تعرف على كل ما يتعلق بوكالة الإعلان Ad Agency لتعرف كيف تستفيد منها لصالح أعمالك التجارية

هل سمعت من قبل عن “الوكالة الإعلانية” أو “Advertising Agency” أو “Ad Agency” ؟ 

مهما كان السبب: عدم توفر الوقت أو المعرفة في مجال التسويق الرقمي أو الديجتال ماركتنج Digital Marketing ، هناك الكثير من رواد الأعمال الذين يطلبون مساعدة وكالات الإعلان للتسويق والترويج لمنتجاتها وخدماتها.

السبب في ذلك يعود إلى أن العاملين في هذه الوكالات يعرفون السوق بشكل جيد، مما يسمح لهم بوضع الاستراتيجيات التسويقية التي تعتبر الأكثر كفاءة وفعالية في السوق.

لكن ربما لاحظت أنه توجد الكثير من الخيارات والاحتمالات في سوق الإعلانات. وهذا يجعل اختيار وكالة من وكالات الـ Ad Agencies أمراً أكثر صعوبة بالنسبة لرائد الأعمال.

لاتخاذ القرار الصائب والصحيح، تحتاج إلى أن تتعرف على الأقسام والعاملين الذين يتواجدون عادة في وكالة الإعلان لتتخذ قرارك بأسلوب ينم عن معرفة وعلم مسبق.

هل تحمست لتعرف المزيد عن هذا الموضوع؟ إذاً تابع قراءة هذا المقال لتتعلم كل ما يتعلق بمجال الـ advertising agency وتتعرف على أساليب عملها بأسلوب مفصل.

ماذا يعني advertising agency ؟ 

بحسب القاموس Dictionary.com ، يمكننا أن نفهم وكالة الإعلانات على أنها:

وكالة يتم طلب خدماتها من قبل رواد الأعمال  وأصحاب محلات تجارية لتقوم لهم بتخطيط، تصميم، تقرير مكان، والإشراف على إدارة الإعلانات وتنفيذ الدعايات أو الحملات التسويقية. 

تعريف وكالة الإعلان

مصدر الصورة: Dictionary.com

بعد أن تعرفت بشكل مبسط وواضح عن معنى الوكالة الإعلانية، حان الوقت لتتعرف على الأقسام والأجهزة التي تقوم عليها.

ما هي أقسام وكالة الاعلان AD Agency ؟

يمكن أن تختلف أقسام وكالة الإعلانات حسب حجم الوكالة الإعلانية، لكن الكثير منها يضم أقسام ومجالات مشتركة، وتوزع أعمالها ووظائفها بأسلوب يؤدي إلى الاستفادة من جميع المهارات والخبرات والكفاءات التي يتمتع بها كل عامل من العاملين في هذه الوكالات.

Índice

1- القسم الإداري 2- قسم الرد على العملاء 3- قسم الحركة الشبكية Traffic 4- قسم التخطيط  5- قسم الإنتاج في وكالة الإعلان 6- قسم الكتابة 7- قسم الميديا

سنتحدث عن هذه الأقسام والدوائر الرئيسية:

1- القسم الإداري

في أغلب وكالات الإعلان والدعاية يوجد قسم يكون بمثابة رعاية شؤون العاملين وقسم آخر إداري يعتني بكامل الجزء الذي يتعلق بالموارد البشرية، مثل توظيف عاملين جدد واختيار المواهب والكفاءات المطلوبة للشركة، وإدارة الأشخاص والإشراف على إصدار العقود والتعاقدات.

لا يتعلق هذا القسم بالضرورة بالزبون أو العميل، لكن يمكننا اعتبار أن الأشخاص الذين يعملون في هذا القسم مسؤولون عن كامل النواحي القانونية والشرعية التي تتعلق بالشركة.

بالإضافة لذلك، يساعد الأشخاص في هذا القسم العاملين الآخرين في عدة مسائل، بحيث يمكن لهؤلاء الآخرين الشعور بالاطمئنان والأمان بأنهم سيجدون مَن يساعدهم في حال تعرضهم لأية مشاكل إدارية أو قانونية مستقبلية.

