi tão importante que, mais tarde, foi levada para outras áreas da ciência. Foi aí que começaram a perceber, por exemplo, que a maior concentração demográfica do mundo estava em alguns países.

Em 1941, Joseph Juran introduziu esse conceito no meio empresarial. Ele afirmou que 80% dos problemas existentes dentro de uma organização estão ligados a apenas 20% das possíveis causas. Dessa forma, se o gestor focasse a sua atuação nesses elementos, ele conseguiria solucionar uma grande parte das limitações que pudesse impedir o crescimento da empresa.

Como aplicar o gráfico de Pareto?

É preciso compreender que um dos propósitos centrais de um programa de qualidade é justamente diminuir as perdas que são desencadeadas em razão de soluções que têm pontos vazios e, por isso, não atendem às o que é necessário. No entanto, considerando que há uma infinidade de falhas que causam esse problema, concentrar todo o esforço em eliminar todas elas não é exatamente o mais eficaz.

O ideal é voltar o foco nos defeitos que são responsáveis pela parcela mais expressiva do que não funciona. E é aqui que nasce a grande necessidade de aplicar o gráfico de Pareto. Para isso, é necessário levar em conta:

• o levantamento das causas que levaram ao resultado que será analisado;
• o período que será coberto pelo Diagrama de Pareto;
• a coleta de dados.

O que é a análise de Pareto?

A análise de Pareto, como mencionado, é uma ferramenta vai direcionar as melhorias contínuas de uma empresa, isto é, de modo mais eficiente. Nesse sentido, na metodologia, os contratempos relacionados à qualidade dos processos e dos produtos que, inclusive, têm o potencial de resultar em perdas, são classificados de duas maneiras:

1. “pouco vitais”, tem a ver com os poucos problemas que podem levar a grandes perdas;
2. “muito triviais”, são problemas que podem representar adversidades e trazer pequenos prejuízos à empresa.

Por ter grande capacidade de resolver eventuais falhas, a análise de Pareto tem grande aplicabilidade em diversas fases. Por exemplo, podemos considerar algumas delas:

• durante um processo de melhoria contínua em que são identificados fatores que podem ser otimizados;
• durante o estudo de dados relacionados a eventuais entraves em um determinado processo;
• na comunicação de informações para outras pessoas, prezando pela objetividade;
• diante da necessidade de identificar, perante inúmeras falhas, entender qual é a prioridade;
• na busca por um acordo no que tange à solução ideal para os colaboradores.

Quais são os benefícios do gráfico de Pareto para o seu negócio?

Não há dúvidas de que o gerenciamento de tarefas demanda tempo e dedicação dos gestores e dos empresários. Afinal, todos os dias há uma infinidade de processos a serem executados e de decisões a serem tomadas.

O gráfico de Pareto é uma ferramenta que pode tornar o seu cotidiano mais eficiente e menos estressante. Confira, a seguir, os principais benefícios que ele pode proporcionar ao ambiente empresarial!

Auxilia a identificar os pontos críticos do negócio

Toda empresa enfrenta dificuldades e isso faz parte do processo de seu crescimento. O que define se ela alcançará o sucesso (ou não) é a maneira com a qual o gestor atua para superar esses problemas.

O Diagrama de Pareto vai te ajudar a identificar os pontos com gargalos do seu negócio, ou seja, as situações que mais geram impactos negativos em seus resultados. Com isso, você pode encontrar:

• os 20% de produtos e de serviços que mais geram reclamações dos clientes;
• os 20% dos produtos e dos serviços que mais geram lucros ao negócio;
• os 20% de seus parceiros que mais contribuem para o seu faturamento.

Melhora a organização dos dados

O gráfico de Pareto precisa de dados concretos para ser colocado em prática. Essa situação acaba contribuindo para que o seu negócio se mantenha mais organizado, já que haverá um maior controle dos processos.

Na prática, o gestor começa a visualizar os dados como um patrimônio importante. Nenhuma venda, reclamação ou problema deixa de ser registrado, o que é valioso para a gestão do negócio.

Facilita a tomada de decisão

Pense bem: se o gestor consegue visualizar todo o contexto do seu problema e identifica os seus principais gargalos, ele consegue priorizar as questões que realmente o ajudarão a solucionar as suas demandas.

Por esse motivo, podemos dizer que o Diagrama de Pareto facilita a tomada de decisão, tornando muito mais simples a tarefa de elaborar as estratégias adequadas. Quer dizer, quando você já conhece as atitudes que conduzem a um objetivo, suas ações podem se concentrar no que é relevante para o resultado, né?

Aumenta a qualidade dos processos internos

Uma consequência básica da aplicação do gráfico de Pareto no cotidiano corporativo é a melhoria da qualidade dos processos internos.

Diante de uma análise mais estratégica e focada nas falhas operacionais, é muito mais fácil corrigi-las e garantir uma melhoria contínua da atividade, o que contribui para mais vendas e, claro, mais lucros.

Ajuda a empresa a crescer de maneira saudável

Por fim, é interessante destacar que a análise de Pareto ajuda o seu negócio a crescer de maneira mais saudável e prolongada.

Desenvolver atividades em mercados concorridos exige uma atuação estratégica e focada em qualidade. Quanto mais eficiente for a sua atuação, mais fácil será se destacar e conquistar a sua clientela. Pense nisso!

Como construir um Diagrama de Pareto?

Depois de todas as informações apresentadas, é hora de aprender a construir o Diagrama de Pareto e começar a aperfeiçoar a sua atuação no mercado.

