Videoconferência: benefícios e melhores ferramentas

Saber como se comportar durante uma videoconferência pode ser a diferença para muitos negócios que utilizam a tecnologia como aliados na hora de conversar com um cliente ou alinhar estratégias com o time interno.

Por mais que as videochamadas tenham ganhado popularidade por conta da alta demanda de home office no país diante da pandemia do novo coronavírus, essa já era uma realidade bastante conhecida e utilizada por muitos.

Entretanto, algumas pessoas que começaram a utilizar as reuniões através de videoconferência a pouco tempo, além de ainda não estarem totalmente adaptadas com as ferramentas empregadas, podem acabar cometendo deslizes típicos deste cenário de trabalho.

E, assim como as reuniões presenciais, é necessário seguir algumas regras e protocolos específicos durante as chamadas de vídeo.

Por isso, é fundamental que você saiba como se comportar em uma videoconferência para evitar problemas e ter um bom desempenho durante o seu trabalho, seja em uma reunião do seu time ou durante uma conversa com um cliente em potencial.

Quais são as vantagens de fazer videoconferências?

A principal vantagem de fazer videoconferência está na praticidade que esse recurso oferece. Afinal, você consegue se comunicar com profissionais, parceiros ou clientes em potencial de qualquer lugar para qualquer lugar. Não existem limites físicos, abrindo uma série de oportunidades para empresas e profissionais.

Além disso, as videoconferências ajudam na otimização das rotinas. Você não precisa se deslocar para um escritório específico para conversar sobre trabalho, fazer uma reunião ou apresentar um produto ou uma ação de marketing. Assim, mesmo à distância, é possível se comunicar com quem está em outra cidade, estado ou país.

Outro ponto interessante ao fazer videoconferências é que as ferramentas disponíveis — que vamos apresentar mais detalhes lá na frente — contam com recursos cada vez mais inovadores. Isso tudo contribui para que você tenha um momento produtivo durante essa conversa, sem deixar a apresentação lenta, por exemplo.

Quais as dicas práticas de como se comportar em uma videoconferência?

Por mais que as videoconferências tenham ganhado destaque apenas recentemente, tudo indica que elas seguirão como instrumento de trabalho em diversos negócios e empresas nos próximos anos.

Sendo assim, é fundamental que você saiba como se comportar em uma chamada de vídeo para evitar ao máximo possíveis deslizes.

Pensando nisso, preparamos para você oito dicas essenciais que certamente irão te ajudar a aproveitar ao máximo a experiência das vídeo chamadas ao trabalhar em casa. Confira:

1. Teste os equipamentos

Antes de iniciar qualquer videoconferência, é essencial que você cheque a funcionalidade dos equipamentos que serão utilizados.

Nisso, incluem todos os aparelhos eletrônicos que serão necessários para a execução da reunião, como:

• Câmeras;
• Computadores;
• Microfones;
• Ring lights;
• Conexão com a internet.

Isso tudo acaba garantindo que a experiência de quem irá te acompanhar nessa reunião virtual seja a melhor possível, além de conseguir evitar possíveis instabilidades técnicas durante a conversa.

2. Fuja das distrações

Mesmo que você esteja fora do seu ambiente de trabalho normal, é fundamental agir da mesma forma que no escritório, principalmente durante as videoconferências. E parte deste processo está relacionada a evitar possíveis distrações.

Por isso, antes de iniciar uma chamada de vídeo, é fundamental que você encontre um ambiente tranquilo e silencioso em sua casa. Desta maneira, você evita que o seu home office fique livre de distrações como:

• Pessoas conversando ao redor;
• Música ambiente
• Animais de estimação por perto;
• Ou até mesmo os seus filhos.

Esse pequeno cuidado pode fazer a diferença dependendo do teor da videochamada. Além disso, fugir das distrações garante que o seu foco esteja totalmente destinado para aquela tarefa específica, podendo até mesmo te auxiliar a priorizar tarefas com mais eficiência.

3. Vista-se corretamente

Por mais que você esteja trabalhando em casa, é muito importante que sua apresentação no vídeo esteja de acordo com o teor da reunião, seja ela o fechamento de um novo negócio ou o alinhamento de estratégias com o seu time interno.

Em ambos os casos, é recomendável que você não compareça às videoconferências usando pijamas, mas sim, roupas que estejam de acordo com o dress code do seu trabalho.

Uma maneira simples de conseguir visualizar o tipo de roupa que precisará utilizar no dia, é aprender a organizar sua rotina e agenda para o próximo dia.

Se em uma apresentação de marketing no escritório você se vestiria de terno, faça o mesmo virtualmente.

Esta etapa, além de auxiliar a como se comportar em uma videoconferência, faz com que a cultura organizacional da empresa seja respeitada, por mais que as tarefas estejam sendo realizadas remotamente.

4. Não digite durante as videoconferências

Pode parecer bobagem, mas digitar durante uma chamada em vídeo pode atrapalhar a reunião com o barulho do teclado. Além de desviar a sua atenção do que está sendo discutido.

Por isso, seja você líder ou colaborador, tenha sempre em foco toda a experiência do processo, não somente para você, mas para todas as pessoas envolvidas.

Caso seja necessário tomar nota de alguma informação importante, anote em um caderno, ou então, utilize aplicativos para gravar a voz da reunião se assim for permitido. Assim, você a concentração durante a videochamada.

Agora, caso não exista uma outra alternativa, não hesite em colocar seu microfone no mudo para que o barulho da digitação não atrapalhe os outros membros da reunião, como veremos mais adiante.