يجب على العامل في القسم الإداري في الـ Advertising Agency أن يتمتع بما يلي:

• التنظيم
• أن يعرف جميع العاملين في كامل الوكالة
• أن يتحلى بالصبر للتعامل مع أية مشكلات قد تظهر
• أن يكون مبعثاً على ثقة الوكالة
• أن يكون على علم ودراية واسعة بالقوانين التشغيلية وغيرها وكل ما يتعلق بإبرام العقود مع العملاء المحتملين للوكالة.

2- قسم الرد على العملاء

يعتبر هذا القسم مسؤولاً عن إقامة التواصل المباشر بين وكالة الإعلانات ورائد الأعمال أو صاحب الإعلان.

من خلال هذا التواصل، يقوم قسم الرد على العملاء بإعداد ملخص دعائي أو نسميه briefing يتحدث عن الحملات التسويقية، ومن خلال الاستناد إليه، تبدأ الوكالة عملها في وضع الأعمال والإجراءات التسويقية والترويجية.

كذلك يعد مسؤولاً أيضاً عن العناية وكسب العملاء الجدد في الوكالة وتوطيد علاقة جيدة مع العملاء الحقيقيين والمحتملين.

للعمل في هذا المجال، من الضروري أن يتمتع العامل في هذا القسم ببعض المهارات الاجتماعية ومجال التواصل، منها:

• أن يتمتع بروح المبادرة
• أن يتمتع بمهارات في الكتابة ليتمكن بالفعل من وصف الإجراءات والأعمال التي سيتم القيام بها تماماً كما هي
• أن يكون شخصاً لطيفاً بالمظهر ليتحدث مع الزبائن والعاملين الآخرين في الوكالة
• أن يتمتع بمهارات جيدة إلى ممتازة في التواصل
• أن يتحلى بالصبر ليتابع العمليات وإعداد كامل الأعمال الدعائية والإعلانية، خصوصاً ليستطيع التعامل مع العملاء.

في الحقيقة يشكل الصبر والتأني واللطف في التعامل مع الأشخاص الآخرين صفات لا بد منها وجوهرية بالفعل لكل عامل في قسم الخدمات الإعلانية في الـ Ad Agency

كما ذكرنا سيكون هو العامل الأول الذي سيقيم التواصل مع الزبون، ويعكس وجه الشركة، خصوصاً أن هناك الكثير من الزبائن يأتون إلى الوكالة ولا يعرفون بالضبط ما يريدون على وجه التحديث، يأتون فقط بفكرة عامة في رأسهم.

كنتيجة على ذلك، يمكننا أن نستنتج أن العامل في هذا القسم بحاجة إلى أن يكون مستعداً لكشف واقتراح الإجراءات والأعمال المفيدة لكل رائد أعمال أو زبون، والتفكير دوماً في الخدمات والخيارات التي يمكن للوكالة الإعلانية تقديمها.

3- قسم الحركة الشبكية Traffic

يعتبر هذا القسم من الـ Advertising Agency قسماً جديداً على وكالات الإعلان الصغيرة، لكن من المعتاد أن يتواجد في الوكالات الأكبر.

يقوم قسم الحركة أو الترافيك بتحسين العمليات الداخلية في الوكالة بحيث يساعد على كسب المزيد من السرعة في أداء وتنفيذ المراحل ضمن الحملات التسويقية.

من بين الأعمال والوظائف التي تتم في هذا القسم نذكر تقسيم المهام بين الأقسام الأخرى، وتنظيم العمل ووضع فترات زمنية.

يجب أن يتحلى العامل في قسم الترافيك بالتنظيم ويعرف كيف يتعامل مع العاملين الآخرين معه وفي الأقسام الأخرى في الوكالة. بهذا يمكنه المساهمة في التأكد من سير الأعمال والمهام كما يجب.

4- قسم التخطيط 

يربط هذا القسم جميع المعلومات التي يتم تمريرها والحصول عليها من قسم الرد على العملاء لتنظيم وإجراء التعديلات التي تلزم على الأعمال التسويقية، ليتم استخدامها بسهولة بواسطة الأقسام الأخرى في الوكالة.