Para isso, selecionamos algumas dicas que o ajudarão a identificar problemas e causas e trabalhar de maneira inteligente para superá-las. Ao final, acredite, o seu negócio nunca mais será o mesmo! Acompanhe a seguir!

Comece definindo o seu objetivo

O primeiro passo para aplicar o Diagrama de Pareto em seu negócio é a definição do que será analisado e, claro, do tipo de problema a ser combatido.

Observe que ser multitarefas não é uma estratégia inteligente. É preciso se concentrar naquilo que realmente importa. Ainda que existam diversos problemas a serem solucionados, é importante se dedicar a um por vez.

Observe os dados à sua disposição

A coleta de dados é o próximo passo do processo. Afinal, você precisa ter informações seguras e atualizadas sobre aquilo que está pesquisando.

Nessa fase, também é essencial definir o período em que esses dados serão coletados — dias, semanas ou meses, por exemplo. Feito isso, é hora de reunir as informações e observar com atenção o que elas revelam.

Quer um exemplo?

Imagine que você esteja em busca dos produtos que mais trazem faturamento ao negócio. Nesse caso, será possível analisar os registros de vendas durante 30 dias.

Separe os problemas encontrados por categorias

Depois de cumprir as etapas anteriores, você precisa separar os seus problemas por categorias. Nesse caso, lembre-se de que o problema em análise não é, necessariamente, algo negativo. É apenas a situação que está sendo analisada.

Esse procedimento vai te ajudar a fazer um estudo mais aprofundado da situação e a visualizar aquilo que tem maior importância para os resultados de seu negócio.

Monte mapas mentais e tabelas com os dados coletados

A próxima estratégia consiste em usar mapas mentais e tabelas para facilitar as suas análises. Em síntese, essa representação pode ajudá-lo a ligar uma causa a um problema com mais rapidez e segurança.

Vamos supor que você quer descobrir quais são as estratégias de divulgação que mais trazem retorno ao seu caixa. Por uma tabela ou um mapa mental, é possível registrar todos os canais utilizados e mapear de onde chegam as suas vendas.

Encontre os 20% das causas que geram os resultados

Depois de tudo isso feito, chegou o momento de encontrar os 20% das causas que geram os 80% dos resultados. Para isso, será necessário organizar as ocorrências em ordem decrescente.

Aquilo que se repete com mais intensidade tem maior relevância para a situação estudada. Assim, se você identificou que a divulgação do produto no Instagram foi o que mais gerou vendas, é sinal de que encontrou uma causa importante.

Use as informações para melhorar os seus processos

Conforme mencionamos, o objetivo do Diagrama de Pareto é melhorar a atuação do negócio. Por essa razão, as informações coletadas e as conclusões a que você chegou devem ser aproveitadas de forma correta.

O ideal é usar esses insights para potencializar as suas decisões. Afinal, ao descobrir a melhor plataforma digital ou o produto que mais gera receitas ao negócio, você consegue investir em ações segmentadas e efetivas.

Quando usar o Diagrama de Pareto em um negócio?

O Diagrama de Pareto é uma ótima ferramenta para a tomada de decisões, mas deve ser utilizado com moderação. Isso porque, em alguns casos, os resultados não estarão de acordo com a regra.

Por isso, nem sempre o “80/20” será capaz de mostrar a assertividade necessária para tomar decisões dentro do negócio. Apesar de ser uma metodologia simples, o diagrama só se torna eficaz quando sustentado por dados e por intervenções aplicáveis.

Além disso, não se deve basear nenhuma decisão do seu negócio no diagrama de outros negócios — mesmo com demandas parecidas, empreendimentos apresentam problemas e objetivos diferentes. É preciso basear a tomada de decisões à realidade da sua empresa, com análises e testes utilizando dados como embasamento.

Bom, a pergunta agora é: quando devo usar o Diagrama de Pareto no meu negócio? Para identificar as principais prioridades de um negócio, o diagrama é indicado nas seguintes situações:

• apurar a frequência da ocorrência de falhas na linha de produção, na produtividade do time, na administração de processos e outros;
• assimilar a causa de cada erro;
• definir os problemas a serem priorizados;
• melhorar processos;
• saber onde investir recursos.

Além disso, existe uma variedade de fatos, mesmo em qualquer situação que falamos antes. O que queremos dizer é que mesmo com 20% gerando os 80% de resultado, os fatores variam. Por isso, não considere apenas os fatores geradores de grandes retornos rápidos. Isso vai dificultar a assertividade na tomada de decisões em longo prazo e não é bom para a saúde do negócio.

Procure sempre ajustar a estratégia no uso de dados para uma boa evolução de resultados, já que o Diagrama de Pareto não passa de uma tendência baseada em dados que estão em constante mudança.

Este post mostrou que a análise de Pareto é uma excelente estratégia para empresários e profissionais liberais que se preocupam com a melhoria contínua de seu trabalho, do seu produto ou do seu serviço. No entanto, a alta concorrência é uma realidade de mercado, então como superá-la?

Encontrar o seu diferencial é a chave para conquistar clientes e se tornar referência em sua área de atuação. Para isso, é claro, você precisa conhecer as suas limitações, corrigir os processos que geram problemas e investir naqueles que o favorecem.

Portanto, o Diagrama de Pareto te ajudará com essa tarefa, já que ele mostra as causas que mais interferem em seus resultados. A partir daqui, tomar decisões e agir de maneira correta pode ser muito mais simples e rápido.

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