5. Capriche no cenário do seu home office

Assim como a sua apresentação diante das câmeras utilizando roupas adequadas é levada em consideração, o cenário do seu home office pode influenciar no seu desempenho durante o trabalho remoto.

Mesmo que tenha sido necessário adaptar um cômodo para desempenhar suas funções de trabalho durante o período de isolamento social, ao entrar em uma reunião online é fundamental que o ambiente ao redor esteja organizado e bem iluminado.

Este processo, inclusive, faz com que o seu posicionamento como profissional seja levado muito mais à sério durante o fechamento de negócios.

Por isso, busque um espaço neutro, como um cômodo com paredes lisas ou que tenham um formato mais “sério” para realizar suas videoconferências, dependendo do segmento do seu negócio.

6. Olhe para a câmera durante a reunião

Essa, talvez, seja uma das dicas de comportamento mais importantes em uma videoconferência.

Assim como em reuniões presenciais, é fundamental que você esteja com a câmera ligada e olhando diretamente nos “olhos” da pessoa que se encontra do outro lado da tela.

Por mais que possa parecer estranho, pense que participar de uma videochamada deve dar a mesma sensação de conversar pessoalmente com alguém.

E, neste caso, certamente você não desvia o olhar diante de uma solicitação, pergunta ou até mesmo um bate-papo, certo?

Aqui, o conceito é exatamente o mesmo. Além disso, ao olhar para a câmera durante a reunião, você demonstra se preocupar com a outra pessoa que está do outro lado do vídeo, fazendo com que a sensação do distanciamento social seja menor.

7. Desative o microfone quando não estiver falando

Durante uma videochamada com muitos participantes, é comum que duas ou mais pessoas tentem falar ao mesmo tempo, atrapalhando o fluxo da discussão.

Por isso, uma das regras de ouro para se comportar em uma videoconferência é desativar o microfone enquanto alguém estiver falando.

Esse pequeno detalhe, além de evitar ruídos desnecessários na conversa, garante que a pessoa não tenha seu raciocínio interrompido e a experiência da reunião seja ainda melhor para todos.

Além disso, desativar o microfone possibilita que você anote informações relevantes da reunião através do computador, como mencionamos anteriormente, sem atrapalhar a conversa com barulhos desnecessários. Dessa forma, o seu planejamento não é prejudicado por conta da videochamada.

8. Não saia sem avisar

Se você estiver trabalhando de home office, muitas vezes é possível se ver diante de compromissos ou situações que não podem ser adiadas, como emergências familiares.

Entretanto, caso você realmente precise sair da frente do computador, avise aos outros participantes. Se possível, informe também quanto tempo deverá permanecer ausente.

Desta maneira, você demonstra comprometimento com o projeto e com os outros participantes.

Sendo assim, faça uso das regras de etiqueta e cordialidade, e comunique às pessoas sobre a situação.

Mas, além de se comportar corretamente durante uma chamada em vídeo, a parte técnica também é importante para garantir uma videoconferência de qualidade.

Pensando nisso, preparamos algumas dicas para você fazer uma chamada de vídeo com qualidade.Ficou curioso? É só clicar no link abaixo:

Aprenda a fazer chamadas de vídeo com qualidade profissional

Quais as melhores ferramentas para vídeo conferência?

Além de todas essas dicas, é importante conhecer mais detalhes sobre as ferramentas disponíveis para fazer as suas videoconferências sem maiores problemas. Confira!

Zoom Meeting

Durante os últimos meses, o Zoom Meeting ganhou bastante popularidade, uma das alternativas mais utilizadas no meio corporativo. Apesar de não ter muitos diferenciais em relação aos seus concorrentes, o que pode ser destacado é a praticidade para criar reuniões e convidar os participantes.

Skype

Bastante popular quando as videoconferências ainda não eram populares, o Skype continua funcionando como uma das ferramentas mais simples e confiáveis para esse assunto. Bastante intuitiva, o único ponto negativo é a necessidade de instalar o aplicativo em um computador ou smartphone para fazer as reuniões.

Google Meet

Quem é que não gosta de utilizar as ferramentas do Google, não é mesmo? Muito prática, essa solução é ideal para quem não quer muita enrolação na hora de criar uma videoconferência. Com apenas alguns cliques, você consegue criar uma sala e compartilhar o link sem maiores problemas.

Além disso, a ferramenta é bastante simples de ser compreendida. Mesmo sem nunca ter utilizado o Google Meet, você vai rapidamente aprender como ela funciona, os seus recursos e funcionalidades. E o melhor: tudo acontece de forma online, sem a necessidade de fazer download de qualquer aplicativo.

Microsoft Teams

Muito parecido com o Google Meet, o Microsoft Teams é a ferramenta de videoconferência concorrente e que oferece uma experiência muito completa. O mais interessante aqui é utilizar a solução no ambiente corporativo, já que tem várias integrações com todo o universo do Teams.

Por outro lado, um ponto de atenção da ferramenta é a sua complexidade. Para quem não está acostumado com o ecossistema da Microsoft, pode ser um pouco complicado entender e conhecer todos os recursos disponíveis.

Tudo pronto para implementar videoconferências no seu negócio?

Ao que tudo indica, as chamadas em vídeo vieram para ficar, representando uma nova maneira de entrar em contato com clientes em potencial, fornecedores e funcionários.

E mesmo sendo realizadas à distância, exigem o mesmo foco e comprometimento de uma reunião presencial. E saber se comportar nessas situações pode fazer a diferença durante o trabalho remoto.

Agora que você já sabe como fazer videoconferências, o que acha de descobrir como conquistar renda extra online com o guia definitivo da Hotmart para iniciantes?