إحدى الأعمال الرئيسية التي يقوم بها قسم التخطيط هي عقد اجتماع، معروف باسم (العصف الذهني أو brainstorming) لمناقشة الـ briefing أو الملخص الذي يتم وضعه واكتشاف أفضل وسيلة وأسلوب لتنفيذه.

كما يقوم هذا القسم بإجراء الأبحاث، بهدف تحليل ما يتم إعداده والتحضير له في القسم ويتعلق بكل زبون من زبائن الوكالة الإعلانية. وهذا بالطبع يساعد على فهم كل نوع من الاستراتيجيات وكيف يمكن لها أن ترضي بالفعل الزبون.

من دون هذه المعلومات يعتبر من شبه المستحيل أن يتم اقتراح الإجراءات والأعمال التي تؤدي إلى تواصل يقدم بالفعل فائدة أو منفعة للزبون أو رائد الأعمال.

العاملون في مجال التخطيط أيضاً يجمعون المعلومات المهمة والمفيدة للمستهلك والسوق الرقمية ككل.

لهذا السبب، يجب أن تتمتع الأبحاث والدراسات بالوضوح، و تتضمن أرقام تعلل وتبرر القرارات التي يتم اتخاذها من قبل الوكالة الإعلانية.

كلما كان لدى الـ Ad Agency بيانات ومعلومات أكثر كلما استطاعت بالفعل أن تحصل على رؤية ونظرة واضحة جداً في السوق، وساعدها ذلك في إعداد المواد الإعلانية الفعالة التي تعمل عملها بالفعل مع العملاء والمستهلكين المحتملين لنشاط تجاري ما.

من بعض صفات العامل في قسم التخطيط في الوكالة

• التنظيم: من الضروري أن يكون لديه أجندة تسمح للأقسام الأخرى في الوكالة أن تفهم الوقت الضروري لإنتاج المحتوى الخاص بكل إجراء يجرِ التخطيط له
• أن يواكب آخر المستجدات ويتعرف على أحدث الأخبار في السوق، خصوصاً فيما يتعلق باستراتيجيات التواصل
• وضع ميزانية ورسم تفاصيل الأموال اللازمة من أجل كل حملة تسويقية يتم القيام بها بواسطة وكالة الإعلان.

5- قسم الإنتاج في وكالة الإعلان

يعتبر هذا الفريق مسؤولاً عن تنفيذ الأفكار وإخراجها من الورق إلى الواقع والبدء بتنفيذها. بمعنى آخر، هم عاملون ينتجون المحتوى بطريقة فعالة ومؤثرة ومدروسة ليتم استخدامه في كل حملة تسويقية campaign.

يمكن للعاملين في قسم الإنتاج أن ينتجوا أنواع المحتوى التالية:

• مقالات من أجل المدونة (تدوينات)
• فيديوهات على يوتيوب
• نماذج جرافيكية للحملات التسويقية المدفوعة
• اللافتات والعبارات slogans
• التسويق البريدي أو e-mail marketing
• الأغلفة والعبوات وغيرها الكثير

إن العامل في قسم الإنتاج production يجب أن يكون مرناً ويتنقل بذكاء بين نماذج النهج التي يلجأ لها في الحديث والكتابة ليتمكن بالفعل من تطوير كل قطعة إعلانية بشكل يبدو وكأنه تم صنعها خصيصاً لكل جمهور أو مستهلك.

يتم إعداد وكتابة كل قطعة إعلانية من القطع بواسطة كاتب إعلانات ومصمم، ومن المهم أن يكون هناك نوع من الانسجام والتنسيق في عمل هذين العاملين، في المحصلة سوف يعملون بشكل مشترك على القطع ذاتها.

في هذا القسم من الوكالة الاعلانية كلما تمتع العاملون بالإبداع والابتكار كلما ضمنت الوكالة نماذج خارقة للعادة ومبتكرة تنال قدراً أكبر من إعجاب ورضا العملاء.

لكن تذكر جيداً: النوعية أو الجودة هي عامل يختلف تماماً عن الكمية، ولهذا السبب بالذات، الوكالة التي تقوم بإعداد أكبر عدد ممكن من القطع والنماذج الإعلانية لا يعني أنها بالضرورة هي الـ ads agency الأفضل في السوق.

إن إعداد قطعة إعلانية يعتبر مسؤولية كبيرة، لهذا السبب، هذا العامل في القسم يحتاج إلى مهارات في مجال التنظيم ليتمكن من نقل رسائل واضحة إلى العملاء، وبشكل ذكي، جذاب، إبداعي ومؤثر في كل قطعة إعلانية يكتبها أو يساهم في إعدادها.

كما أنه من الضروري أن تكون اهتمامات العملاء هي محط انطلاق كامل أعمال قسم الإنتاج في الوكالة، بأسلوب يدفع العملاء المحتملين إلى الرغبة في معرفة المزيد بالفعل عن الأعمال والمنتجات والخدمات التي تقدمها شركة أو رائد أعمال.

بعبارات أخرى يمكننا أن نفهم أن هذه القطع الإبداعية الاعلانية يجب أن تساعد الشركة على تعزيز موقعها ومكانتها في السوق بحيث يمكنها التحول إلى مرجع في مجال الأداء شيئاً فشيئاً.

6- قسم الكتابة

قسم الكتابة يعمل بالتنسيق مع قسم الإنتاج ومن المعتاد أن يكون جزءاً منه في أغلب وكالات الإعلان.

العاملون في هذا القسم يقومون بكتابة النصوص والقطع الدعائية والإعلانات والحملات. بالإضافة لذلك، يكون مسؤولاً عن إجراء الأبحاث المتعلقة بالكلمات الرئيسية keywords التي تعد هامة، ويجب أن تتم على حسب طريقة تفكير المستخدمين والجمهور المستهدف.

7- قسم الميديا

الميديا هي القسم الرئيسي للعملاء الذين ليس لديهم فكرة عن الأماكن التي يمكن أن يسوقوا بها لأعمالهم ومنتجاتهم.

العاملون في قسم الميديا هم الذين يحددون أفضل القنوات المستخدمة في الإعلان، هناك العديد من الخيارات مثل القنوات التلفزيونية، Google Ads، انستقرام، وغيرها الكثير.

الخطة الجيدة لفريق الميديا هي تفصيل لا غنى عنه لجعل العلامة التجارية مهمة بالفعل في السوق، وحماية رائد الأعمال من إنفاق الكثير من المال على قنوات التواصل غير الضرورية.

لهذا السبب، أن تعلم كيف تتفاوض وتختار أفضل الوسائل الدعائية والأماكن الإعلانية هو مهارة أساسية استراتيجية لنجاح الحملات التسويقية.

من المهارات التي يحتاج لها العاملون في قسم الميديا: المهارة في إقامة العلاقات، التنظيم ووضع قائمة جيدة من الاتصالات، بالإضافة إلى معرفة أساليب الحوار والتحدث بشكل صائب مع باقي أعضاء الفريق لإنشاء وإعداد كل إعلان من الإعلانات.

أقسام أخرى يمكن أن تتكون الوكالة الإعلانية منها

في بعض الأحيان نجد بعض الـ AD Agencies تتكون من الأقسام التالية:

• مدير إنتاج: وهو شخص مهمته الموافقة على الأعمال الإنتاجية للمحتوى التي يتم القيام بها وكذلك الإشراف عليها، تقديم التوجيهات والإرشادات للفريق وضمان أن يتم العمل بكل إبداع. 
• الكاتب: وهو شخص مسؤول عن إنتاج المحتوى مثل العناوين، مقالات المدونة، اللافتات slogans، سيناريوهات الفيديو وغير ذلك.
• كاتب الإعلانات copywriter: مهمته تتجلى في كتابة جميع النصوص المخصصة للحملات التسويقية والإعلانية الممولة وحملات التسويق عبر الايميل.

• المدير الفني: يقوم بتحضير وتهيئة الجانب المرئي للحملة التسويقية، وقبول والإشراف على عمل المصممين الآخرين في وكالة الإعلان.
• المصمم: يقوم بتطوير المشاريع الجرافيكية، المخططات وكذلك يضمن المحافظة على الهوية المرئية للعلامة التجارية.
• منتِج سمعي بصري: يقوم بتسجيل الفيديوهات وإجراء التعديلات عليها ليضمن الاحترافية في التصوير. في الحقيقة هذه المهمة بالتحديد يمكن إسنادها إلى جهة ثالثة بواسطة الـ Advertising Agency من خلال التعاقد مع شركة تصوير وإنتاج الفيديو.

لكن لتتمكن الوكالة بالفعل من القيام بذلك، من الجوهري أن يكون هناك توافق وانسجام وتفاهم بين قسم الإنتاج وشركة التصوير وانتاج الفيديوهات هذه. في جميع الأحوال، تقوم الوكالة الإعلانية بتحليل ومراجعة وقبول المواد التي سيجري تصويرها والموافقة عليها قبل أن يتم إرسالها إلى الزبون.

وصف دقيق لعمل الـ Advertising Agency

بعد أن تعرفت على عمل كل قسم من أقسام الوكالة الإعلانية، والمهارات والصفات التي يجب على كل قسم من هذه الأقسام التحلي بها، حان الوقت لتتعرف على مسار وطبيعة عمل كل فريق، بدءاً من اللحظة التي يدخل إليها زبون أو عميل إلى الوكالة.

1- قسم الخدمة والرد على العملاء (القسم الأول) يقوم بالتواصل مع الزبون والحصول على الملخص أو الـ briefing الأولي.

2- بعد ذلك، يقوم فريق الحركة الشبكية أو الترافيك بالعمل ليحدد مسار عمل الحملة والمخطط الرئيسي للعمل.

3- يقوم قسم التخطيط بالتعرف على المعلومات الأساسية التي لا تتوفر عادة في الملخص briefing ويعقد اجتماعات وجلسات العصف الذهني ليضبط ويصحح بعض التفاصيل في الحملة.

4- بعد تحديد الخصائص العامة للحملة التسويقية يأتي دور فريق الكتابة وفريق إنشاء المحتوى (الإنتاج)، لتحويل المفاهيم الرئيسية إلى قطع ونماذج إعلانية ودعائية.

5- عندما تصبح النماذج والقطع الدعائية جاهزة، يشكل العاملون في قسم الميديا الجسر الذي يصل بين المواد والقنوات الترويجية مثل قنوات التلفاز، الصحف، المجلات، وسائل التواصل على الإنترنت…الخ

6- قبل البدء بالترويج، يجب أن يتم الموافقة على الحملة التسويقية داخلياً في وكالة الإعلان، عندما يطلب الزبون إجراء بعض التعديلات على بعض التفاصيل، تعود الحملة التسويقية مجدداً إلى قسم الرد على العملاء.

لكن هذه المرة يتم تحويل طلب التعديل مباشرة إلى القسم المسؤول عن إجراء هذه التعديلات، من دون الحاجة إلى المرور مرة أخرى بذات المراحل والأقسام التي مرت بها سابقاً.

هل ينفع بالفعل التعاقد مع وكالة إعلان؟

في الحقيقة، يعتبر الهدف الأسمى لعمل الـ Advertising Agency هو تمرير رسالة رائد الاعمال إلى الزبون المحتمل، وتتيح الفرصة لرائد الأعمال أن يركز على مجالات وقضايا أخرى في شركته ومن دون أن يخسر أية فرصة من الفرص لتحقيق المبيعات.

على الرغم من ذلك، يجب أن تعلم أنه لا تحتاج إلى التعاقد مع وكالة للإعلان بشكل ملزم بالفعل.

هناك الكثير من رواد الأعمال الذين يعرفون الاستراتيجيات التسويقية جيداً للتألق والتميز في السوق الرقمية.

حكم مواردك، قرر جيداً مدى إمكانياتك للتعاقد مع وكالة إعلان، يجب أن تفكر بشكل صائب، احسب جميع خطواتك لتصل إلى النجاح.

شاركنا برأيك و تساؤلاتك عبر مساحة التعليقات. 

إلى اللقاء في تدوينة أخرى ومنشور آخر

السلام عليكم!!